Verpflegungsmehraufwand: die steuerfreie Auslöse

Häufig kommt es vor, dass Arbeitnehmer:innen für ihr Unternehmen auf Reisen gehen müssen. Dabei entsteht neben den eigentlichen Spesen, Reise-, Fahrt- oder Übernachtungskosten, die für die Buchhaltung entsprechend mit Rechnungen (etwa Tank- oder Hotelrechnung), Quittungen oder Eigenbelegen belegt werden müssen, regelmäßig ein Verpflegungsmehraufwand, auch Auslöse genannt. Denn unterwegs ist die tägliche Versorgung mit Getränken und Speisen in aller Regel teurer als in der eigenen Wohnung zu Hause.

Dieser Mehraufwand ist steuerfrei beziehungsweise er kann später mithilfe eines korrekt ausgefüllten Formulars von der Steuer als Betriebsausgabe oder Werbungskosten abgesetzt werden. Dies gilt auch, wenn diese Ausgaben im Rahmen einer sogenannten Einsatzwechseltätigkeit angefallen sind.

Die Geltendmachung hängt vom konkreten Fall ab:

• Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitenden diese Kosten zusätzlich zum Gehalt erstatten, machen Betriebsausgaben geltend. Das Geld wird in der Gehaltsabrechnung separat ausgewiesen und bleibt steuerfrei.

• Gelder für Reisekosten, die Arbeitnehmende nicht von ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen, werden für sie zu Werbungskosten. Sie können mit der nächsten Steuererklärung in Anrechnung gebracht werden.

Weil es für beide Seiten – und später für das Finanzamt bei der Prüfung – zu mühsam wäre, beim Verpflegungsmehraufwand jede einzelne Ausgabe aufzuschlüsseln, die aus beruflichen Gründen getätigt wurde, gelten Pauschalbeträge.

Sollten im Steuerbescheid diese Beträge nicht oder nur unvollständig berücksichtigt worden sein, kann beim Finanzamt Einspruch eingelegt werden.

Übrigens: Auch Geschäftsessen können Unternehmer:innen mit bis zu 70 % von der Steuer absetzen. Wichtig ist hier neben einem korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg, dass Kosten und Anlass des Geschäftsessens in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen.

Solche Reisen entstehen unter steuerlichen Gesichtspunkten immer dann, wenn Mitarbeitende ihre erste Tätigkeitsstätte für längere Zeit verlassen. Das Steuerrecht spricht hier von beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit.

Zugleich werden zwei Formen anerkannt: die echte ein- oder mehrtägige Dienstreise genauso wie die tägliche Arbeit auf einem Fahrzeug oder an ständig wechselnden Arbeitsstätten. In beiden Fällen gibt es steuerfreie Pauschalen für die höheren Kosten bei der Verpflegung.

Die Zeit der Abwesenheit entscheidet über die Höhe der Pauschalen:

Solche kürzeren beruflichen Abwesenheiten im Inland werden mit einem kleinen Pauschalbetrag von 15 € abgegolten. Außerdem gilt dieser Satz steuerlich für die Verpflegungsmehraufwendungen am An- beziehungsweise Abreisetag bei längeren, mehrtägigen Dienstreisen.

Dauert die Abwesenheit innerhalb Deutschlands mehr als volle 24 Stunden, wird der höhere, doppelte Pauschalbetrag steuerfrei: 30 €. Er kann bis zu drei Monate geltend gemacht werden. Für weitere, länger andauernde Abwesenheiten aus dienstlichen Gründen gibt es aber mit dem ersten Tag des vierten Monats keine Pauschale mehr für die Verpflegungsmehraufwendungen.

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Die Lebenshaltungskosten in anderen Ländern sind sehr unterschiedlich. Weiter gibt es in den Ländern – wie in Deutschland auch – oftmals größere regionale Unterschiede bei den Reisekosten und den Kosten der Verpflegung.

Das Steuerrecht trägt dem zumindest für Auslandsreisen Rechnung. In Deutschland gelten ausnahmslos die einheitlichen Verpflegungspauschalen von 15 und 30 €.

Für andere Nationen gibt es vom Bundesfinanzministerium jedoch eine Liste mit 180 Ländern und jeweils angepassten Pauschalbeträgen. Diese sind oft noch einmal regional abgestuft.

Weitere Informationen zu dieser Frage und weiteren Themen der Reisekostenvergütung finden sich entsprechend auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums.

Alle Pauschalbeträge für das In- und Ausland kommen ein Mal pro Jahr auf den Prüfstand und erhalten gegebenenfalls Anpassungen gemäß der Preisentwicklung vor Ort.