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Betriebsnummer beantragen: Deine Pflichten als Arbeitgeber

Yasmin
Yasmin März 2021 6 Min

Inhaltsverzeichnis

Es läuft richtig gut bei Dir? Du hast Dein eigenes Unternehmen gegründet, die ersten treuen Kunden sind akquiriert, die Nachfrage nach Deinen Produkten und Dienstleistungen steigt? Als Gründer hast Du sowieso immer gut zu tun. Allmählich schaffst Du die Arbeit aber nicht mehr alleine. Bevor Du Dich jetzt daran machst, Stellenausschreibungen zu schalten, wartet noch ein zwingendes To-do auf Dich: Um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzustellen, musst Du eine Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit beantragen. Ohne eine gültige Betriebsnummer darfst Du als Unternehmer keine eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigen.

Was ist eine Betriebsnummer?

Mithilfe der Betriebsnummer (BBNR) werden Unternehmen in Deutschland eindeutig identifiziert. Das ist notwendig, um Meldungen zur Sozialversicherung für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte an die Sozialversicherungsträger zu übermitteln. Hierzu zählen die Beschäftigungsmeldungen zur Kranken- und Pflegeversicherung an die Krankenkassen sowie zur Rentenversicherung an die zuständigen Rentenversicherungsträger. Die Meldepflicht zur Sozialversicherung ist in § 28a des Vierten Buches des Sozialgesetzbuchs (SGB IV) geregelt. Außerdem werden die entsprechenden Beitragszahlungen, die Du als Arbeitgeber für Deine Angestellten abführst, über die Betriebsnummer Deinem Unternehmen zugeordnet. 

Darüber hinaus werden Deine Angestellten mit der Betriebsnummer der Region, in der sie tätig sind, sowie einer sogenannten Wirtschaftsklasse zugeordnet. Diese Zuordnung dient der Erstellung einer Beschäftigungsstatistik, die von der Bundesagentur für Arbeit erstellt wird und der Wirtschaft und Politik zuverlässige Informationen zur Entwicklung der Beschäftigung in Deutschland liefert.

Aufbau der Betriebsnummer

Jede Betriebsnummer besteht aus acht Ziffern. Die ersten drei Stellen kennzeichnen die zuständige Arbeitsagentur, über die die Betriebsnummer beantragt wurde. Die nächsten vier Stellen kennzeichnen den Betrieb, dem die Betriebsnummer zugeteilt wurde. Bei der letzten Ziffer handelt es sich um eine Prüfziffer. Du findest die Betriebsnummer nach Beantragung auf Beitragsnachweisen oder Ausdrucken Deiner Meldungen zur Sozialversicherung.

Wer muss eine Betriebsnummer beantragen?

Grundsätzlich gilt, dass jedes Unternehmen, das sozialversicherungspflichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt, eine Betriebsnummer beantragen muss. Dieser Grundsatz schließt alle Beschäftigten ein, die kranken-, ren­ten-, pfle­ge­ver­si­che­rungs­pflich­tig. Dazu zählen neben Vollzeitkräften zum Beispiel auch: 

  • Minijobber (450-Euro-Kräfte)
  • Al­ters­teil­zeit­be­schäf­tigte
  • Aus­zu­bil­dende 
  • Prak­ti­kan­tin­nen und Prak­ti­kan­ten 
  • Werk­stu­den­tin­nen und Werk­stu­den­ten 

Bist Du unsicher, ob Du tatsächlich eine Betriebsnummer beantragen musst, kannst Du das Entscheidungsschema zur Betriebsnummern-Vergabe nutzen. 

Wann musst Du eine Betriebsnummer beantragen?

Unternehmen, die erstmalig Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigen, müssen bereits vor der Einstellung sozialversicherungspflichtiger Beschäftigter eine Betriebsnummer beantragen. Plane also rechtzeitig die Antragstellung ein, wenn Du eigenes Personal einstellen möchtest.

Hast Du ein Unternehmen übernommen, das bereits sozialversicherungspflichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt, wird in der Regel eine neue Betriebsnummer beantragt. Sind alle Beteiligten einverstanden, kannst Du aber auch die bisherige Betriebsnummer übernehmen. 

Übrigens: Müssen Arbeitgeber mit Sitz im Ausland für ihre in Deutschland beschäftigten Arbeitskräfte Meldungen an die deutsche Sozialversicherung machen und Sozialversicherungsbeiträge abführen, benötigen sie ebenfalls eine Betriebsnummer.

Eine oder mehrere Betriebsnummern?

Die Vergabe der Betriebsnummer regeln die §§ 18i ff. des SGB IV. Demnach ist die Betriebsnummer an den wirtschaftlichen Zweck und an den Standort Deines Unternehmens gebunden. Das heißt, führst Du Deine Geschäftstätigkeit an nur einem Standort aus, benötigst Du nur eine Betriebsnummer. Das Gleiche gilt, wenn Du ein und dieselbe Geschäftstätigkeit innerhalb einer Gemeinde an mehreren Standorten bzw. Niederlassungen ausübst. 

Unternehmen, die in mehreren Niederlassungen an unterschiedlichen Standorten oder mit unterschiedlichen Geschäftszwecken agieren, benötigen entsprechend mehrere Betriebsnummern. 

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Wo kannst Du eine Betriebsnummer beantragen?

Die Betriebsnummer wird online über den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit vergeben. Ausnahmen bilden: 

  • Privathaushalte, 450-Euro-Arbeitskräfte beschäftigen
  • Knappschaftliche Betriebe 
  • Seefahrtsbetriebe 

Für die Vergabe von Betriebsnummern für Privathaushalte mit Minijobbern ist die Minijob-Zentrale zuständig. Die Vergabe der Betriebsnummern für Knappschaftliche Betriebe und Seefahrtsbetriebe erfolgt über die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.

Wer kann eine Betriebsnummer beantragen?

Die Betriebsnummer kann entweder von dem Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin selbst, von der zentralen Personalabteilung oder von einem durch das Unternehmen beauftragten Dritten wie einem Steuerberater beantragt werden. 

Wie kannst Du eine Betriebsnummer beantragen?

Den Antrag auf Erteilung einer Betriebsnummer erfolgt seit 2017 ausschließlich elektronisch über den Online-Antrag des Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. So findet die Betriebsnummernvergabe automatisiert rund um die Uhr und ohne lange Wartezeit direkt online statt. Zur Unterstützung stellt die Bundesagentur für Arbeit Ausfüllhinweise in einem Video zur Verfügung. Hier erfährst Du, worauf es bei der Antragstellung ankommt und wirst Schritt für Schritt durch den Antrag geführt. 

Abhängig von der Rechtsform Deines Unternehmens werden unterschiedliche Unternehmensdaten erfasst. So müssen Einzelunternehmer oder Gesellschaften bürgerlichen Rechts neben dem Namen des Unternehmens beispielsweise den Vor- und Nachnamen der Inhaberin oder des Inhabers beziehungsweise der Gesellschafterin oder des Gesellschafters angeben. Als Betriebsanschrift gibst Du die Adresse an, an der Deine Angestellten tatsächlich tätig sind. Diese Adresse kann durchaus von der Anschrift der Unternehmenszentrale abweichen. Anschließend werden die Kontaktdaten eines Ansprechpartners erfasst. Dies kannst wieder Du selbst als Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin sein, die Personalabteilung Deines Unternehmens oder Dein Steuerberater.

Um die Wirtschaftsklasse, der Deine Unternehmen zugeordnet wird, zu ermitteln, werden Angaben zur Branche benötigt. Hierzu wählst Du aus einem Branchenkatalog Deinen eindeutigen Betriebszweck aus. Weitere schriftliche Nachweise werden in der Regel nicht benötigt, um eine Betriebsnummer zu beantragen.  

Im Anschluss erhältst Du noch einmal einen Überblick über Deine Angaben und kannst diese gegebenenfalls noch korrigieren oder Deinen Antrag gleich absenden. Nach einer kurzen Prüfung durch das System wird Dir Deine Betriebsnummer online zugeteilt und angezeigt. Die Übersicht kannst Du Dir für Deine Unterlagen ausdrucken. 

Hilfe bei der Antragstellung

Der Betriebsnummern-Service bietet Dir umfangreiche Informationen und Hilfen, um fehlerhaften Anträgen vorzubeugen. 

Bei technischen Schwierigkeiten mit dem Betriebsnummern-Service kannst Du Dich per Telefon an den Support zu den eServices der Bundesagentur für Arbeit unter der Rufnummer 0800 / 4 5555 01 wenden. 

Bei Fragen steht Dir der Betriebsnummern-Service auch per E-Mail an betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de zur Verfügung. 

Zusätzlich stehen Dir weitere Informationen zum Download zur Verfügung:

Änderungsmitteilungen: Welche Änderungen musst Du dem Betriebsnummern-Service mitteilen?

Du bist grundsätzlich dazu verpflichtet, Änderungen Deiner Unternehmensdaten wie dem Standort, einem anderen Betriebszweck oder die Aufgabe Deines Unternehmens dem Betriebsnummern-Service zu melden. 

Diese Informationen sind die Voraussetzung, um eine korrekte Beschäftigungsstatistik erstellen zu können. Darüber hinaus haben Deine Angaben direkte Auswirkungen auf die Verteilung der Umsatzsteuer auf die Gemeinden: Der Verteilschlüssel greift auf die Beschäftigungsstatistik des Betriebsnummern-Service zurück. 

Darüber hinaus gibt es weitere meldepflichtige Ereignisse, die Du umgehend im Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) angeben musst. Hierzu stellt Dir der Betriebsnummern-Service ein Handbuch zu elektronischen Änderungsmitteilungen zur Verfügung. Zu den meldepflichtigen Ereignissen zählen beispielsweise:

  • Aufnahme und Beendigung einer versicherungspflichtigen Beschäftigung
  • Beginn und Ende einer Berufsausbildung
  • Beginn und Ende der Altersteilzeitarbeit
  • Unterbrechung der Entgeltzahlung
  • einmalig gezahltes Arbeitsentgelt
  • Eigentümerwechsel
  • Insolvenz
  • Änderungen in der Beitragspflicht
  • Wechsel der Einzugsstelle

Du bist gesetzlich dazu verpflichtet, Änderungen unverzüglich mitzuteilen. Hältst Du Dich nicht an diese Pflicht und es kommt zu fehlerhaften Meldeverfahren, können Verstöße mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

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