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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Personalakten: Was Du als Arbeitgeber wissen musst

Jeannine Klein
Jeannine Klein Juli 2019 6 Min

Inhaltsverzeichnis

Unternehmer sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Personalakten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sorgfältig aufzubewahren. Die Personalakte enthält unterschiedliche Arten von Dokumenten, die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Je nachdem, ob du die Personalakte aus arbeitsrechtlicher, steuerrechtlicher oder sozialversicherungrechtlicher Sicht betrachtest, gelten Aufbewahrungsfristen für Personalakten von bis zu 30 Jahren.

Warum gibt es Aufbewahrungsfristen für Personalakten?

In der Praxis fordern Arbeitnehmer immer wieder lohnrelevante Unterlagen bei ihren Arbeitgeber an. Entweder sind ihnen Unterlagen verloren gegangen oder sie benötigen Nachweise zur Vorlage bei Behörden. Als Unternehmer musst Du aber auch darauf vorbereitet sein, dass beispielsweise das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung die steuerrechtlich relevanten Bestandteile der Personalakte einsehen will. Ebenso musst Du zur Berechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages für Deine Angestellten Beitragsabrechnungen und Nachweise erbringen. Zusätzlich sind Gehaltsabrechnungen auch für die Berechnung der Rentenbeiträge relevant. Gut, wenn Du die gewünschten Unterlagen gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten vorliegen hast und diese umgehend herausgegeben kannst.

Welche Unterlagen gehören in die Personalakte?

Die Personalakte ist eine Sammlung von Unterlagen, die die Personalien des Arbeitnehmers sowie Informationen zum Arbeitsverhältnis enthält. Diese unterteilen sich in 

  • Persönliche Daten
  • Unterlagen über die Tätigkeit
  • Unterlagen zur Vergütung
  • Unteralgen zu Abwesenheiten
  • Unterlagen zur Lohnsteuer
  • Unterlagen zur Kranken und Sozialversicherung.

Es liegt im Ermessen des Arbeitgebers, welche Unterlagen er in der Personalakte sammelt, solange er damit nicht gegen datenschutzrechtliche und betriebsverfassungsrechtliche Vorgaben sowie die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers verstößt. Das Steuer- und Sozialversicherungsrecht geben Dir einen Anhalt, welche Inhalte mindestens in die Personalakte gehören.

Digitale Personalakte

Die erforderlichen Unterlagen kannst Du sowohl in Papierform als auch digitalisiert aufbewahren. Die Digitalisierung der Unterlagen hat allerdings ihre Vorteile: Du sparst zu einen Platz und Papier. Zum anderen erinnerst Dich das System an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bei Personalakten. So kannst Du Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden, zuverlässig vernichten.

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Aufbewahrungsfristen für Personalakten: Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden?

Grundsätzlich gelten laut Arbeitsrecht nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Aufbewahrungsfristen für Personalakten von drei Jahren. Innerhalb dieses Zeitraums haben ausgeschiedene Mitarbeiter noch Anspruch, ein Arbeitszeugnis anzufordern oder Schadenersatzansprüche geltend zu machen. Die Verjährungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem ein Angestellter das unternehmen verlassen hat.

Nach Ablauf dieser Verjährungsfrist besteht die Aufbewahrungspflicht für die Personalakte nur noch für bestimmte Dokumente. Die Aufbewahrungsfristen für diese Dokumente regeln

  • Das Lohnsteuerrecht
  • Das Sozialversicherungsrecht

Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen für Personalakten

Nachweise über die Arbeitsstunden und das an den Arbeitnehmer gezahlte Entgelt müssen laut § 165 Sozialgesetzbuch (SGB) fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für Unterlagen, die im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge relevant sind. Diese Frist gilt aber nur, wenn der Versorgungsfall während eines aktiven Arbeitsverhältnisses oder spätestens sechs Jahre nach der letzten Lohnzahlung eintritt. Nimmt ein Arbeitnehmer die betriebliche Altersvorsorge erst nach Ablauf der Sechsjahresfrist in Anspruch, müssen die Dokumente weiterhin bis zu 30 Jahre lang aufbewahrt werden.

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Personalakten

Um sicherzustellen, das Unternehmen ordnungsgemäß die Beiträge ihrer Angestellten an das Finanzamt abführen, schreibt das Einkommensteuergesetz in § 42f vor, Steuerprüfern im Rahmen von Betriebsprüfungen Einsicht in die steuerrechtlich relevanten Bestandteile der Personalakten zu gewähren. Unterlagen wie Lohnabrechnungen, Lohnsteuerkarten sowie alle anderen Belege für den Lohnsteuerabzug müssen gemäß § 41 Einkommensteuergesetz (EStG) sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Das Gleiche gilt für weiterelohnsteuerrelevante Belege wieReisekostenabrechnung oder Stundennachweise.

Kampf gegen Schwarzarbeit

Arbeitgeber sind mit Einführung des gesetzlichen Mindestlohns zum 1. Januar 2015 gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten von bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern und Branchen zu dokumentieren, um Schwarzarbeit vorzubeugen. Konkret bezieht sich diese Pflicht auf alle geringfügig Beschäftigten sowie Branchen wie das Baugewerbe, Logistik oder Gebäudereinigung, in denen eine besonders hohe Missbrauchsgefahr besteht. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für diese Aufzeichnungen beträgt mindestens zwei Jahre. Arbeitgeber müssen mit einer entsprechenden Überprüfung der Aufzeichnungen durch den Zoll rechnen.

Die Aufbewahrungspflicht für Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, beträgt zehn Jahre. Zu diesen Unterlegen zählen beispielsweise

  • Lohnlisten
  • Lohnsteuerdokumente
  • Jahresabschlüsse
  • Buchungsbelege
  • Inventurunterlagen
  • Inventarlisten

Wer kein Risiko eingehen möchte, behält alle lohnrelevanten Akten sicherheitshalber mindestens zehn Jahre lang.

Vertraulichkeit und Aufbewahrungsfristen für Personalakten gemäß DSGVO

Die Personalakte enthält personenbezogene Daten, die entsprechend unter die Regelungen des Datenschutzes fallen. Unabhängig davon, ob die Daten auf Papier oder in elektronischer Form vorliegen, musst Du als Arbeitgeber sicherstellen, dass ausschließlich ausgewählte Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter im Personalbereich Einsicht in die Unterlagen erhalten. Du bist als Unternehmer dafür verantwortlich, die Unterlagen vor dem Zugriff unbefugter zu schützen.

Einsicht in die Personalakte

Gemäß § 83 Absatz 1 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) haben Arbeitnehmer das Recht, jederzeit Einsicht in seine Personalakte zu verlangen. Er ist berechtigt, die in seiner Personalakte hinterlegten Angaben zu prüfen und falsche oder unzulässig erhobene Daten löschen, sperren oder berichtigen zu lassen.

Das Recht auf Vergessenwerden

Mit Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Personalakten werden personenbezogene oder für das Arbeitsverhältnis relevante Daten nicht mehr für ihren ursprünglichen Zweck gebraucht und müssen vom Unternehmen gelöscht werden. Wie Du vertrauliche Daten sowohl in Papierform als auch auf digitalen Speichermedien zuverlässig vernichtest, erfährst Du in den Richtlinien der DIN 66399.

Aufbewahrungsfristen Personalakten: Unterschiede zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Bei den Aufbewahrungsfristen für Personalakten bzw. Lohnunterlagen wird zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschieden:

  • Unternehmer bzw. Arbeitgeber unterliegen einer Aufbewahrungspflicht.
  • Arbeitnehmer sind nicht zur Aufbewahrung verpflichtet, sollten entsprechende Dokumente im eigenen Interesse aber sicherheitshalber trotzdem aufbewahren.

Als Unternehmer musst Du unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen kennen und berücksichtigen. Wie lange muss man beispielsweise Gehaltsabrechnungen aufbewahren? Gibt es weitere Aufbewahrungsfristen für Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Stundenzettel, Bewerbungsunterlagen oder Arbeitsverträge? Was ist mit der Aufbewahrungsfrist für die Rentenversicherung? Einige dieser Dokumente musst Du mindestens zehn Jahre lang aufbewahren und auf Verlangen Behörden oder Angestellten zur Verfügung stellen. Für andere gelten sogar Aufbewahrungsfeisten von 30 Jahren. 

Für Arbeitnehmer gilt im Gegensatz dazu keine Aufbewahrungspflicht oder Aufbewahrungsfrist für die Gehaltsabrechnung. Obwohl sich die Frage, wie lange man Lohnabrechnungen aufbewahren muss, für sie nicht stellt, ist es trotzdem ratsam, diese sorgfältig aufzubewahren. Banken achten beispielsweise auf die jeweils aktuellsten Gehaltsnachweise, um die Bonität ihrer Kunden bei der Beantragung eines Kredits zu überprüfen. Noch wichtiger wird die Aufbewahrungsfrist für die Rentenversicherung: Wenn sich Unregelmäßigkeiten ergeben und Du Deinen Lohn über einen bestimmten Zeitraum nicht nachweisen kannst, verfällt möglicherweise sogar ein Teil Deiner Rentenansprüche.

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