Handelregistereintrag: Ablauf, Kosten & Pflichten

Yasmin
Yasmin März 2020 8 Min

Inhaltsverzeichnis

Wer die Check-Listen zur Gründung eines Unternehmens durchgeht, kommt irgendwann zur Eintragung ins Handelsregister. Das deutsche Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das Auskunft über die wesentlichen wirtschaftlichen Verhältnisse eines Unternehmens gibt. Dort sind alle Gesellschaften und bestimmten Personen, die im juristischen Sinne Kaufleute sind, eingetragen. Dieses Register wird ausschließlich in elektronischer Form geführt und muss bei Änderungen entsprechend angepasst werden. Das Verzeichnis wird von Amtsgerichten gepflegt, die auch als Registergerichte bezeichnet werden. Neue Einträge in das Handelsregister werden im Bundesanzeiger bekannt gegeben.

Informationen zu Jahresabschlüssen oder Bilanzen sowie die Stammdaten einer eingetragenen Gesellschaft können kostenlos über den Handelsregisterauszug angefordert werden. Das Handelsregister sorgt so für mehr Transparenz in der Geschäftswelt. Einfache Firmenauskünfte kannst Du online im Handelsregister einsehen. Bei einem amtlich beglaubigten Antrag musst Du Zeit einplanen, da dieser per Post versendet wird. Jedes eingetragene Unternehmen erhält eine eindeutige Handelsregisternummer, mit der Du nach dem Handelsregisterauszug eines Unternehmens schon kannst.

Welche Unternehmen müssen ins Handelsregister eingetragen werden?

Das Handelsregister wird auch als Unternehmensregister bezeichnet. Grundsätzlich besteht für alle Kaufleute die Pflicht, ihr Unternehmen in das Handelsregister einzutragen. Es besteht allerdings eine gewisse Rechtsunsicherheit, wer als Kaufmann eingestuft wird. Für die Beurteilung werden im Wesentlichen Kriterien wie Art und Umfang der Geschäftstätigkeit, Umsatz, Anzahl der Beschäftigten, die Höhe des Betriebsvermögen und der Kredithöhe sowie die Anzahl der Standorte herangezogen.

Ein Beispiel

Ein Dienstleistungsunternehmen mit einem Jahresumsatz von 175.000 Euro, mehr als fünf Mitarbeitern, einem Betriebsvermögen ab einer Höhe von circa 100.000 Euro und mehreren Standorten oder Niederlassungen gilt als eine kaufmännische Einrichtung.

Wenn kaufmännisch geschultes Personal nicht erforderlich ist und auch keine kaufmännischen Mitarbeiter beschäftigt werden, spricht das gegen die Kaufmannseigenschaft. Gewerblich tätige Unternehmen können freiwillig eine Eintragung ins Handelsregister vornehmen. Freiberufler hingegen sind weder verpflichtet, noch können sie sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen.

Rechtsformen wie die OHG, die KG, die GmbH bzw. die UG (haftungsbeschränkt) und die Aktiengesellschaft (AG) werden vom Gesetzgeber automatisch als Kaufmann eingestuft. Unternehmensformen wie die GmbH oder die UG gelten mit erfolgtem Eintrag in das Handelsregister ­offiziell als gegründet. Im Anschluss wird der Auszug bei bestimmten Rechtsformen für die Anmeldung beim Gewerbeamt benötigt.

Abteilung A (HRA) oder Abteilung B (HRB)?

Die Einträge in das Handelsregister erfolgen je nach Rechtsform eines Unternehmens in zwei unterschiedlichen Abteilungen:

Abteilung A (HRA): Die Einträge geben Auskunft über

  • Sitz und Rechtsform,
  • Name des Inhabers bzw. die persönlich haftenden Gesellschafter einer Personenhandelsgesellschaft,
  • Wechsel der Inhaber bzw. Gesellschafter,
  • Betrag der Kommanditeinlage,
  • Erteilung und Abbestellung der Prokuristen,
  • Eröffnung oder Aufhebung des Insolvenzverfahrens,
  • die Auflösung einer Gesellschaft
  • und das Erlöschen einer Firma.

In Abteilung A oder Handelsregister A werden der Einzelkaufmann (e.K.), die offene Handelsgesellschaft (OHG), die Kommanditgesellschaft und die Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV) eingetragen.

Abteilung B (HRB): Hier findest Du Angaben über

  • Firma,
  • Rechtsform und Gegenstand des Unternehmens,
  • Ort des Sitzes,
  • Geschäftsführer,
  • Stammkapital der GmbH bzw. Grundkapital der Aktiengesellschaft,
  • Prokura,
  • Liquidation,
  • Eröffnung des Insolvenzverfahrens
  • und die Löschung einer Firma.

In Abteilung B oder Handelsregister B werden Aktiengesellschaften, die Kommanditgesellschaft auf Aktien, Gesellschaften mit beschränkter Haftung und der Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit geführt.

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Eintragung ins Handelsregister: Dein Unternehmen im Handelsregister

Für den Antrag benötigst Du verschiedene Unterlagen. Welche Unterlagen Du einreichen musst, ist abhängig von der Abteilung, in der Dein Unternehmen eingetragen wird. Sofern Du Stammkapital hinterlegen musst, benötigt der Notar einen Kontoauszug Deines Geschäftskontos sowie den Einzahlungsbeleg. Der Antrag wird mithilfe des Notars ausgefüllt, der ihn anschließend an das Amtsgericht weiterleitet. Nach einer Prüfung durch das Amtsgericht wird der Eintrag im Handelsregister im elektronischen Bundesanzeiger bekannt gegeben.

Kosten für die Eintragung ins Handelsregister

Für den Handelsregistereintrag wird eine Gebühr für die Eintragung beim jeweiligen Amtsgericht sowie Notarkosten fällig. Um die Kosten für den Notar so gering wie möglich zu halten, sei gut vorbereitet. Die IHK bietet die Prüfung Deines Antrags vor der notariellen Beurkundung oder Beglaubigung der Anmeldung zur Eintragung an. Die Prüfung erfolgt durch die für den Standort Deines Unternehmens zuständige Handelskammer. Bei der IHK Berlin beispielsweise findest Du eine Übersicht der Kosten, die bei der Eintragung in das Handelsregister anfallen. Die Tabelle gibt die Gebühren für das Registergericht abhängig von Gesellschaftsform und Stammkapital an. Zusätzlich gibt sie Auskunft über die Notarkosten, die für Anmeldung, Beurkundung des Gesellschaftervertrags, Erstellung der Gesellschafterliste und die Erzeugung einer XML Datei anfallen. 

Die Gebührensätze für den Notar sind übrigens bundesweit einheitlich im Gesetz über Kosten der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare geregelt. Das bedeutet aber nicht, dass diese Kosten zwingend dieser Gebührenordnung unterliegen. Wer im Vorfeld gut verhandelt, kann hier möglicherweise Kosten sparen.

Meldepflichtige Ereignisse

Wer sich über das Handelsregister einen Überblick über ein Unternehmen verschafft, verlässt sich darauf, dass die Informationen der Wahrheit entsprechen und aktuell sind. Änderungen eintragungspflichtiger Informationen müssen daher umgehend von den Unternehmen gemeldet werden. Das gilt nicht nur für den Neueintrag, sondern für den Zeitraum der gesamten Geschäftstätigkeit. Du kannst diese Änderungen selbst dem zuständigen Registergericht mitteilen oder Du beauftragst einen Notar, der alle notwendigen Schritte für Dich übernimmt. Du wirst vom Registergericht benachrichtigt, sobald die Eintragung vorgenommen wurde.

Sei Dir bewusst, dass die Angaben in einem Handelsregisterauszug rechtlich bindend sind. Das bedeutet, dass Du nicht eingetragene und nicht bekanntgemachte Änderungen nicht rechtlich geltend machen kannst. Hast Du beispielsweise einem Mitarbeiter die Prokura entzogen, musst Du es bekannt geben. Andernfalls ist er berechtigt weiterhin im Namen des Unternehmens Geschäfte zu tätigen. Umgekehrt kannst Du natürlich auch Dein Recht gegenüber Geschäftspartnern oder Lieferanten geltend machen: Selbst, wenn Sie die Änderung nicht zur Kenntnis genommen haben, ist das Recht auf Deiner Seite, wenn Du das Registergericht ordnungsgemäß informiert hast.

Haftung bei falschen Angaben

Als Gesellschafter oder Geschäftsführer haftest Du für Schäden, die durch falsche Angaben entstehen. Bei Falschangaben, die in das Handelsregister eingetragen wurden, drohen zusätzlich zu entstandenen Haftungsansprüchen Geldstrafen oder eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren. Achte immer darauf, dass Dein Eintrag in das Handelsregister der Wahrheit entspricht und aktuell ist. Überprüfe nach jedem Änderungsantrag sorgfältig, ob Dein Eintrag korrekt ist und richtig im Bundesanzeiger sowie weiteren Zeitungen bekannt gegeben wurde.

Nutze Deine Eintragung ins Handelsregister gewinnbringend!

Der Eintrag in das Handelsregister bringt Pflichten mit sich, die Du als Unternehmer erfüllen musst. Durch die Eintragung unterliegt Dein Unternehmen überwiegend dem Handelsgesetzbuch (HGB). Du bist zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Du musst einen Jahresabschluss erstellen und im Bundesanzeiger veröffentlichen. Und Du musst Inventuren durchführen. Die entsprechenden Unterlagen musst Du mindestens zehn Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist gilt auch für Geschäftsbriefe, Rechnungen oder Lieferscheine. Hier beträgt die Frist allerdings nur sechs Jahre.

Natürlich erwirbst Du mit Deinem Handelsregistereintrag auch Rechte. Du bist befugt, Prokura zu erteilen. Oder Du kannst selbstständige Niederlassungen an weiteren Standorten gründen und diese ebenfalls in das Handelsregister eingetragen lassen. Während nicht eingetragene Gesellschaften nur unter Vor- und Nachname ihres Inhabers auftreten dürfen, darfst Du Deinem Unternehmen auch einen marketingtauglichen Namen geben. Damit setzt Du Dich deutlich von Deinen Konkurrenten ab und verschaffst Dir einen Wettbewerbsvorteil. Jedes neue Unternehmen muss sich deutlich von den bereits vor Ort bestehenden Unternehmen unterscheiden, um eine Eintragung in das Handelsregister zu erwirken. Damit schützt das Handelsregister zusätzlich das Alleinstellungsmerkmal Deines Unternehmens.

Positive Wahrnehmung am Markt

In der Geschäftswelt verschafft der Handelsregistereintrag Dir eine positive Wahrnehmung. Einer Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, Lieferanten, Behörden oder Banken geht meist eine Überprüfung voraus. Viele setzen sogar eine Eintragung eines Geschäftspartners in das Handelsregister für die Zusammenarbeit voraus. Ausländische Geschäftspartner nutzen den Handelsregistereintrag, um sich von der Existenz eines Unternehmens zu überzeugen. Eine Gewerbeanmeldung reicht häufig nicht aus. Mit einem Handelsregistereintrag wirkt Dein Unternehmen professioneller und weckt Vertrauen für eine gute und langfristige Zusammenarbeit. Schließlich hast Du Dich mit dem Eintrag dazu verpflichtet, nach kaufmännischem Recht zu handeln und Dich nach den Regeln, Rechten und Pflichten gemäß HGB (Handelsgesetzbuch) zu richten.

Worauf musst Du noch achten?

1. Der Handelsregistereintrag ist die Voraussetzung, um ein Gewerbe anzumelden. Der Eintrag ersetzt aber nicht die Anmeldung beim Gewerbeamt. Du benötigst dazu den Handelsregisterauszug, Deinen Personalausweis, das ausgefüllte Formular zur Gewerbeanmeldung sowie gegebenenfalls die Zustimmungserklärung weiterer Gesellschafter. Entsprechende Formulare zur Gewerbeanmeldung findest Du im Internet. 

2. Laut Telemediengesetz muss Deine Handelsregisternummer im Impressum Deiner Website eingetragen werden. 

3. Die Handelskammern warnen vor dem sogenannten Adressbuchschwindel. Adressverlage nutzen die im Handelsregister bekanntgemachten Informationen, um den Unternehmen unseriöse Angebote zur Eintragung in Unternehmensverzeichnisse, Branchenregister, Gewerbedateien oder Ähnliches anzubieten. Die Form des Schreibens erweckt einen offiziellen Eindruck, um zu verschleiern, dass die angebotenen Leistungen nicht kostenlos sind. Wer unsicher ist, ob es sich um ein offizielles Schreiben oder ein unseriöses Angebot handelt, kann sich an die Handelskammern wenden. 

Löschung der Eintragung ins Handelsregister

Im Falle 

  • der Umwandlung eines gewerblichen Unternehmens in ein freiberufliches,
  • der Herabstufung eines kaufmännischen Betriebs auf einen nicht-kaufmännischen Betrieb,
  • der Aufgabe eines Betriebs
  • oder Beendigung der Auseinandersetzung (bei Personengesellschaften)

muss der Eintrag in das Handelsregister gelöscht werden.

Die Auflösung oder Stilllegung eines Unternehmens allein ist nicht ausreichend, um den Handelsregistereintrag zu löschen. Es handelt sich um ein meldepflichtiges Ereignis, das dem Amtsgericht umgehend mitgeteilt werden muss. Der schriftliche Antrag auf Löschung muss notariell beglaubigt und beim Registergericht eingereicht werden.

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