Pflichten als Arbeitgeber: So füllst Du eine Verdienstbescheinigung aus

Yasmin
Yasmin April 2020 6 Min

Inhaltsverzeichnis

Wer einen Kredit beantragen, eine Wohnung mieten oder ein Haus auf Raten kaufen möchte, benötigt eine Verdienstbescheinigung. Sie dient Dritten gegenüber als Nachweis, dass ein Arbeitnehmer über ausreichend finanzielle Mittel verfügt, um Raten zu bezahlen oder fällige Mietzahlungen zu begleichen. Als Unternehmer bist Du verpflichtet, Deinen Angestellten auf Wunsch eine Verdienstbescheinigung auszustellen.

Was ist eine Verdienstbescheinigung?

Die Verdienstbescheinigung dient als konkreter Nachweis über die regelmäßigen Einkünfte eines Arbeitnehmers über einen bestimmten Zeitraum. Neben dem Arbeitsentgelt enthält die Bescheinigung auch Angaben über Lohnabzüge und Lohnnebenkosten. Der Abrechnungszeitraum bezieht sich in der Regel auf die letzten zwölf Kalendermonate. Wird auf einer Verdienstbescheinigung als Nachweis bestanden, bist Du als Arbeitgeber verpflichtet, Deinen Angestellten die Bescheinigung auf Wunsch auszustellen.

Unter Umständen sind auch weitere Dokumente wie die letzte Gehaltsabrechnung in Kombination mit dem Arbeitsvertrag, ein Kontoauszug oder der letzte Steuerbescheid ausreichend, um die Höhe des Einkommens nachzuweisen. Bei Selbstständigen, die über keinen Arbeitgeber verfügen, ist es beispielsweise üblich, ihr Einkommen anhand der letzten Steuererklärung statt mit der Verdienstbescheinigung nachzuweisen.

Die Form der Verdienstbescheiningung

Ämter, die für die Zahlung von Sozialleistungen eine Verdienstbescheinigung verlangen, bieten auf ihren Seiten meist Vorlagen zum Download an. Grundsätzlich kann die Bescheinigung aber auch formlos erfolgen. Um zu vermeiden, das rechtlich vorausgesetzten Angaben fehlen, und um Zeit zu sparen, ist es allerdings ratsam, auf geeignete Muster oder Vorlagen für die Verdienstbescheinigung zurückzugreifen. Achte bei der Auswahl einer Vorlage auf ihre Aktualität, damit Du sichergehen kannst, alle rechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Vorzugsweise nutzt Du Vorlagen oder Muster im PDF-Format: Diese lassen sich zum einen am PC ausfüllen, zum anderen kann der Empfänger in der Regel das gängige Dateiformat problemlos öffnen. 

Welche Angaben gehören in die Verdienstbescheinigung?

Die Anforderungen, denen die monatliche Gehaltsabrechnung entsprechen muss, sind in § 108 der Gewerbeordnung (Gewo) zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung geregelt. In der Regel werden diese Nachweise maschinell erstellt und tragen keine Unterschrift des Arbeitgebers. Daher sind sie in den Augen Dritte nicht ausreichend beweiskräftig. Ist es notwendig, Dritten einen Überblick über den Verdienst eines Antragstellers zu gewähren, muss die Verdienstbescheinigung mindestens die folgenden, rechtlich vorausgesetzten Informationen enthalten:

  • Name und Anschrift des Unternehmens
  • Name, Adresse, Geburtsdatum des Beschäftigten
  • Welchen Beruf übt der Beschäftigte aus?
  • Die Sozialversicherungsnummer ist in der Regel nur für Behörden relevant.
  • Angaben über die Beschäftigungszeit. Diese Angabe ist besonders für Kreditinstitute interessant, um zu erfahren, ob ein befristetes oder ein unbefristetes Arbeitsverhältnis vorliegt.
  • Zeiträume, in denen kein Entgelt gezahlt wurde
  • Angaben über das erzielte Bruttoeinkommen
  • Angaben über zusätzliche Bezüge wie Weihnachts- und Urlaubsgeld, Sonderzulagen und Zuschüsse 
  • Angaben Steuer- und Sozialversicherungsabzügen (Lohnsteuerklasse, Freibeträge, Steueridentifikationsnummer des Arbeitnehmers sowie der Beitragsschlüssel zur Sozialversicherung)

Angaben zu geplanten Lohnerhöhungen oder Kürzungen sind nicht zwingend erforderlich, können aber ebenfalls in der Verdienstbescheinigung enthalten sein.

Informationen über Zahlungsverpflichtungen

Obwohl eine Verdienstbescheinigung detailliert Auskunft über das Nettoeinkommen eines Arbeitnehmers gibt, enthält er keine Angaben darüber, welchen finanziellen Verpflichtungen ein Antragsteller nachzukommen hat. Beispiele wären hier Angaben über Zahlungsverpflichtungen aus Ratenkäufen oder Krediten sowie Unterhaltszahlungen.

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Wozu benötigt man eine Verdienstbescheinigung?

Die Verdienstbescheinigung spielt eine große Rolle bei der Beantragung staatlicher Leistungen wie Wohngeld, Elterngeld oder Kindergeld. Aber auch Krankenkassen, Familienkassen, das Jobcenter bzw. die Agentur für Arbeit oder die Rentenkasse verlangen die Verdienstbescheinigung als Grundlage zur Beitragsberechnung. Zusätzlich zur Bonitätsprüfung ist die Verdienstbescheinigung auch bei allen Bank- und Sachgeschäften sowie beim Kauf und Mieten von Immobilien von großer Bedeutung.

Behörden prüfen bei Anträgen auf öffentliche Geldmittel wie Elterngeld, Arbeitslosengeld, Wohngeld oder dem elternunabhängigen BAföG für Studenten das Einkommen der Antragsteller. Auf der Grundlage ihrer Einkünfte werden dann die Zuschüsse, die ihnen zu stehen errechnet. Um die Höhe der Einkünfte festzustellen, verlangen sie die Vorlage einer Verdienstbescheinigung. Gegebenenfalls wird nicht nur vom Antragsteller ein Nachweis verlangt. Bei der Beantragung von Wohngeld beispielsweise sind die Einkommen aller in einer Wohnung lebenden Personen relevant.

Verdienstbescheinigung Kinderzuschlag

Eltern haben Anspruch auf den Kinderzuschlag, wenn sie ihren eigenen Unterhalt, nicht aber den der Kinder decken können. Um den Anspruch geltend zu machen, müssen einige Voraussetzungen vor allem in Bezug auf das Einkommen gegeben sein. Als Nachweis benötigen Eltern hier die Verdienstbescheinigung für den Antrag auf den Kinderzuschlag.

Beim elternunabhängigen BAföG wird auch eine Verdienstbescheinigung des Ehepartners verlangt, da sein Verdienst Auswirkungen auf die Höhe der Zahlung haben kann.

Der Rentenkasse dient die Verdienstbescheinigung dazu, den Rentenanspruch zu berechnen und den entsprechenden Rentenbescheid zu erstellen. Krankenkassen ermitteln auf Basis der Verdienstbescheinigung die Höhe des Anspruchs auf Krankengeld

Die Agentur für Arbeit verlangt zur Berechnung der Höhe des Arbeitslosengeldanspruches die sogenannte Arbeitsbescheinigung gemäß § 312 SGB III. Wer Minijobber beschäftigt, muss für diese nicht nur monatlich die Gehaltsabrechnung erstellen, sondern ist auch verpflichtet, einen Verdienstbescheinigung für einen Minijob über ihr Nebeneinkommen zu erstellen.

Sachgeschäfte und Kreditinstitute

Bei Sachgeschäften beispielsweise bei größeren Anschaffungen wie Unterhaltungselektronik, einem Auto oder Möbeln bieten Verkäufer häufig die Möglichkeit zur Ratenzahlung. Bevor Händler ein solches Geschäft mit Kunden eingehen, überprüfen sie zunächst ihre Bonität, um sicherzustellen, dass diese über die Vertragslaufzeit in der Lage sind, die Ratenzahlungen zu leisten. Neben einer Abfrage bei der Schufa verlangen sie meist auch eine Verdienstbescheinigung. Diese gibt Aufschluss darüber, ob ein Arbeitnehmer sich in einen befristeten oder in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis befindet. Entsprechend machen auch in- und ausländische Banken und Finanzdienstleister die Vorlage einer Verdienstbescheinigung zur Bedingung, um ein Konto zu eröffnen oder einen Kredit zu beantragen. Liegt das bescheinigte Einkommen in der Verdienstbescheinigung unter der Höhe des Pfändungsbeitrags oder liegt ein negativer Schufa-Eintrag vor, gilt der Antragsteller als nicht kreditwürdig und erhält kein Geld von der Bank.

Eine Wohnung mieten oder eine Immobilie kaufen

Wer eine Immobilie kaufen möchte, finanziert diese in der Regel über einen Bankkredit. Hier gelten dann entsprechend die Anforderungen an einen positiven Schufa-Eintrag sowie zur Vorlage einer Verdienstbescheinigung. Genau wie Händler, Banken- und Finanzdienstleister will auch der Vermieter sicherstellen, dass ein Mieter in der Lage ist regelmäßige Mietzahlungen zu leisten. Wer also eine Immobilie mieten möchte, muss neben der Selbstauskunft ebenfalls eine Verdienstbescheinigung vorlegen.

Unterschied Gehaltsabrechnung und Verdienstbescheinigung

Eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung musst Du als Arbeitgeber regelmäßig jeden Monat für alle Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erstellen, um sie über ihre Bezüge, Steuer- und Sozialversicherungsabgaben zu informieren. Neben Angaben zur Person setzt sich der Hauptteil der Abrechnung aus folgenden Angaben zusammen:

  • Bruttolohn bzw. -gehalt
  • Sachbezüge bzw. geldwerte Vorteile
  • vermögenswirksame Leistungen
  • ggf. Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Steuerfreibeträge
  • ggf. Kirchensteuerabzug
  • Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
  • persönliche Abzüge
  • Aufwandsentschädigungen
  • den Auszahlungsbetrag

Der Abrechnungszeitraum bezieht sich immer ausschließlich auf den vergangenen Monat.

Im Gegensatz dazu wird die Verdienstbescheinigung des Arbeitgebers in der Regel nach dem ersten Monat der Beschäftigung einmalig oder bei Bedarf auf Wunsch des Arbeitnehmers erstellt. Darüber hinaus bist Du als Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Verdienstbescheinigung regelmäßig zu erstellen. Deine Angestellten haben auch nicht das Recht, regelmäßig einen solchen Nachweis von Dir zu verlangen. Ausnahme: Es haben sich wesentliche Punkte geändert. In diesem Fall kommst Du Deiner Pflicht als Arbeitgeber am besten zeitnah nach.

Übrigens gilt für Lohnabrechnungen und die Verdienstbescheinigung eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Genau wie Geschäftsbriefe und Rechnungen müssen sie mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

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