Die eigene Agentur gründen: Voraussetzungen und erste Schritte

Yasmin
Yasmin Mai 2021 13 Min

Inhaltsverzeichnis

Du willst etwas bewegen? Projekte selbstständig für Deine Kunden vorantreiben? Dann ist es vielleicht genau Dein Ding, eine Agentur zu gründen, um Deinen Kunden Deine Dienstleistungen anzubieten. Agenturen gibt es vielen Bereichen. Angefangen bei Kreativ-Agenturen im Marketing, Social Media oder in der Werbung über PR-, Nachrichten-, Künstler- oder Modellagenturen bis hin zu Versicherungs-, Handels- oder staatliche Agenturen wie die Bundesagentur für Arbeit.

Eines haben sie alle gemeinsam: Die bieten ihren Kunden spezielle Dienstleistungen an. Du benötigst keine besondere Qualifikation, um eine Agentur zu gründen. Im besten Fall verfügst Du aber bereits über ausreichend Erfahrung in Deinem Beruf und bringst gute Kenntnisse der Branche mit, um erfolgreich durchzustarten. Wie bei jeder Gründung musst Du aber auch als künftiger Agenturchef einige Formalien beachten. 

Was ist eine Agentur?

Der Begriff Agentur kommt aus dem Lateinischen, von dem Wort „agere“ und bedeutet so viel wie treiben, handeln, tätig sein oder etwas in Bewegung setzen. Eine Agentur ist also ein Unternehmen, das im Auftrag seiner Kunden handelt und bestimmte Dienstleistungen ausführt, Projekte in Bewegung setzt und sie vorantreibt. 

Agenturen findest Du in vielen Branchen und Wirtschaftsbereichen sowie bei deutschen Behörden oder bei der Europäischen Union. In der Regel sind sie auf bestimmte Dienstleistungen spezialisiert, die entweder auf eine ganz spezielle Zielgruppe zugeschnitten sind oder Unternehmen und Interessenten aus unterschiedlichen Wirtschaftsbereichen und Branchen ansprechen. Insbesondere im Kreativbereich findest Du aber auch häufig den Zusammenschluss mehrere Disziplinen, um Kunden als Fullservice-Agentur unterschiedliche Dienstleistungen aus einer Hand anbieten zu können. Die unterschiedlichen Arten von Agenturen unterscheiden sich entsprechend in ihren Zielgruppen sowie in ihrer Arbeitsweise.

Grundsätzlich kannst Du Deine Dienstleistungen in einem bestimmten Bereich beispielsweise als Texter, Übersetzer, SEO-, Marketing- oder Social-Media-Experte natürlich auch als Freelancer oder in bestimmten Berufen auch als Freiberufler ausüben. Allerdings bist Du dann für alle anfallenden Aufgaben verantwortlich. Angefangen bei der Kundenakquise und Kundenbindung über Marketing und Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung, Preiskalkulation und Finanzierung bis hin zu Deiner eigentlichen Kernaufgabe. Ab einem bestimmten Erfolgsgrad macht es daher in vielen Fällen Sinn, eine Agentur zu gründen.

Der Vorteil, eine Agentur zu gründen, liegt zum einen darin, dass Du als Inhaber Teilaufgaben an Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder an Deine Partner abgeben kannst, um Dich voll und ganz auf Deinen Job zu konzentrieren oder Projekte zu planen und zu managen. Zum anderen verfügst Du mit einem Team über mehr Kapazitäten und kannst gleichzeitig weitere Geschäftsbereiche erschließen sowie gleichzeitig mehrere Kunden oder größere Projekte annehmen. Vereint Deine Agentur zudem mehrere Kompetenzen, kannst Du Dein Angebot erweitern und so auch komplexere Projekte inhouse übernehmen, ohne beispielsweise zusätzlich auf externe Freelancer zurückgreifen zu müssen. Entsprechend kannst Du auch höhere Honorare verlangen.

Eigenes Personal vs. Freelancer

Gerade in der Gründungsphase wirst Du es Dir vermutlich gar nicht leisten können, eigenen Angestellte zu beschäftigen. Benötigst Du weitere Kapazitäten oder zusätzlich Kompetenzen, kannst Du Aufgaben auch an Freelancer auslagern. Idealerweise verfügst Du bereits über ein zuverlässiges Netzwerk. Der Vorteil: Du kannst Aufträge flexibel ganz nach Bedarf vergeben und sparst Dir die Lohnnebenkosten für eigenes Personal. Hat sich die Auftragslage stabilisiert, kannst Du immer noch eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen.

Der Nachteil ist, dass Du als Inhaber zwar Dein eigener Herr, aber weniger flexibel als ein Einzelunternehmer bist. Darüber hinaus bist Du nicht nur für Dein eigenes Handeln, sondern auch gegenüber Deinen Partnern und für das Handeln Deine Angestellten verantwortlich. Im Schadensfall haften Du und Deine Partner gegenüber Dritten. 

Welche Voraussetzungen brauchst Du, um eine Agentur zu gründen?

Grundsätzlich ist keine spezielle Qualifikation vonnöten, um eine Agentur zu gründen. Du musst keine abgeschlossene Berufsausbildung, besonderen Nachweise oder Bescheinigungen vorlegen, um eine Agentur anzumelden. Allerdings ist es von Vorteil, wenn Du zum einen bereits Erfahrung in dem Bereich, in dem Du eine eigene Agentur gründen möchtest, mitbringst. Vielleicht hast Du bereits erfolgreich als Freelancer oder Freiberufler gearbeitet und Dir auch schon einen Kundenstamm sowie ein Netzwerk in Deinem eigenen Bereich sowie in verwandten Disziplinen geschaffen.

Neben einer fachlichen Qualifikation solltest Du natürlich auch über unternehmerische Fähigkeiten verfügen. Zwar kannst Du die Angebotserstellung, Preiskalkulation oder Buchhaltung an Angestellte, Partner oder Externe abgeben. Grundsätzliches solltest Du jedoch zumindest ein kaufmännisches sowie betriebswirtschaftliches Grundverständnis mitbringen.

Entschließt Du Dich dazu, eine Agentur zu gründen, tritt vermutlich die aktive Mitarbeit in den Projekten in den Hintergrund: Es rücken Aufgaben im Projektmanagement und der Verteilung der Aufgaben in den Vordergrund Deiner Arbeit. 

Planst Du, eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu beschäftigen, solltest Du Dich zudem mit dem Thema Mitarbeiterführung auseinandersetzen. Der richtige Umgang, Zusammenhalt und Motivation sind entscheidend für den Erfolg.

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Wie kannst Du eine Agentur gründen?

Willst Du Deine eigene Agentur gründen, erwartet Dich zunächst die sorgfältige Planung. Im ersten Schritt legst Du fest, auf welchen Bereich Du Dich spezialisieren und welche Dienstleistungen Du anbieten willst. Also, willst Du eine Social-Media-Agentur, eine PR-Agentur, eine Digital-Agentur oder vielleicht sogar eine Fullservice-Agentur gründen? Vermutlich wirst Du Deine Agentur in einem Bereich gründen, in dem Du bereits gearbeitet und Erfahrungen gesammelt hast. Im nächsten Schritt definierst Du Deine Zielgruppe, denen Du Deine Agenturleistungen anbieten möchtest. Warst Du bereits als Freelancer oder Freiberufler in Deiner Disziplin tätig, hast Du mit Sicherheit schon einen kleinen Kundenstamm, den Du mit Deiner Marketing- und Akquise-Strategie jetzt weiter ausbauen musst, um ausreichend Aufträge zu erhalten. Gleichzeitig erweiterst Du Dein berufliches Netzwerk.

Gründest Du gemeinsam mit mehreren Partnern, bringen diese vermutlich verschiedene Kompetenzen mit ein. Gründest Du alleine, bist Du vermutlich auf externe Kompetenzen angewiesen. Ob Du alleine oder im Team gründest, bringt Dich zu der Frage, in welcher Rechtsform Du Deine Agentur gründen möchtest. Soll sie als Kapitalgesellschaft, beispielsweise als GmbH gegründet werden, benötigst Du Stammkapital in Höhe von mindestens 25.000 Euro, das Du auf Deinem Geschäftskonto hinterlegen musst. Das führt Dich direkt weiter zu der Entscheidung, wie Du die Gründung Deiner Agentur finanzieren willst.

Businessplan für Deine Agentur erstellen

Um all diese Fragen zu beantworten, Dir Klarheit über Dein Vorhaben zu verschaffen und letztendlich auch, um Investoren von Deiner Geschäftsidee und ihrer Umsetzbarkeit zu überzeugen, brauchst Du einen Businessplan. Hier hältst Du schriftlich alle notwendigen Informationen zu Deinem Gründungsvorhaben fest. Dein Businessplan enthält Angaben über: 

  • Idee, Angebot und Zielgruppe
  • eine Markt- und Wettbewerbsanalyse
  • Vision, Unternehmensstrategie und -ziele
  • Rechtsform
  • die Gründer und Organisationsstruktur
  • Finanzplan
  • SWOT-Analyse
  • Executive Summary

Agenturen gibt es wie Sand am Meer. Aus Deinem Businessplan muss daher genau hervorgehen, warum Du eine weitere Agentur gründen willst. Das heißt, Du beschreibst Dein konkretes Angebot, den Nutzen sowie die Zielgruppe, die Du mit Deinem Angebot erreichen willst. Beschreibe dabei genau, welches Problem Deine Agentur für Kunden lösen kann und arbeite Dein Alleinstellungsmerkmal heraus. Was unterscheidet Dich vom Wettbewerb und was macht Dein Angebot besser als das der anderen Agenturen? Wie groß ist der Markt und wie willst Du Dich strategisch positionieren, um kurz-, mittel- und langfristig zu wachsen? Hier spielt natürlich aus Deine Kompetenz als Gründer bzw. die Kompetenz des Gründerteams und die Organisationsstruktur in der Agentur eine entscheidende Rolle. Ebenso entscheidend ist eine realistische Einschätzung, wie Du mögliche Chancen nutzen willst und mögliche Risiken in den Griff bekommen willst. Um Investoren von Deinen Gründungsplänen zu überzeugen, ist hier absolute Ehrlichkeit gefragt. Das Gleiche gilt für die Angaben in Deinem Finanzplan: Wie viel Kapital benötigst Du und wann rechnest Du damit, es zurückzahlen zu können? Im Executive Summary fast Du die wesentlichen Inhalte Deines Businessplans noch einmal zusammen.

Agentur gründen: Die passende Rechtsform

Die Entscheidung, in welcher Rechtsform Du eine Agentur gründen möchtest, hängt von Deiner persönlichen Gründungssituation ab. Grundsätzlich steht es Dir frei, ob Du als Einzelunternehmer, Personen- oder Kapitalgesellschaft gründest. Möchtest Du die Agentur alleine gründen, bietet sich die Gründung eines Einzelunternehmens an. Du bist der alleinige Inhaber, triffst alle Entscheidungen alleine und musst Deine Gewinne mit niemandem teilen. Dafür bist aber auch nur Du alleine verantwortlich und trägst das komplette Risiko. Zudem haftest Du im Schadensfall persönlich auch mit Deinem Privatvermögen.

Gründest Du im Team, bietet sich die Gründung einer Personengesellschaft an. Hier stehen ebenfalls die beteiligten Gesellschafter im Fokus. Das heißt, alle Gesellschafter haften persönlich und unbeschränkt auch mit ihrem Privatvermögen. Eine Kapitaleinlage ist zwar keine Voraussetzung, aber in der Regel dennoch üblich. Die Grundlage von Personengesellschaften stellt ein formfreier Gesellschaftsvertrag dar. Personengesellschaften wie die OHG, KG, GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG, die im Handelsregister eingetragen sind, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Für die GbR ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausreichend.

Möchtest Du die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen beschränken, ist die Gründung einer Kapitalgesellschaft wie der GmbH oder einer AG eine gute Entscheidung. Diese Haftungsbeschränkung müssen die Gesellschafter in Form eines Stammkapitals in Höhe bis zu 50.000 Euro allerdings teuer bezahlen. Der Vorteil: Mit dem Gesellschaftsvermögen im Hintergrund wächst das Ansehen Eurer Agentur bei Kunden, Geschäftspartnern, Dienstleistern und Geldgebern. Verglichen mit Einzelunternehmen und Personengesellschaften ist die Führung einer Kapitalgesellschaft zudem recht aufwendig: Kapitalgesellschaften sind handelsregisterpflichtig, zur doppelten Buchführung sowie zur Erstellung von Jahresabschlüssen und deren Veröffentlichung in elektronischer Form beim Bundesanzeiger verpflichtet.

Agentur gründen: Relevante Steuerarten

Welche Steuerarten für Dich relevant sind, hängt ebenfalls von Deiner Entscheidung ab, in welcher Rechtsform Du Deine Agentur gründen möchtest. Einzelunternehmer und Personengesellschaft sind einkommensteuerpflichtig. Kapitalgesellschaften entrichten alternativ die Körperschaftsteuer. Darüber hinaus bist Du unabhängig von der Rechtsform Deiner Agentur dazu verpflichtet, Gewerbe- und Umsatzsteuern zu zahlen. Für den Fall, dass Du eine Agentur als Freiberufler gründest, bist Du von der Gewerbesteuer befreit. Als Kleinunternehmer kannst Du Dich zudem von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen.  

Die Gründungskosten für Deine Agentur

Die Kosten, die beim Gründen einer Agentur entstehen, können je nach Art der Agentur und der Rechtsform variieren. So können beispielsweise optional Kosten für die Gründungsberatung, Anwalts- und Notarkosten entstehen. Bei den Gründungskosten musst Du Gebühren für die Anmeldung beim Gewerbeamt sowie für den Handelsregistereintrag einplanen. Gegebenenfalls kommen Kosten für den Markenschutz hinzu. Rechne zudem mit Anschaffungskosten für die Einrichtung Deiner Büroräume und Kosten für die technische Ausstattung sowie Marketing-Kosten für die Eröffnung Deiner Agentur.

Neben den Gründungskosten musst Du in Deinem Finanzplan auch die laufenden Kosten berücksichtigen. Hierzu zählen beispielsweise:

  • Miete für die Geschäftsräume
  • Nebenkosten
  • Materialkosten
  • Lizenzkosten
  • Steuern und Versicherungen
  • Mitgliedschaften in Verbänden
  • Personalkosten

Um die Zeit zu überstehen, bis Deine Agentur gewinne abwirft, solltest Du zudem eine ausreichend hohe Rücklage einplanen.

Finanzierungsmöglichkeiten, um eine Agentur zu gründen

Bist Du auf Fremdkapital angewiesen, um Deine Agentur zu gründen, hast Du die Möglichkeiten, einen Bankkredit zu beantragen, Investoren zu suchen oder einen Förderkredit zu beantragen. Ohne Eigenkapital stehen die Chancen auf einen Kredit eher schlecht. Mit einem guten Konzept und einem soliden Businessplan stehen die Chancen, einen Investor von Deinem Gründungsvorhaben zu überzeugen, aber gut. Eine beliebte Möglichkeit ist das Crowdfunding: Die Rückzahlung dieser Schwarmfinanzierung erfolgt entweder in barer Münze oder als kleines Dankeschön an die Geldgeber.

Einen Förderkredit für die Existenzgründung wie den ERP-Gründerkredit der KfW Bankengruppe kannst Du in der Regel auch ohne Sicherheiten und mit wenig Eigenkapital beantragen. Informiere Dich darüber hinaus unter www.foerderdatenbank.de, welche weiteren Förderprogramme Dir in Deinem Bundesland zur Verfügung stehen, um eine Agentur zu gründen.

Wie vermarktest Du Deine Agentur?

Der Name Deiner Agentur ist beim Gründen nicht unerheblich für Deinen Erfolg. Sei kreativ, behalte dabei aber auch den Zweck Deiner Agentur im Auge. Hast Du einen passenden Namen gefunden, sichere Dir auf jeden Fall die Markenrechte für Deinen Namen und Dein Logo sowie die passenden URLs für Deine Unternehmenswebsite und die gängigen Social-Media-Kanäle.

Entscheidend für Deine Marketing-Strategie ist Deine Zielgruppe: Wo und mit welchen Maßnahmen kannst Du sie am besten erreichen? Im Agentur-Umfeld sind die eigenen Website, Content-Marketing und Social Media nicht wegzudenken. Flankiert von Deinen SEO-Maßnahmen finden Dich Deine Kunden hoffentlich ganz oben in den Suchergebnissen von Google und Co. Trotz Digitalisierung können neben dem Onlinemarketing auch klassische Marketing-Maßnahmen wie Flyer oder Print-Anzeigen durchaus wirksam sein. Unbezahlbar sind natürlich Empfehlungen von zufriedenen Kunden, die Mundpropaganda, auch Word of Mouth genannt. 

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Agentur anmelden: Die ersten Schritte

Hast Du Deine Planung und die vorbereitenden Schritte erledigt, die passenden Geschäftsräume gefunden und Dein Gründungsteam aufgestellt, sind es nur noch wenige formelle Gründungsschritte, die Dich noch vom Gründen Deiner Agentur trennen.

Schritt 1: Handelsregistereintrag Deiner Agentur

Alle Unternehmen und bestimmte Personen, die im juristischen Sinne Kaufleute sind, müssen sich in das Handelsregister eintragen lassen. Für die Beurteilung werden im Wesentlichen Kriterien wie Art und Umfang der Geschäftstätigkeit, Umsatz, Anzahl der Beschäftigten, die Höhe des Betriebsvermögens und der Kredithöhe sowie die Anzahl der Standorte herangezogen.

Schritt 2: Markenschutz beantragen

Ein gut gewählter Name verschafft Deiner Agentur ein Alleinstellungsmerkmal und damit einen Wettbewerbsvorteil. Damit Dir niemand diesen Vorteil nehmen kann, musst Du Deinen Firmennamen, Markennamen und Dein Logo wirksam schützen.

Schritt 3: Gewerbe anmelden

Um eine Agentur zu gründen, brauchst Du eine einfache Gewerbeanmeldung. Hast Du einen Gewerbeschein beantragt, gibt das Gewerbeamt die Informationen zur Gründung an das Finanzamt, die Industrie- und Handelskammer (IHK) und an die zuständige Berufsgenossenschaft weiter. 

Schritt 4: Agentur beim Finanzamt anmelden

Du erhältst vom zuständigen Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Diesen sendest Du ausgefüllt an das Finanzamt zurück, um eine Steuernummer für Deine Agentur zu erhalten. 

Schritt 5: Agentur bei der Berufsgenossenschaft anmelden

Die Berufsgenossenschaft sichert Dich und Deine Angestellten als gesetzliche Unfallversicherung gegen Betriebsunfälle ab. Zuständig ist die Verwaltungsgenossenschaft (VBG).

Schritt 6: Unternehmen bei der Industrie- und Handelskammer anmelden

Agenturen sind zur Mitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer (IHK) verpflichtet. Wurde sie vom Finanzamt über die Gründung Deiner Agentur informiert, nimmt sie automatisch Kontakt zu Dir auf.

Schritt 7: Anmeldung bei Berufsverbänden

Trete als Agenturinhaber einem Berufsverband wie dem Gesamtverband Kommunikationsagenturen (GWA) und der Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) bei, der gegenüber der Gesellschaft und der Politik Deine Interessen vertritt.

Schritt 8: Schutz vor betrieblichen Risiken

Gründest Du Deine Agentur als Einzelunternehmer oder Gesellschafter einer Personengesellschaft, haftest Du im Schadensfall auch mit Deinem Privatvermögen – unabhängig davon, ob Du einen Schaden selbstverursacht hast oder ob er durch einen Deiner Angestellten verursacht wurde. Um Dich vor betrieblichen Risiken zu schützen, deckt die Betriebshaftpflicht Sach- und Personenschäden Dritter ab. Zusätzlich ist eine gewerbliche Rechtsschutzversicherung empfehlenswert. Die technische und kaufmännische Einrichtung Deiner Agentur sicherst Du mit der Inhaltsversicherung ab.

Schritt 9: Geschäftskonto eröffnen

In Deutschland sind nur Kapitalgesellschaften gesetzlich verpflichtet, ein Geschäftskonto zu eröffnen und zu führen. Es lohnt sich jedoch für alle Unternehmer, private von beruflichen Ausgaben von Anfang an sauber zu trennen. Mit dem digitalen Geschäftskonto von Penta beispielsweise behältst Du Deine Finanzen jederzeit im Blick und erleichterst Dir dank der Integration einer Buchhaltungssoftware die Buchführung sowie die Zusammenarbeit mit Deinem Steuerberater.

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