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Einzelunternehmen gründen: Die wichtigsten Schritte zur Gründung

Lukas Zoerner
Lukas Zoerner Mai 2021 14 Min

Inhaltsverzeichnis

Bei Unternehmern, die als Einzelpersonen ohne Partner in die Selbstständigkeit starten, handelt es sich um Einzelunternehmer. Die Rechtsform Einzelunternehmer bezeichnet sowohl Kaufleute als auch Freiberufler oder Kleingewerbetreibende. Diese drei Arten von Einzelunternehmen unterscheiden sich in ihren rechtlichen und steuerlichen Besonderheiten. Wenn Du ein Einzelunternehmen gründen möchtest, solltest Du Dich zunächst mit den unterschiedlichen Varianten vertraut machen.

Definition Einzelunternehmen

Laut statistischem Bundesamt ist die Einzelunternehmen Rechtsform die häufigste Form für Unternehmensgründungen in Deutschland. Aber was genau ist eine Einzelunternehmung und was sind seine Merkmale? Als Einzelkaufmann oder Einzelunternehmer befindet sich Dein Unternehmen vollständig in Deinem alleinigen Besitz. Bei der Gewinnverteilung hast Du den alleinigen Anspruch auf alle anfallenden Gewinne, trägst aber auch alle Verluste.

Bei einem Einzelunternehmen handelt es sich um eine Personengesellschaft, die von natürlichen Personen gegründet wird. Du trägst das alleinige Risiko, das heißt, Du haftest in vollem Umfang und auch mit Deinem Privatvermögen.

Ein Mindestkapital für die Gründung ist nicht vorgeschrieben: Eine Einzelunternehmung gründest Du entweder ohne Stammkapital oder mit einer beliebigen Summe. Wenn Du ein Einzelunternehmen gründen möchtest, stößt Du auf vergleichsweise geringe Kosten. Im laufenden Betrieb musst Du Zahlungen der Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer berücksichtigen.

Die Rechtsform Einzelunternehmen schließt nicht aus, weitere Mitarbeiter zu beschäftigen. In der Gründungsphase starten Einzelunternehmen jedoch meist ohne Angestellte. Die Geschäftsführung liegt im Einzelunternehmen automatisch beim Inhaber. Beispiele für Einzelunternehmen sind der eingetragene Kaufmann, Kleingewerbe oder Freiberufler.

Der eingetragene Kaufmann (e. K.)

Beim eingetragenen Kaufmann unterscheidet man zwischen dem IST-Kaufmann und dem KANN-Kaufmann. Der IST-Kaufmann betreibt gewerblichen Handel und ist somit verpflichtet, sein Unternehmen im Handelsregister anzumelden. Er unterliegt damit den Rechten und Pflichten des Handelsgesetzbuches (HGB). Durch den Eintrag in das Handelsregister genießt Du hohes Ansehen bei Banken, Investoren und Geschäftspartnern. Du bist damit aber auch zur doppelten Buchhaltung und Erstellung einer Bilanz verpflichtet. Liegen Deine Umsatzerlöse allerdings unter 600.000 Euro und Dein Jahresüberschuss beträgt nicht mehr als 60.000 Euro, ist eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als Jahresabschluss für Dein Einzelunternehmen ausreichend.

Wer ein Gewerbe, aber keinen gewerblichen Handel betreibt, hat die Möglichkeit, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen. Der KANN-Kaufmann ist aber nicht dazu verpflichtet. Solange kein Eintrag erfolgt unterliegt er den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) und ist nicht zur doppelten Buchführung und Erstellung einer Bilanz verpflichtet.

Als eingetragener Kaufmann benötigst Du ebenfalls eine Anmeldung beim Gewerbeamt und musst noch vor Aufnahme Deiner Tätigkeit einen Gewerbeschein beantragen. Du hast keine Partner und bist entsprechend der alleinige Inhaber Deines Unternehmens. Du triffst die Entscheidungen und musst Deine Einnahmen mit niemanden teilen. Dafür haftest Du aber auch entsprechend persönlich und mit Deinem Vermögen für die Verbindlichkeiten Deines Unternehmens. Für die Gründung benötigst Du kein Mindestkapital. Bei der Namensgebung kannst Du kreativ werden – Fantasienamen sind erlaubt.

Einzelunternehmen Gründung Kosten

Kleingewerbe

Als Gewerbe gilt jede eigenverantwortliche unternehmerische Tätigkeit. Steht bei Unternehmensgründung kein großes Betriebsvermögen im Hintergrund, um gleich zahlreiche Mitarbeiter zu beschäftigen und hohe Umsätze zu erzielen, ist die Gründung eines Kleingewerbes eine gute Option, sich eine eigene Existenz aufzubauen.

Als Gewerbetreibender unterliegst Du den Vorschriften für Kleingewerbetreibende. Diese findest Du im Bürgerlichen Gesetzbuch, in der Gewerbeordnung sowie den Steuer- und Sozialgesetzen. Eine notarielle Beurkundung ist bei der Gründung von Einzelunternehmen als Kleingewerbe nicht notwendig. Der Aufwand, ein Kleingewerbe zu betreiben ist relativ gering: Kleingewerbetreibende sind nicht zur doppelten kaufmännischen Buchführung verpflichtet, müssen keine Bilanz erstellen, ihren Jahresabschluss nicht veröffentlichen und brauchen keine Inventur zu machen.

Nach der Gewerbeanmeldung und der Anmeldung beim Finanzamt gilt Dein Gewerbeunternehmen offiziell als gegründet. Die Pflicht zur Anmeldung im Handelsregister entfällt für kleingewerbliche Unternehmen.

Unterschied Kleingewerbe und Kleinunternehmen

Die sogenannte Kleinunternehmerregelung bezieht sich nicht auf die Größe Deines Unternehmens, sondern auf die Höhe des Umsatzes: Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes können Gewerbetreibende, Selbstständige, Freiberufler sowie Land- und Forstwirte sein. Voraussetzung ist, dass ihr Vorjahresumsatz nicht über 22.000 Euro gelegen hat und der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird.

Der Freiberufler

Der Freiberufler ist eine Form des Einzelunternehmers, der bestimmten Berufsgruppen vorbehalten ist. Freiberufler zu werden ist keine freie Entscheidung: Es gelten besondere Grundlagen, Voraussetzungen und gesetzliche Bestimmungen, die Du als Freiberufler erfüllen musst.

Das Einkommensteuergesetz (EstG) regelt, dass Unternehmer, die einen der sogenannten Katalogberufe ausüben, automatisch als Freiberufler gelten. Zu diesen Berufsgruppen zählen überwiegend wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten. Die Grenzen zwischen freiberuflichen und gewerblichen Tätigkeiten sind nicht immer ganz eindeutig. In letzter Instanz legt das Finanzamt fest, wer Freiberufler ist.

Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer und sind nicht verpflichtet, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen. Bei der Buchhaltung haben sie es leicht: Sie sind nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist ausreichend. Sie können sich freiwillig in das Handelsregister eintragen lassen. Die Unternehmensgründung als Freiberufler ist mit einem recht geringen Aufwand verbunden. Du benötigst nicht zwingend ein Startkapital. Du meldest Dein Unternehmen beim Finanzamt an, erhältst Deine Steuernummer, eröffnest ein Geschäftskonto, um private von beruflichen Ausgaben sauber zu trennen, und los gehts!

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Einzelunternehmen gründen: Schritte bis zur Gründung

Je nachdem, ob Du Dein Einzelunternehmen als Kaufmann, Kleingewerbetreibender oder als Freiberufler führst, führen unterschiedliche Schritte zum Ziel. Grundsätzlich kannst Du Dich beim Einzelunternehmen Gründen an den folgenden fünf Schritten orientieren:

Schritt 1: Genehmigungen einholen

Bei manchen Tätigkeiten wirst Du auch weitere Genehmigungen benötigen, um Dein Einzelunternehmen gründen zu können. So musst Du als Handwerker beispielsweise einen Meisterbrief vorlegen oder eine bestimmte Anzahl an Berufsjahren nachweisen. Informiere Dich bereits im Vorfeld darüber, welche Genehmigungen Bescheinigungen notwendig sind und auf welche Regelungen Du achten musst. So sparst Du im Gründungsprozess Zeit und unnötige Wege zu den Behörden und Ämtern. Gegebenenfalls musst Du Dich auch bei der Industrie- und Handelskammer oder einer anderen Berufskammer anmelden. Darüber hinaus ist für Einzelunternehmen die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft Pflicht.

Schritt 2: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen

Das Gewerbeamt gibt nach Anmeldung die Informationen über die Gründung an das Finanzamt weiter und Du erhältst automatisch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Dein Einzelunternehmen. In diesem Fragebogen lieferst Du dem Finanzamt eine realistische Einschätzung Deiner zu erwartenden Umsätze. Auf dieser Basis legt das Finanzamt im Gründungsjahr die Höhe Deiner zu zahlenden Einkommensteuer fest. Hier kannst Du auch gleich angeben, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu wollen, um Dich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien zu lassen. Wer unsicher ist und Fehler vermeiden möchte, kann beim Ausfüllen einen Steuerberater hinzuziehen. Auch als Einzelunternehmer solltest Du die Kosten für einen Steuerberater nicht scheuen, um Fehler und hohe Steuernachzahlungen zu vermeiden.

Da Du als Freiberufler kein Gewerbe anmeldest, musst Du Dir den Fragebogen selbst besorgen.

Hast Du den Fragebogen beim für Deine Einzelunternehmen zuständigen Finanzamt abgegeben, erhältst Du Deine Steuernummer.

Schritt 3: Geschäftskonto eröffnen

Obwohl Du als Einzelunternehmer nicht verpflichtet bist, ein Firmenkonto zu führen, ist es ratsam von Anfang an, private und geschäftliche Zahlungen sauber voneinander zu trennen.

Schritt 4: Einzelunternehmen anmelden – Eintragung ins Handelsregister

Wenn Du ein Einzelunternehmen gründen möchtest, muss es in das Handelsregister eingetragen werden, wenn einer oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen:

  • Das Einzelunternehmen erzielt einen für die Branche üblichen Jahresumsatz (Einzelhandel: 250.000 Euro, Großhandel und Produktion: 400.000 bis 500.000 Euro)
  • Das Einzelunternehmen ist kaufmännisch organisiert.
  • Eine Buchhaltung wird benötigt.
  • Der Unternehmer ist kein Freiberufler.
  • Im Einzelunternehmen wird Personal mit weitreichenden Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnissen beschäftigt.

Trifft einer oder mehrere dieser Punkte zu, gehörst Du zu den Kaufleuten und musst Dein Unternehmen in das Handelsregister eintragen lassen. Mit der Eintragung erhält man als Kaufmann den Zusatz e. K., e. Kfr. oder e. Kfm., der darauf hinweist, dass es sich um ein Einzelunternehmen handelt.

Schritt 5: Gewerbeanmeldung Einzelunternehmen gründen

Mit Ausnahme der Freiberufler sind alle Einzelunternehmer verpflichtet, vor Aufnahme ihrer Tätigkeit ein Gewerbe anzumelden. Um eine Gewerbeanmeldung für Dein Einzelunternehmen zu tätigen, musst Du den Gewerbeschein ausfüllen und beim zuständigen Gewerbeamt einreichen. Dort musst Du Deine Rechtsform, natürlich die persönlichen Daten, den Inhalt der Unternehmung und Deine Kontodaten angeben. Für die Anmeldung wird eine Gebühr gezahlt werden. Die Höhe der Gebühr variiert je nach Gewerbeamt. In der Regel liegt sie zwischen 30 und 50 Euro. Prüfe vorab die Möglichkeit, ob Du Deine Einzelunternehmung online bei Deinem zuständigen Gewerbeamt anmelden kannst. Damit sparst Du Dir den Weg und lange Wartezeiten.

Was Du über die Haftung bei der Einzelunternehmen Gründung wissen solltest

Die Haftung bei einem Einzelunternehmen betrifft immer in vollem Umfang das Privatvermögen der Gründer. Es gibt also keine Haftungsbeschränkung. Möchtest Du aufgrund des hohen Haftungsrisikos die Rechtsform wechseln, kannst Du die Haftung mit der Umwandlung in eine Unternehmergesellschaft (UG), eine Ein-Personen-GmbH oder eine Ein-Personen-AG einschränken. So beschränkst Du die Haftung auf das Betriebsvermögen und haftest nicht mit Deinem Privatvermögen.

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Einzelunternehmen gründen: Der Firmenname

  • Die Art des Einzelunternehmens spielt bei der Namensgebung des Unternehmens eine entscheidende Rolle. Sowohl aus rechtlicher Sicht als auch im Hinblick auf Deine Marke.
  • Ein Kleingewerbe muss dem kompletten Namen seines Inhabers enthalten. Dieser Name kann beispielsweise um eine Branchenbezeichnung oder einen weiteren Namenszusatz ergänzt werden.
  • Ist Dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen, kannst Du Deinen Firmennamen frei wählen. Dabei musst Du beachten, dass der Name immer um die Bezeichnung e. Kfr., e. Kfm. oder e. K. ergänzt werden muss.
  • Als Freiberufler im Einzelunternehmen musst Du mit Deinem Vor- und Nachnamen am Geschäftsverkehr teilnehmen. Eine Fantasiebezeichnung ist möglich, wenn Du unter den Fantasienamen oder neben Dein Logo mit dem Fantasienamen oder einer Buchstabenkombination direkt Deinen Vor- und Nachnamen setzt.

Generell solltest Du folgende Aspekte bei der Namenswahl beachten:

  • Der Name sollte im Gedächtnis bleiben.
  • Der Name sollte zu den Leistungen und Produkten passen.
  • Der Name sollte im Hinblick auf eine Angebotserweiterung nicht bestimmte Leistungen hervorheben.
  • Der Name sollte keine negativen Assoziationen hervorrufen.
  • Der Name darf noch nicht vergeben sein und Du darfst keine Namensrechte verletzen.
  • Die Internetadresse sollte den Firmennamen enthalten. Prüfe also vorher, ob die entsprechende Domain noch verfügbar ist.
  • Der Name sollte leicht auszusprechen sein.

Welche Angaben gehören auf Deine Unternehmenswebsite?

Wird eine Website geschäftlich genutzt, besteht auch bei Einzelunternehmen eine Impressums-Pflicht. Dort müssen Angaben wie Vor- und Nachname des Seitenbetreibers, seine Postanschrift mit Straße, Nummer, Postleitzahl und Ort sowie seine Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail Adresse hinterlegt werden. Ein Kontaktformular ist nicht ausreichend.

Des Weiteren ist es je nach Ausgestaltung der Website und des Berufes notwendig die Umsatzsteuer-ID oder die Wirtschaftsidentifikationsnummer, das Registergericht und die Registernummer anzugeben. Wenn Dein Beruf zulassungsbedürftig oder kammergebunden ist, sind weitere spezielle Angaben notwendig. Wenn Du auf Deiner Seite redaktionelle Inhalte anbietest, kommen nach § 55 Rundfunkstaatsvertrag Angaben zum inhaltlich Verantwortlichen hinzu. Dabei müssen der Name und die Anschrift des für das Einzelunternehmen Verantwortlichen angegeben werden.

Juristische oder natürliche Person?

Bei einem Einzelunternehmen handelt es sich immer um Personengesellschaften, hinter denen eine natürliche Person steht. Die Art der Tätigkeit kann dabei gewerblich oder freiberuflich sein.

Steuern für Einzelunternehmen

Einzelunternehmen müssen natürlich auch eine Steuererklärung beim Finanzamt abgeben. Einzelunternehmer erhalten keinen Lohn, sondern generieren ihren Lohn aus dem Gewinn. Entsprechend zahlen sie keine Lohnsteuer. Einzelunternehmen unterliegen damit der Einkommensteuer. Darüber hinaus zahlen Einzelunternehmen Umsatz- und Gewerbesteuer. Ausnahme ist der Freiberufler. Er ist von der Zahlung der Gewerbesteuer befreit. Einzelunternehmer, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, sind entsprechend auch von der Umsatzsteuer befreit und können auch keinen Vorsteuerabzug auf eingekaufte Waren und Dienstleistungen geltend machen.

Einzelunternehmen gründen: Steuern absetzen

Auf Einzelunternehmen kommen Ausgaben zu, die den gewinn mindern. Diese Ausgaben kannst Du im Rahmen Deiner Steuererklärung als Betriebsausgaben oder Betriebskosten geltend machen. Dazu zählen alle Ausgaben, die getätigt werden, um Geld zu verdienen.

Dazu zählen beispielsweise Ausgaben für

  • Deinen Arbeitsplatz,
  • Arbeitsmittel,
  • Kommunikationsmittel,
  • Reisekosten,
  • Firmenwagen,
  • berufstypische Arbeitskleidung,
  • Geschäftsessen,
  • Marketingmaterialien sowie für
  • Fortbildungen und Schulungen.

Wer Ausgaben für Dienstleistungen und Güter angibt, die er prinzipiell auch privat verwenden kann, muss begründen, warum er sie zum großen Teil beruflich benötigt. Man spricht hier von einer notwendigen Betriebsausgabe. Voraussetzung ist, dass Du alle Rechnungen sorgfältig aufbewahrst, um diese Ausgaben in der Steuererklärung nachweisen zu können.

Wer als Freiberufler künstlerisch, schriftstellerisch oder wissenschaftlich tätig ist oder nebenberuflich freiberuflich tätig ist, profitiert von einer Betriebsausgabenpauschale und kann bis zu 30 Prozent seiner Betriebsausgaben pauschal geltend machen.

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Insolvenz für Einzelunternehmen anmelden

Einzelunternehmen können wie alle anderen Unternehmen das Regelinsolvenzverfahren durchlaufen und einen Antrag auf Restschuldbefreiung stellen. Sofern es wirtschaftlich möglich ist, kannst Du Deine berufliche Tätigkeit gemäß § 35 Absatz 2 der Insolvenzordnung (InsO) trotz des Insolvenzverfahrens weiterhin ausüben. Dahinter steckt die Motivation, das Einzelunternehmen im Sinne einer gesicherten Sanierung weiterzuführen.

Geschäftsaufgabe Einzelunternehmen

Der Verkauf eines Unternehmens entspricht einer Geschäftsaufgabe oder Betriebsaufgabe des Einzelunternehmens. Wechselt der Inhaber in einem Einzelunternehmen fallen in dem Jahr, in dem das Einzelunternehmen verkauft wird, gegebenenfalls nicht nur ein Betriebsgewinn oder -verlust an, sondern auch ein Veräußerungs- oder Aufgabegewinn an.

Fazit – Einzelunternehmen gründen: Vor- und Nachteile

Wie bei allen Rechtsformen für Unternehmen gibt es auch beim Einzelunternehmen Gründen Vor- und Nachteile. 

Folgende Punkte zählen zu den Vorteilen von Einzelunternehmen:

  • Die Gründung ist vergleichsweise einfach.
  • Die Kosten, um ein Einzelunternehmen gründen zu können, sind vergleichsweise gering.
  • Es ist kein Stammkapital notwendig.
  • Es ist kein Gesellschaftsvertrag und keine Satzung nötig.
  • Jahresabschlüsse müssen nicht offengelegt werden, solange der Umsatz die Höhe von 600.000 Euro nicht übersteigt.
  • Die Entscheidungsprozesse sind bei alleinigen Inhabern kurz.
  • Bei einem Handelsregistereintrag bestehen gute Chancen auf Kreditvergabe.

Die Nachteile einer Einzelunternehmung sind:

  • Es gibt keine eine Haftungsbeschränkung. Der Inhaber haftet in vollem Umfang auch mit seinem Privatvermögen.
  • Du bist in Entscheidungsprozessen auf Dich selbst gestellt. 
  • Weitere Inhaber können nur bei Änderungen der Rechtsform hinzugefügt werden.

Generell ist die Gründung eines Einzelunternehmens nicht schwierig. Es müssen aber viele Punkte trotzdem bedacht werden und Du solltest Dich vor der Gründung ausreichend informieren.

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Diese Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt und überprüft worden. Trotzdem möchten wir Dich darauf hinweisen, dass wir keine Haftung für Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit übernehmen können. Diese Informationen ersetzt im Zweifel keine rechtliche Beratung. Solltest Du also rechtliche beziehungsweise steuerrechtliche Fragen haben, wende Dich bitte an Deinen Anwalt oder Steuerberater.
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