Erhalte 60€ für jedes Unternehmen, das Du für Penta wirbst.
Prämie sichern
Mehr

Kleinunternehmer Rechnung schreiben: alle Informationen auf einen Blick

Jeannine Klein
Jeannine Klein März 2021 7 Min

Inhaltsverzeichnis

Unter bestimmten Voraussetzungen tritt die Kleinunternehmerregelung in Kraft, die Dich als Unternehmer von der Umsatzsteuer befreit. Dieser Status entbindet Dich aber nicht von der Pflicht, die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes sowie die korrekte Erstellung von Rechnungen zu beachten. Du bist dazu verpflichtet, als Kleinunternehmer innerhalb von sechs Monaten eine Kleinunternehmer Rechnung für die erbrachte Leistungen zu schreiben. Die genaue Auflistung aller notwendigen Informationen, die in einer Rechnung für Kleinunternehmer aufgeführt werden müssen, findest Du im § 14 Abs. 4 UstG.

Wer gilt eigentlich als Kleinunternehmer?

Als Unternehmer kannst Du die Kleinunternehmerregelung für Dich beanspruchen, wenn Dein Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro betrug und Du im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro einnehmen wirst. Dabei geht es nur um den voraussichtlichen Umsatz. Sollte dieser wider Erwarten doch über 50.000 Euro liegen, bist Du auch weiterhin Kleinunternehmer. Betreibst Du mehrere Unternehmen, darf deren Gesamtumsatz die Grenzen nicht überschreiten.

Obwohl Du die Bedingung erfüllst, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu können, kannst Du Dich dennoch für die Option der Regelbesteuerung entscheiden. Über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den jeder Gründer ausfüllen muss, teilst Du dem Finanzamt Deine Entscheidung mit.

Kleinunternehmer Rechnung vs. Kleingewerberechnung

Der Begriff Kleinunternehmer kommt aus dem Umsatzsteuerrecht. Er bezeichnet Unternehmer mit einem Jahresumsatz von bis zu 22.000 Euro, die auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen müssen. Der Begriff Kleingewerbe stammt aus dem Handels- und Gewerberecht. Kleingewerbetreibender sind aufgrund ihres eingeschränkten Geschäftsumfanges nicht verpflichtet, die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) zu beachten.

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Als Kleinunternehmer sparst Du Dir einen enormen Verwaltungsaufwand, wenn Du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst. Eine Kleinunternehmer Rechnung zu erstellen ist unbürokratisch. Das Abführen der Umsatzsteuer kannst Du Dir ebenfalls sparen. Entsprechend musst Du auch keine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Dadurch kannst Du die Zeit, die andere Unternehmer mit der Buchhaltung verbringen, in produktivere Aktivitäten stecken. Stellst Du als Kleinunternehmer eine Rechnung an Privatpersonen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, kannst Du Deine Leistungen günstiger anbieten und Dir so einen Vorteil gegenüber Konkurrenzunternehmen sichern.

Die Kleinunternehmerregelung kann allerdings auch Nachteile mit sich bringen. Wer keine Umsatzsteuer zahlt, kann auch keine Vorsteuer in Anspruch nehmen. Das ist insbesondere dann, wenn Du mit hohen Ausgaben rechnest, ungünstig. Ebenfalls lohnt sich die Regelung weniger, wenn Unternehmen ihrerseits keine Vorsteuer für Deine Rechnung geltend machen können. Im Zweifel suchen sie sich dann lieber einen anderen Anbieter.

Die Besonderheiten der Rechnung für Kleinunternehmer

Beim Schreiben einer Kleinunternehmer Rechnung musst Du grundsätzlich alle Vorschriften beachten, die auch andere Unternehmer befolgen müssen. Dennoch gibt es zwei bedeutende Unterschiede:

  1. Wer eine Rechnung für Kleinunternehmer stellt, darf keine Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen ausweisen.
  2. Jede Kleinunternehmer Rechnung muss einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UstG beinhalten. Da keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, musst Du auch nicht zwischen Brutto- und Nettobeträgen unterscheiden. Ebenfalls entfällt bei einer Kleinunternehmer Rechnung die Aufgliederung des Gesamtumsatzes nach den verschiedenen Steuersätzen, was die Erstellung der Kleinunternehmer Rechnung deutlich vereinfacht.

Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung

Zu der genauen Formulierung des Hinweises der Kleinunternehmerregelung gibt es keine Vorschriften. Hier geht es lediglich darum, zu verdeutlichen, dass der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer enthält. Du bist auf der sicheren Seite, wenn Du auf § 19 UstG verweist.

Pflichtangaben in der Kleinunternehmer Rechnung

Unabhängig davon, ob die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen wird, muss sich jeder Unternehmer an die gleichen Pflichtangaben bei der Erstellung von Rechnungen halten. Folgende Angaben müssen also auch in der Kleinunternehmer Rechnung enthalten sein:

  • vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens und des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und der Dienstleistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • bei grundstücksbezogenen Leistungen: Hinweis auf die zweijährige Rechnungsaufbewahrungspflicht von (privaten) Leistungsempfängern

Wer keine Umsatzsteuer erhebt, muss in der Kleinunternehmer Rechnung zusätzlich auf den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben hinweisen.

Kleinunternehmer Rechnung mit der passenden Software erstellen

Fehler bei der Rechnungserstellung können Folgen haben und wirken zudem unprofessionell auf Kunden. Hier lohnt sich die frühzeitige Entscheidung für eine geeignete Rechnungssoftware für die Erstellung der Kleinunternehmer Rechnung.

Das Angebot ist groß, sich für die richtige Software zu entscheiden, fällt da nicht leicht. Die meisten erfüllen zwar die gesetzlichen Voraussetzungen, entsprechen jedoch nicht immer den Anforderungen von Solo-Selbstständigen und Kleingewerbetreibenden. Einfach zu bedienenden Baukasten-Lösungen kommen den Bedürfnissen von Kleinunternehmern meist am besten entgegen. In den meisten Fällen genügt eine zuverlässige Funktion zur Erstellung einer Kleinunternehmer Rechnung sowie eine einfache Möglichkeit zur Kundenverwaltung. Wächst der Kundenstamm oder das Auftragsvolumen, können weitere, anspruchsvollere Funktionen dazu gebucht werden.

Für welche Software Du Dich auch entscheidest: Du solltest sie ausgiebig testen und mit anderen Angeboten vergleichen, um die passende Lösung für die Erstellung Deiner Kleinunternehmer Rechnung zu finden. Deine Wahl wirkt sich nachhaltig auf Deine betriebliche Praxis aus. Seriöse Anbieter ermöglichen ihren potenziellen Kunden daher meist eine mehrwöchige Testphase.

penta blog

Das perfekte Firmenkonto für Dein Unternehmen

Fehlerhafte Rechnungsstellung? Das kann teuer werden!

Aus der Kleinunternehmer Rechnung darf sich auf keinen Fall ein Umsatzsteuerbetrag ergeben. Wer diesen fälschlicherweise ausweist, muss ihn dann auch an das Finanzamt abführen. Wird die Umsatzsteuer fehlerhaft ausgewiesen, muss sie auch dann an das Finanzamt abgeführt werden, wenn der Leistungsempfänger selbst nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Bemerkst Du einen solchen Fehler, solltest Du umgehend eine korrigierte Rechnung an Deinen Kunden schicken. Im schlimmsten Fall, und zwar dann, wenn Du die bezahlte Umsatzsteuer nicht an das Finanzamt weiterleitest, kann ein Strafverfahren wegen Betrugs auf Dich zukommen.

Ein weiterer Fehler, den Du unbedingt vermeiden solltest, ist die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, obwohl Dein Unternehmen im vergangenen Jahr die Umsatzgrenze von 22.000 Euro überschritten hat. Stellst Du trotzdem weiterhin die Kleinunternehmer Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, schuldest Du dem Finanzamt die auf den Rechnungsbetrag fällige Umsatzsteuer.

Die Kleinunternehmer Rechnung: Erleichtere Dir die Arbeit mit Vorlagen und Mustern

Praktischerweise musst Du nicht jede Kleinunternehmer Rechnung von Grund auf selbst schreiben. Wer auf kostenlose Muster oder Vorlagen für Kleinunternehmer Rechnungen zurückgreift – beispielsweise von der Industrie und Handelskammer (IHK) – , kann wertvolle Zeit sparen und sich wichtigeren Dingen widmen. Im Internet findet sich eine Vielzahl unterschiedlicher Vorlagen, mit denen Du schnell die notwendigen Angaben für die Kleinunternehmer Rechnung erfassen kannst. Doch trotz vereinfachter Arbeit gilt auch hier: Achte darauf, dass Du die Kleinunternehmer Rechnung fehlerfrei ausstellst. Das macht nicht nur einen besseren Eindruck beim Kunden, sondern bewahrt Dich vor Steuernachzahlungen und strafrechtlichen Konsequenzen.

Voraussetzungen für den Versand der Kleinunternehmer Rechnung

Die Kleinunternehmer Rechnung kann in Papierform per Post sowie per Fax oder E-Mail versendet werden. Die Hauptsache ist, dass sie wichtige formelle Voraussetzungen erfüllt: 

  • Die Kleinunternehmer Rechnung muss echt sein, also die Identität des Rechnungsstellers unzweifelhaft wiedergeben. 
  • Sie muss unversehrt sein und darf nachträglich nicht verändert werden. 
  • Sie muss für den Empfänger lesbar sein.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Damit das Finanzamt Deine Unterlagen stets überprüfen kann, gibt es spezielle Aufbewahrungsfristen für Rechnungen zu beachten. Die Fristen dafür sind in § 14b UStG geregelt. Als Kleinunternehmer solltest Du zudem einen Blick in § 19 UStG werfen. Neben der Kleinunternehmerregelung enthält dieser Paragraf eine Reihe von Ausnahmen bei der Besteuerung von Kleinunternehmern, die Du kennen solltest. Generell müssen Kleinunternehmer eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für ihre Kleinunternehmer Rechnung einhalten. Die Frist gilt sowohl für Ausgangsrechnungen, die Du an Deine Kunden übermittelst, als auch für Eingangsrechnungen, die einen Bezug zum Unternehmen aufweisen.

Rechnungsstellung im EU-Ausland

Da es die Kleinunternehmerregelung in vielen Ländern nicht gibt, gelten Kleinunternehmer, die Geschäfte mit ausländischen Kunden abschließen, grundsätzlich als ganz normale Unternehmer. Für B2B-Geschäfte innerhalb der EU tritt das Reverse-Charge-Verfahren in Kraft. Dieses besagt, dass der Kunde, sofern er sich in einem anderen EU-Staat befindet, auch die entsprechende Umsatzsteuer für das erworbene Produkt abführen muss.

Zudem solltest Du beachten, dass

  • der Rechnungsbetrag nur netto ausgewiesen werden darf
  • die Rechnung den Hinweis „Reverse Charge“ enthalten muss
  • Du Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die des Rechnungsempfängers angeben musst

Die Umsatzsteuer-ID benötigst Du dabei lediglich für Geschäfte mit Unternehmen, die sich in anderen EU-Staaten befinden. Beantragen kannst Du sie über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Die Vorschriften für Geschäftsbeziehungen mit Drittstaaten außerhalb der EU lassen sich nicht in einem Satz zusammenfassen, da diese je nach Land individuell ausfallen.

Das perfekte Firmenkonto für Dein Unternehmen

Nach oben