Entfernungspauschale: Alles, was Du wissen musst

Oliver
Oliver April 2022 Fintech Content Editor 11 Min

Inhaltsverzeichnis

Der tägliche Arbeitsweg ist mit Zeit und Geld verbunden. Arbeitnehmer können sich beim Finanzamt einen Teil ihrer Fahrtkosten zurückholen und so ihre Steuerlast mindern. Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz lassen sich über die sogenannte Entfernungspauschale ausgleichen: Dazu setzt Du Deine Ausgaben in Deiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ab. Wir haben Dir zusammengefasst, welche Verkehrsmittel dafür infrage kommen, welche Obergrenzen es gibt und was Du aus steuerlicher Sicht beachten musst.

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Kosten für den Weg zwischen der eigenen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte werden über die Entfernungspauschale abgegolten
  • Die Entfernungspauschale beträgt 0,30 € pro km, ab dem 21. km beträgt sie 0,35 €
  • Als Berechnungsgrundlage dient die einfache Strecke multipliziert mit der Anzahl der Arbeitstage
  • Die Art des Verkehrsmittels ist nicht relevant, allerdings ist die Pauschale bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmittel auf einen Höchstbetrag von 4.500 € im Jahr gedeckelt

Grundsätze der Entfernungspauschale: Die wichtigsten Regelungen 

2001 löste die verkehrsmittelunabhängige Entfernungspauschale die bis dahin für Fahrten mit dem Pkw geltende Kilometerpauschale. Damit kannst Du unabhängig davon, ob Du mit dem Auto, dem Fahrrad oder mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fährst, die Kosten für Deinen Arbeitsweg in Deiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. 

Mobilitätsprämie für Geringverdiener

Die Einkommensteuer wird erst ab einem zu versteuernden Einkommen von mehr als 9.984 € fällig. Wer weniger verdient, zahlt keine Einkommensteuer und kann entsprechend auch keine Werbungskosten geltend machen. Nichtsdestotrotz entstehen auch Geringverdienern Fahrtkosten. Als Ausgleich wurde daher mit der Mobilitätsprämie eine befristete steuerliche Förderung für Geringverdiener geschaffen, die zusätzlich zur Entfernungspauschale gewährt wird.

Um die Anzahl der Kilometer zu berechnen, die Dir mit der Entfernungspauschale erstattet werden, gelten bestimmte Grundsätze: Du kannst pro Kilometer, den Du zwischen Deiner Wohnung und Deiner ersten Tätigkeitsstätte zurücklegst, 0,30 € geltend machen. Jedoch musst Du dabei beachten, dass pro Arbeitstag lediglich der einfache Weg abgegolten wird. Die volle Pauschale wird Dir zudem nur gewährt, wenn Du tatsächlich an einem Tag hin und zurück fährst. Fährst Du beispielsweise am Donnerstag zur Arbeit und erst am Freitag wieder nach Hause, kannst Du nur die Hälfte der Pauschale, also 0,15 € pro km geltend machen.

Höhere Entfernungspauschale ab Kilometer 21

Da die Einführung eines CO2-Preises zu höheren Spritkosten führt, die insbesondere Arbeitnehmer mit einem längeren Arbeitsweg belasten, gewährt ihnen der Fiskus seit 2021 eine erhöhte Entfernungspauschale. Wer eine Entfernung von mehr als 20 km zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zurücklegen muss, erhält seit 2021 ab Kilometer 21 eine Pauschale von 0,35 €. Rückwirkend zum 1. Januar 2022 wurde sie auf 0,38 € pro km angehoben: Diese Erhöhung ist nach aktuellem Stand bis 2026 befristet.

Neben dieser Grundregel gibt es weitere Aspekte, die Du bei der Berechnung der Entfernungspauschale, die auch als Pendlerpauschale bekannt ist, berücksichtigen musst.  

Anzahl der Fahrten

Um die Anzahl der Fahrten zu ermitteln, für die Du die Entfernungspauschale geltend machen kannst, gilt, dass Du nur Fahrten, die Du tatsächlich zum Arbeitsplatz gefahren bist, zugrunde legen kannst. Das Jahr hat etwa 52 Wochen. Legst Du für Deine Berechnung eine Fünf-Tage-Woche zugrunde, kämest Du auf 260 Tage, an denen Du Anspruch auf die Entfernungspauschale hättest. Ob Du in Vollzeit- oder in Teilzeit arbeitest, spielt für die Berechnung keine Rolle.

Tatsächlich akzeptiert das Finanzamt aber nur etwa 220 Fahrten im Jahr – von den 260 Tagen musst Du Deinen Urlaub und Krankheits- und Feiertage abziehen. Natürlich darfst Du auch keine Fahrtkosten für die Tage geltend machen, die Du im Homeoffice gearbeitet hast. Die Kosten, die Dir durch die Arbeit im eigene zu Hause entstehen, kannst Du in den Steuerjahren 2020 und 2021 über die Homeoffice-Pauschale geltend machen.

Einfache Entfernung

In der Regel legen Arbeitnehmer den Weg zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte zwei Mal täglich zurück – bei Beginn und am Ende des Arbeitstages. Ausnahmen gibt es, wenn Mitarbeiter über die Mittagspause nach Hause fahren. Doch für den Fiskus ist das uninteressant. Du darfst pro Arbeitstag lediglich einmal den einfachen Weg abrechnen. Das Finanzamt berücksichtigt bei der Berechnung nur volle Entfernungskilometer. Das bedeutet, dass Du bei einer einfachen Strecke von 19,9 km nur 19 km geltend machen kannst. Rechnest Du mit 19,9 km oder rundest auf 20 km auf, wird die Berechnung nicht vom Finanzamt anerkannt.

Kürzeste Strecke

Bei der Abschreibung der Entfernungspauschale muss grundsätzlich vom kürzesten Weg zur Arbeit ausgegangen werden. Du kannst jedoch auch eine andere Verbindung als kürzeste Straßenverbindung angeben, wenn diese verkehrsgünstiger ist und Du sie regelmäßig nutzt. Verkehrsgünstiger wäre eine Strecke beispielsweise dann, wenn Du dadurch Zeit einsparen kannst.

Private und öffentliche Verkehrsmittel kombinieren

Welches Verkehrsmittel Du nutzt, ist für die Berechnung der Entfernungspauschale irrelevant. Sogar die Kombination aus öffentlichen und privaten Verkehrsmitteln ist zulässig. Du kannst die Kilometer auch geltend machen, wenn Du einen Teil der Strecke mit der Bahn und einen anderen Teil mit Deinem privaten PKW zurücklegst.

Der Ausgangspunkt für den Weg zur Arbeit ist immer der eigene Hauptwohnsitz. Besitzt Du mehrere Wohnungen, spielt nur die Entfernung zu der Wohnung, die am nächsten an der Arbeitsstätte liegt, eine Rolle. Liegt Dein Lebensmittelpunkt nachweislich in einer weiter entfernten Wohnung, kannst Du die weitere Strecke geltend machen. 

Erste Tätigkeitsstätte

Nicht nur der Ausgangspunkt, sondern auch das Ziel Deiner Fahrt ist für die Berechnung der Entfernungspauschale entscheidend. Das Finanzamt spricht hier von der ersten Tätigkeitsstätte. Darunter versteht man die betriebliche Einrichtung, der Du als Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet bist. Dauerhaft bedeutet in diesem Fall, dass die Zuordnung unbefristet ist, für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses oder für mehr als 48 Monate gilt. 

Da eine dauerhafte Zuordnung nicht in allen Berufen möglich ist, prüft das Finanzamt in diesen Fällen, ob ein Arbeitnehmer täglich, zwei Arbeitstage in der Woche oder mindestens ein Drittel der vereinbarten Arbeitszeit an einer bestimmten Stätte tätig wird. Hierbei ist es ausreichend, wenn er seiner Arbeit dort nur in geringem Umfang nachkommt – beispielsweise um an Meetings teilzunehmen. 

Bei Arbeitnehmern, die an mehreren Orten eingesetzt werden, legt der Arbeitgeber fest, welcher davon die erste Tätigkeitsstätte ist.

Keine Belege erforderlich

Liegt die Fahrtkostenpauschale für Dich bei maximal 4.500 € jährlich, musst Du dem Finanzamt keine Belege zukommen lassen. Übersteigen die Kosten den Höchstbeitrag, kannst Du sie nur dann absetzen, wenn Du den Weg zur Arbeit mit Deinem privaten PKW oder einem Firmenwagen zurücklegst. In diesem Fall musst Du die Ausgaben belegen können, beispielsweise durch ein Fahrtenbuch oder Tankquittungen.

Höhe der Entfernungspauschale

Laut Einkommensteuergesetz ist die Entfernungspauschale pro Kalenderjahr mit einem Höchstbetrag von 4.500 € gedeckelt und umfasst Fahrten mit sämtlichen Verkehrsmitteln, darunter Motorräder, Fahrgemeinschaften, Taxifahrten oder den Weg zu Fuß oder mit dem Fahrrad. 

Ausnahmen gibt es jedoch für die Nutzung des eigenen Autos oder eines Dienstwagens – diese sind im Höchstbeitrag nicht eingeschlossen. Wer in diesem Fall höhere Kosten absetzen möchte, muss nachweisen können, dass die Fahrt mit dem Privatwagen oder Dienstfahrzeug stattfand.

Das Gleiche gilt für die tatsächlichen Kosten für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Liegen Deine Ausgaben über der Pauschale, musst Du diese für die Erstattung entsprechend belegen können. Bewahre daher sämtliche Belege unbedingt sorgfältig auf.

Fahrgemeinschaften und verschiedene Verkehrsmittel

Um die Entfernungspauschale geltend zu machen, spielt es keine Rolle, ob Du die Bahn, Dein Fahrrad, einen Dienstwagen oder Dein eigenes Auto nutzt, um zur Arbeit zu gelangen. Allerdings gibt es bei den unterschiedlichen Verkehrsmitteln ein paar Besonderheiten zu beachten.

Öffentliche Verkehrsmittel 

Wer statt Auto lieber auf Bus und Bahn zurückgreift, kann auch hier die Entfernungspauschale ansetzen. Übersteigen die anfallenden Kosten den Betrag der Entfernungspauschale für das Kalenderjahr, kannst Du stattdessen die tatsächlichen Kosten ansetzen. Seit 2012 wird nicht mehr tageweise überprüft, ob die Kosten für die öffentlichen Verkehrsmittel über der Pauschale liegen. Mittlerweile ermittelt das Finanzamt nur noch jahresbezogen, ob die Summe der Fahrtkosten oder die Summe der Entfernungspauschale absetzbar ist.

Dienstwagen

Wer vom Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt bekommt, muss den geldwerten Vorteil versteuern. Die meisten Arbeitnehmer wenden die pauschale Ein-Prozent-Regelung an. Die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, die hierbei anfallen, werden vom Arbeitgeber abgeführt. Die Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz kannst Du in Deiner Einkommenssteuererklärung mit der Kilometerpauschale ansetzen.

Park & Ride

In vielen Fällen nutzen Mitarbeiter nicht nur die öffentlichen Verkehrsmittel, sondern daneben auch ihr eigenes Auto. Bei Mischfällen wie diesen spricht man von Park & Ride. Hierbei musst Du zunächst die Entfernung der kürzesten Straßenverbindung messen. Anschließend gibst Du an, wie viele Kilometer Du mit welchem Verkehrsmittel gefahren bist. Dabei kann auch ein höherer Betrag als 4.500 Euro angesetzt werden.

Fahrgemeinschaften

In einer Fahrgemeinschaft kann jeder Teilnehmer die Entfernungspauschale der für ihn relevanten Entfernungsstrecke ansetzen. Beachte jedoch, dass Du Umwege, die Du beispielsweise machen musst, um Mitfahrer abzuholen, nicht in die Ermittlung miteinbeziehen darfst. Bei Fahrgemeinschaften, in denen der Fahrer wechselt, gilt an den Arbeitstagen, an denen Mitfahrer nicht ihr eigenes Fahrzeug nutzen, gilt für alle Teilnehmer der Höchstbetrag von 4.500 Euro.

Jobticket

Seit können Arbeitgeber ihren Angestellten steuer- und sozialversicherungsfreie Fahrkarten oder Zuschüsse für den ÖPNV gewähren. Darüber hinaus werden auch Leistungen für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte im Personenfernverkehr begünstigt. Steuerfrei ist dies dann, wenn der Mitarbeiter das Jobticket oder den Zuschuss als zusätzliche Leistung zum vereinbarten Gehalt erhält. Das Praktische: Das Ticket darf nicht nur für den Weg zur Arbeit, sondern auch privat genutzt werden.

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Entfernungspauschale berechnen

Grundsätzlich gilt für die Berechnung der Entfernungspauschale:

  • 0,30 € pro km
  • 0,35 € pro km ab dem 21. km

Um die Entfernungspauschale in einem Beispiel zu berechnen, gehen wir von einem Arbeitnehmer aus, der an 220 Tagen im Jahr eine einfache Strecke von 127 km mit dem eigenen Pkw zurücklegt.

220 Tage x 20 km x 0,30 € = 1.320 €

220 Tage x 107 km x 0,38 € = 8.945,20 €

Insgesamt beträgt die Entfernungspauschale 10.265,20 Euro. Da der Betrag über dem Höchstbetrag von 4.500 € pro Kalenderjahr liegt, muss der Arbeitnehmer seine Ausgaben belegen.

Würde derselbe Arbeitnehmer einen Teil der Strecke mit dem eigenen Pkw und einen Teil der Strecke mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklegen wird die Entfernungspauschale wie folgt berechnet:

Autofahrt: 220 Tage x 20 km x 0,30  = 1.320 €

Bahnfahrt: 220 Tage x 107 km x 0,38 = 8.945,20 €

Da die Entfernungspauschale bei öffentlichen Verkehrsmitteln auf 4.500 € gedeckelt ist, kann der Arbeitnehmer nur 4.500 € für seine Bahnfahrten über die Pendlerpauschale geltend machen. Die Höhe der Pendlerpauschale beträgt dann insgesamt: 1.320 € + 4.500 € = 5.820 €.

Steuer und Kilometerpauschale: Was kann man absetzen?

Was es mit der Entfernungspauschale auf sich hat, weißt Du nun. Abschließend möchten wir Dir wichtige Tipps mit auf den Weg gehen, wie Du darüber hinaus mit der Kilometerpauschale Steuern sparen kannst.

  • Antrag auf Lohnsteuerermäßigung: Damit Du bereits während des laufenden Jahres weniger Lohnsteuer zahlen musst, kannst Du beim Finanzamt einen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung stellen. Das hat den Vorteil, dass Deine Werbungskosten, also auch die Fahrten zum Arbeitsplatz, als Freibetrag jeden Monat beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden. Möglich ist das, wenn die Werbungskosten mehr als 1.600 € betragen oder Du mit anderen abzugsfähigen Beiträgen über dem Grenzbetrag von 1.600 € liegst.
  • Unfallkosten: In der Abschreibung der Entfernungspauschale sind alle Kosten enthalten, die für den täglichen Arbeitsweg relevant sind. Dazu zählen Parkgebühren sowie der Versicherungs- oder ADAC-Beitrag. Kommt es nun auf dem Weg zur Arbeit zu einem Unfall, kannst Du die dabei entstehenden Kosten zusätzlich zur Pendlerpauschale als außergewöhnliche Aufwendungen abschreiben. Dazu gehören auch Kosten, die für die Reparatur des eigenen Wagens oder als Resultat eines Schadens an beteiligten Fahrzeugen entstehen.
  • Botengänge und Kundenbesuche: Reisekosten fallen immer dann an, wenn Du im Auftrag Deines Vorgesetzten unterwegs bist – beispielsweise Kunden besuchst oder zu einer Weiterbildung fährst. Auch wenn Dein Chef Dich mit einem Botengang beauftragt, kannst Du diese Fahrten mit 0,30 Euro pro km ansetzen. Beachte jedoch, dass Du dabei keinen Umweg aus privaten Gründen fahren darfst. 
  • Flugstrecken und Sammelbeförderungen: Flugstrecken und Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung lassen sich über die Entfernungspauschale absetzen. Für Flugstrecken musst Du die tatsächlichen Kosten ansetzen. Bietet Dein Vorgesetzter steuerfreie Sammelbeförderungen an, darfst Du dabei nicht die auf diese Weise zurückgelegten Strecken in die Ermittlung der Entfernung zwischen Arbeitsplatz und Wohnung mit einberechnen. Hast Du allerdings selbst etwas zu der Sammelbeförderung zugezahlt, kannst Du die Kosten als Werbungskosten ansetzen.
  • Menschen mit Behinderung: Behinderte Menschen haben die Möglichkeit, für die Wege zwischen der ersten Tätigkeitsstätte und ihrer Wohnung die tatsächlichen Kosten anzusetzen. Wenn sie ihren eigenen Pkw oder einen Firmenwagen benutzen, können sie die Fahrtkosten pauschal mit 0,30 € pro gefahrenem km geltend machen. Kommt es zu einem Unfall auf dem Weg zur ersten Tätigkeitsstätte, können sie die dabei entstandenen Kosten neben dem pauschalen Kilometeransatz angeben. Wer auf verschiedene Verkehrsmittel zurückgreift, kann sein Wahlrecht für alle Teilstrecken jedoch nur einheitlich ausüben.

Fazit: Erstattung Deiner Fahrtkosten über die Entfernungspauschale

Über die Entfernungspauschale kannst Du Dir die Kosten, die Dir als Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Deiner Wohnung und Deiner Arbeitsstätte erstehen, mit Deiner Einkommensteuererklärung wiederholen. Deine Ausgaben werden als Werbungskosten in der Anlage N aufgeführt. Unabhängig davon, welches Verkehrsmittel Du wählst, beträgt die Entfernungspauschale 0,30 € pro km. Ab dem 21. km gilt eine erhöhte Pauschale auf 0,35 € pro km.

Um die Höhe der Pendlerpauschale zu berechnen, wird die einfache Strecke mit der Anzahl Deiner Arbeitstage multipliziert. Liegt die Pauschale unter Deinen tatsächlichen Ausgaben, kannst Du nur einen Anspruch geltend machen, wenn Du Deine Ausgaben mit den entsprechenden Belegen nachweisen kannst. 

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