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Entfernungspauschale: Alles, was Du wissen musst

Oliver
Oliver Juni 2021 8 Min

Inhaltsverzeichnis

Der tägliche Arbeitsweg ist mit Zeit und Geld verbunden. Arbeitnehmer können sich beim Finanzamt einen Teil ihrer Fahrtkosten zurückholen und so ihre Steuerlast nicht unwesentlich mindern. Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz lassen sich über die sogenannte Entfernungspauschale ausgleichen. Das bedeutet, dass Du diese im Rahmen Deiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen kannst. Wir haben Dir zusammengefasst, welche Verkehrsmittel dafür infrage kommen, welche Obergrenzen es gibt und was Du aus steuerlicher Sicht beachten musst.

Die wichtigsten Regelungen zur Entfernungspauschale

Für Deinen Arbeitsweg zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte kannst Du grundsätzlich 0,30 Euro pro Kilometer von der Steuer absetzen. Jedoch musst Du beachten, dass lediglich der einfache Weg an einem Arbeitstag abgegolten werden kann und nicht die gesamten Kilometer. Der Ausgangspunkt für den Weg zur Arbeit ist grundsätzlich der eigene Hauptwohnsitz. Besitzt Du mehrere Wohnungen, spielt nur die Entfernung zu der Wohnung, die am nächsten an der Arbeitsstätte liegt, eine Rolle. 

Kilometerpauschale abgelöst

Die Entfernungspauschale löste 2001 die Kilometerpauschale ab. Als Teil der beschränkt abzugsfähigen Werbungskosten ist sie im Einkommensteuergesetz geregelt.

Es wird zwischen folgenden Aspekten unterschieden:

Anzahl der Fahrten

Bedenke, dass Du die Fahrten nur dann durch die Kilometerpauschale ausgleichen kannst, wenn Du tatsächlich zum Arbeitsplatz gefahren bist. Bei einer Fünf-Tage-Woche werden etwa 220 Fahrten im Jahr akzeptiert. Das bedeutet gleichzeitig, dass Du Krankheits- und Urlaubstage abziehen musst. Natürlich darfst Du für Tage, an denen Du von Zuhause arbeitest, keine Fahrtkosten geltend machen.

Einfache Entfernungsstrecke

In der Regel legen Arbeitnehmer den Weg zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte zwei Mal täglich zurück – bei Beginn und Ende des Arbeitstages. Ausnahmen gibt es, wenn Mitarbeiter über die Mittagspause nach Hause fahren. Doch für den Fiskus ist das uninteressant. So darfst Du pro Arbeitstag lediglich einmal den einfachen Weg abrechnen.

Erste Tätigkeitsstätte

Von einer ersten Tätigkeitsstätte spricht das Finanzamt, wenn Du als Arbeitnehmer einer bestimmten betrieblichen Einrichtung dauerhaft zugeordnet bist. Ist das der Fall, kannst Du die Fahrtkosten dorthin ausschließlich über die Pendlerpauschale abrechnen. Dauerhaft bedeutet in diesem Fall, dass die Zuordnung unbefristet ist, für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses oder für mehr als 48 Monate gilt. Trifft das nicht auf Dich zu, wird im nächsten Schritt geprüft, ob Du täglich, zwei Arbeitstage in der Woche oder mindestens ein Drittel der vereinbarten Arbeitszeit tätig werden sollst. Dafür ist es ausreichend, wenn Du Deiner Arbeit im geringen Umfang nachkommst. Arbeitest Du an mehreren Orten, sollte Dein Arbeitgeber festlegen, welcher davon die erste Tätigkeitsstätte ist.

Belege sind nicht erforderlich

Liegt die Fahrtkostenpauschale für Dich bei maximal 4.500 Euro jährlich, musst Du dem Finanzamt keine Belege zukommen lassen. Übersteigen die Kosten den Höchstbeitrag, kannst Du sie nur dann absetzen, wenn Du den Weg zur Arbeit mit Deinem privaten PKW oder einem Firmenwagen zurücklegst. In diesem Fall musst Du die Ausgaben belegen können, beispielsweise durch das Fahrtenbuch oder Tankquittungen.

Öffentliche Verkehrsmittel

Wenn Du öffentliche Verkehrsmittel nutzt, um zur Arbeit zu kommen, solltest Du ermitteln, ob die Kosten der Fahrkarten höher als die Pauschale sind, um dann die tatsächlichen Kosten abrechnen zu können. Damit Du Kosten für andere berufliche Fahrten und Dienstreisen absetzen kannst, musst Du notieren, wann Du wohin gefahren bist. Dann solltest Du Belege wie Zugtickets oder Hotelrechnungen für Rückfragen unbedingt aufheben.

Wichtig ist die kürzeste Entfernung 

Bei der Abschreibung der Entfernungspauschale muss grundsätzlich vom kürzesten Weg zur Arbeit ausgegangen werden. Das Finanzamt berücksichtigt dabei nur volle Entfernungskilometer. Du kannst jedoch auch eine andere Verbindung als kürzeste Straßenverbindung angeben, wenn diese verkehrsgünstiger ist und Du sie regelmäßig nutzt. Verkehrsgünstiger wäre eine Strecke beispielsweise dann, wenn Du dadurch Zeit einsparen kannst.

Welches Verkehrsmittel Du letztendlich nutzt, ist irrelevant. Sogar die Kombination aus öffentlichen und privaten Verkehrsmitteln ist zulässig. Wenn Du also die Hälfte des Weges mit der Bahn und die andere mit Deinem privaten PKW zurücklegst, kann die Entfernungspauschale geltend gemacht werden.

Höchstbetrag der Entfernungspauschale

Laut Einkommensteuergesetz ist die Entfernungspauschale pro Kalenderjahr mit einem Höchstbetrag von 4.500 Euro gedeckelt und umfasst Fahrten mit sämtlichen Verkehrsmitteln, darunter Motorräder, Fahrgemeinschaften, Taxifahrten oder den Weg zu Fuß oder mit dem Fahrrad. Ausnahmen gibt es jedoch für die Nutzung des eigenen Autos oder eines Dienstwagens – diese sind im Höchstbeitrag nicht eingeschlossen. Wer in diesem Fall höhere Kosten absetzen möchte, muss nachweisen können, dass die Fahrt mit dem Privatwagen oder Dienstfahrzeug stattfand.

Was Du über die Entfernungspauschale absetzen kannst und was nicht

Wie wir bereits erwähnt haben, spielt das Verkehrsmittel, mit dem Du den Weg zur Arbeit zurücklegst, im Grunde genommen keine Rolle. Da es die unterschiedlichsten Möglichkeiten gibt, um zur Tätigkeitsstätte zu gelangen, möchten wir im Folgenden näher darauf eingehen.

Öffentliche Verkehrsmittel 

Wer statt Auto lieber auf Bus und Bahn zurückgreift, kann auch hier die Entfernungspauschale ansetzen. Übersteigen die dabei anfallenden Kosten den Betrag der Entfernungspauschale, der für das Kalenderjahr angesetzt ist, kannst Du stattdessen die tatsächlichen Kosten ansetzen.

Seit 2012 wird nicht mehr tageweise überprüft, ob die Kosten für die öffentlichen Verkehrsmittel über der Pauschale liegen. Mittlerweile ermittelt das Finanzamt nur noch jahresbezogen, ob die Summe der Fahrtkosten oder die Summe der Entfernungspauschale absetzbar ist.

Dienstwagen

Wer vom Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt bekommt, muss den geldwerten Vorteil versteuern. Die meisten Arbeitnehmer wenden die pauschale Ein-Prozent-Regelung an. Die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, die im Rahmen dessen anfallen, werden vom Arbeitgeber abgeführt. Die Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz kannst Du in Deiner Einkommenssteuererklärung mit der Kilometerpauschale ansetzen.

Park & Ride

In vielen Fällen nutzen Mitarbeiter nicht nur die öffentlichen Verkehrsmittel, sondern daneben auch ihr eigenes Auto. Bei Mischfällen wie diesen spricht man von Park & Ride. Hierbei musst Du zunächst die Entfernung der kürzesten Straßenverbindung messen. Anschließend gibst Du an, wie viele Kilometer Du mit welchem Verkehrsmittel gefahren bist. Dabei kann auch ein höherer Betrag als 4.500 Euro angesetzt werden.

Fahrgemeinschaften

In einer Fahrgemeinschaft kann jeder Teilnehmer die Entfernungspauschale der für ihn relevanten Entfernungsstrecke ansetzen. Beachte jedoch, dass Du Umwege, die Du beispielsweise machen musst, um Mitfahrer abzuholen, nicht in die Ermittlung miteinbeziehen darfst. An den Arbeitstagen, an denen Mitfahrer nicht ihr eigenes Fahrzeug nutzen, gilt für alle Teilnehmer der Höchstbetrag von 4.500 Euro.

Die Fahrt mit dem Jobticket

2019 wurde die Regelung eingeführt, bei der ein Arbeitgeber seinen Angestellten steuer- und sozialversicherungsfrei Fahrkarten oder Zuschüsse für den ÖPNV gewähren kann. Darüber hinaus werden auch Leistungen für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte im Personenfernverkehr begünstigt. Steuerfrei ist dies dann, wenn der Mitarbeiter das Jobticket oder den Zuschuss als zusätzliche Leistung zum vereinbarten Gehalt erhält. Das Praktische: Das Ticket darf nicht nur für den Weg zur Arbeit, sondern auch privat genutzt werden.

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Beeinflussen Unfallkosten die Entfernungspauschale?

In der Abschreibung der Entfernungspauschale sind alle Kosten enthalten, die für den täglichen Arbeitsweg relevant sind. Dazu zählen Parkgebühren sowie der Versicherungs- oder ADAC-Beitrag. Kommt es nun auf dem Weg zur Arbeit zu einem Unfall, kannst Du die dabei entstehenden Kosten zusätzlich zur Pendlerpauschale abschreiben. Dazu gehören auch Kosten, die für die Reparatur des eigenen Wagens oder als Resultat eines Schadens an beteiligten Fahrzeugen entstehen.

Entfernungspauschale: Besondere Regelungen und wie Du Steuern sparen kannst

Was es mit der Entfernungspauschale auf sich hat, weißt Du nun. Abschließend möchten wir Dir wichtige Tipps mit auf den Weg gehen, wie Du darüber hinaus Steuern sparen kannst.

  • Antrag auf Lohnsteuerermäßigung: Damit Du bereits während des gesamten Jahres weniger Lohnsteuer zahlen musst, solltest Du beim Finanzamt einen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung stellen. Das hat den Vorteil, dass Deine Werbungskosten, also auch die Fahrten zum Arbeitsplatz, als Freibetrag jeden Monat beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden. Möglich ist das, wenn die Werbungskosten mehr als 1.600 Euro betragen oder Du mit anderen abzugsfähigen Beiträgen über dem Grenzbetrag von 1.600 Euro liegst
  • Botengänge und Kundenbesuche: Reisekosten fallen immer dann an, wenn Du im Auftrag Deines Vorgesetzten Kunden besuchst oder beispielsweise zu einer Weiterbildung fährst. Auch wenn Dein Chef Dich damit beauftragt, zur Post zu fahren, kannst Du diese Fahrten mit 0,30 Euro pro Kilometer ansetzen. Beachte jedoch, dass Du dabei keinen Umweg aus privaten Gründen fahren darfst. 
  • Flugstrecken und Sammelbeförderungen: Flugstrecken und Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung lassen sich über die Entfernungspauschale absetzen. Für Flugstrecken musst Du die tatsächlichen Kosten ansetzen. Bietet Dein Vorgesetzter steuerfreie Sammelbeförderungen an, darfst Du dabei nicht die auf diese Weise zurückgelegten Strecken in die Ermittlung der Entfernung zwischen Arbeitsplatz und Wohnung mit einberechnen. Hast Du allerdings selbst etwas zu der Sammelbeförderung hinzubezahlt, kannst Du die Kosten als Werbungskosten ansetzen.
  • Menschen mit Behinderung: Behinderte Menschen haben die Möglichkeit, für die Wege zwischen der ersten Tätigkeitsstätte und ihrer Wohnung die tatsächlichen Kosten anzusetzen. Wenn sie ihren eigenen Wagen oder ein Firmenauto benutzen, können sie die Fahrtkosten pauschal mit 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer geltend machen. Kommt es zu einem Unfall auf dem Weg zur ersten Tätigkeitsstätte, können sie die dabei entstandenen Kosten neben dem pauschalen Kilometeransatz angeben. Wer auf verschiedene Verkehrsmittel zurückgreift, kann sein Wahlrecht für alle Teilstrecken jedoch nur einheitlich ausüben.

Zu guter Letzt möchten wir Dir einen Tipp geben, der zwar nicht die Entfernungspauschale betrifft, aber sowohl Angestellte als auch Selbstständige enorm weiterbringt: Das Geschäftskonto von Penta ist das ideale Konto für alle, die ihre Finanzen besser im Auge behalten möchten und mit wenigen Klicks verwalten wollen. Die Kombination aus Konto und App erleichtert Dir und Deinem Steuerberater die Arbeit und nimmt Dir die Arbeit aufwendiger Buchhaltung ab. 

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