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Die Bilanz: Definition, Aufbau und Erstellung

Jeannine Klein
Jeannine Klein Januar 2020 12 Min

Inhaltsverzeichnis

Als Teil des Rechnungswesens dient die Buchführung der Erstellung der Bilanz , die neben der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) für alle bilanzierungspflichtigen Unternehmen ein wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses ist. Die Bilanz ist die Gegenüberstellung des Vermögens und der Schulden eines Unternehmens, aufgeteilt in eine Aktiv- und eine Passivseite.

Der Jahresabschluss selbst ist Teil der handelsrechtlichen Rechnungslegung eines Unternehmens und ist für jeden Kaufmann Pflicht. Rechnungslegung bezeichnet dabei die Dokumentation des betrieblichen Geschehens. Innerhalb des Jahresabschlusses werden Buchführung und Inventar zusammengefasst, wobei erkenntlich wird, welche Gewinne und Verluste ein Unternehmen im Laufe des Jahres generiert hat.

Mit welchen Bestandteilen des Jahresabschlusses Du Dich neben Bilanz und GuV beschäftigen musst, hängt von der Rechtsform Deines Unternehmens ab. Kapitalgesellschaften etwa müssen diesen gemäß § 264 HGB um einen Anhang erweitern, in dem einige Positionen aus der Bilanz und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung näher erläutert werden. Große und mittelgroße Kapitalgesellschaften müssen zusätzlich einen Lagebericht aufstellen – kleine Kapitalgesellschaften wiederum sind davon befreit.

Einfach erklärt: Was ist eine Bilanz?

Bei der Bilanz, im englischen Balance Sheet, handelt es sich um eine stichtagsbezogene Gegenüberstellung des Vermögens und der Schulden eines Unternehmens. Sie ist aufgeteilt in eine Aktiv- und eine Passivseite. Die sogenannten Aktiva zeigen das Vermögen eines Unternehmens auf. Die Passivseite der Bilanz informiert über das Eigen- und Fremdkapital eines Unternehmens und erfasst gleichzeitig die Herkunft dieser Mittel. Ist die Passivseite größer als die Aktivseite spricht man von einer negativen Bilanz oder einem Jahresfehlbetrag.

Was ist der Unterschied zwischen der Bilanz, der GuV und dem Inventar?

Im Unterschied zur Bilanz zeigt die GuV die Erfolge eines Unternehmens durch Gegenüberstellung von Aufwand und Ertrag. Die Ergebnisse der Gewinn-und-Verlust-Rechnung werden Umsatzerlöse genannt und erscheinen nicht in der Bilanz. Das Inventar hingegen ist ein unabhängig von der Buchführung, erstelltes vollständiges, detailliertes, mengen- und wertmäßiges Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag.

E-Bilanz

Als elektronische Bilanz, E-Bilanz oder auch Online-Bilanz wird die elektronische Übermittlung der Unternehmensbilanz an das Steuerverwaltungsportal des Finanzamts (ELSTER) bezeichnet.

Was wird in der Bilanz erfasst?

Die Basis der Bilanz bildet das Inventar. Dort werden alle Vermögenswerte und Schulden mit ihrem Wert aufgeführt. Auf der Aktivseite der Bilanz stehen beispielsweise Forderungen, Grundstücke oder sonstige Vermögensgegenstände, während Eigen- und Fremdkapital auf der Passivseite der Bilanz eingetragen werden. Die unterschiedlichen Positionen des Inventars werden zu Bilanzposten zusammengefasst und der entsprechenden Seite zugeordnet. Eine Bilanz zu erstellen, bedeutet vereinfacht gesagt, das Eigenkapital zu berechnen, indem man das Fremdkapital von der Summe der Aktiva-Seite abzieht.

Welche Arten von Bilanzen gibt es?

Eröffnungs- und Schlussbilanz

Jeder Kaufmann ist verpflichtet zur Aufnahme seines Handelsgewerbes sowie zum Ende jedes Geschäftsjahres das Verhältnis seines Vermögen und seiner Schulden darzulegen.

Handels- und Steuerbilanz

Die Handelsbilanz bezieht sich auf das Handelsrecht. Die Steuerbilanz wird zwar aus der Handelsbilanz abgeleitet, richtet sich aber nach dem Einkommen- und dem Körperschaftsteuergesetz. Die Steuerbilanz bildet die Grundlage für die Ertragsbesteuerung eines Unternehmens im Rahmen der Körperschaft-, Einkommen- und Gewerbesteuer. Die Umsatzsteuer ist für die Steuerbilanz nicht relevant.

Einzel- und Konzernbilanz

Die Konzernbilanz oder konsolidierte Bilanz basiert auf Einzelbilanzen der Unternehmen, die von einem Konzern beherrscht werden. Die Anzahl der Einzelbilanzen ist abhängig von der Anzahl der Unternehmen, die zu einem Konzern gehören, und stellen die wirtschaftlichen Verhältnisse der bilanzierenden Unternehmen eines Konzerns dar.

Sonderbilanzen

Außerordentliche Bilanzen gibt es zu bestimmten Anlässen wie Fusionen, Gründungen oder Auseinandersetzungen. Sie werden einmalig oder zu unregelmäßigen Anlässen erstellt.

Zwischenbilanzen

Zwischenbilanzen werden zwischen den ordentlichen Bilanzen aufgestellt, meist von börsennotierten Unternehmen. Die Abstände können dabei von Wochen über Monate bis hin zum Halbjahr reichen. Zwischenbilanzen sollen Informationen zur Lage eines Unternehmens enthalten.

Wer muss eine Bilanz erstellen?

Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, unterliegen der doppelten Buchführung und sind verpflichtet, eine Bilanz zu erstellen. Die Bilanzierungspflicht ist darüber hinaus hauptsächlich von drei Faktoren abhängig: der Rechtsform, dem Umsatz und der Tätigkeit eines Unternehmens.

Im Gesetz werden folgende Rechtsformen unterschieden:

  • Einzelkaufleute und Freiberufler.
  • Personengesellschaften mit unbeschränkter Haftung. Dazu gehören die Offene Handelsgesellschaft, die Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (GbR) und die Partnergesellschaft.
  • Haftungsbeschränkte Rechtsformen wie die Gesellschaft mit beschränkter Haftung, die haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft sowie die GmbH & Co. KG.

Freiberufler wie Steuerberater, Ärzte oder Journalisten sind generell von der Bilanzierungspflicht befreit. Sie müssen lediglich eine Einnahme-Überschuss-Rechnung beim Finanzamt einreichen.

In vollem Umfang haftende Kaufleute und Kleingewerbetreibende – die sogenannten Einzelunternehmer – sind ab einem jährlichen Umsatz von mehr als 500.000 Euro und einem Jahresgewinn über 50.000 Euro bilanzierungspflichtig. Die Bilanzierungspflicht richtet sich hauptsächlich nach den geltenden Steuergesetzen. Solange das Finanzamt keine Bilanz verlangt, kann im Einzelfall auch die Erstellung einer Einnahme-Überschuss-Rechnung ausreichend sein.

Welche Folgen hat die Bilanzierungspflicht?

Bist Du verpflichtet, eine Bilanz zu erstellen, musst Du Dich auch um die doppelte Buchführung kümmern. Diese ist recht aufwendig, da sie auf der Inventur, also der Bestandsaufnahme Deiner Vermögensteile und Schulden, beruht. Die Bestände werden schriftlich im Inventar festgehalten. Festgehalten werden vorhandene Waren, Guthaben und Schulden werden summiert. In der Regel findet die Inventur am 31. Dezember statt. Ausnahmen sind möglich.

Die Pflicht, eine Bilanz zu erstellen, bringt aber auch einen Vorteil mit sich: Sie schafft Transparenz. Kapitalgeber wie auch beteiligte Dritte gewinnen dadurch einen Einblick in Deine Wirtschaftlichkeit. Natürlich bekommst Du selbst ebenfalls einen umfangreichen Überblick. 

Es lässt sich nicht abstreiten, dass mit der Pflicht zur Bilanzierung eine Menge bürokratischer Arbeit einhergeht. Mittlerweile findet sich jedoch eine Vielzahl unterschiedlicher Buchhaltungsprogramme und Software, die Dir dabei helfen, finanzielle Bestände zusammenzufassen und nützliche Vorlagen liefern.

Veröffentlichung der Bilanz

Personenhandelsgesellschaften, also die OHG oder Kommanditgesellschaften, sind ebenfalls bilanzierungspflichtig, müssen jedoch weder die Bilanz noch die Gewinn-und-Verlustermittlung im Bundesanzeiger veröffentlichen.

Beschränkt haftende Gesellschaftsformen wie die GmbH oder die GmbH & Co. KG sind verpflichtet, eine Bilanz zu erstellen. Der Gesetzgeber möchte Gläubiger besser vor haftungsbeschränkten Gesellschaften schützen. Daher müssen diese Unternehmen sich an strenge Regelungen halten. Zudem besteht für die GmbH eine Veröffentlichungspflicht für die Bilanz: Ihre Bilanz muss im Bundesanzeiger veröffentlicht werden. Dort können Interessierte die öffentliche Bilanz von Unternehmen einsehen. Je nach Größe des Unternehmens muss sie zusätzlich von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft testiert werden.

Aufbau einer Bilanz

Der Aufbau der Bilanz folgt dem Handelsrecht, der zum Teil von den buchhalterischen Vorschriften der IFRS  (International Financial Reporting Standards) abweichen. Die folgenden Positionen müssen laut Handelsgesetzbuch (HGB) in einer Bilanz enthalten sein. Sie sind gesondert auszuweisen und hinreichend in der Bilanz aufzugliedern.

  • Anlagevermögen
  • Umlaufvermögen
  • Eigenkapital
  • Schulden
  • Rechnungsabgrenzungsposten

Der Aufbau der Bilanz teilt sich in Aktiva und Passiva auf. Die Passivseite zeigt, wo die finanziellen Mittel herkommen. Die Aktivseite zeigt, wofür sie verwendet wurden. Die grobe Struktur einer Bilanz sieht wie folgt aus:

AktivaPassiva
A. AnlagevermögenA. Eigenkapital
I. Immaterielle Vermögensgegenstände (VG)I. Gezeichnetes Kapital
II. SachanlagenII. Kapitalrücklagen
III. FinanzlagenIII. Gewinnrücklagen

IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag
B. UmlaufvermögenV. Jahresüberschuss
I. Vorräte
II. Forderungen, sonstige VermögensgegenständeB. Rückstellungen
III. WertpapiereC. Verbindlichkeiten
III. Kassenbestand und Guthaben auf dem Geschäftskonto


C. Aktive RechnungsabgrenzungspostenD. Passive Rechnungsabgrenzungsposten

Anzahlungen

Ansprüche und Verpflichtungen aus schwebenden Geschäften sind bilanzrechtlich erfolgsneutral. Geleistete Anzahlungen werden als Forderungen auf der Aktivseite ausgewiesen. Erhaltene Anzahlungen als Verbindlichkeiten auf der Passivseite.

Aktivseite

Auf der Aktivseite der Bilanz wird unter anderem zwischen dem Anlagevermögen und dem Umlaufvermögen unterschieden. Der Unterschied wird bei einem Blick auf die Wertanlagen sichtbar. Das Anlagevermögen listet langfristige Wertanlagen auf, die über längere Zeiträume im Unternehmen bleiben. Beispiele hierfür sind Maschinen oder Fahrzeuge oder Sachanlagen wie die Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA) in der Bilanz, die einem administrativen Zweck dienen. Das Umlaufvermögen wiederum umfasst Wertanlagen, die sich im Umlauf befinden wie Waren, fertige Erzeugnisse und Gegenstände, die zur Weiterverarbeitung benötigt werden. Liquide oder flüssige Mittel zählen ebenfalls zum Umlaufvermögen in der Bilanz.

Die Anschaffungskosten für langfristige Anlagen werden über den Nutzungszeitraum abgeschrieben. Die Abschreibungen werden mit dem jeweiligen Buchwert in der Bilanz erfasst. Kurzfristige Wertanlagen, beispielsweise Rohmaterial, werden nicht abgeschrieben. Die anfallenden Kosten werden im vollen Umfang gewinnmindernd geltend gemacht, da sie zur Gewinnerzielung beitragen. Der ausgewiesene Wert für dieses Rohmaterial ergibt sich aus dem vorhandenen Warenbestand zum Abschlussstichtag.

Passivseite

Die Passivseite gibt Aufschluss über die Herkunft des Kapitals. Hier werden Eigenkapital, Rückstellungen, Verbindlichkeiten, Rechnungsabgrenzungsposten sowie passive latente Steuern ausgewiesen. Besonders wichtig ist dabei die Fristigkeit. Eigenkapital beispielsweise zählt zum langfristigen Kapital und bleibt somit lange im Unternehmen. Stille Reserven zählen übrigens auch zum Eigenkapital, tauchen in der Bilanz eines Unternehmens aber nicht auf. Anders sieht es bei kurzfristigem Fremdkapital wie Krediten mit kurzer Laufzeit aus, die meist innerhalb weniger Tage beglichen werden. Ihre Position findet sich unterhalb der langfristigen Verbindlichkeiten.

Rückstellungen bezeichnen Aufwendungen, die zum Bilanzstichtag noch nicht genau bekannt sind, beispielsweise Steuern oder Pensionsrückstellungen. Da die Höhe der Verbindlichkeiten nicht bekannt ist, wird sie geschätzt.

Die Rechnungsabgrenzungen umfassen Zahlungen, die zu einem anderen Zeitpunkt als die eigentliche Leistung stattgefunden haben. Auf der Seite der Aktiva könnten dies Mietvorauszahlungen sein. Beispielsweise, wenn die Miete für Februar bereits im Dezember des vorherigen Jahres bezahlt wurde. Passive Rechnungsabgrenzungen wiederum beinhalten Leistungen, die vorab in Rechnung gestellt wurden, jedoch erst im folgenden Wirtschaftsjahr erbracht werden.

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Schritt für Schritt zur Bilanz

Bei der Erstellung der Bilanz durchlaufen Unternehmer in der Regel folgende Schritte:

  • Inventur
  • Konten der doppelten Buchführung am Bilanzstichtag abschließen
  • Aktiva mit dem Inventurergebnis abstimmen
  • Aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten ermitteln
  • Passiva überprüfen und abstimmen
  • Rückstellungen bilden
  • Bilanz erstellen
  • Die Bilanzanalyse

Das Aufstellen einer Bilanz erfüllt unter anderem den praktischen Zweck, Anspruchsgruppen einen Eindruck vom Unternehmenserfolg und der Entwicklung einer Kapitalgesellschaft zu liefern.

Soll und Haben

Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens werden auf unterschiedlichen Konten gebucht, um daraus die Bilanz zu erstellen. Die Aufwandskosten sind Aktiv-Konten: Zugänge gehören auf die Soll-Seite, Abgänge auf die Haben-Seite. Die Ertragskonten sind Passiv-Konten: Zugänge gehören auf die Haben-Seite, Abgänge auf die Soll-Seite. Am Ende des Geschäftsjahres erfolgt der Abschluss aller Erfolgskonten über das GuV-Konto.

Die Bilanzanalyse selbst besteht aus folgenden vier Schritten:

  1. Bilanzlesung: Durch den Blick auf Gesamtkapital, Vermögen, Umsatz und Gewinn sowie die Bilanzsumme lässt sich mit der Bilanz ein erster Eindruck über das Verhältnis der großen Positionen zueinander gewinnen. Das Lesen der Bilanz gibt somit einen Eindruck von der Kapitaldeckung und den Verbindlichkeiten eines Unternehmens.
  2. Zeitvergleich: Hierbei werden die Zahlen des aktuellen Jahresabschlusses den Zahlen des Vorjahres gegenübergestellt. Anhand der Veränderung von Bilanzsummen, Umsätzen und Gewinnen lassen sich Trends bestimmen. Außenstehende erkennen, wie sich das Vermögen der Firma entwickelt hat.
  3. Kennzahlen: Ermittelt man die Kennzahlen, kann man bestimmte Kenngrößen in der Bilanz in Relation setzen. Kenngrößen gibt es zur Analyse der Vermögens- und Kapitalstruktur, der Vermögensdeckung, der Rentabilität sowie der Liquidität. 
  4. Umstellungen und Umgliederungen: Anhand der Untergliederung lässt sich unter anderem erkennen, welche Geldquellen zu welchem Zeitpunkt erschöpft sind. Hilfreich ist dies für die Aufstellung einer Strukturbilanz, aus der sich herauslesen lässt, wie das Kapital angelegt ist, bzw. woher es stammt.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Bilanzierung

Bei der Aufstellung einer Bilanz gilt es eine ganze Reihe von Regeln zu beachten, die aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) hervorgehen. Im Grunde muss jede Bilanz folgende Anforderungen erfüllen:

  • Bilanzklarheit: Die Bilanz muss klar und übersichtlich aufgestellt sein. Dies betrifft unter anderem die Gliederung der Bilanz sowie die Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV). Zudem fordert die Bilanzklarheit eine eindeutige Benennung der unterschiedlichen Bilanzposten.
  • Bilanzwahrheit: Die Bilanz muss richtig und vollständig sein. Werte dürfen nicht weggelassen werden. Zahlen, die nicht der Wahrheit entsprechen, dürfen nicht hinzugefügt werden.
  • Bilanzkontinuität: Die Jahresabschlüsse eines Unternehmens müssen untereinander schnell zu vergleichen sein. Demnach sollten die Regeln, nach denen die Jahresabschlüsse erstellt werden, gleich bleiben.
  • Bilanzidentität: Diese besagt, dass ein nahtloser Wechsel von einem Geschäftsjahr zum nächsten stattfinden muss. Die Eröffnungsbilanz muss also der Schlussbilanz des Vorjahres entsprechen.

Wer sich nicht an die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung hält, drohen sowohl steuerliche wie auch straf- und zivilrechtliche Folgen. Du musst mit erheblichen finanziellen Belastungen rechnen; im schlimmsten Fall droht Dir sogar eine Freiheitsstraße. Ein Insolvenzvergehen nach § 283 ff. StGB beispielsweise kann mit bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe oder einer Geldstrafe geahndet werden.

Hilfe vom Steuerberater

Wenn Du Dich noch nie mit dem Thema beschäftigen hast, empfiehlt es sich, einen Steuerberater zurate zu ziehen. Um ihm seine Arbeit zu erleichtern, sei vorbereitet und hab sämtliche Geschäftsvorfälle des Jahres Griff bereit. Relevante Unterlagen sind Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Verträge, Kontobewegungen und Beschlüsse.

Sei Dir bewusst, dass die Erstellung der Bilanz durch einen Steuerberater nicht immer preiswert ist. Wie viel Du letztendlich dafür zahlen musst, hängt von Deiner Rechtsform sowie der Anzahl der Geschäftsvorfälle und deren Komplexität ab. Dennoch muss sich der Steuerberater an die Steuerberatervergütungsverordnung halten, die den Rahmen vorgibt, in dem er abrechnen darf.

Zusammenfassung: Die Bilanz als Teil des Jahresabschluss

Die Bilanz informiert darüber, wofür Geldmittel ausgegeben wurden und woher das betreffende Geld kommt. Du selbst und externe Interessenten erhalten damit relevante Informationen zur Situation Deines Unternehmens. Nicht jedes Unternehmen ist automatisch zur Bilanzierung verpflichtet. Ob Du zur Erstellung einer Bilanz und damit zur doppelten Buchhaltung verpflichtet bist, hängt von der Rechtsform, dem Umsatz und der Tätigkeit Deines Unternehmens ab. In einigen Fällen reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus.

Steht die Bilanzierung bevor, solltest Du die Grundsätze der ordnungsgemäßen Bilanzierung nicht vernachlässigen, um strafrechtlichen Konsequenzen vorzubeugen. Es empfiehlt sich zudem, einen Experten um Hilfe zu bitten, der Dich mit seinem Fachwissen dabei unterstützen kann, die Bilanz zu lesen und zu verstehen.

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