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Betriebsprüfung in Corona-Zeiten: So bist Du optimal vorbereitet

Yasmin
Yasmin November 2020 8 Min

Inhaltsverzeichnis

Betriebsprüfungen dienen dazu sicherzustellen, dass ein Unternehmen seine Steuern innerhalb eines bestimmten Zeitraums ordnungsgemäß in korrekter Höhe gezahlt hat. Sie beruhen auf Deiner Steuererklärung, die zum Zeitpunkt der Prüfung aber bereits bis zu fünf Jahre zurückliegen kann. Verglichen mit vorangegangenen Geschäftsjahren werden die Prüfer in den Steuererklärungen für das Geschäftsjahr 2020 in vielen Unternehmen auf Unregelmäßigkeiten in Bezug auf Gewinne, Umsätze und Kosten der Unternehmen stoßen. Um die Nachfragen des Prüfers beantworten zu können und nachweisen zu können, dass diese Schwankungen tatsächlich coronabedingt sind, sollten Unternehmer optimal auf eine mögliche Betriebsprüfung in Corona-Zeiten vorbereitet sein. Hierbei hilft Dir eine lückenlosen Dokumentation, um so Sachverhalte selbst nach mehreren Jahren immer noch sauber nachvollziehen zu können.

Welche Arten von Betriebsprüfungen gibt es?

Betriebsprüfungen oder Steuerprüfungen werden in Deutschland vom Finanzamt, von der Deutschen Rentenversicherung sowie von weiteren Behörden, beispielsweise der Zollbehörde, durchgeführt.

Das Finanzamt unterscheidet zwei Arten von Betriebsprüfungen:

  • Außenprüfungen
  • Nachschau

Bei Außenprüfungen durch das Finanzamt werden bei einer Gesamtkontrolle alle Steuerarten geprüft. Im Rahmen der Sonderprüfungen werden die Umsatz- oder die Lohnsteuer überprüft. Diese Art Betriebsprüfungen finden mit einer Vorankündigung statt. Die Häufigkeit der Betriebsprüfungen durch das Finanzamt hängt von der Rechtsform eines Unternehmens, seiner Größe und den erzielten Umsatzerlösen ab. Die genauen Regelungen findest Du in der Einordnung in Größenklassen gemäß § 3 der Betriebsprüfungsordnung (BpO) 2000 des Bundesministeriums der Finanzen. Die Nachschau wird unangekündigt durchgeführt und fokussiert sich auf die Lohn- und Umsatzsteuer sowie das Kassenbuch. Die Steuerfahndung meldet Betriebsprüfungen ebenfalls nicht an.

Die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung prüft mindestens einmal alle vier Jahre die Zahlung der Abgaben zur Sozialversicherung sowie zur Unfallversicherung. In beiden Fällen finden die Prüfungen mit Vorankündigung statt.

Die allgemeinen Verwaltungsvorschriften für Betriebsprüfungen kannst Du in der Be­trieb­sprüfungs­ord­nung 2000 (BpO 2000) des Bundesministeriums der Finanzen nachlesen.

Betriebsprüfungen in Corona-Zeiten

Trotz weitreichender Einschränkungen im Wirtschaftsleben finden Betriebsprüfungen auch in Corona-Zeiten statt. Aus der Notsituation heraus ergeben sich keine Fristverlängerungen: Fristen für die Abgabe von Dokumenten haben auch weiterhin Bestand. Grundsätzlich finden Betriebsprüfungen in den Geschäftsräumen eines Unternehmens oder alternativ beim Steuerberater oder im Finanzamt statt. Da sich Unternehmen und Prüfer aktuell überwiegend im Homeoffice befinden, finden in der Regel keine persönlichen Treffen statt. Kläre daher mit Deinem zuständigen Prüfer, auf welchem Weg und in welchem Format Du ihm die notwendigen Daten und Dokumente zur Verfügung stellen musst.

Unregelmäßigkeiten in der Steuererklärung

Grundsätzlich können Betriebsprüfungen jeden Unternehmer unabhängig von der Größe oder Rechtsform eines Unternehmen treffen. Auch Kleinunternehmer müssen mit Betriebsprüfungen rechnen. Fallen dem Finanzamt Unregelmäßigkeiten auf, beispielsweise aufgrund einer nicht plausiblen Steuererklärung, stark schwankenden Gewinnen oder einer fehlerhaften Bilanz, kommt es zu Betriebsprüfungen. Natürlich ist den Behörden klar, dass die Corona-Pandemie erheblichen Einfluss auf Einnahmen und Ausgaben in 2020 hatte. Dennoch solltest Du darauf vorbereitet sein, für Betriebsprüfungen in Corona-Zeiten alle Unregelmäßigkeiten sowie steuerlich relevante betriebliche Besonderheiten belegen zu können.

Was wird bei Betriebsprüfungen geprüft?

Im Rahmen der Betriebsprüfung wirft das Finanzamt einen besonders genauen Blick auf:

  • Rechnungen (insbesondere für Kleinstbeträge)
  • Die gezahlte Umsatzsteuer und den Vorsteuerabzug
  • Erhaltenen Sonderzahlungen
  • Schuldzinsen 
  • Allgemeine Betriebsausgaben
  • Abgaben zur Sozialversicherung
  • Abgaben zur Unfallversicherung

Entsprechend solltest Du alle Vorgänge in Deiner Buchhaltung sowie mit zusätzlichen Belegen, Dokumenten und Notizen sauber dokumentieren. Auf Grundlage Deiner Dokumentation kannst Du Dich gemeinsam mit Deinem Steuerberater gründlich auf eine mögliche Betriebsprüfung in Corona-Zeiten vorbereiten. Die Form der Dokumentation ist nicht vorgeschrieben. Übrigens: Im Ausgaben-Management im Online Geschäftskonto von Penta kannst Du Deinen Transaktionen Notizen hinzufügen. So sparst Du Dir später aufwendiges recherchieren oder nachfragen. Neben der Ursache sind neben den finanziellen Auswirkungen auch die Maßnahmen, die Du ergriffen hast, um mögliche Verluste auszugleichen, relevant für eine nachvollziehbare Argumentation.

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Belege daher für die Betriebsprüfung jede steuerliche Besonderheit mit ein paar grundlegenden Informationen.

  1. In welchem Zeitraum warst Du von einem Ereignis betroffen?
  2. Von welchen Ereignissen (Lockdown, Sperrstunde, Grenzschließungen, Reisewarnungen) warst Du konkret betroffen?
  3. Wie genau haben die Ereignisse den Betrieb Deines Unternehmens beeinflusst?
  4. Welche Auswirkungen hatten die Ereignisse auf Umsatz, Kosten, Gewinn, Einnahmen und Ausgaben?
  5. Welche konkreten Maßnahmen hast Du als Reaktion auf diese Ereignisse ergriffen?

Was zählt zu den steuerlichen Besonderheiten?

Zu den steuerlichen Besonderheiten zählen im Grunde alle Faktoren, die coronabedingt Einfluss auf Deinen Umsatz, Deine Kosten, Deinen Gewinn sowie Deine Einnahmen und Ausgaben hatten. Das umfasst behördliche Vorgaben, Auswirkungen auf Dein Personal sowie zusätzliche Kosten. Aber auch zusätzliche Einnahmen, mit denen Du versucht hast Deine Verluste auszugleichen, sollten in Betriebsprüfungen in Corona-Zeiten ebenfalls dokumentiert werden.

Behördliche Vorgaben und gesetzliche Regelungen

Im Handel, der Gastronomie und in der Veranstaltungsbranche gab es enorme Einbußen aufgrund behördlicher Vorgaben und gesetzlicher Regelungen. Die Grenzschließung führte zu Lieferengpässen, der Handel musste seine Türen schließen. Ebenso wie die Gastronomiebetriebe mit Ausnahmen von Lieferdiensten. Kulturelle und Sportveranstaltungen vor Publikum wurden abgesagt. Lockdown, Grenzschließungen, Sperrstunden und Reisewarnungen führten zu erheblichen Verlusten. Um diese Verluste zu belegen, ist es hilfreich, die folgenden Punkte zu für Betriebsprüfungen dokumentieren:

  • Öffnungszeiten: Teil- oder Komplettschließung Deines Unternehmens.
  • Beschränkung der Anzahl an Kunden pro Quadratmeter, die sich gleichzeitig im Laden aufhalten dürfen.
  • Bei Gastronomiebetrieben: Beschränkung der Anzahl der Tische und Sitzplätze.
  • Welche Vorgaben gelten für den Außer-Haus-Verkauf von Speisen?
  • Bei Veranstaltungsbetrieben: Wie viele Personen dürfen an bestimmten Veranstaltungen teilnehmen?

Dokumentiere für Betriebsprüfungen in Corona-Zeiten ebenfalls die Maßnahmen, die Du ergreifen musstest, um die vorgeschriebenen Hygienekonzepte zu entwickeln sowie umzusetzen und welche zusätzlichen Kosten dadurch entstanden sind.

Personelle Engpässe

Viele Unternehmen haben aufgrund der rückläufigen Auftragslage und fehlenden Einnahmen, Kurzarbeit bei der Agentur für Arbeit anmelden müssen. Auf der einen Seite hast Du hier finanzielle Unterstützung in Form von Kurzarbeitergeld für Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten. Zahlreichen Betrieben sind aber auch Kosten durch eine freiwillige Aufstockung des Kurzarbeitergeldes entstanden.

Zusätzlich hast Du als Arbeitgeber mit Personalausfällen zu kämpfen, da sich Angestellte bei Verdacht auf Ansteckung mit Covid 19 in Quarantäne begeben mussten. Im schlimmsten Fall wurden ganze Betriebe unter Quarantäne gestellt.

Wer die Möglichkeit hatte, seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Home Office zu schicken, konnte den Betrieb seines Unternehmens weitestgehend sicherstellen. Wer nicht über die entsprechende technische Infrastruktur verfügte, musste hier zunächst auf eigene Kosten nachrüsten. Und bis dahin auch den Ausfall von Mitarbeitern kompensieren.

Dokumentiere hier genau die Ausfallzeiten sowie die Zeiten, in denen Deine Angestellten Kurzarbeitergeld bezogen haben. Vergiss dabei auch nicht die Stundung der Sozialversicherungsbeiträge, falls Du von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht hast. Dokumentiere die Dauer der Stundung sowie die Zeitpunkt und Beträge für die Nachzahlung.

Maßnahmen gegen den Umsatzverlust

Als Unternehmer hast Du den Kopf nicht in den Sand gesteckt und Dir überlegt, wie Du beispielsweise die Senkung der Mehrwertsteuer von 19 auf 16 Prozent nutzen kannst, um Deine Kunden mit zusätzlichen Maßnahmen zum Kauf zu bewegen. Hamsterkäufe haben Deinen Umsatz vielleicht kurzfristig gepusht und Du konntest durch Preisnachlässe oder Rabatte den Umsatzverlust ein wenig bremsen. Dennoch fehlen Dir durch diese Aktionen sowie durch Lieferengpässe oder verdorbene Waren Einnahmen, die Du für dieses Geschäftsjahr fest einkalkuliert hattest. Hinzu kommen Forderungsausfälle Deiner Kunden, weil Du nicht wie vereinbart liefern konntest sowie Stornierung von Kundenaufträgen.

Stelle die Einnahmen, die möglich gewesen wären, den tatsächlichen Einnahmen gegenüber, um die Differenz zwischen Deiner Umsatzschätzung in der Betriebsprüfung zu belegen.

Liquiditätsengpässe überwinden

Mit dem Maßnahmenpaket zur Abmilderung der wirtschaftlichen Folgen des Coronavirus unterstützt die Bundesregierung Unternehmen, die ihren Geschäftsbetrieb einstellen oder stark einschränken mussten, mit finanziellen Mitteln. Hast Du diese Hilfe beispielsweise in Form der Soforthilfe, dem Überbrückungsgeld oder KfW- und ERP-Kredite in Anspruch genommen, musst Du diese Gelder sowie deren Bezugszeit im Rahmen der Betriebsprüfung ebenfalls angeben.

Hast Du darüber hinaus weitere finanzielle Hilfe in Form von Bankkrediten in Anspruch genommen oder Privateinlagen getätigt, sind diese Zahlungen ebenfalls relevant und müssen belegt werden.

Keine Angst vor Betriebsprüfungen

Krise hin oder her: Wer regelmäßig seine Einnahmen und Ausgaben immer im Blick behält und regelmäßig Zeit in die ordnungsgemäße Buchhaltung investiert, muss sich vor Steuerprüfungen nicht fürchten. Hier unterstützt Dich beispielsweise das Online Geschäftskonto von Penta mit zahlreichen nützlichen Funktionen wie Unterkonten, Mitarbeiter-Firmenkarten, der automatisierten Buchaltung oder dem Ausgaben-Management. Natürlich herrschen aufgrund der Corona-Krise besondere Umstände: Der Aufwand, alle Vorgänge sauber zu dokumentieren und zu belegen ist verglichen mit einem normalen Geschäftsjahr sicher höher. Je früher Du also anfängst, desto besser!

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