Tankquittungen von der Steuer absetzen: Das sollten Sie wissen

Klar ist: Je mehr Sie fahren, umso öfter müssen Sie tanken. Dabei kommen häufig viele Euro zusammen, die das private Budget strapazieren. Um diese Fahrt- und Reisekosten ersetzt zu bekommen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Unter bestimmten Bedingungen lassen sich die Tankquittungen von der Steuer absetzen.

• Auch ersetzt sie mancher Arbeitgeber. Dazu ist er allerdings nicht verpflichtet.

• Zusätzlich kann der Chef oder die Chefin Tankgutscheine an die Mitarbeitenden verteilen.

Es ist ratsam, für kleinere Beträge zu tanken und die 100-Euro-Grenze nicht zu überschreiten. Dann reichen Quittungen als sogenannte Kleinbetragsrechnungen, um sie dem Arbeitgeber oder dem Finanzamt vorzulegen. Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kann diesen selbstverständlich durchführen.

Tanken Sie für mehr als 100 €, muss eine echte Tankrechnung ausgestellt werden. Normalerweise übernehmen Tankstellen dies nicht, denn das Erstellen solch einer Rechnung ist umständlich. Sie muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des oder der Autofahrenden
• Rechnungsnummer
• Anteil der Umsatzsteuer

Wird die Rechnung nicht ausgestellt, nützt die Tankquittung allein nichts und Arbeitnehmende bleiben im Zweifelsfall auf den Kosten sitzen. Es ist daher sinnvoller, lieber öfter und dafür kleinere Mengen Sprit zu tanken.

Es ist klar, dass Fahrtkosten nur abgesetzt werden können, wenn es um den eigenen Wagen geht. Für ein Firmenfahrzeug reichen Tankquittungen, die die Buchhaltung verbucht und die dann vom Arbeitgeber ersetzt werden.

Wer mit dem Privatwagen auf Dienstreise geht, hat Reisekosten aller Art, darunter auch Ausgaben fürs Tanken, die mit Tankquittungen belegt werden. Diese können für alle Fälle aufgehoben werden, denn sie lassen sich von der Steuer absetzen, falls der Arbeitgeber sie nicht bezahlt.

Wichtig zu wissen: Ebenso wenig wie bei dem Verpflegungsmehraufwand, ist der Arbeitgeber auch zur Erstattung der Tankkosten nicht verpflichtet.

Es gibt zwei Wege, um die Kosten für eine Dienstreise von der Steuer abzusetzen:

• Genaue Angaben
• Kilometerpauschale

Im ersten Fall müssen alle relevanten Unterlagen vorgelegt werden und es ist eine ziemliche Rechnerei nötig. Dazu müssen Sie:

• die Gesamtkosten belegen.
• die gefahrenen Kilometer des Jahres angeben.
• die Kosten für die Kilometer berechnen.
• per Fahrtenbuch die gefahrenen Kilometer belegen.
• die tatsächlichen Fahrtkosten berechnen.

Der Aufwand lohnt sich nur, wenn viele berufliche Fahrten mit dem eigenen Wagen stattfinden. Alternativ greift die Kilometerpauschale für Dienstreisen. Sie beträgt 30 Cent pro Kilometer bei Reisen mit dem eigenen Pkw.

Auch die Kilometer von zu Hause zur Arbeitsstätte lassen sich mit 30 Cent abrechnen, wenn sie mit dem Auto zurückgelegt wurden. Diese gelten aber nur für die einfache Strecke und werden in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten abgesetzt.

Es gibt noch einen anderen guten Grund, die Quittungen der Tankstelle aufzuheben. Immer wieder zeigen sich sogenannte Spritdiebe: Menschen, die tanken und dann schnell das Weite suchen, ohne zu bezahlen. Zwar gibt es inzwischen vielerorts Überwachungskameras, aber manchmal sind die Bilder unscharf und Verwechslungen möglich.

Mit einer Tankquittung können Sie bei Nachforschungen jederzeit beweisen, dass Sie zu dem fraglichen Zeitpunkt Ihre Kosten bezahlt haben.

Der Begriff der Sachzuwendung wurde zum 1. Januar 2020 zwar verschärft, doch Tankgutscheine sind weiterhin zugelassen. Es geht dabei darum, dass damit Waren im Inland bezogen werden. Bis zu einer Grenze von 44 € im Monat zahlt der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin keine Steuern auf den Tankgutschein und der Arbeitgeber keine Sozialabgaben. Insofern ist beiden Seiten geholfen.

Mit einem Tankgutschein wird das Tankbudget des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin etwas entlastet. Dieser muss den Gutschein nicht beim Finanzamt angeben. Die Kilometerpauschale lässt sich dennoch von der Steuer absetzen, wenn Sie nicht auf die genauen Angaben setzen (dann müssen Sie die Tankquittungen aufheben).