Gesetz­li­che vs. betrieb­li­che Spesen­re­ge­lung: Darauf ist zu achten

Jedes Unternehmen handhabt die Spesenverwaltung und -erstattung von Dienstreisen anders. Wenn Sie bereits für verschiedene Arbeitgeber:innen tätig waren, kennen Sie diese Herausforderung womöglich schon.

Neben den betriebsinternen Spesenregelungen gibt es auch gesetzliche Richtlinien, die Ihnen dabei helfen, Ihren Verpflegungsmehraufwand bei Geschäftsreisen geltend zu machen.

Es gibt grundsätzlich keinen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung von Spesen durch das Unternehmen. Ob die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber die Reisekosten zahlt, hängt von den individuellen Vereinbarungen ab, die Sie mit Ihrem Betrieb getroffen haben. In einigen Fällen gibt es Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen, die bereits konkrete Regelungen zur Erstattung von Spesen enthalten.

Wenn das Unternehmen allerdings keine Spesen erstattet, können Sie diese als Werbungskosten in der eigenen Einkommensteuererklärung geltend machen.

Die Höhe der Spesen wird davon beeinflusst, ob eine individuelle Kostenübernahme mit dem Betrieb vereinbart wurde oder ob die gesetzlichen Richtlinien greifen. Es gibt nämlich gesetzliche Pauschalen, die dann zum Tragen kommen, wenn Mitarbeitende ihrem Heimatort mehr als 8 Stunden fernbleiben.

Ob diese Kosten dann vom Unternehmen erstattet werden, oder ob Sie diese selbst steuerlich geltend machen, ist davon unabhängig.

Es gibt also grundsätzlich zwei Arten von Spesenregelungen:

• die betriebliche Spesenregelung
• die gesetzliche Spesenregelung

Für dienstlich Reisende, die mehr als 8 Stunden abwesend sind, besteht ein Anspruch auf Spesen, welche nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei sind und netto ausgezahlt werden.

Es gibt eine kleine Spesenpauschale in Höhe von 15 € für eine Dienstreise, die zwischen 8 und 24 Stunden andauert und die gleichzeitig auch für die An- und Abreisetage bei längeren Geschäftsreisen gilt. Eine große Spesenpauschale in Höhe von 30 € pro Tag gilt für jede volle 24-stündige Abwesenheit aufgrund der beruflichen Tätigkeit.

Die Höhe dieser Spesen richtet sich nach den allgemeingültigen Spesenpauschalen, die jedes Jahr vom Finanzministerium festgelegt werden. Reisekosten, die die Übernachtung betreffen, werden im Inland zurzeit mit 20 € pauschal vergütet.

Wenn Angestellte aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit für mehr als drei Monate an einem Ort bleiben, verfällt ihr Anspruch auf Reisespesen (siehe auch Dreimonatsfrist). Um diese Frist zu unterbrechen, darf der Mitarbeitende diesen Ort für vier Wochen nicht mehr bereisen.

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Die betriebliche Spesenregelung ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in, die in Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen festgehalten wird.

Die Regelung legt fest, welche Spesen Mitarbeitende vom Unternehmen zurückerstattet bekommen, wenn sie während der Arbeit Reisekosten haben. Die Höhe und Bedingungen können daher je nach Unternehmen und Branche unterschiedlich sein. Die Höhe der Spesen ist, wie oben beschrieben, gesetzlich begrenzt, damit sie steuerfrei bleiben.

Das Bundesministerium der Finanzen passt die Spesensätze jährlich für Deutschland und das Ausland an und veröffentlicht sie zum Jahresende.

Bereits genehmigte Reisekosten sollten ohne Vorbehalt erstattet werden, selbst wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer kurz danach entlassen werden sollte. Der Arbeitgeber sollte die ausgelegten Kosten innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurückerstatten, um die finanzielle Situation der Arbeitnehmenden nicht dauerhaft zu belasten.

Wenn Mitarbeitende auf Dienstreisen gehen, muss der Arbeitgeber gemäß § 670 BGB die anfallenden Fahrtkosten erstatten, unabhängig davon, ob sie mit dem Zug, Flugzeug oder dem eigenen Auto reisen.

Wenn Mitarbeiter:innen ihr eigenes Auto nutzen, kann der Betrieb die Kosten auf drei Arten berechnen:

• anhand von Belegen
• anhand der gesetzlich festgelegten Kilometerpauschale
• anhand der tatsächlichen Kilometerkosten

Es ist rechtlich nicht zulässig, dass das Unternehmen ihren Arbeitnehmer:innen wohlwollend entgegenkommt, indem es diese Kosten in höherer Form erstattet. Arbeitgeber:innen können die zu erstattenden Kosten durch diese Richtlinien gleichzeitig aber auch nicht verringern.

Reisekostenabrechnungen müssen gemäß Gesetz korrekt archiviert werden, einschließlich der Belege für Übernachtungs- und Reisekosten, die im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt vorgelegt werden müssen. Das Belegmanagement erfordert daher besondere Sorgfalt – sowohl für die Buchhaltung, als auch zum Schutz der persönlichen Daten der Mitarbeitenden. Die Digitale Belegarchivierung ist gemäß der Neufassung der GoBD nun gesetzlich zugelassen und erleichtert die Verwaltung von Reisekostenrückerstattungen, solange bestimmte Regeln befolgt werden, z. B. die Verfahrensdokumentation von der Belegannahme bis hin zur Archivierung.

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Geschäftliche Reisekosten gehören in den meisten Fällen zu den Betriebskosten eines Unternehmens und können vom steuerpflichtigen Gewinn abgezogen werden.

Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt die Steuerzahlungen eines Unternehmens überprüfen und benötigt hierfür die entsprechenden Unterlagen – einschließlich aller Belege für die Geschäftsreisekosten. Diese können digital oder in Papierform archiviert werden, sollten aber unbedingt geprüft und vollständig sein.

Unternehmen haben eine Informations- und Fürsorgepflicht bei jeder Geschäftsreise, die Sie antreten – insbesondere im Ausland. Im Falle von gesundheitlichen, klimatischen oder sicherheitsrelevanten Problemen müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter:innen ausreichend informieren und für ihre Sicherheit sorgen. Dabei fallen auch Kosten an, die vom Unternehmen zu tragen sind.

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Da ein Unternehmen nicht dazu verpflichtet ist, die Spesen einer Dienstreise zu erstatten, gibt es in vielen Betrieben unterschiedliche Regelungen hierzu.

Daher gibt es die gesetzlichen Richtlinien für Erstattungen (durch das Unternehmen oder das Finanzamt) oder individuelle betriebliche Spesenregelungen, die darüber hinausgehen.

Grundsätzlich sind Spesen keine steuerpflichtigen Einnahmen für Arbeitnehmer:innen, solange sie ausschließlich für beruflich veranlasste Aufwendungen erstattet werden. Die Erstattung von Spesen – im Rahmen der gesetzlichen Höchstgrenzen – durch den Arbeitgeber (oder das Finanzamt) ist daher steuerfrei und muss nicht in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.