Virtuelle Büro: Günstige Alternative zum eigenen Büro?

Homeoffice, Coworking Spaces oder WLAN an öffentlichen Plätzen und in Cafés sind beliebte Alternativen zum klassischen Arbeitsplatz im eigenen Büro und einem eigenen Unternehmenssitz. Gerade in der Gründungsphase nutzen Start-ups, junge Unternehmen und Solo-Selbstständige immer häufiger alternative Modelle, um hohe Kosten für die eigene Infrastruktur, langfristige Mietverträge und ortsgebundenes Arbeiten zu vermeiden.

Obwohl sich die Arbeitswelt stark gewandelt hat, kommt es in einigen Situationen dennoch darauf an, Präsenz vor Ort zu zeigen, analog erreichbar zu sein und eine repräsentative Geschäftsadresse vorweisen zu können. Hier bietet Ihnen das virtuelle Büro oder auch Virtuell Office die perfekte Möglichkeit, jederzeit erreichbar zu sein, einen professionellen Eindruck bei Kund:innen und Geschäftspartner:innen zu hinterlassen und gleichzeitig flexibel zu bleiben und Kosten zu sparen!

Wer beim virtuellen Büro an zwielichtige Briefkastenfirmen denkt, liegt falsch. Das virtuelle Büro ist eine moderne und flexible Bürolösung, mit der Sie einen seriösen Eindruck in der Geschäftswelt erwecken. Sie mieten eine physische Geschäftsadresse, unter der Sie für Ihre Kund:innen und Geschäftspartner:innen erreichbar sind, ohne tatsächlich dauerhaft dort zu arbeiten. Wie das gehen soll?

Ganz einfach. Neben einer seriösen Geschäftsadresse an einem repräsentativen Unternehmensstandort, erhalten Sie bei den Anbietern von virtuellen Büros weitere zahlreiche Services und Bürodienstleistungen, die von professionellen Mitarbeitenden vor Ort ausgeführt werden. So sind Sie jederzeit für Ihre Kund:innen erreichbar, ohne selbst vor Ort anwesend sein zu müssen.

Ihre Geschäftsadresse nutzen Sie auch als Postadresse. Wer viel unterwegs ist, braucht sich in Kombination mit der Postbearbeitung keine Sorgen zu machen, wichtige Informationen oder Fristen zu versäumen. Je nachdem, in welchem Umfang Sie diesen Service in Anspruch nehmen, können Sie sich beispielsweise Ihre Post an die Büroadresse schicken und an eine Wunschadresse weiterleiten lassen. Zusätzlich können Sie sich Ihre physische Post auch digitalisieren und per E-Mail weiterleiten lassen. Wer im Homeoffice arbeitet, schützt mit dem Postservice gleichzeitig seine Privatsphäre.

Damit Anrufe nicht ins Leere laufen, während Sie in Kundengesprächen sind, in Ruhe ein Projekt abschließen oder einfach mal Ihre kostbare Freizeit genießen möchten, steht Ihnen optional ein Telefonservice zur Verfügung. Freundliche Sekretär:innen nehmen über eine lokale Rufnummer im Namen Ihrer Firma Ihre Anrufe entgegen und Sie erhalten im Anschluss an geführte Gespräche eine aussagekräftige Gesprächsnotiz. So geben Sie Kund:innen und Geschäftspartner:innen das Gefühl, dass Ihnen ihr Anliegen wichtig ist und schnell und professionell bearbeitet wird, während Sie sich ohne Ablenkung auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.

Die Digitalisierung macht es möglich, die meisten Aufgaben online zu erledigen. Telefonisch, per E-Mail oder in einer Videokonferenz lassen sich bereits viele Themen lösen. Zahlreiche Kollaborationstools sorgen zusätzlich für die reibungslose und ortsunabhängige Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren Kund:innen. Natürlich ist es insbesondere am Anfang einer Kundenbeziehung von großer Bedeutung, sich persönlich kennenzulernen. Wenn Ihnen für eine professionelle Präsentation beispielsweise der Raum sowie das nötige Equipment fehlt, können Sie bei vielen Anbietern von virtuellen Büros bei Bedarf auch einen physischen Arbeitsplatz sowie Besprechungsräume buchen. Ihre Kund:innen werden professionell in Ihrem Namen von den Mitarbeitenden am Empfang begrüßt und in den Besprechungsraum begleitet. 

Unabhängig davon, ob Sie als Freiberufler:in oder Selbstständige:r arbeiten, Sie gerade ein Start-up gegründet haben oder ein Unternehmen leiten, dass sich bereits erfolgreich am Markt etabliert hat. Es sind zahlreiche Szenarien denkbar, bei denen Sie von den Vorzügen eines virtuellen Büros profitieren können.

1. Solo-Selbstständige und Freiberufler:innen arbeiten häufig von zuhause aus. Alles, was sie für ihre Arbeit benötigen, ist ein Schreibtisch, ein Laptop und ein Smartphone. Mit ihren Kund:innen halten sie in der Regel telefonisch, per E-Mail oder über Videokonferenzen Kontakt. Aber nicht jedes Homeoffice befindet sich in einer repräsentativen Gegend. Sich seine Geschäftspost nach Hause an die private Adresse schicken zu lassen, wirkt selten seriös. Darüber hinaus müssen Kund:innen auch nicht unbedingt wissen, wo Sie wohnen. Schließlich wollen Sie Privates, soweit es geht, von Geschäftlichem trennen. Dazu kommt, dass Sie häufig telefonisch nicht erreichbar sind. Entweder sind Sie im Kundengespräch, benötigen Ihre Ruhe, um einen Auftrag zu bearbeiten, oder sind bereits im Feierabend oder Wochenende. Kund:innen sind die Gründe, warum sie sich telefonisch mit Ihrer Mailbox zufriedengeben müssen, erst mal egal. Für sie sind Sie einfach nicht erreichbar. Bitten die Kund:innen um ein persönliches Gespräch, werden Sie sie kaum zu sich nach Hause einladen. Und ein Café oder Restaurant bieten auch nicht immer unbedingt den passenden Rahmen für Kundengespräche. 

Das virtuelle Büro bietet Ihnen hier eine Alternative, einen professionellen Eindruck bei zu hinterlassen: Eine Geschäftsadresse in einem angesagten Viertel, eine lokale Rufnummer sowie ein professioneller Telefonservice und die Möglichkeit, bei Bedarf flexibel einen Besprechungsraum inklusive dem nötigen technischen Equipment dazu buchen zu können, verleihen Ihrem Business ein seriöses Image, wecken Vertrauen und entlasten Sie gleichzeitig von organisatorischen Aufgaben, die Sie von Ihrer eigentlichen Arbeit abhalten. 

2. Es liegt in der Natur der Sache, dass Freelancer häufig vor Ort bei Kund:innen arbeiten. Sie sind in der Regel über einen längeren, vertraglich vereinbarten Zeitraum ausschließlich für eine Kundin oder einen Kunden zur Zeit tätig. Es besteht also eigentlich keine Notwendigkeit, Kosten in ein eigenes Büro zu investieren. Aber auch für Freelancer ist es von großer Wichtigkeit, für Kund:innen sichtbar zu sein. Im Hinblick auf nachfolgende Projekte und Kundenakquise sind auch sie darauf angewiesen, telefonisch erreichbar zu sein und zeitnah Zugriff auf ihre Post zu haben. Wie gesagt, es wirkt wenig professionell, sich Geschäftspost an eine private Adresse schicken zu lassen. Hinzu kommt, dass sich der Unternehmenssitz Ihrer Kund:innen nicht unbedingt in Ihrer Heimatstadt befinden muss. Gegebenenfalls sind Sie längere Zeit gar nicht zuhause und können Ihre Post erst am Wochenende lesen. Schließlich können Sie wohl kaum die Anschrift Ihrer aktuellen Kundin oder Ihres aktuellen Kunden als Geschäftsadresse nutzen. Hier kommt Ihnen die Geschäftsadresse eines virtuellen Büros in Kombination mit der Postbearbeitung zu Gute. Hier gibt es zwei Alternativen für Sie: Entweder lassen Sie Sich Ihre Post gesammelt weiterleiten oder Sie nutzen den Service, sie einscannen zu lassen, und erhalten sie dann tagesaktuell per E-Mail.  

3. Die passenden Räumlichkeiten in zentrale Lage in einer angesagten Gegend sind für Start-ups meist nicht zu bezahlen. Mieten für feste Büroflächen stellen Ausgaben dar, die von den Einnahmen in der Startphase häufig gar nicht abgedeckt werden können und so zu erheblichen wirtschaftlichen Risiken führen. Zusätzlich fehlt Ihnen als Gründer:in dieses Geld auch für Investitionen, um Ihr Geschäft weiter auszubauen. Nichtsdestotrotz benötigen Sie Arbeitsplätze für sich und Ihre Mitarbeitenden. Coworking Spaces wären eine Lösung. Allerdings müssen Sie hier abhängig von Anbieter und der Lage des Office ebenfalls mit hohen Kosten rechnen. Wie wäre es denn alternativ mit Büroflächen in einem weniger hippen Viertel, in dem die Mieten aber erschwinglich sind und Sie Platz für sich und Ihr Team finden, ohne auf eine repräsentative Geschäftsadresse verzichten zu müssen? In diesem Szenario profitieren Sie von dem Renommee eines attraktiven Standorts und können bei Bedarf Meeting-Räume für Kundentermine sowie weitere Services und Bürodienstleistungen dazu buchen. Ein weiterer Vorteil: Wer die angebotenen Services nutzt, spart Kosten für eigenes Personal. Die Aufgaben einer Sekretärin oder eines Sekretärs, eines Empfangsmitarbeitenden oder eines Teams für Ihren Kundenservice können Sie an den Anbieter Ihres virtuellen Büros outsourcen. Sie zahlen zwar die Leistungen, sparen aber die Lohnnebenkosten, die Ihnen bei eigenen Mitarbeitenden entstehen würden. 

4. Selbst Unternehmen, die sich bereits erfolgreich am Markt etabliert haben, profitieren von den Möglichkeiten eines virtuellen Büros. Bei geplanten Expansionen im In- und im Ausland sind sie zunächst mit ihrer Geschäftsadresse für potenzielle Kund:innen präsent, ohne vor Ort ein Büro betreiben zu müssen. Virtuelle Büros gibt es mittlerweile in allen großen Städten in Deutschland wie Berlin, Hamburg, Dresden, Frankfurt, Köln, Leipzig, Stuttgart oder München. Häufig bieten große Anbieter von Coworking Spaces wie Regus, Wework oder Mindspace, die über Standorte in ganz Deutschland verfügen, auch virtuelle Büros an. 

Wer skeptisch ist und sich sorgt, dass sein Ruf durch die Verwechslung mit zwielichtigen Briefkastenfirmen leidet, dürfte ein Blick auf die jüngsten Entwicklungen in der Arbeitswelt beruhigen. Das Image vom Homeoffice hat sich innerhalb kürzester Zeit gewandelt: Virtuelles Arbeiten gewinnt an Akzeptanz und setzt sich auch bei größeren Unternehmen immer stärker durch. Ein virtuelles Büro ist da eigentlich nur der nächste logische und konsequente Schritt auf dem Weg in die virtuelle Arbeitswelt.

Entsprechendes gilt auch für das Thema Outsourcing: Wer argumentiert, dass Mitarbeitende am Empfang oder für Sekretariatsaufgaben, die nicht direkt bei einem Unternehmen arbeiten, sich weniger mit den Werten eines Unternehmens identifizieren, hat es eigentlich selbst in der Hand. So wie Sie sich mit Ihren eigenen Mitarbeitenden auseinandersetzen würden, können Sie überlassene Mitarbeitende genauso mit entsprechenden Schulungen und Briefings unterweisen, damit sie Ihre Anforderungen wunschgemäß umsetzen.

Pauschale Aussagen über die Kosten, die bei der Nutzung eines virtuellen Büros anfallen, gibt es nicht. Die Kosten hängen davon ab, welche individuellen Leistungen Sie bei welchem Anbieter in Anspruch nehmen. Wer nur die Geschäftsadresse in seinem Briefkopf verwendet, ist bereits mit einem zweistelligen Eurobetrag pro Monat dabei. Die Preise für das komplette Paket inklusive der Nutzung von Räumlichkeiten vor Ort und zusätzlichen Services und Bürodiensten liegen meist im dreistelligen Bereich.

Das virtuelle Büro bietet Selbstständigen, Freiberufler:innen, Freelancern, Start-ups aber auch bereits etablierten Unternehmen in den unterschiedlichsten Anwendungsfällen eine kostengünstige Alternative zum eigenen Büro. Angefangen von der Nutzung einer repräsentativen Geschäftsadresse können Sie bei Bedarf flexibel weitere Services und Sekretariatsleistungen bis hin zur Nutzung von Meeting-Räumen oder einem Arbeitsplatz vor Ort dazu buchen. Sie bleiben ortsunabhängig, sparen Kosten, schaffen eine räumliche Trennung von Privatem und Geschäftlichen und erwecken gleichzeitig einen professionellen Eindruck bei Ihren Kund:innen und Geschäftspartner:innen.