Banking Finanzen

10 gute Gründe, Dein Team mit Mitarbeiterkarten für Dein Geschäftskonto auszustatten

Ein Geschäftskonto, das ausschließlich von einer Person genutzt und verwaltet werden darf, geht am Bedarf von Start-ups und kleinen und mittelständischen Unternehmen vorbei. Mangelnde Flexibilität bei Bezahlprozessen und ein hoher Verwaltungsaufwand kosten zu viel Zeit und belasten unnötig das Budget. Bereits bei der Gründung solltest Du auf das Wachstum Deines Unternehmens vorbereitet sein und Dir frühzeitig Gedanken über ein effizientes Finanzmanagement machen.

Statte Dein Unternehmen mit zusätzlichen Mitarbeiterkarten aus

Die Lösung ist ein Online-Geschäftskonto, das von mehreren Mitarbeitern genutzt werden kann.

Du kannst allen Deiner Mitarbeiter Online-Zugänge einrichten und sie mit Ihren eigenen Business-Debitkarten ausstatten. Damit sind Deine Mitarbeiter deutlich flexibler, Du erleichterst Deinem Finanzteam die Arbeit und behältst dabei jederzeit den Überblick und die volle Kontrolle über die Finanzen des Unternehmens.

1. Budget-Verantwortung und Abteilungsausgaben

Deine Teamleiter tragen nicht nur die fachliche Verantwortung, sondern in der Regel auch die Verantwortung für Ihr Budget. Dieser Verantwortung können sie am besten gerecht werden, indem Du ihnen die volle Handlungsfreiheit für Ihre Abteilung einräumst. Statte sie dazu mit Ihrem eigenen Zugang zum Geschäftskonto und Ihrer eigenen Karte für Dein Geschäftskonto aus. So sind Ausgaben eindeutig einer Abteilung zuzuordnen und Deine Teamleiter sind befugt, Ihr Budget eigenständig zu verwalten. Zudem wird es Dir durch klar definierte Zugangsrechte ermöglicht, dass jeder Mitarbeiter des Teams nur die jeweils eigenen Transaktionen einsehen kann und nicht den gesamten Zahlungsverkehr des Unternehmens.

2. Mehr finanzieller Spielraum

Das Zahlungslimit einer einzelnen Karte für Dein Geschäftskonto liegt bei monatlich maximal 50.000 Euro. Dieses Limit ist schnell aufgebraucht, wenn alle Zahlungen über nur eine Karte laufen. Benötigt Dein Unternehmen mehr finanziellen Spielraum, kannst Du Dir diesen verschaffen, indem Du Deine Mitarbeiter mit Ihren eigenen Karten für Dein Geschäftskonto ausstattest: Mit jeder weiteren Karte kannst Du das Gesamtlimit für Dein Geschäftskonto erhöhen und somit mehr Geld ausgeben. Das Limit für jede Karte wird dabei individuell von Dir festgelegt und kann jederzeit in Echtzeit angepasst werden.

3. Digitale Bewirtungsbelege

Bei Geschäftsessen oder im Rahmen von Kundenterminen fallen schnell mal hohe Kosten für die Bewirtung an. Um zu vermeiden, dass Deinen Mitarbeitern dadurch hohe Barauslagen entstehen, die sie sich in einem langwierigen und aufwendigen Erstattungsprozess wiederholen müssen, statte insbesondere die Mitarbeiter, die häufig Kundenkontakte pflegen, mit Ihren eigenen Debitkarten aus. Und mit einer digitalen Notiz weiß die Buchhaltung direkt, welcher Kunde beim Geschäftsessen bewirtet wurde.

4. Besorgungen im Namen der Firma

Büromaterial, Getränke oder Kekse für Kundenmeetings – in der Regel erfolgt der Einkauf für die Firma gemeinsam in einer Sammelbestellung. Es fehlt aber immer wieder mal eine Kleinigkeit, die schnell zwischendurch besorgt werden muss. Schickst Du einen Mitarbeiter mit Deiner Firmenkarte los, braucht er die PIN, den Online-Zugang sowie TANs zur Bestätigung einer Transaktion. Die Weitergabe dieser Daten ist weder erlaubt noch sicher. Im Zweifel ist unklar, welcher Mitarbeiter die Karte für welche Zahlungen genutzt hat. Um Transaktionen sauber nachzuvollziehen und Dein Haftungsrisiko zu begrenzen, sind Mitarbeiterkarten die beste und vor allem sicherste Möglichkeit.

5. Effizientes Finanzmanagement

Dein Finanzteam hat die Aufgabe, alle Geschäftsvorfälle Deines Unternehmens lückenlos, zeitlich und sachlich sortiert und mithilfe von Belegen dokumentiert, geordnet aufzuzeichnen. Diese Aufgabe kannst Du ihnen deutlich erleichtern. Mitarbeiter, die über Ihren eigenen Zugang zum Geschäftskonto verfügen, können alle durchgeführten Transaktionen mit Notizen, beispielsweise über den Grund einer Transaktion, versehen oder Transaktionen auch direkt bestimmten Kategorien zuordnen. Das spart Deinem Finanzteam erheblich Zeit bei der sauberen Zuordnung von Buchungen. Darüber hinaus findet die gesamte Finanzverwaltung ausschließlich in einer Anwendung statt. Sobald Deine Mitarbeiter Ihre Quittungen in Deinem Online-Geschäftskonto hochgeladen haben, kann sich das Finanzteam die Belege mit nur einem Klick herunterladen. Die Quittungen werden automatisch mit den Transaktionen im CSV-Download abgeglichen. Der manuelle Abgleich sowie langes Suchen in unendlich vielen E-Mails gehören damit der Vergangenheit an.


Wer sich für ein Online-Geschäftskonto mit integrierter Buchhaltungssoftware beispielsweise von lexoffice entscheidet, spart sogar noch mehr Zeit: Rechnungen erstellen und versenden, Zahlungen automatisch abgleichen und Transaktionen, die in Echtzeit synchronisiert werden, erleichtern Dir die Buchführung und Du behältst jederzeit Deine Finanzen im Blick.

6. Buchprüfungen

Eine saubere Finanzbuchhaltung ist nicht nur für Dein eigenes Wirtschaften wichtig. Du musst jederzeit in der Lage sein, Behörden, Gerichten oder Wirtschaftsprüfern Zugang zu lückenlos geführten Büchern zu ermöglichen. Im Falle einer Buchprüfung muss Deine Buchführung einfach nachzuvollziehen sein. Auch hier profitierst Du von dem Einsatz von zusätzlichen Mitarbeiterkarten: Alle Ausgaben Deiner Mitarbeiter sind transparent und anhand Ihrer eingescannten Belege entsprechend dokumentiert und zuordenbar.

7. Steuererklärungen

Auf Basis Deiner Buchführung setzt das Finanzamt die Höhe Deiner Steuern fest. Jetzt macht sich Deine Entscheidung, Deine Mitarbeiter mit eigenen Karten auszustatten besonders bezahlt. Dank der sauberen Dokumentation aller finanziellen Transaktionen herrscht konstant Ordnung in Deiner Buchführung. Die Unterlagen für Deinen Steuerberater sind schnell ohne viel Zeitaufwand zusammengestellt. Und bei Nachfragen findest Du mithilfe vorgegebener Kategorien schnell alle Vorgänge zu einer Transaktion.

8. Neue Investoren finden und staatliche Fördermittel beantragen

Du benötigst in der Gründungsphase weitere Mittel, um Dein Unternehmen zu finanzieren? Für Gespräche mit Investoren oder einen Antrag auf staatliche Fördermittel benötigst Du einen aktuellen Überblick über Deine Finanzen? Kein Problem. Du behältst jederzeit die volle Kontrolle und den Überblick über Deine Finanzen. Du bestimmst, welche Zugriffsrechte einzelne Mitarbeiter erhalten. Sobald ein Mitarbeiter eine Transaktion durchführt, kannst Du Dich per Push-Benachrichtigung über Kontobewegungen informieren lassen. Dabei brauchst Du Dir auch keine Sorgen um Dein Budget machen: Lege einfach individuelle Kartenlimits fest. So gehst Du sicher, dass ein Mitarbeiter nicht mehr als den von Dir festgesetzten Betrag ausgibt. Transaktionen innerhalb Deines Unternehmens werden so unabhängig, aber gleichzeitig kontrolliert durchgeführt. Als Administrator kannst Du oder ein von Dir damit betrauter Mitarbeiter jederzeit online die Nutzung des Kontos einsehen, Ein- und Ausgaben nachvollziehen und bei Bedarf regulieren.

9. Auf Reisen

Wer häufig geschäftlich unterwegs ist, kennt die oft langwierigen Prozesse, die mit der Planung, Buchung und Abrechnung von Reisen verbunden sind. Mit eigenen Mitarbeiterkarten kannst Du diese Prozesse deutlich einfacher gestalten. Deine Mitarbeiter können eigenständig Hotelbuchungen durchführen sowie Flugtickets und Fahrkarten kaufen. Unterwegs nutzen sie Ihre Mitarbeiterkarten, um beispielsweise Taxifahrten, Karten für den öffentlichen Nahverkehr oder Ihre Verpflegung zu bezahlen. So müssen Deine Mitarbeiter auf Reisen keine Kosten von Ihrem privaten Konto auslegen. Die auf der Reise entstandenen Kosten sind ihnen eindeutig zuzuordnen und der Aufwand, Reisekosten zu erstatten, entfällt.

10. Reisekostenabrechnung

Eigene Mitarbeiterkarten vereinfachen nicht nur das Reisen. Sie erleichtern auch die Reisekostenabrechnung für Deine Mitarbeiter ganz erheblich. Alle Zahlungen erfolgen online. Im Anschluss erhalten Deine Mitarbeiter per Push-Benachrichtigung eine Erinnerung, Ihre Belege unmittelbar nach Durchführung einer Transaktion einzuscannen. Über die App können sie Ihre Quittungen unterwegs sofort hochladen und für mehr Übersichtlichkeit mit entsprechenden Kategorien kennzeichnen. Der gesamte Prozess ist digital, was Dir die Buchhaltung erheblich vereinfacht: Sowohl das lästige Ausfüllen von Spesenabrechnungen, der Erstattungsprozess als auch die Zuordnung von Papierrechnungen entfallen.

Ein Konto – mehrere Nutzer

Ein Online-Geschäftskonto, das von mehreren Mitarbeitern genutzt werden kann, ist die Lösung für alle Unternehmer, die Ihren Mitarbeitern mehr finanzielle Freiheiten einräumen wollen, ohne dabei den Überblick über Ihre Finanzen zu verlieren. Richte für mehrere Deiner Mitarbeiter Online-Zugänge ein, statte sie mit individuellen Berechtigungen und Ihren eigenen Debitkarten aus. Du verschlankst damit Deine Unternehmensprozesse ganz erheblich, entlastest Dich und Dein Finanzteam. Deine Mitarbeiter werden Dir das Vertrauen, dass Du ihnen entgegenbringst und die neu gewonnene Flexibilität danken.

Profitiere jetzt von den zahlreichen Vorteilen mehrerer Mitarbeiterkarten für Dein Online-Geschäftskonto von Penta:
  • Du kannst jederzeit eindeutig nachvollziehen, wer welche Zahlungen getätigt hat,
  • Du bewegst Dich im Falle von Haftungsfragen in einem rechtssicheren Rahmen,
  • Du kannst Deine Mitarbeiter mit unterschiedlichen Befugnissen ausstatten,
  • Du kannst die Höhe der Ausgaben, die mit einer Karte getätigt werden dürfen, begrenzen,
  • Du wirst entlastet und musst nicht jede Transaktion genehmigen,
  • Du sparst Dir die Erstattung von Barauslagen sowie die Zuordnung analoger Papierrechnungen,
  • Du behältst jederzeit den Überblick über sämtliche Transaktionen auf Deinem Geschäftskonto,

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Bereits für 19€ pro Monat erhältst Du 5 zusätzliche Firmenkarten für Dein Team. Das ist weitaus kostengünstiger als die meisten anderen Angebote auf dem Markt.