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Digitaler Briefkasten: Briefpost digital empfangen

Yasmin Juli 2020 10 Min

Du bist viel unterwegs und kommst nur unregelmäßig dazu, Deinen Briefkasten zu leeren? Vor lauter Werbebriefen gehen wichtige Schreiben unter und Du läufst Gefahr, Fristen zu versäumen? Und am Ende stehst Du vor einem Papierstapel, der eigentlich ins Altpapier kann? Im Zeitalter der Digitalisierung muss das alles nicht mehr sein. Ein digitaler Briefkasten gibt Dir die Möglichkeit, Deine Briefpost bequem online zu empfangen. Du kannst Dich unterwegs, wo und wann Du willst um wichtige Schreiben kümmern und Papierrechnungen über Dein Online Geschäftskonto umgehend begleichen. Das spart Dir Zeit, unnötigen Ärger oder Säumniszuschläge und Du trägst durch den Verzicht auf Papier gleichzeitig zum Umweltschutz bei.

Wie funktioniert ein digitaler Briefkasten?

Wer einen längeren Aufenthalt an einem anderen Ort plant, hat die Möglichkeit, sich mit dem klassischen Nachsendeauftrag der Deutschen Post seine Briefpost an die Übergangsadresse schicken zu lassen. Das funktioniert aber nur, wenn Du Dich längere Zeit unter Deiner Alternativadresse, möglicherweise in Deiner Ferienwohnung oder bei Freunden aufhältst.

In der Urlaubszeit drückt man seinen Briefkastenschlüssel meist Nachbarn, Familie oder Freunden in die Hand. Wer häufig geschäftlich unterwegs ist, aber nicht ständig jemanden mit dem Leeren seines Briefkastens beauftragen will und zwischen den einzelnen Stationen auch nicht unbedingt immer einen Zwischenstopp zuhause einplant, braucht ebenfalls eine Alternative – am besten eine digitale.

Das Gleiche gilt für die sogenannten digitalen Nomaden. Immer mehr Selbstständige leben heute ihren Traum vom ortsunabhängigen Arbeiten und erledigen ihre Arbeit nahezu ausschließlich online an einem Ort ihrer Wahl. Sie halten sich eher selten längere Zeit an einem festen Standort auf. Der klassische Nachsendeauftrag kommt für digitale Nomaden also auch nicht infrage, um an ihre Briefpost zu kommen.

Deutsche Post und private Zusteller

Bei der Deutschen Post kannst Du zunächst für sechs Monate einen kostenpflichtigen Nachsendeauftrag nutzen, den Du bei Bedarf auf 12 oder 24 Monate verlängern kannst. In Deinem Auftrag kannst Du der Post die Weitergabe Deiner Adressdaten an private Postzusteller gestatten. So ersparst Du Dir die Arbeit, selbst über die Änderung informieren zu müssen.

Eine echte und vor allem digitale Alternative ist ein digitaler Briefkasten: Beim digitalen Briefkasten wird Deine tägliche Briefpost per Nachsendeauftrag an den Dienstleister Deiner Wahl geschickt. Dort werden die scanbare Post geöffnet und der Inhalt digitalisiert. Im Hinblick auf das Briefgeheimnis brauchst Du Dir keine Sorgen machen. Dieser Prozess findet überwiegend automatisiert und anonymisiert statt. Liegt neue Post in Deinem digitalen Briefkasten, wirst Du von Deinem Anbieter per E-Mail oder per Pushnachricht in einer App auf dem Smartphone über den Posteingang informiert und kannst Deine Post dann einfach digital abrufen.

Je nach Anbieter hast Du unterschiedliche Möglichkeiten, mit den Originalen umzugehen. Du kannst sie Dir an Deine gewohnte Adresse schicken lassen. Alternativ kannst Du mit Deinem Anbieter vereinbaren, dass er die Post dauerhaft oder für einen vereinbarten Zeitraum aufbewahrt und dann entsorgt. Post, die nicht eingescannt werden kann, beispielsweise Päckchen oder Kataloge werden wie bisher an Deine gewohnte Anschrift gesendet.

Worauf musst Du bei der Nutzung eines digitalen Briefkastens achten?

  • Die Einrichtung eines Nachsendeauftrags dauert in der Regel bis zu fünf Werktage. Damit Dir nichts durchrutscht, plane diese Zeit mit ein und beantrage die Nachsendung rechtzeitig.
  • Im Gegensatz zur Deutschen Post bieten nicht alle privaten Zusteller die Möglichkeit an, einen Nachsendeauftrag einzurichten. Informiere Dich rechtzeitig bei möglichen weiteren Zustellern, um gegebenenfalls alternative Lösungen zu finden.
  • Als Unternehmer bist Du verpflichtet, bestimmte Dokumente bis zu zehn Jahre im Original aufzubewahren und musst diese beispielsweise im Fall einer Steuerprüfung vorlegen können. Hierzu gehören beispielsweise Kontoauszüge. Entsprechend musst Du sicherstellen, jederzeit Zugriff auf diese Dokumente zu haben. Entweder über das Archiv Deines Anbieters oder über Deine eigene Ablage.

Welche Anbieter von digitalen Briefkästen gibt es?

In Deutschland gibt es mittlerweile mehrere Unternehmen, die einen digitalen Briefkasten anbieten. Sämtliche Briefpost inklusive Einschreiben können eingescannt und digitalisiert zur Verfügung gestellt werden. Je nach Anbieter werden verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten angeboten wie beispielsweise eine Funktion, um Briefe zu beantworten oder Rechnungen direkt aus der App heraus zu bezahlen. Welche zusätzlichen Leistungen Du in Anspruch nehmen kannst, hängt von der Wahl Deines Anbieters ab.

Briefpost online empfangen mit Caya

Caya stellt seinen digitalen Service sowohl Privatkunden als auch Geschäftskunden zur Verfügung. Privatkunden zahlen je nach gewähltem Leistungsumfang im Jahresabonnement monatlich zwischen 3,99 Euro und 19,99 Euro. Bei Geschäftskunden richtet sich der Preis nach der Menge der eingehenden Briefe und liegt zwischen 5,99 Euro in der Go-Variante bis zu 199,99 Euro in der Business-Variante. Alle Tarife beinhalten unbegrenzten Speicherplatz.

Kunden können sich zwischen zwei verschiedenen Varianten entscheiden. Entweder beauftragen sie Caya damit, in ihrem Namen einen Nachsendeauftrag für ihre Briefpost bei der Deutschen Post zu stellen. Oder sie erhalten ihre persönliche Caya-Postbox-Adresse, die sie an Unternehmen, Behörden oder Bekannte weitergeben können. Sämtliche Post, die an diese Adresse versendet wird, wird digitalisiert und erscheint anschließend im digitalen Briefkasten, den Kunden weltweit über eine Web App oder über eine mobile App am Smartphone einsehen können. Die App ist sowohl für iOS als auch für Android Smartphones verfügbar.

Sie haben aber nicht nur Zugriff auf ihre täglich eingehende Briefpost, sie können diese auch archivieren und in Ordnern strukturieren, um sie später ganz leicht mithilfe einer Volltextsuche wieder zu finden. Darüber hinaus können Rechnungen über den eigenen Bezahldienst Caya PayNow direkt bezahlt werden.

Laut Anbieter liegen die Daten sicher in deutschen Rechenzentren im Frankfurter Bankenumfeld. Die physischen Briefe werden kostenlos archiviert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist an den Kunden zurückgeschickt, dauerhaft archiviert oder vernichtet.

Ein Konto – mehrere Karten?

Digitaler Briefkasten von ClevverMail: weltweite Postdigitalisierung

ClevverMail bietet Kunden an, ihre Postsendungen an weltweit 65 Standorten international zu verwalten. Entsprechend werden die Preise für die virtuelle Postbox je nach Standort erhoben. Die Adresse Deines digitalen Postkastens kannst Du auch als Geschäftsadresse nutzen. Allerdings darfst Du diese nicht zur Anmeldung bei Behörden oder zur Firmengründung verwenden.

Während die Post bei Caya automatisiert geöffnet und eingescannt wird, beschäftigt Clevver Mitarbeiter an den Standorten, die die Briefpost und Pakete in Empfang nehmen und den Kunden über den Eingang informieren. Auf Wunsch wird die Postsendung vor Ort digitalisiert und als durchsuchbares PDF zur Verfügung gestellt. Sobald die Briefpost digitalisiert wurde, wird der Kunde per E-Mail oder Push Notification in der App benachrichtigt und kann seine Post von überall online einsehen und sich diese auch an jeden Ort der Welt weiterleiten lassen. Pakete werden ebenfalls in Empfang genommen und auf Wunsch fotografiert.

Die Preise liegen je nach Höhe des Postaufkommens zwischen 5,45 Euro und 18,29 Euro pro Monat im Jahresabonnement. Ja nach Account-Typ lagert ClevverMail Post bis zu 20 Tage kostenlos. Soll die Post länger aufbewahrt werden, kommen weitere Kosten hinzu. Aber keine Angst – der Anbieter vernichtet keine Post ohne Rücksprache mit dem Kunden.

Dein digitaler Briefkasten bei dogado

Bei dogado erhalten Kunden eine persönliche, digitale Postadresse, zu der sie ihre Briefpost umleiten können. Der Kunde entscheidet dabei, ob seine gesamte Post per Nachsendeauftrag an dogado geht, oder sie nur ausgewählte Unternehmenspartner, Dienstleister, Ämter oder Behörden einbinden möchten. Die Postsendungen werden tagesaktuell per High-End-Scan digitalisiert und dem Kunden verschlüsselt online als durchsuchbare PDF-Datei in einer App bereitgestellt. Zusätzlich wird der Kunden über eingegangenen Post per E-Mail informiert. Dank einer webbasierten Archivierungssoftware und einer Volltextsuche, die alle gespeicherten Dokumente durchsucht, werden archivierte Textdokumenten schnell und einfach wiedergefunden.

Für Sicherheit und Datenschutz sorgt dogados Partner Reisswolf. Das Unternehmen steht für effizientes und sicheres Datenmanagement und jahrelange Expertise im Datenschutz sowie der Archivierung und Datenvernichtung. Ohne Zusatzkosten werden Dokumente sowohl digital als auch physisch gemäß der geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren sicher archiviert. Nach Fristablauf erfolgt die datenschutzkonforme Aktenvernichtung. Originale können ja nach gewähltem Tarif bis zu fünfmal im Monat kostenlos angefordert werden. Die Preise liegen je nach Tarif zwischen 9,99 Euro und 59,99 Euro im Monat.

Die Scanbox von Dropscan

Um die Scanbox von Dropscan zu nutzen, müssen Kunden sich mit ihrer Scanbox-Adresse registrieren, um sich ihre Briefpost automatisch mit einem Nachsendeauftrag weiterleiten zu lassen. Alternativ können sie die Scanbox-Adresse auch Kunden, Lieferanten, Freunden und Verwandten mitteilen. Zunächst wird nur der Briefumschlag gescannt und der Kunde entscheidet, wie der Brief weiterverarbeitet wird. Auf Wunsch wird der Umschlag geöffnet, der Inhalt gescannt und weitergeleitet. Der Scan erfolgt revisionssicher im Dateiformat PDF/A. Alle gescannten Briefe können jederzeit online eingesehen, heruntergeladen und die Inhalte im Volltext durchsucht werden. Alternativ kann der Kunden sich auch dafür entscheiden, den Brief einfach vernichten zu lassen. Bei Bedarf werden wichtige Dokumente, die der Kunde im Original in Papierform benötigt, weitergeleitet. Digitalisierte Briefe werden sicher in der digitalen Ablage des Dropscan-Kontos archiviert. Nicht mehr benötigte Briefsendungen werden auf Wunsch datenschutzgerecht und kostenlos vernichtet.

Besonders komfortabel und zeitsparend ist ein digitaler Briefkasten mit der Möglichkeit, über eine API-Schnittstelle externe Anwendungen wie Dropbox, Evernote oder Google-Drive zu integrieren und Dokumente dort abzurufen und zu speichern oder sich per E-Mail zusenden lassen.

Dropscan bietet Angebote sowohl für Privat- als auch für Geschäftskunden. Die Preise für Privatkunden liegen zwischen 12,90 Euro und 39,90 Euro pro Monat. Gewerbliche Kunden zahlen je nach Tarif zwischen 10 Euro und 200 Euro pro Monat.

Digitaler Briefkasten der Deutschen Post: E-POSTSCAN

Mit E-POSTSCAN bietet die Deutsche Post Kunden, die viel unterwegs sind, eine digitale Ergänzung zu ihrem physischen Briefkasten. Für 24,99 Euro pro Monat wird die scanbare Post digitalisiert und werktäglich an die E-POST-Adresse der Privatkunden versendet. Die Originale werden sorgsam aufbewahrt und gesammelt an die Postadresse, eine Wunschadresse oder an eine Packstation ausgeliefert.

Geschäftskunden bietet die Deutsche Post weitere Services, um ihren Briefversand zu optimieren und Kosten für den Versand zu sparen. Über eine API-Schnittstelle können weitere Softwareanwendungen integriert werden. Geschäftskunden haben die Wahl zwischen einer Betriebs- und Servicepauschale zuzüglich weiterer Kosten für die Digitalisierung sowie einem einmaligen Kauf- und Servicepreis plus einer monatlichen Lizenz- und Servicepauschale zuzüglich weiterer Kosten für die Digitalisierung.

Scanservice für Briefpost in der Cloud: myDropmail

Mit dem digitalen Nachsendeservice können Kunden im Urlaub oder auf Geschäftsreise ihre Post per Internet empfangen. Die Briefpost wird per Nachsendeauftrag an myDropmail umgeleitet und Kunden können ihren Kontakten ihre persönliche myDropmail-Postadresse mitteilen. Die Post wird wahlweise gesammelt an eine vorgegebene Adresse geschickt oder digitalisiert per Upload als PDF-Dokument über den digitalen Briefkasten zur Verfügung gestellt. Die Übertragung der Daten an den persönlichen myDropmail-Account erfolgt durch SSL- und AES-Dateiverschlüsselung.

Kunden haben bei myDropmail die Wahl zwischen drei unterschiedlichen Tarifen. Im Standard 365-Tarif werden 12 Monate lang pro Monat bis zu 30 Briefsendungen im wöchentlichen Turnus gescannt und archiviert. Der Preis dafür liegt bei 24 Euro pro Monat. Die Business Flat eignet sich besonders bei einem hohen Posteingang und kostet 99,90 Euro pro Monat.

Spare Zeit und sichere Dir ein Stück Freiheit

Ein digitaler Briefkasten bietet allen, die viel unterwegs sind, zahlreiche Vorteile. Dabei hast Du die Wahl zwischen unterschiedlichen Anbietern, die sich in Preis und Leistung zum Teil erheblich voneinander unterschieden. Welches Angebot passt, hängt von Deinen persönlichen Anforderung ab. Wem eine einfache Postbox vergleichbar mit einem E-Mail-Postfach ausreicht, fährt mit Anbietern wie Dropscan oder myDropMail gut. Wer Wert auf langjährige Expertise in Datenschutz, Archivierung und Aktenvernichtung legt, wird sich bei dogado und seinem Partner Reisswolf gut aufgehoben fühlen. Den persönlichen Empfang Deiner Post garantiert Dir ClevverMail an seinen weltweit 65 Standorten. Und wer Zeit sparen will und seine Rechnungen gleich im digitalen Briefkasten bezahlen möchte, nutzt das Angebot von Caya.

Eines haben alle Angebote gemein: Der digitale Briefkasten erleichtert Dir das Leben und schenken Dir die Freiheit zu entscheiden, wann und wo Du Deine Post lesen und bearbeiten möchtest. Sicher archiviert ist sie gut geschützt und jederzeit leicht auffindbar. Und mit einem sinkenden Papierverbrauch leistest Du auch gleich noch einen Beitrag für die Umwelt.

Das digitale Geschäftskonto für Dein Unternehmen