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Ausgaben von der Steuer absetzen: So kannst Du richtig sparen

Jeannine Klein
Jeannine Klein November 2019 9 Min

Inhaltsverzeichnis

Das deutsche Steuersystem ist komplex und wirft bei vielen Unternehmern immer wieder Fragen auf. Angefangen bei der Frage, welche Steuerarten für sie und ihr Unternehmen relevant sind, über diverse steuerrechtliche Pflichten und Fristen, die es einzuhalten gilt, bis hin zu der Frage, was Du als Selbstständiger von der Steuer absetzen kannst, um den einen oder anderen Euro zu sparen.

Mehr Geld durch Abschreibungen und Pauschalen

Um Betriebsausgaben richtig absetzen zu können, ist es zunächst wichtig zu verstehen, was es mit Abschreibungen auf sich hat. Abschreibungen sind Wertminderungen, die Dir letztendlich dabei helfen, Deine Steuerlast zu senken. Sie zeigen den Wertverlust größerer Anschaffungen auf. Dieser Verlust mindert den Unternehmensgewinn und kann damit die Steuerschuld senken. In welchem Maße sich Gegenstände abschreiben lassen, hängt dabei vom jeweiligen Wirtschaftsgut ab.

Neben den Abschreibungen bieten Pauschalen Dir eine weitere Möglichkeit, Dein zu versteuerndes Einkommen unabhängig von der tatsächlich entstandenen Höhe der Kosten senken kannst. Einige dieser sogenannten Freibeträge werden direkt vom Finanzamt abgezogen. Andere musst Du selbst in Deiner Steuererklärung angeben. Um eine Pauschale zu beanspruchen, sind für gewöhnlich keine Nachweise nötig. Belege kommen nur dann zum Einsatz, wenn die tatsächlichen Kosten über der Pauschale liegen. In diesem Fall kannst Du diese Kosten zusätzlich geltend machen.

Werbungskosten von der Steuer absetzen

Werbungskosten sind der Klassiker im Bereich der Steuerabsetzungen. Sie beziehen sich dabei nicht auf Werbung im Sinne von Marketing, sondern auf Kosten, die Berufstätigen im Rahmen der Ausübung ihrer Arbeit entstehen und ihren Gewinn schmälern. Dazu zählen auch Beiträge für Berufsverbände und berufsspezifische Versicherungen.

Fallen fallen nur geringe Werbungskosten an, kannst Du diese mithilfe der Werbungskostenpauschale geltend machen. Diese liegt aktuell bei 1.000 Euro pro Jahr. Gemeinsam veranlagte Ehepaare können dies nutzen, obwohl einer der Partner die Pauschale gar nicht erreicht. Hat ein Partner beispielsweise Werbungskosten in Höhe von 800 Euro und der Andere Werbungskosten in Höhe von 1.500 Euro, können sie insgesamt 2.500 Euro geltend machen, da in diesem Fall beiden Partnern die volle Werbungskostenpauschale zu steht.

Zu den Werbungskosten gehören unter anderem:

  • Kundenbewirtung,
  • Bewerbungskosten,
  • Telefonkosten,
  • Kontoführungsgebühren,
  • Fortbildungskosten.

Firmenwagen von der Steuer absetzen

Dabei gilt zu beachten: Auch der Firmenwagen lässt sich von der Steuer absetzen. Mit einer gewerblichen Nutzung ab 90 Prozent, kannst Du dabei den größtmöglichen Betrag sparen, da sich alle relevanten Aufwendungen wie Kraftstoff und Versicherung für das Fahrzeug als Werbungskosten absetzen lassen. Um die Fahrtkosten abzusetzen, ist die Führung eines Fahrtenbuchs Pflicht.

Arbeitsmittel von der Steuer absetzen

Selbstständige können Arbeitsmittel ebenfalls als Betriebsausgaben angeben. Wichtig ist, dass auch diese mindestens zu 90 Prozent gewerblich genutzt werden, um sie steuerlich absetzen zu können.

Zu Arbeitsmitteln gehören unter anderen:

  • Büromöbel,
  • Handy,
  • Computer und Laptops,
  • Software,
  • Berufsbegleitung,
  • Fachliteratur.
Welche Regelungen bestehen für die Absetzung von Steuern?

Regelungen für Arbeitszimmer und Miete

Für gewöhnlich lassen sich Aufwendungen, die zu Hause entstehen, nicht absetzen. Unter Umständen erlaubt der Gesetzgeber aber dennoch die Absetzung eines privaten Arbeitszimmers. Dafür gelten zwei Voraussetzungen:

  • Steht Dir kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kannst Du bis zu 1.250 Euro jährlich als Betriebskosten absetzen. In diese Kategorie fallen beispielsweise Berufstätige, die ihre Tätigkeiten im Homeoffice ausführen, weil sie vom Arbeitgeber keinen individuellen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt bekommen.
  • Ist Dein Arbeitszimmer der Mittelpunkt Deiner Tätigkeit, lassen sich die gesamten Kosten absetzen. Dies gilt vor allem für Freiberufler wie Schriftsteller oder freie Journalisten.

So kannst Du nicht nur bei der Miete sparen, sondern auch bei anderen Ausgaben Energie-, Reinigungs- oder Renovierungskosten sowie der Grundsteuer und bei Deiner Hausratsversicherung.

Betriebsausflug von der Steuer absetzen

Beim gemeinsamen Ausflug mit der Firma kommen schon mal einige Kosten zusammen: Eintrittskarten, Rechnungen, Trainer oder Tickets sorgen für außergewöhnliche Ausgaben. Hier musst Du wissen, dass auch hier Freibeträge anfallen: Bei bis zu zwei Ausflügen pro Jahr sind Ausgaben unter 110 Euro pro Teilnehmer steuerfrei. Weitere Ausflüge müssen in voller Höhe versteuert werden. Bringen Mitarbeiter Angehörige zum Betriebsausflug mit, werden die anfallenden Kosten dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet. Dadurch wird der Freibetrag schnell überschritten. Übersteigen die Ausgaben die Höhe des Freibetrags, gelten sie als geldwerter Vorteil und müssen versteuert werden. Alternativ kann die Differenz zwischen dem Freibetrag und den tatsächlich entstandenen Kosten in Form einer Lohnsteuerpauschale vom Arbeitgeber an das Finanzamt abgeführt wird. Diese liegt aktuell bei 25 Prozent.

Handwerksarbeiten und haushaltsnahe Dienstleistungen

Ausgaben für Handwerker, Haushaltshilfen oder Gärtner mindern nicht das zu versteuernde Einkommen, sondern lassen sich direkt von der Steuerschuld abziehen. Handwerksleistungen, die im Zusammenhang mit dem Haushalt stehen wie Renovierungs- oder Wartungsarbeiten, lassen sich fast immer absetzen. Voraussetzung ist, dass die Arbeiten in Deinem eigenen Haushalt erledigt werden.

Damit Du auch bei haushaltsnahen Dienstleistungen von Steuererleichterungen profitierst, muss es sich dabei um eine geringfügige Beschäftigung handeln. Wichtig ist ebenfalls, dass Du am sogenannten Haushaltscheckverfahren teilnimmst und Deine Haushaltshilfe anmeldest. Diese Steuerermäßigung kannst Du nur dann in Anspruch nehmen, wenn Du eine Rechnung erhältst oder der zu zahlende Beitrag überwiesen wird. Barzahlungen werden nicht akzeptiert.

Sonderausgaben: Spenden und Krankenversicherung von der Steuer absetzen

Sonderausgaben umfassen alle Ausgaben, die nicht in die Kategorie der Betriebsausgaben oder der Werbekosten fallen. Von Vorsorgeaufwendungen bis hin zur Kirchensteuer gibt es eine Reihe von Ausgaben, die sich als Sonderausgaben absetzen lassen. Hier ein Überblick möglicher Sonderausgaben:

Krankenversicherung von der Steuer absetzen

Mit der Einführung des Bürgerentlastungsgesetzes im Jahre 2010 haben Selbstständige die Möglichkeit, Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge steuerlich abzusetzen. Die Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung sowie zur Pflegeversicherung können dabei nahezu vollständig abgesetzt werden. Beachte dabei, dass es auch für den Vorsorgeaufwand eine Höchstgrenze gibt. Wird diese überschritten, können nur die Beiträge berücksichtigt werden, die im Rahmen der Basisleistungen bestehen. Wahltarife und Zusatzleistungen sind nicht abzugsfähig.

Bei privat Versicherten gelten etwas andere Regelungen, die meist etwas komplizierter sind, da hier oft diverse, nicht absetzbare Zusatzleistungen mit im Spiel sind.

Spenden in der Steuererklärung

Wer spendet, tut Gutes und kann gleichzeitig Steuern sparen. Als Selbstständiger kannst Du Spenden als Sonderausgaben in der Einkommenssteuererklärung angeben. Bei Kapitalgesellschaften fallen diese in die Kategorie der Betriebsausgaben. Damit Spenden auch tatsächlich als solche anerkannt werden, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Sie fördern gemeinnützliche, mildtätige oder kirchliche Zwecke.
  • Es handelt sich bei den Spenden nicht um das Entgelt für eine Gegenleistung.
  • Sie finden aus freiwilligen und uneigennützigen Gründen statt.
  • Der Empfänger ist vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt.

Damit das Finanzamt Spenden in Deiner Steuererklärung akzeptiert, musst Du zudem einen Nachweis vorlegen. Bei Spenden in einer Höhe bis zu 200 Euro reicht der Einzahlungsbeleg oder ein Kontoauszug. Übersteigt die Summe diesen Betrag, muss eine amtlich anerkannte Spendenquittung vorgelegt werden.

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Bei der Kirchensteuer sparen

Wer in Deutschland wohnt und Mitglied einer Religionsgemeinde ist, die einen Anspruch auf die Erhebung der Kirchensteuer hat, muss Kirchensteuer zahlen. Der Betrag hängt dabei vom jeweiligen Wohnort ab und teilt sich in zwei Prozentsätze auf. So zahlt man in Bayern und Baden-Württemberg 8 Prozent, in allen anderen Bundesländer eine Kirchensteuer in Höhe von 9 Prozent. Die Kirchensteuer kann ebenfalls in den Sonderausgaben angegeben werden. Wer aus der Kirche austritt, ist entsprechend von der Kirchensteuerpflicht befreit.

Steuerabsetzung von Privatschulen

Der Nachwuchs hat ein Recht auf Bildung – und bei Privatschulen ist dieses Recht im Vergleich zu staatlichen Schulen teuer. Wer sein Kind auf eine Privatschule schickt, kann auch hier einen Teil des Schulgeldes steuerlich absetzen. Maximal dürfen 30 Prozent der Kosten geltend gemacht werden, die die Höhe von 5.000 Euro pro Kind aber nicht übersteigen dürfen. Besucht das Kind eine ausländische Schule, muss diese von deutschen Behörden anerkannt werden, um die Kosten geltend zu machen.

Unterhalt von der Steuer absetzen

Wer dazu verpflichtet ist, Unterhalt zu zahlen, kann diesen regelmäßig steuerlich absetzen. Hier liegt der Höchstbetrag bei 9.000 Euro pro Kalenderjahr. Werden die Zahlungen als Sonderausgaben angegeben, spricht man vom Realsplitting. Hier kommt das steuerliche Leistungsfähigkeitsprinzip zum Einsatz. Das bedeutet, dass die Unterhaltszahlungen die Leistungsfähigkeit des Zahlenden mindern und die des Empfängers erhöhen. Das führt letztendlich dazu, dass Deine Steuerlast sinkt, wenn Du Unterhaltszahlungen leisten musst. Damit dieses Prinzip in Kraft treten kann, muss der Unterhaltsempfänger auf der Einkommenssteuererklärung unterschreiben.

Außergewöhnliche Belastungen bei unerwarteten Ereignissen

Um Härtefälle durch außergewöhnliche Belastungen zu vermeiden, können diese ebenfalls als Sonderausgaben geltend gemacht werden. Die Grenze, bis zu der Du diese Ausgaben geltend machen kannst, wird individuell vom Finanzamt festgelegt und richtete sich dabei nach Faktoren wie Familienstand und Anzahl der Kinder.

Einige Beispiele für solche außergewöhnlichen Belastungen sind:

  • Allergien: Medikamente und Therapien lassen sich als Krankheitskosten absetzen. Wer dauerhaft von einem Medikament Gebrauch macht, sollte am besten eine Dauerverordnung beim Finanzamt einreichen.
  • Alternativmedizin: Dabei handelt es sich um Kosten, die für Homöopathie oder Pflanzenheilkunde anfallen. Hat ein Arzt die Behandlungen verordnet, ist dabei kein amtsärztliches Gutachten notwendig.
  • Bestattungskosten: Reicht der Nachlass nicht aus, um die Kosten einer Beerdigung zu decken, können Angehörige diese steuerlich geltend machen. Darunter fallen unter anderem Kosten für den Sarg, Blumen und Kränze sowie Todesanzeigen.
  • Kurkosten: Nicht immer übernimmt die Krankenkasse alle anfallenden Kosten für eine Bade- oder Heilkur. Selbstgetragene Kosten, beispielsweise für Unterbringung oder Fahrt, lassen sich allerdings steuerlich absetzen.
  • Pflegekosten: Eine altersbedingte Unterbringung im Seniorenheim lässt sich nicht steuerlich absetzen. Kommt diese allerdings aus Gründen von Krankheit zustande, zählt auch diese zu den außergewöhnlichen Belastungen.

Pünktlichkeit und Ordnung machen sich bezahlt

Es ist hilfreich, sich nicht erst bei Fälligkeit am 31. Mai, sondern während des gesamten Geschäftsjahres mit der unvermeidlichen Steuererklärung auseinander zusetzen. Wer dauerhaft Ordnung in seinen Unterlagen hält, Rechnungen und Belege sorgfältig und geordnet aufbewahrt, spart sich eine Menge Arbeit und Zeit. 

Zusätzlich erleichtert Dir ein separates Geschäftskonto die Trennung von privaten und beruflichen Einnahmen und Ausgaben sowie den entsprechenden Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Darüber hinaus behältst Du so Deine beruflichen Ausgaben ganz leicht im Blick.

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