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Digitale Buchhaltung: Transparenz und Rechnungsfreigabe auch im Homeoffice

Oliver
Oliver Februar 2021 6 Min

Inhaltsverzeichnis

Digitale Buchhaltung ist eigentlich gar nicht so schwer, wenn man sich an ein paar grundlegende Regeln hält. Noch effizienter wird sie durch den Einsatz intelligenter Buchhaltungssoftware wie CANDIS. So vermeidest Du fehlerhafte Eingaben, zusätzliche Kosten und undurchsichtige Prozesse. Damit wird die Buchhaltung selbst im Homeoffice zum Kinderspiel.

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Tipps für die digitale Buchhaltung

Wer sich regelmäßig Zeit für die Buchhaltung nimmt, sich an ein paar einfache Regeln hält und für Transparenz sorgt, kann den Aufwand erheblich reduzieren.

1. Verantwortlichkeiten im Buchhaltungsprozess

Entscheidend für einen effizienten Prozess in der digitalen Buchhaltung ist die klare Regelung der Verantwortlichkeiten. Jeder Mitarbeiter in der Buchhaltung muss wissen, wer zeichnungsberechtigt ist, wer berechtigt ist, im Namen des Unternehmens die Firmenkreditkarte zu verwenden oder wer welche Budgets verwaltet. In Einzelunternehmen oder kleinen und mittleren Unternehmen ist in der Regel der Inhaber verantwortlich. In größeren Betrieben dagegen ist häufig unklar, wer der richtige Ansprechpartner ist – das Chaos ist vorprogrammiert.

Klare und transparente Strukturen sparen Zeit und verhindern die Entstehung von Mehrkosten. Hilfreich ist hier auch, ein eigenes E-Mail-Postfach für Rechnungen einzurichten. Gibst Du diese Adresse bei Kunden und Lieferanten und hinterlegst sie bei Onlinediensten als Rechnungsadresse, sparst Du Dir langes Suchen.

2. Fristen einhalten

Nicht nur die ganz großen Termine wie die Erstellung einer Bilanz am Jahresende oder die Steuererklärung sind wichtig für eine saubere Buchhaltung. Es beginnt vielmehr gleich bei Rechnungseingang: Viele Unternehmen bieten ihren Kunden beispielsweise Skonto an. Dieses Angebot ist aber zeitlich begrenzt. Bleiben Rechnungen liegen, verlierst Du wertvolles Geld. Bleiben fällige Rechnungen länger liegen, macht es nicht nur einen schlechten Eindruck, sondern läuft am Ende auch noch auf Mahngebühren hinaus. Berücksichtige hierbei aber nicht nur Rechnungen, die per Post oder E-Mail eingehen.

Viele Unternehmen versenden keine Rechnungen mehr, sondern stellen sie zum Download im Kundenbereich zur Verfügung. Auch diese Rechnungen musst Du in der Buchhaltung auf dem Schirm haben. Das Gleiche gilt für wiederkehrende Zahlungen. Verschaffe Dir eine Übersicht und richte Erinnerungen für die fristgerechte Anweisung ein.

3. Digitales Belegmanagement

Die goldene Regel für die digitale Buchhaltung lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“. Dein Steuerberater wird Dich spätestens am Jahresende nach einer vollständigen Dokumentation aller Geschäftsvorfälle fragen. Neben Rechnungen und Belegen zählen hierzu auch Warenein- und -ausgänge, Abschreibungen, Lohnzahlungen, Kredite, Versicherungen sowie ein Kassenbuch für Bargeschäften. Machst Du Dich erst auf Anfrage daran, Deine Belege zu sortieren, machst Du Dir das Leben unnötig schwer. Wer diese Arbeit regelmäßig und sorgfältig erledigt, braucht sich auch keine Sorgen über mögliche Prüfungen durch das Finanzamt machen. Bei dieser Aufgabe unterstützt Dich ein gutes Online Geschäftskonto, mit dem Du Belege scannen, kategorisieren und zuordnen kannst. Darüber hinaus behältst Du damit einen guten Überblick über Einnahmen und Ausgaben.

Buchhaltung digitalisieren: Rechnungsfreigabe im Homeoffice

Mit diesen einfachen Regeln hast Du Deine Buchhaltung schon gut im Griff. Fragt man Unternehmen aktuell nach Problemen mit ihrer digitalen Buchführung tauchen immer wieder die gleichen Punkte auftauchen:

  • Kommunikationsschwierigkeiten der Mitarbeitenden
  • Rechnungen bleiben liegen
  • Fristen werden versäumt: zusätzliche Kosten entstehen oder Vorteile gehen verloren

Zusätzlich erschwert das vermehrte Arbeiten im Homeoffice zu Schwierigkeiten in der Transparenz und dem Prozess, Unterschriften für Freigaben einzuholen. Diese Probleme resultieren daraus, dass in vielen Unternehmen Buchhaltungsprozesse immer noch manuell gehandhabt werden und an die Präsenz der Mitarbeitenden gebunden sind:

Die Rechnung geht per Post ein, wird händisch geöffnet und der richtigen Stelle zugeteilt. Für Buchungen und Freigaben wird eine Unterschriftenmappe händisch durch die Firma gereicht, um Berechtigungen einzuholen. Sind die unterschriftsberechtigten Personen nicht vor Ort – sind krank, auf Geschäftsreise oder im Homeoffice – wird der Prozess unterbrochen. Aufgaben und Rechnungen bleiben liegen. Das Ergebnis sind Mahngebühren oder nicht gezogene Skonti.

Transparenz in der Finanzabteilung

Um trotz Homeoffice maximale Transparenz zu schaffen, ist CANDIS die intelligente Lösung für Deine Buchhaltung. Die Digitalisierung und Automatisierung der manuellen Rechnungsfreigabe sorgt für klare Prozesse und Zuständigkeiten im Unternehmen: Buchhaltungsprozesse sind mit CANDIS ortsunabhängig möglich, da die Rechnungsfreigabe ganz easy mit nur einem Mausklick veranlasst wird. Die Rechnungen sind alle auf einen Blick an einem Ort für alle einsehbar.

So wird nichts mehr vergessen und liegen gelassen wird und jeder Mitarbeitende weiß, wer sich gerade um welche Aufgaben kümmert. Zusätzlich versendet CANDIS täglich Erinnerungen, was zu erledigen ist, sodass unnötige Mahngebühren oder nicht genutzte Rabatte künftig der Vergangenheit angehören.

Digitalisierung der Rechnungsfreigabe

Die eingegangenen Rechnungen werden mithilfe künstlicher Intelligenz ausgelesen und zugeordnet. Freigaben erfolgen mit nur einem Mausklick. Zusätzlich erfolgt sofort eine automatische Benachrichtigung an die Kolleginnen und Kollegen, dass neue Aufgaben anstehen. Die Teammitglieder werden mit verschiedenen Rollen und Berechtigungen versehen. Auf dieser Grundlage erinnert CANDIS die Teammitglieder täglich an alle fälligen Rechnungen und Datenexporte. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, sich per Chat-Funktion direkt und unmittelbar auszutauschen. Die Rechnungen werden nach Freigabe direkt in DATEV exportiert. Alle Schritte werden dokumentiert und gespeichert, sodass jederzeit sauber nachvollziehbar ist, wer welche Aufgabe wann erledigt hat.

Digitale Buchhaltung: So funktioniert CANDIS

  • Ortsunabhängige Rechnungsfreigabe per Mausklick in Echtzeit
  • Alle Rechnungen auf einen Blick
  • Schnelle Freigabe: Skonto ziehen und Mahngebühren vermeiden
  • Kommunikation auf Belegebene mit Mitarbeitenden durch Chat-Funktion

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Und dann kann es auch direkt losgehen. Damit Du CANDIS in Ruhe ausprobieren kannst, erhältst Du eine 30-tägige risikofreie Testphase. Die Automatisierung fängt bereits beim Belegeingang an: Belege aus E-Mails und Onlineportalen werden automatisch weitergeleitet und in die CANDIS Inbox importiert. Mithilfe künstlicher Intelligenz werden die Belegdaten ausgelesen und den entsprechenden Perioden zugeordnet. Relevante Textfelder wie Empfänger, Rechnungsnummer, Kostenstelle etc. werden exakt extrahiert. Aus diesen Daten erstellt CANDIS eine tagesaktuelle Übersicht aller Rechnungen. Für Dich bedeutet das nicht nur weniger Papierkram und weniger Arbeit, sondern auch Kosteneinsparungen durch Skonti und das Vermeiden von Mahngebühren.

Die fortschrittliche Erfassungsmaske von CANDIS extrahiert Belegdaten mit bis zu 99-prozentiger Präzision. Dabei lernt die Maschine mit – je mehr Belege gelesen werden, desto präziser wird die Erfassung. Sollte dennoch einmal ein Beleg nicht korrekt ausgelesen werden, wird sie vom CANDIS-Servicecenter manuell nachbearbeitet. Der manuelle Upload sowie die Bearbeitung von Belegen ist ebenfalls möglich.

Das Buchhaltungstool von CANDIS stellt etablierte Geschäftsprozesse auf den Kopf und denkt sie komplett neu. Schau doch einfach bei CANDIS vorbei und überzeuge Dich von den Vorteilen. Gerne beraten Dich die Experten von CANDIS auch im persönlichen Gespräch!

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