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Dein Café eröffnen: Einfache Tipps zur Gründung

Yasmin
Yasmin April 2021 11 Min

Inhaltsverzeichnis

Frisch gebrühter Kaffee, selbst gebackener Kuchen, kühle Getränke und ein paar leckere Snacks in gemütlichem Ambiente. Was gibt es Schöneres, als eine kurze Pause in Deinem Lieblingscafé zu genießen? Wie wäre es, das Ganze mal aus einer anderen Perspektive zu betrachten und Dein eigenes Café zu eröffnen? Laut einer Erhebung von Statista gab es in 2019 fast 12.000 Cafés in Deutschland.

Um Dich bei diesem Angebot hier zu behaupten, brauchst Du einen gut geeigneten Standort und ein außergewöhnliches Bewirtungskonzept, um Kunden zu gewinnen. Neben einem richtig guten Konzept musst Du aber auch eine Menge weiterer formelle Voraussetzungen erfüllen, Bescheinigungen vorweisen und natürlich die Finanzierung sicherstellen. Wie gehst Du also vor? Wie viel Geld braucht man um ein Café zu eröffnen? Welche Schritte musst Du gehen und was musst Du beachten, um Dein eigenes Café zu eröffnen?

Kaffee und Kuchen liegen voll im Trend

Ob Filterkaffee, Cappuccino oder andere Kaffeespezialitäten wie der Latte macchiato oder Flat White: Kaffe ist in Deutschland das beliebteste Heißgetränk. Der Pro-Kopf-Verbrauch liegt hier bei rund 164 Litern pro Jahr. Das macht Dein Vorhaben, ein eigenes Café zu eröffnen, aber nicht automatisch zum Selbstläufer. Entscheidend für Deinen Geschäftserfolg ist ein gut durchdachtes Konzept. Idealerweise ist Deine Geschäftsidee einzigartig und Du kannst damit eine ganz eigene Nische besetzen. 

Welche Voraussetzungen musst Du erfüllen, um ein Café zu eröffnen?

Du benötigst keine besonderen Qualifikationen, um Dein eigenes Café eröffnen zu können. An persönlichen Eigenschaften solltest Du natürlich kommunikativ sein und Freude am Umgang mit Menschen haben. Darüber hinaus liegt Dir die Serviceorientierung im Blut. Fachlich schadet es natürlich nicht, wenn Du eine Ausbildung als Bäcker, Konditor oder als Barista mitbringst. Unabhängig davon, in welchem Bereich Du Dich selbstständig machst, solltest Du natürlich auch über kaufmännische und betriebswirtschaftliche Kenntnisse verfügen. Schließlich musst Du Dich um den Wareneinkauf, die Preiskalkulation, Deine Buchhaltung und um Deine Steuererklärung kümmern. Alternativ kannst Du natürlich auch einen Buchhalter oder Steuerberater mit diesen Aufgaben betrauen. Gerade in der Gründungsphase kannst Du Dir diese Kosten aber sparen, wenn Du selbst über die notwendigen Kenntnisse verfügst. 

Alles kannst Du natürlich nicht selber machen: In der Küche und im Service wirst Du sicher Mitarbeiter benötigen, um Deine Öffnungszeiten voll abzudecken. Entsprechend solltest Du Dich rechtzeitig um qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kümmern und Kenntnisse in der Mitarbeiterplanung und -führung mitbringen oder sie Dir aneignen.

Gesetze und Vorschriften: Welche Genehmigungen brauchst Du?

Wer Getränke oder zubereitete Speisen zum Verzehr an Ort und Stelle verabreicht, gilt gemäß § 1 des Gaststättengesetz (GastG) als Gaststättengewerbe, einem erlaubnispflichtigen Gewerbe, für das Du eine Konzession benötigst. Die Art der benötigten Konzession hängt von der Art der Gastronomie sowie dem Angebot ab und wird beim Ordnungsamt beantragt. Für den Antrag benötigst Du folgende Unterlagen: 

  • ein polizeiliches Führungszeugnis
  • eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt
  • einen Gewerbeschein
  • eine Bescheinigung einer Hygienebelehrung durch einen Amtsarzt oder das Gesundheitsamt (nicht älter als drei Monate)
  • eine Kopie des Miet- oder Pachtvertrages inklusive einer umfassenden Beschreibung der Räumlichkeiten  

Für den Betrieb einer Außengastronomie gelten besondere Regelungen und Du benötigst eine erweiterte Gaststättenerlaubnis sowie eine Sondernutzungserlaubnis. Möchtest Du ein Café eröffnen, in dem auch Musik läuft, musst Du Dich zudem bei der GEMA, der Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte, anmelden.

Café eröffnen Kosten und Tipps

Café eröffnen: Vorschriften, Auflagen und gesetzlichen Regelungen

Unternehmen in der Gastronomie unterliegen strengen Hygienevorschriften. Die wesentlichen Vorschriften und Regelungen, die Du im Gaststättengewerbe einhalten musst, findest Du in der deutschen Lebensmittelhygieneverordnung (LMHV) sowie in der Lebensmittelhygiene-Verordnung der EU. Darüber hinaus bist Du als Gastronom verpflichtet, ein eigenes Kontrollkonzept – das sogenannte HACCP-Konzept – zu erstellen, um den Schutz von Lebensmitteln gewährleisten zu können. Darüber hinaus musst Du das Infektionsschutzgesetz (IfSG) und das Lebensmittel-, Bedarfsgegenstände- und Futtermittelgesetzbuch (LFGB) berücksichtigen und bist dazu verpflichtet, Zusatzstoffe und Allergene in Deiner Speisekarte zu kennzeichnen und Deine Gäste darüber zu informieren. Hinzu kommen das Jugendschutzgesetz (JSchG), das den Ausschank alkoholischer Getränke an Jugendliche und ihren Aufenthalt in gastronomischen Betrieben im Allgemeinen regelt, das Arbeitsschutzgesetz (ArbSG), Regelungen zu den Öffnungszeiten sowie die Preisangabenverordnung (PAngV)

Businessplan als Planungsgrundlage

Ob Du Kuchen wie bei Oma anbietest, Deine Torten, Kuchen und Snacks ausschließlich aus regionalen und saisonalen Produkten herstellst oder auch Eisspezialitäten anbietest: Halte Deine Geschäftsidee schriftlich in Deinem Businessplan fest, überprüfe dabei kritisch ihre Umsetzbarkeit und die Wirtschaftlichkeit und nutze den Plan in den ersten Jahren Deiner Geschäftstätigkeit als Orientierungshilfe. Brauchst Du Fremdkapital zur Finanzierung Deines Vorhabens, liefert er Dir zugleich die perfekte Basis, um die Fragen von Banken, Investoren oder bei der Bewerbung um Fördermittel zu beantworten. Dein Businessplan enthält Angaben über 

  • Geschäftsmodell: Idee, Konzept, Zielgruppe und Angebot
  • Strategie und Unternehmensziele 
  • Markt- und Wettbewerbsanalyse
  • Standortanalyse
  • Rechtsform
  • Kosten
  • Finanzierungsplan
  • Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen

An welchem Standort möchtest Du Dein Café eröffnen?

Nach Deinem Geschäftsmodell und der Markt- und Wettbewerbsanalyse ist die Standortanalyse einer der wichtigsten Aspekte für Deine Gründung. Ideal ist natürlich eine zentrale Lage. Neben Stammkundschaft kannst Du hier immer auch auf Einnahmen durch Laufkundschaft rechnen. Dabei behältst Du natürlich immer das Umfeld und den Wettbewerb im Blick. Planst Du auch eine Außengastronomie einzurichten, ist ein Standort an einer viel befahrenen Straße vielleicht weniger attraktiv. Ein gemütlicher Innenhof, den Du nutzen kannst, wäre hier geeigneter. Entschließt Du Dich, Dein Café ein wenig außerhalb der Stadt im grünen zu eröffnen, stell sicher, dass auch genügend Kunden den Weg zu Dir finden. Plane hierbei gegebenenfalls auch kostenfreie Parkplätze für Deine Gäste ein.

Toilettenpflicht bei Alkoholausschank

Schenkst Du alkoholische Getränke in Deinem Café aus, bist Du verpflichtet, Toiletten getrennt nach Geschlechtern bereitzustellen. Die Regelungen zur Toilettenpflicht in Lokalen ohne Alkoholausschank ist Ländersache. Informiere Dich entsprechend vorher bei den zuständigen Stellen.

Achte zudem darauf, dass sich Dein Einrichtungskonzept in den gemieteten oder gepachteten Räumen auch umsetzen lässt.

Welche Rechtsform eignet sich, um ein Café zu eröffnen?

Die Gründung in der Gastronomie erfolg häufig in Form eines Einzelunternehmens, eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), einer GmbH oder der UG (haftungsbeschränkt). Grundsätzlich bist Du aber in der Wahl der Rechtsform frei. Entscheidend für Deine Wahl, ist Deine persönliche Gründungssituation.

Einzelunternehmen haben den Vorteil, dass Du allein alle Entscheidungen triffst. Dafür trägst aber auch das alleinige Risiko und haftest persönlich mit Deinem Privatvermögen. Bei der GbR bist Du nicht allein, haftest aber auch mit Deinem Privatvermögen. Dafür profitierst Du als Einzelunternehmer und Gesellschafter einer GbR von der einfachen Buchführung. Die GmbH und die UG (haftungsbeschränkt) sind gute Alternativen, um Deine Haftung im Schadensfall auf das Geschäftsvermögen zu beschränken. Allerdings kostet Dich diese Sicherheit bei der GmbH 25.000 Euro, die Du als Stammkapital auf Deinem Geschäftskonto hinterlegen musst.

Bei der UG benötigst Du nur einen Euro, profitierst aber trotzdem von der Haftungsbeschränkung. Bedenke bei Deiner Entscheidung, dass die GmbH und die UG den Vorschriften des Handelsgesetzbuches unterliegen. Damit bist Du zur doppelten Buchführung sowie zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet. Zudem musst Du Dein Unternehmen dann im Handelsregister anmelden.

Marketing- und Kommunikationskonzept: Café eröffnen

Deine Marketing-Strategie fängt bereits bei der Namensgebung an. Ein origineller Name und ein Logo, die im Gedächtnis bleiben und auf allen Marketingmaterialien und in Deinem Laden auftauchen. Überlege Dir rechtzeitig – also bereits vor der Eröffnung – mit welchen Marketing-Maßnahmen und über welche Kanäle Du Deine Zielgruppe erreichen möchtest. Dein einzigartiges Angebot präsentierst Du auf Deiner eigenen Website und nutzt neben klassischen Medien wie Print-Anzeigen auch Onlinemarketing, Suchmaschinenoptimierung (SEO) und Social Media, um Dein Café bekannt zu machen. 

Gehe darüber hinaus auch auf die Presse zu: Bei lokalen Zeitungen oder in Fachmagazinen ist Deine Neugründung gut aufgehob

Café eröffnen Kosten: Das erwartet Dich

Die Kosten, um ein Café zu eröffnen, setzen sich aus drei Kostenarten zusammen:

  • Gründungs- und Investitionskosten
  • laufenden Kosten
  • Rücklagen

Zu den Gründungskosten gehören Planungs- und Beratungskosten, Anmeldegebühren, Gebühren  für Genehmigungen und Bescheinigungen sowie Kosten für den Makler und die Kaution. Investitionskosten sind Kosten, die einmalig für Umbau, Einrichtung, die technische Ausstattung, Geschirr und den ersten Warenbestand anfallen, um ein Café zu eröffnen. Die laufenden Kosten setzen sich aus wiederkehrenden Kosten wie

  • Miete oder Pacht
  • Nebenkosten
  • Lebensmittel und Getränke
  • Steuern- und Versicherungen
  • Personalkosten (inklusive dem Unternehmerlohn)
  • Marketing-Kosten

Da es in der Regel Zeit braucht, bist Du erste Gewinne verzeichnest, Du zunächst aber sicherstellen musst, Deine laufenden Kosten decken zu können, plane beim Startkapital, um Dein Café zu eröffnen, auch Rücklagen mit ein.

Finanzierung

Kannst Du nicht ausreichend Eigenkapital aufbringen, benötigst Du Fremdkapital, um Dein Café zu eröffnen. Um Dir das notwendige Kapital zu beschaffen, hast Du mehrere Möglichkeiten. Du kannst einen klassischen Kredit bei Deiner Bank beantragen. Oder Du suchst Dir Investoren, die Dich bei der Finanzierung unterstützen. Alternativ hast Du die Möglichkeit, über Förderprogramme für Existenzgründer wie den ERP-Gründerkredit, ein StartGeld als Darlehen bei der KfW Bankengruppe zu beantragen.

Darüber gibt es in den einzelnen Bundesländern eigene Förderprogramme für Existenzgründer. Du kannst Dich unter www.foerderdatenbank.de darüber informieren, welche weiteren Fördermöglichkeiten Dir zur Verfügung stehen.

Mit welchen Versicherungen sicherst Du Dich und Dein Café ab?

Hast Du Dich für die Gründung eines Einzelunternehmens entschieden, haftest Du im Schadensfall mit Deinem privaten Vermögen – unabhängig davon, ob Du selbst oder einer Deiner Angestellten den Schaden verursacht hat. Das kann gerade bei Gründern schnell zum finanziellen Aus führen. Mit einer Betriebshaftpflicht­versicherung, die Sach- und Personenschäden Dritter abdeckt, kannst Du Dich gegen betriebliche Risiken absichern. Ergänzend sicherst Du Deine technische und kaufmännische Betriebseinrichtung wie Kaffeemaschinen, Backofen, Kühlschränke etc., Deine Büroausstattung sowie Deine Waren und Vorräte mit einer Inhaltsversicherung gegen Schäden ab.

Zudem musst Du Deinen Betrieb bei der Berufsgenossenschaft anmelden, um Dich und Deine Angestellten im Fall von Betriebsunfällen abzusichern. Für ein Café ist die Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) zuständig.

Welche Steuerarten sind relevant für Dich?

Dein erster Schritt auf Deinem Weg, Dein eigenes Café zu eröffnen, führt Dich zum Gewerbeamt. Das Gewerbeamt gibt in der Regel die Informationen über Deine Gründung an das Finanzamt weiter. Du erhältst den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Du ausgefüllt und unterschrieben an das Finanzamt zurücksendest, um Deine Steuernummer zu erhalten.

Deine Einnahmen unterliegen abhängig davon, ob Du eine Personen- oder eine Kapitalgesellschaft gründest, der Einkommensteuer bzw. der Körperschaftsteuer. Zudem bist Du umsatzsteuerpflichtig. In der Gastronomie gelten unterschiedliche Steuersätze, die Du bei der Preiskalkulation berücksichtigen musst.

Einkommen-, Körperschaft- und Umsatzsteuer zahlst Du direkt an das Finanzamt. Die Gewerbesteuer hingegen ist eine Gemeindesteuer, die direkt von der Stadt oder Gemeinde, in der Dein Café eröffnen möchtest, erhoben und auch an diese abgeführt wird.

An alles gedacht? 

Bevor Du Dein eigenes Café eröffnen kannst, erwartet Dich eine lange To-Do-Liste. Dich erwarten kreative Aufgaben wie die Planung und Konzeption Deines Cafés, die Einrichtung und die Ausarbeitung Deines Angebots, die Namensfindung und die Entwicklung Deiner Marketing-Strategie. Dich erwarten aber auch die Erstellung eines soliden Finanzierungsplans, jede Menge Behördengänge und Auflagen, um ein Café zu eröffnen, Du benötigst ein Geschäftskonto und einen ausreichenden Versicherungsschutz und musst Personal einstellen. 

Am besten erstellst Du eine Checkliste, um keinen Punkt zu vergessen und Deinen Traum, ein eigenes Café zu eröffnen, erfolgreich umzusetzen.


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