Aufbewahrungsfristen für Personalakten: Was Du als Arbeitgeber wissen musst

Oliver
Oliver April 2022 Fintech Content Editor 6 Min

Inhaltsverzeichnis

Unternehmer sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Personalakten ihrer Mitarbeitenden sorgfältig aufzubewahren. Die Personalakte enthält unterschiedliche Arten von Dokumenten, die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen.

Je nachdem, ob du die Personalakte aus arbeitsrechtlicher, steuerrechtlicher oder sozialversicherungsrechtlicher Sicht betrachtest, gelten Aufbewahrungsfristen für Personalakten von bis zu 30 Jahren.

In diesem Beitrag lernst Du alles über die verschiedenen Aufbewahrungsfristen von Personalakten, in welcher Form diese gegeben sein müssen und welche Folgen eine Missachtung mit sich bringen kann.

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Für die unterschiedlichen Dokumente in Personalakten gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen
  • Es gelten Aufbewahrungsfristen von drei bis 30 Jahren
  • Unternehmen dürfen entscheiden, ob sie Personalakten in Papierform oder digital aufbewahren
  • Die Originale bestimmter Dokumente dürfen trotz Digitalisierung nicht vernichtet werden
  • Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können zu Geld- und Freiheitsstrafen führen

Generelle Aufbewahrungspflichten bei Personalakten

Die Personalakte enthält unterschiedliche Arten von Dokumenten, die die Personalien der Mitarbeitenden sowie Informationen, die das Arbeitsverhältnis betreffen, enthalten. Hierzu zählen beispielsweise Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen oder Unterlagen zur Kranken- und Sozialversicherung. Welche Inhalte mindestens in die Personalakte gehören, kannst Du im Steuer- und Sozialversicherungsrecht nachlesen.

Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für die unterschiedlichen Dokumente, die sich in einer Personalakte befinden, gibt es nicht. Grundsätzlich gilt für Unterlagen, aus denen ein arbeitsrechtlicher Anspruch geltend gemacht werden kann, eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren. Innerhalb dieses Zeitraums haben ausgeschiedene Mitarbeiter noch Anspruch, ein Arbeitszeugnis anzufordern oder Schadenersatzansprüche geltend zu machen. Die Verjährungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem ein Angestellter das Unternehmen verlassen hat.

Die Aufbewahrungsfristen für lohnsteuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Unterlagen sind dagegen deutlich länger und ergeben sich aus dem Lohnsteuerrecht und dem Sozialversicherungsrecht.

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente der Personalakte

Um sicherzustellen, das Unternehmen die Lohnsteuer ihrer Mitarbeitenden ordnungsgemäß an das Finanzamt abführen, schreibt das Einkommensteuergesetz in § 42f EStG vor, Steuerprüfern im Rahmen von Betriebsprüfungen Einsicht in die steuerrechtlich relevanten Bestandteile der Personalakten zu gewähren. Unterlagen wie Lohnabrechnungen, Lohnsteuerkarten sowie alle anderen Belege für den Lohnsteuerabzug müssen gemäß § 41 EStG sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Das Gleiche gilt für weitere lohnsteuerrelevante Belege wie Reisekostenabrechnungen oder Stundennachweise.

Kampf gegen Schwarzarbeit

Arbeitgeber sind mit Einführung des gesetzlichen Mindestlohns zum 1. Januar 2015 gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten von bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern und Branchen zu dokumentieren, um Schwarzarbeit vorzubeugen. Konkret bezieht sich diese Pflicht auf alle geringfügig Beschäftigten sowie Branchen wie das Baugewerbe, Logistik oder Gebäudereinigung, in denen eine besonders hohe Missbrauchsgefahr besteht. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für diese Aufzeichnungen beträgt mindestens zwei Jahre. Arbeitgeber müssen mit einer entsprechenden Überprüfung der Aufzeichnungen durch den Zoll rechnen.

Die Aufbewahrungspflicht für Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, beträgt zehn Jahre. Zu diesen Unterlegen zählen beispielsweise

  • Lohnlisten
  • Lohnsteuerdokumente
  • Jahresabschlüsse
  • Buchungsbelege
  • Inventurunterlagen
  • Inventarlisten

Wer kein Risiko eingehen möchte, bewahrt sämtliche lohnrelevanten Akten sicherheitshalber mindestens zehn Jahre lang auf.

Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen für Personalakten

Zur Berechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages für Deine Mitarbeitenden musst Du Beitragsabrechnungen und Nachweise erbringen. Zusätzlich sind Gehaltsabrechnungen auch für die Berechnung der Rentenbeiträge relevant.

Nachweise über die Arbeitsstunden und das an den Arbeitnehmer gezahlte Entgelt müssen laut § 165 Sozialgesetzbuch (SGB) fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für Unterlagen in der Personalakte, die im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge relevant sind. Diese Frist gilt aber nur, wenn der Versorgungsfall während eines aktiven Arbeitsverhältnisses oder spätestens sechs Jahre nach der letzten Lohnzahlung eintritt. Nimmt ein Arbeitnehmer die betriebliche Altersvorsorge erst nach Ablauf der Sechsjahresfrist in Anspruch, müssen die Dokumente weiterhin bis zu 30 Jahre lang aufbewahrt werden.

Datenschutz bei Aufbewahrung und Entsorgung von Personalakten

Die Personalakte enthält personenbezogene Daten, die entsprechend unter die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fallen. Das bedeutet, dass diese Daten zum Einen nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit und der Datenvermeidung erhoben werden. Zum anderen bedeutet es, dass Du als Arbeitgeber dafür verantwortlich bist, die Unterlagen vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Daten in Papierform oder digital vorliegen.

Einsicht in die eigene Personalakte 

Gemäß § 83 Absatz 1 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) haben Arbeitnehmer das Recht, jederzeit Einsicht in ihre Personalakte zu verlangen. Sie sind berechtigt, die in ihren Personalakten hinterlegten Angaben zu prüfen und falsche oder unzulässig erhobene Daten löschen, sperren oder berichtigen zu lassen.

Das Recht auf Vergessen

Mit Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Personalakten werden personenbezogene oder für das Arbeitsverhältnis relevante Daten nicht mehr für ihren ursprünglichen Zweck gebraucht und müssen vom Unternehmen gelöscht werden. Wie Du vertrauliche Daten sowohl in Papierform als auch auf digitalen Speichermedien zuverlässig vernichtest, erfährst Du in den Richtlinien der DIN 66399.

In welcher Form müssen Personalakten aufbewahrt werden?

Unternehmen können frei entscheiden, ob sie ihre Personalakten in Papierform oder digital führen. Der Vorteil der Digitalisierung liegt auf der Hand: Du sparst zum einen Platz und Papier. Zum anderen erinnert Dich das System an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bei Personalakten. Allerdings berechtigt Dich die Digitalisierung Deiner Personalakten nicht dazu, sämtliche Originale in Papierform zu vernichten. Bestimmte Dokumente musst Du in Papierform gemäß der geltenden Aufbewahrungsfristen behalten. 

Wie Du Deine Personalakten ordnungsgemäß und datenschutzkonform digitalisierst, kannst  Du in der Handlungshilfe des Bundesamtes für Sicherheit und Informationstechnik nachlesen.

Wann ist eine Aufbewahrung in Schriftform Pflicht?

Dokumente wie befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit nachträglichen Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge, Kündigungsschreiben sowie Unterlagen über die Arbeitnehmerüberlassung müssen in Schriftform im Original aufbewahrt werden. Kommt es aufseiten von Arbeitnehmer oder Arbeitgeber bzw. zwischen Verleiher und Entleiher von Arbeitskräften zu Schadensersatzklagen, dienen diese Unterlagen der Beweisführung und müssen schriftlich bei Gericht eingereicht werden.

Welche Folgen hat ein Verstoß?

Als Unternehmer unterliegst Du der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Bestandteil dieser Pflichten ist auch die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen bei bestimmten Dokumenten wie den Personalunterlagen. Kommst Du dieser Pflicht nicht nach und vernichtest die Personalunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, kann dies eine Freiheitsstrafe oder eine Geldstrafe zur Folge haben.

Kannst Du im Rahmen einer Prüfung durch das Finanzamt die erforderlichen Nachweise nicht erbringen und erschwerst der Behörde die Übersicht über Deinen Vermögensstand, ist die Steuerbehörde gemäß § 162 der Abgabenordnung (AO) zudem dazu berechtigt, Dein Vermögen als Besteuerungsgrundlagen aufgrund fehlender Beweiskraft Deiner Buchführung zu schätzen. Eine solche Schätzung fällt selten zugunsten des Steuerpflichtigen aus und Dir drohen hohe Steuerzahlungen.

Fazit: Aufbewahrungsfristen Personalakten

Als Unternehmer musst Du unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen kennen und berücksichtigen. Wie lange muss man beispielsweise Gehaltsabrechnungen aufbewahren? Gibt es weitere Aufbewahrungsfristen für Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Stundenzettel, Bewerbungsunterlagen oder Arbeitsverträge? Was ist mit der Aufbewahrungsfrist für die Rentenversicherung? Einige dieser Dokumente musst Du mindestens zehn Jahre lang aufbewahren und auf Verlangen Behörden oder Angestellten zur Verfügung stellen. Für andere gelten sogar Aufbewahrungsfeisten von 30 Jahren. 

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