Das virtuelle Büro: Deine kostengünstige und repräsentative Alternative zum eigenen Büro

Yasmin Juni 2020 10 Min

Homeoffice, Coworking Spaces oder WLAN an öffentlichen Plätzen und in Cafés sind beliebte Alternativen zum klassischen Arbeitsplatz im eigenen Büro und einem eigenen Unternehmenssitz. Gerade in der Gründungsphase nutzen Start-ups, junge Unternehmen und Solo-Selbstständige immer häufiger alternative Modelle, um hohe Kosten für die eigene Infrastruktur, langfristige Mietverträge und ortsgebundenes Arbeiten zu vermeiden. Obwohl sich die Arbeitswelt stark gewandelt hat, kommt es in einigen Situationen dennoch darauf an, Präsenz vor Ort zu zeigen, analog erreichbar zu sein und eine repräsentative Geschäftsadresse vorweisen zu können. Hier bietet Dir das virtuelle Büro oder auch virtuell office die perfekte Möglichkeit, jederzeit erreichbar zu sein, einen professionellen Eindruck bei Kunden und Geschäftspartner zu hinterlassen und gleichzeitig flexibel zu bleiben und Kosten zu sparen!

Was bietet das virtuelle Büro?

Wer beim virtuellen Büro an zwielichtige Briefkastenfirmen denkt, liegt falsch. Das virtuelle Büro ist eine moderne und flexible Bürolösung, mit der Du einen seriösen Eindruck in der Geschäftswelt erweckst. Du mietest eine physische Geschäftsadresse, unter der Du für Deine Kunden und Geschäftspartner erreichbar bist, ohne tatsächlich dauerhaft dort zu arbeiten. Wie das gehen soll? Ganz einfach. Neben einer seriösen Geschäftsadresse an einem repräsentativen Standort, erhältst Du bei den Anbietern von virtuellen Büros weitere zahlreiche Services und Bürodienstleistungen, die von professionellen Mitarbeitern vor Ort ausgeführt werden. So bist Du jederzeit für Deine Kunden erreichbar, ohne selbst vor Ort anwesend sein zu müssen.

Deine Geschäftsadresse nutzt Du auch als Postadresse. Wer viel unterwegs ist, braucht sich in Kombination mit der Postbearbeitung keine Sorgen zu machen, wichtige Informationen oder Fristen zu versäumen. Je nachdem, in welchem Umfang Du diesen Service in Anspruch nimmst, kannst Du Dir beispielsweise Deine Post an die Büroadresse schicken und an eine Wunschadresse weiterleiten lassen. Zusätzlich kannst Du Dir Deine physische Post auch digitalisieren und per E-Mail weiterleiten lassen. Wer im Homeoffice arbeitet, schützt mit dem Postservice gleichzeitig seine Privatsphäre.

Damit Anrufe nicht ins Leere laufen, während Du in Kundengesprächen bist, in Ruhe ein Projekt abschließen oder einfach mal Deine kostbare Freizeit genießen möchtest, steht Dir optional ein Telefonservice zur Verfügung. Eine freundliche Sekretärin nimmt über eine lokale Rufnummer im Namen Deiner Firma Deine Anrufe entgegen und Du erhältst im Anschluss an geführte Gespräche eine aussagekräftige Gesprächsnotiz. So gibst Du Kunden und Geschäftspartnern das Gefühl, dass Dir ihr Anliegen wichtig ist und schnell und professionell bearbeitet wird, während Du Dich ohne Ablenkung auf Deine eigentlichen Aufgaben konzentrieren kannst.

Die Digitalisierung macht es möglich, die meisten Aufgaben online zu erledigen. Telefonisch, per E-Mail oder in einer Videokonferenz lassen sich bereits viele Themen lösen. Zahlreiche Kollaborationstools sorgen zusätzlich für die reibungslose und ortsunabhängige Zusammenarbeit zwischen Dir und Deinen Kunden. Natürlich ist es insbesondere am Anfang einer Kundenbeziehung von großer Bedeutung, sich persönlich kennenzulernen. Wenn Dir für eine professionelle Präsentation beispielsweise der Raum sowie das nötige Equipment fehlt, kannst Du bei vielen Anbietern von virtuellen Büros bei Bedarf auch einen physischen Arbeitsplatz sowie Besprechungsräume buchen. Deine Kunden werden professionell in Deinem Namen von den Mitarbeitern am Empfang begrüßt und in den Besprechungsraum begleitet. 

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Für wen eignet sich ein virtuelles Büro?

Unabhängig davon, ob Du freiberuflich, als Solo-Selbstständiger oder als Freelancer arbeitest, Du gerade ein Start-up gegründet hast oder ein Unternehmen leitest, dass sich bereits erfolgreich am Markt etabliert hat. Es sind zahlreiche Szenarien denkbar, bei denen Du von den Vorzügen eines virtuellen Büros profitieren kannst.

1. Solo-Selbstständige und Freiberufler arbeiten häufig von zuhause aus. Alles, was sie für ihre Arbeit benötigen, ist ein Schreibtisch, ein Laptop und ein Smartphone. Mit Kunden halten sie in der Regel telefonisch, per E-Mail oder über Videokonferenzen Kontakt. Aber nicht jedes Homeoffice befindet sich in einer repräsentativen Gegend. Sich seine Geschäftspost nach Hause an die private Adresse schicken zu lassen, wirkt selten seriös. Darüber hinaus müssen Kunden auch nicht unbedingt wissen, wo Du wohnst. Schließlich willst Du Privates, soweit es geht, von Geschäftlichem trennen. Dazu kommt, dass Du häufig telefonisch nicht erreichbar bist. Entweder bist Du im Kundengespräch, benötigst Deine Ruhe, um einen Auftrag zu bearbeiten, oder bist bereits im Feierabend oder Wochenende. Dem Kunden sind die Gründe, warum er sich telefonisch mit Deiner Mailbox zufriedengeben muss, erst mal egal. Für ihn bist Du einfach nicht erreichbar. Bittet er um ein persönliches Gespräch, wirst Du ihn kaum zu Dir nach Hause einladen. Und ein Café oder Restaurant bieten auch nicht immer unbedingt den passenden Rahmen für Kundengespräche

Das virtuelle Büro bietet Dir hier eine Alternative, einen professionellen Eindruck bei Deinen Kunden zu hinterlassen: Eine Geschäftsadresse in einem angesagten Viertel, eine lokale Rufnummer sowie ein professioneller Telefonservice und die Möglichkeit, bei Bedarf flexibel einen Besprechungsraum inklusive dem nötigen technischen Equipment dazu buchen zu können, verleihen Deinem Business ein seriöses Image, wecken Vertrauen bei Deinen Kunden und entlasten Dich gleichzeitig von organisatorischen Aufgaben, die Dich von Deiner eigentlichen Arbeit abhalten. 

2. Es liegt in der Natur der Sache, dass Freelancer häufig vor Ort beim Kunden arbeiten. Sie sind in der Regel über einen längeren, vertraglich vereinbarten Zeitraum ausschließlich für einen Kunden zur Zeit tätig. Es besteht also eigentlich keine Notwendigkeit, Kosten in ein eigenes Büro zu investieren. Aber auch für Freelancer ist es von großer Wichtigkeit, für Kunden sichtbar zu sein. Im Hinblick auf nachfolgende Projekte und Kundenakquise sind auch sie darauf angewiesen, telefonisch erreichbar zu sein und zeitnah Zugriff auf ihre Post zu haben. Wie gesagt, es wirkt wenig professionell, sich Geschäftspost an eine private Adresse schicken zu lassen. Hinzu kommt, dass der Unternehmenssitz Deines Kunden nicht unbedingt in Deiner Heimatstadt befinden muss. Gegebenenfalls bist Du längere Zeit gar nicht zuhause und kannst Deine Post erst am Wochenende lesen. Schließlich kannst Du wohl kaum die Anschrift Deines aktuellen Kunden als Geschäftsadresse nutzen. Hier kommt Dir die Geschäftsadresse eines virtuellen Büros in Kombination mit der Postbearbeitung zu Gute. Hier gibt es zwei Alternativen für Dich: Entweder lässt Du Dir Deine Post gesammelt weiterleiten oder Du nutzt den Service, sie einscannen zu lassen und erhältst sie dann tagesaktuell per E-Mail.  

3. Die passenden Räumlichkeiten in zentrale Lage in einer angesagten Gegend sind für Start-ups meist nicht zu bezahlen. Mieten für feste Büroflächen stellen Ausgaben dar, die von den Einnahmen in der Startphase häufig gar nicht abgedeckt werden können und so zu erheblichen wirtschaftlichen Risiken führen. Zusätzlich fehlt Dir als Gründer dieses Geld auch für Investitionen, um Dein Geschäft weiter auszubauen. Nichtsdestotrotz benötigst Du Arbeitsplätze für Dich und Deine Mitarbeiter. Coworking Spaces wären eine Lösung. Allerdings musst Du hier abhängig von Anbieter und der Lage des Office ebenfalls mit hohen Kosten rechnen. Wie wäre es denn alternativ mit Büroflächen in einem weniger hippen Viertel, in dem die Mieten aber erschwinglich sind und Du Platz für Dich und Dein Team findest, ohne auf eine repräsentative Geschäftsadresse verzichten zu müssen? In diesem Szenario profitierst Du von dem Renommee eines attraktiven Standorts und kannst bei Bedarf Meeting-Räume für Kundentermine sowie weitere Services und Bürodienstleistungen dazu buchen. Ein weiterer Vorteil: Wer die angebotenen Services nutzt, spart Kosten für eigenes Personal. Die Aufgaben einer Sekretärin, eines Empfangsmitarbeiter oder eines Teams für Deinen Kundenservice kannst Du an den Anbieter Deines virtuellen Büros outsourcen. Du zahlst zwar die Leistungen, sparst aber die Lohnnebenkosten, die Dir bei eigenen Mitarbeitern entstehen würden. 

4. Selbst Unternehmen, die sich bereits erfolgreich am Markt etabliert haben, profitieren von den Möglichkeiten eines virtuellen Büros. Bei geplanten Expansionen im In- und im Ausland sind sie zunächst mit ihrer Geschäftsadresse für potenzielle Kunden präsent, ohne vor Ort ein Büro betreiben zu müssen. Virtuelle Büros gibt es mittlerweile in allen großen Städten in Deutschland wie Berlin, Hamburg, Dresden, Frankfurt, Köln, Leipzig, Stuttgart oder München. Häufig bieten große Anbieter von Coworking Spaces wie Regus, Wework oder Mindspace, die über Standorte in ganz Deutschland verfügen, auch virtuelle Büros an. 

Die Vorteile im Überblick

  • Image-Gewinn: Eine repräsentative Geschäftsadresse in zentraler Lage verleiht Deinem Unternehmen einen professionellen Auftritt, Seriosität und weckt Vertrauen bei Geschäftspartnern und Kunden.
  • Kostenersparnis: Keine Investitionen in Infrastruktur, keine festen Mietzahlungen und geringe Personalkosten minimieren Dein finanzielles Risiko. 
  • Präsenz vor Ort: Möglichkeit, Kunden in angemessenem Rahmen zu empfangen und an mehreren Standorten im In- und Ausland vertreten zu sein.
  • Zusätzliche Services: Dauerhafte Erreichbarkeit für Kunden durch Telefondienst, Postbearbeitung, Sekretariatsservice sowie Bürodienstleistungen, die je nach Anbieter flexibel, variabel und kurzfristig dazu buchbar sind; Du bist nicht durch lange Vertragslaufzeiten gebunden.
  • Schutz Deiner Privatsphäre: virtuelle Trennung von Beruflichem und Privatem.

Die Vorteile überwiegen die möglichen Nachteile

Wer skeptisch ist und sich sorgt, dass sein Ruf durch die Verwechslung mit zwielichtigen Briefkastenfirmen leidet, dürfte ein Blick auf die jüngsten Entwicklungen in der Arbeitswelt beruhigen. Das Image vom Homeoffice hat sich innerhalb kürzester Zeit gewandelt: Virtuelles Arbeiten gewinnt an Akzeptanz und setzt sich auch bei größeren Unternehmen immer stärker durch. Ein virtuelles Büro ist da eigentlich nur der nächste logische und konsequente Schritt auf dem Weg in die virtuelle Arbeitswelt. Entsprechendes gilt auch für das Thema Outsourcing: Wer argumentiert, dass Mitarbeiter am Empfang oder für Sekretariatsaufgaben, die nicht direkt bei einem Unternehmen arbeiten, sich weniger mit den Werten eines Unternehmens identifizieren, hat es eigentlich selbst in der Hand. So wie Du Dich mit Deinen eigenen Mitarbeitern auseinandersetzen würdest, kannst Du überlassene Mitarbeiter genauso mit entsprechenden Schulungen und Briefings unterweisen, damit sie Deine Anforderungen wunschgemäß umsetzen.

Korrekte Angabe Deiner Geschäftsadresse

Solange Du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung korrekte Angaben machst, musst Du Dir auch keine Sorgen um das Finanzamt machen. Wenn Du eine virtuelle Geschäftsadresse als Geschäftsanschrift angibst, aber tatsächlich im Homeoffice arbeitest, ist grundsätzlich das Finanzamt an Deinem Wohnort für das Unternehmen zuständig. Dieser Unterschied ist insbesondere dann von besonders großer Bedeutung, wenn sich Geschäftsadresse und Wohnadresse in unterschiedlichen Städten oder Ländern befinden.

Kosten für das virtuelle Büro

Pauschale Aussagen über die Kosten, die bei der Nutzung eines virtuellen Büros anfallen, gibt es nicht. Die Kosten hängen davon ab, welche individuellen Leistungen Du bei welchem Anbieter in Anspruch nimmst. Wer nur die Geschäftsadresse in seinem Briefkopf verwendet, ist bereits mit einem zweistelligen Eurobetrag pro Monat dabei. Die Preise für das komplette Paket inklusive der Nutzung von Räumlichkeiten vor Ort und zusätzlichen Services und Bürodiensten liegen meist im dreistelligen Bereich.

Kostengünstige und repräsentative Alternative zum eigenen Büro

Das virtuelle Büro bietet Selbstständigen, Freiberuflern, Freelancern, Start-ups aber auch bereits etablierten Unternehmen in den unterschiedlichsten Anwendungsfällen eine kostengünstige Alternative zum eigenen Büro. Angefangen von der Nutzung einer repräsentativen Geschäftsadresse kannst Du bei Bedarf flexibel weitere Services und Sekretariatsleistungen bis hin zur Nutzung von Meeting-Räumen oder einem Arbeitsplatz vor Ort dazu buchen. Du bleibst ortsunabhängig, sparst Kosten, schaffst eine räumliche Trennung von Privatem und Geschäftlichen und erweckst gleichzeitig einen professionellen Eindruck bei Deinen Kunden und Geschäftspartnern.

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