Die Budgetplanung als Basis Deiner finanziellen Planung und strategischen Entscheidungen

Yasmin Juni 2020 6 Min

Übersteigen Deine Ausgaben die Einnahmen Deines Unternehmens, gerätst Du als Unternehmer leicht in die unangenehme Lage, Deinen Zahlungsverpflichtungen nicht mehr nachkommen zu können. Möglicherweise verfügst Du über ausreichend Rücklagen, um offene Rechnungen, fällige Raten für Kredite oder Mietzahlungen zu begleichen und Dich einige Zeit über Wasser zu halten. Fehlt Dir das nötige finanzielle Polster, droht Dir die Insolvenz. Um den Start in Deine Selbstständigkeit zu planen, Scheitern zu vermeiden und Deinen langfristigen Geschäftserfolg zu sichern, hilft Dir die sorgfältige Budgetplanung.

Was ist das Budget?

Vergleichbar mit der Bilanz stellt das Budget Einnahmen und Ausgaben, die für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung stehen, gegenüber. In der Finanzpolitik bezeichnet das Budget die Prognose von öffentlichen Einnahmen und Ausgaben eines Haushaltsjahres – den sogenannten Haushaltsplan. In der Betriebswirtschaftslehre (BWL) spricht man von dem Gesamtplan eines Unternehmens, der auf Basis der Zahlen aus der Buchhaltung alle erwarteten Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt.

Der Budgetplan kann von Dir als Geschäftsführer vorgegeben werden. Man spricht dann von einer Top-Down-Planung. Im Gegensatz dazu steht die Bottom-Up-Planung, bei der Deine Abteilungsleiter Vorschläge für die Budgetplanung liefern. In der Praxis werden meist beide Ansätze kombiniert. Mithilfe dieses Budgetplans steuerst Du also die finanziellen Ressourcen Deines Unternehmens.

Du erstellst einen kurzfristigen operativen Finanzplan, der die Verteilung Deiner Ressourcen auf die einzelnen Bereiche Deines Unternehmens steuert. Auf Basis einer realistischen Einschätzung Deiner Umsätze für das laufende Geschäftsjahr planst Du, wie viel Geld Dir beispielsweise für Marketing, Personal oder Investitionen in Maschinen oder Software zur Verfügung steht. Aus dem Finanzplan leitest Du das Budget ab, das die jeweiligen Ausgaben begrenzt und in den einzelnen Bereichen nicht überschritten werden darf.

Schnell gemacht

Für Solo-Selbstständige, Freiberufler und Freelancer insbesondere im Dienstleistungsbereich beschränken sich Ausgaben meist auf Computer, Telefon, Kosten für den Arbeitsplatz und Kundenakquise, die den Einnahmen gegenübergestellt werden. Für Unternehmer, die beispielsweise Handwerksbetriebe, Fabriken, Praxen, Geschäfte oder Onlineshops betreiben, ist die Erstellung des Budgetplans entsprechend weitaus komplexer.

Strategische, taktische und operative Budgetplanung

Die strategische, taktische und operative Budgetierung sind streng hierarchisch aufgebaut. Entsprechend sind die taktischen und operativen Planungen an die Vorgaben der strategischen Planung gebunden.

Die strategische Budgetplanung bildet die oberste Planungsebene und bezieht sich auf Gestaltung und Steuerung des Gesamtunternehmens. Strategische Planungsentscheidungen legen die Unternehmenspolitik fest und sollen Erfolgspotenziale schaffen, die langfristig den Unternehmenserhalt und das Unternehmenswachstum sichern. Die strategischen Planungen sind an keinen bestimmten, wiederkehrenden Zeitpunkt gebunden und können jederzeit von der Unternehmensführung getroffen werden.

Die taktische Planung ist die mittlere Planungsebene, die sich auf die Ressourcenplanung bezieht und regelmäßig zu bestimmten Zeiten durchgeführt wird.

Die operative Planung ist auf die lückenlose Planung der Betriebsabläufe im Geschäftsjahr ausgerichtet. Als unterste Planungsebene bestimmt sie die laufenden konkreten Aktivitäten, die zur Erreichung des geplanten Jahresziels notwendig sind. Entsprechend liegt es auch in der Verantwortung der operativen Planung, die Zielerreichung zu kontrollieren, um gegebenenfalls auf Abweichungen rechtzeitig zu reagieren und den Plan anzupassen. Dazu wird die Jahresplanung in Teilperioden wie Quartale oder Monate zerlegt und mit den Ist-Werten verglichen.

Bestandteile des Budgetplans

Der Budgetplan eines Unternehmens setzt sich in der Regel aus unterschiedlichen, aufeinander abgestimmten Teilplänen zusammen, aus denen sich die Finanzplanung ableitet. Dazu zählen je nach Art und Größe eines Unternehmens unter anderem:

  • Absatzplan oder Umsatzplan
  • Produktionsplan
  • Materialplan
  • Personalplan
  • Investitionsplan
  • Marketingplan
  • Kostenstellenplan

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Die Budgetplanung

Die Budgetplanung hat immer einen zeitlichen Bezug und können je nach Bedarf für ein Jahr, ein Quartal oder einen Monat erstellt werden. Einer der wichtigsten Faktoren in Deiner Budgetplanung, ist der Absatz. Wie viele Kunden kannst Du im Laufe des Geschäftsjahres realistisch zum Kauf Deiner Produkte und Dienstleistungen gewinnen? Dieser Faktor begrenzt Deine Einnahmen. Da Deine gesamte Planung darauf beruht, wird dieser Faktor auch als Engpassfaktor bezeichnet und bildet die Grundlage Deiner weiteren Planung. Aus Deinem Absatzplan und den Preisen, die Du für Deine Produkte und Dienstleistungen kalkulierst, erstellst Du den Umsatzplan. Zusammen bilden der Absatz- und der Umsatzplan die Grundlage für Deine Marketing- und Vertriebsvorgaben.

Anschließend beginnt Du mit der Ressourcenplanung. Der Ressourcenplanung liegen der Produktionsplan und der Logistikplan zugrunde.

Im Produktionsplan führst Du auf, welche Ressourcen Du benötigst, um Deine Produkte herzustellen oder um eine bestimmte Dienstleistung anzubieten.

Bestandteile des Produktionsplans:

  • Personal
  • Büroräume, Werkstätten, Fabrikgebäude
  • Maschinen, Anlagen, Computer
  • Einrichtungen, Möbel, Geräte
  • Betriebs- und Hilfsstoffe
  • Material und Bauteile

Der Produktionsplan hilft Dir bei der Einschätzung, ob Deine verfügbaren Ressourcen ausreichen, um die geplante Absatzmenge herzustellen. Reichen die bestehenden Ressourcen nicht aus, musst Du entweder zusätzliche oder produktivere Ressourcen beschaffen oder Deinen Absatzplan anpassen. Auf Basis Deines Produktionsplans berechnest Du Deinen Personal-, Material- und Lagerbedarf.

Benötigst Du zusätzliches Kapital, um weitere Ressourcen zu beschaffen, ermittelst Du dieses mithilfe eines Investitionsplans.

Im Marketingplan hältst Du fest, welche Maßnahmen notwendig sind, um Dein Absatzziel zu erreichen.

Bestandteile des Marketingplans:

  • on- oder offline-Werbung (Flyer, Printanzeigen etc.)
  • E-Mail-Marketing
  • Suchmaschinenoptimierung (SEO)
  • Affiliate-Marketing
  • Public Relations
  • Sponsoring
  • Messeauftritte 
  • Kundenveranstaltungen

Sämtliche Kosten, die im Rahmen der Produktion, Materialbeschaffung, Personal oder Marketing entstehen, werden im Kostenplan festgehalten. Kosten, die zu Auszahlungen führen, sowie Investitionen gehen in den Finanzplan ein. Dieser beschreibt gleichzeitig die Erlöse (Umsatz) und Einzahlungen, die sich aus Deinem Absatzplan herleiten. Die Differenz aus Umsatz und Kosten ergeben Deinen Bedarf an Geldmitteln, den Du durch ein entsprechendes Budget oder durch Fremdkapital decken kannst.

Der Kosten- und Finanzplan bildet schließlich die Grundlage für Dein Budget, das angibt, welche Geldmittel und Ressourcen in welche Projekte, Bereiche oder Investitionen fließen. Wie detailliert die Planung eines Budgets ausfällt, hängt von der Größe und dem Aufbau eines Unternehmens ab. Unternehmen, die sich in mehrere Bereiche, Abteilungen und Teams gliedern und ihr Budget bis auf die Ebene von Kostenstellen, einzelnen Kundensegmente, Produktgruppen, Projekten oder Aktionen aufteilen, werden sicher mehr Aufwand in eine detaillierte Planung stecken als Solo-Selbstständige, Freiberufler oder Freelancer.

Unabhängig vom Detaillierungsgrad, sollte Dein Budgetplan auf jeden Fall vollständig sein und den gesamten Ressourcenbedarf abbilden. Und mit dem passenden Online Geschäftskonto behältst Du jederzeit den Überblick über Deine Ein- und Ausgaben. 

Drei Wege, die Zahlen für Deine Budgetplanung zu ermitteln

Weder Deine Einnahmen noch Deine Ausgaben lassen sich mit Sicherheit vorbestimmen. Sie hängen von zahlreichen Einflüssen ab, deren Beeinflussung nicht immer in Deiner Hand liegt. Um möglichst realistische Zahlen abzugeben, hast Du mehrere Möglichkeiten.

  1. Unternehmen, die bereits länger am Markt agieren, können ihre Planung für das kommende Geschäftsjahr auf Grundlage des vorangegangenen Geschäftsjahres schätzen. Dazu werden messbare, betriebswirtschaftliche Kennzahlen wie der Umsatz herangezogen und ein bestimmter Anteil daran als Budget für das kommende Geschäftsjahr festgelegt. Mithilfe eines Businessplans können weitere Einflussfaktoren identifiziert und bei der Planung berücksichtigt werden.
  2. Im Rahmen der Fortschreibung werden die Zahlen des Vorjahres um allgemeine Vorgabe wie die „Steigerung um x Prozent“ erhöht.
  3. Die Marktforschung und Kundenbefragungen bietet etablierten Unternehmen ebenfalls eine gute Möglichkeit, einen realistischen Blick in die Zukunft zu werfen.

Wer gerade ein Unternehmen gegründet hat und frisch in die Selbstständigkeit startet, kann natürlich auf keine Vorjahreszahlen zurückgreifen. Hier bietet es sich an, für die Planung auf Marktstudien und allgemeine Trends zurückzugreifen sowie eine Wettbewerbsanalyse zu erstellen.

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