Firmenkreditkarten für Unternehmen: Optimal für Geschäftsausgaben

Jeannine Klein
Jeannine Klein Juni 2019 11 Min

Inhaltsverzeichnis

Geschäftsessen bezahlen. Schnell Material fürs Büro besorgen. Reisen buchen. Den Firmenwagen tanken. Es gibt zahlreiche Szenarien, bei denen Firmenkreditkarten in Unternehmen benötigt werden. Das Angebot der Anbieter von Business-Kreditkarten ist groß. Darüber hinaus unterscheiden sie bei Firmenkreditkarten meist zwischen Business Cards und Corporate Cards. Bei den unterschiedlichsten Konditionen fragen sich viele Freiberufler, Freelancer aber auch Mittelständler oder Gründer eines Start-ups, welche Firmenkreditkarte am besten zu ihren Bedürfnissen passt. Wie entscheidest Du Dich für das richtige Angebot und wo kannst Du unkompliziert Firmenkreditkarten beantragen?

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter

Als Unternehmer musst Du Geschäftsausgaben und private Ausgaben voneinander trennen. Es bietet sich an, ein Firmenkonto mit einer Firmenkreditkarte zu nutzen. Damit ersparst Du Dir, später betriebliche von privaten Buchungen voneinander trennen zu müssen. Bei Fragen von Deinem Steuerberater oder dem Finanzamt hast Du schnell alle Abbuchungen übersichtlich parat.

Firmenkreditkarten können aber noch viel mehr. Ob Kosten für Reisebuchungen, Spesen Deiner Mitarbeiter oder kleinere Besorgungen beispielsweise von Büromaterialien – diese Kosten gehen alle auf Dein Geschäftskonto. An Ende des Monats entsteht so ein hoher Aufwand, um die Kosten einzelnen Abteilungen oder Mitarbeitern zuzuordnen. Mit Firmenkreditkarten für Deine Mitarbeiter sparst Du Dir diese lästige Aufgabe. Deine Mitarbeiter erhalten finanziellen Handlungsspielraum und müssen Dich im Tagesgeschäft nicht wegen jeder Kleinigkeit bemühen.

Gut zu wissen

Ende 2015 wurde eine EU-weite Neuregelung für Firmenkreditkarten eingeführt. Sie gelten nur noch als Firmenkreditkarten, wenn eine Firmenhaftung für sie besteht und die Rechnungen über ein Firmenkonto ausgeglichen werden. Diese Regelung betrifft auch Firmenkreditkarten mit Privathaftung und Abrechnung über das private Konto, die bis dahin in Deutschland stark verbreitet waren.

Firmenkreditkarten: Business Card oder Corporate Card?

Es gibt unzählige Angebote von Geschäftsbanken und Finanzdienstleistern für Kreditkarten für Unternehmen – sowohl für Dich als Gründer und Inhaber als auch für Deine Mitarbeiter.

Bei Firmenkreditkarten unterscheiden die Anbieter zwischen Corporate Cards und Business Cards. Corporate Cards eignen sich für größere Unternehmen, die eine große Zahl an Firmenkreditkarten für ihre Mitarbeiter benötigen, um beispielsweise die Reise- und Spesenabrechnungen effizient zu managen. Die Business Card bietet sich für Selbstständige, Einzelunternehmer sowie kleine und mittlere Unternehmen, die nur wenige Karten brauchen. Die Anzahl der Business Cards ist meist limitiert. Im Vergleich profitieren Unternehmen mit der Corporate Card von Zusatzleistungen sowie günstigeren Konditionen aufgrund der erhöhten Abnahme an Firmenkreditkarten. Im Gegensatz zu einer nicht personenbezogenen Kreditkarte, die von mehreren Mitarbeitern genutzt wird, ersparst Du Dir mit Firmenkreditkarten am Ende des Monats die Zuordnung von Abbuchungen und behältst jederzeit die volle Kostenkontrolle.

Eine weitere Möglichkeit, Mitarbeitern mehr finanzielle Freiheiten zu verschaffen, sind die Prepaid-Kreditkarten. Hierbei handelt es sich um Karten auf Guthabenbasis. Deine Mitarbeiter können nur soviel Geld ausgeben, wie Du zuvor auf diese Firmenkreditkarten geladen hast. Damit bist Du auf der sicheren Seite und hast jederzeit Deine Ausgaben im Griff. 

Oder Du richtest einfach Unterkonten in Deinem Firmenkonto ein. Diese Konten kannst Du dann beispielsweise für Reisebuchungen oder Spesen nutzen. Deine Mitarbeiter erhalten Firmen-Debitkarten, also EC-Karten. Der Unterschied zu Firmenkreditkarten besteht darin, dass es keinen Kreditrahmen mit Zahlungsaufschub gibt und Geld innerhalb weniger Tage abgebucht wird.

Reisestellenkarten

Wer ausschließlich seine Reisebuchungen über eine Firmenkreditkarte abwickeln möchte, für den ist die sogenannte Reisestellenkarte eine gute Alternative. Reisestellenkarten sind nicht personalisiert und werden meist bei einem Reiseunternehmen hinterlegt, das die Reisebuchungen für Dein Unternehmen durchführt. Größere Beträge für Flüge oder Bahnreisen werden direkt mit dieser art Firmenkreditkarte bezahlt und am Ende des Abrechnungszeitraums vom Firmenkonto abgebucht.

Firmenkreditkarten: Du hast die Wahl!

Für welche der Möglichkeiten Du Dich auch entscheidest: Behalte jederzeit die Kontrolle über Deine Finanzen. Denn obwohl Deine Mitarbeiter personenbezogene Firmenkreditkarten erhalten, liegt die Haftung für die Firmenkreditkarten ausschließlich beim Unternehmen. Da das Unternehmen haftet, spielt die private Bonität Deiner Mitarbeiter keine Rolle und auch Mitarbeiter mit einem negativen Schufa-Eintrag können ebenfalls eine Firmenkreditkarte erhalten. 

Um Dich zusätzlich vor Missbrauch zu schützen, kannst Du Nutzungsvereinbarungen für die Firmenkreditkarten Deiner Mitarbeiter festlegen. Dass die Firmenkreditkarten nicht für private Zahlungen Deiner Mitarbeiter verwendet werden dürfen, sollte eigentlich jedem klar sein. Aber sicher ist sicher. Ähnlich wie die Nutzungsvereinbarung bei Firmenhandys, legst Du fest, für welche Zwecke die Firmenkreditkarte verwendet werden darf und weist Deine Mitarbeiter auf ihre Sorgfaltspflicht bei Verlust oder Diebstahl der Karte hin. Vorlagen für Nutzungsvereinbarung, findest Du im Internet.

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Team Banking: Penta-Karten für alle Mitarbeiter

Alternative zu Firmenkreditkarten: Konto mit Debitkarten

Eine gute Alternative zu den Firmenkreditkarten sind Debitkarten. Debitkarten funktionieren wie EC-Karten. Während bei Kreditkarten das Geld zu einem bestimmten Stichtag – meist am Monatsende – von Deinem Firmenkonto abgebucht wird, werden offenen Forderungen auf der Debitkarte innerhalb weniger Tage abgebucht. Die Möglichkeit, einen Zahlungsaufschub oder Ratenzahlung zu vereinbaren, gibt es nicht. 

Debitkarten bekommst Du bei allen Banken oder Finanzdienstleistern, die Geschäftskonten anbieten. Zum Beispiel auch bei Penta! 

Mach Schluss mit unübersichtlichen Barauslagen und gemeinsam genutzten Firmenkreditkarten. Statte jeden Mitarbeiter mit seiner eigenen Firmenkarte aus und mache Unternehmensausgaben sicher, effizient und leicht nachvollziehbar. Du kannst über Dein Firmenkonto eine unbegrenzte Anzahl an Firmen-Debitkarten für Dein Team anfordern. 

Die Vorteile:

  • Transparenz
  • Kostenkontrolle
  • vereinfachtes Reisekostenmanagement
  • Freiheit für Deine Mitarbeiter
  • reduzierter Aufwand in der Buchhaltung
  • digitale Erfassung von Belegen

Mit der Debitkarte behältst Du jederzeit den aktuellen Überblick über Deine Finanzen. Dank der Echtzeit-Benachrichtigung bleibst Du als Kontoinhaber jederzeit auf dem aktuellen Stand, was die Ausgaben in Deinem Geschäftskonto betrifft. Du kannst sämtliche Transaktionen Deiner Mitarbeiter am Rechner oder unterwegs in der Penta App im Auge behalten.

Firmenkreditkarten haben den Nachteil, dass Du die Höhe der Gesamtausgaben bis zum Monatsende schnell aus den Augen verlieren kannst. Insbesondere, wenn mehrere Firmenkreditkarten im Spiel sind. Im Vergleich dazu werden Beträge, die Du oder Deine Mitarbeiter mit den Debitkarten bezahlen, innerhalb weniger Tage von Deinem Online Geschäftskonto abgebucht. So behältst Du jederzeit den Überblick über Deine Finanzen und es warten am Monatsende keine bösen Überraschungen auf Dich.  

Vergleichbar mit der Prepaid-Kreditkarte kannst Du für die Penta Debitkarten ebenfalls ein Limit festlegen. So kannst Du ganz nach Bedarf die Ausgabenhöhe der Debitkarten für jeden einzelnen Mitarbeiter individuell festlegen.

Ein weiterer Vorteil, der Dir das Geschäftsleben erheblich erleichtert, ist die einfache Belegerfassung per Smartphone. Jeder Mitarbeiter, den Du mit seiner eigenen Debitkarte für Dein Geschäftskonto ausgestattet hast, kann so seine Zahlungsbelege jederzeit und direkt nach der Zahlung mit seinem Smartphone hochladen. Zusätzlich kannst Du individuelle Kategorien und Labels für Transaktionen erstellen. Belege können so beispielsweise gleich der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden. Zettelwirtschaft und zeitraubende Spesenabrechnungen gehören damit der Vergangenheit an. Die Belege sind sauber zuordenbar und digital verfügbar. Unwahrscheinlich, dass so etwas verloren geht oder Du bei einer Buchprüfung oder Deiner Steuererklärung lange nach Belegen suchen musst. Hinzu kommt, dass Du Dir einen oftmals aufwendigen und zeitraubenden Rückerstattungsprozess ersparst. Deine Mitarbeiter werden sich zum einen über Dein Vertrauen freuen, wenn sie ihre eigenen Debitkarten erhalten und es Dir zum anderen danken, für geschäftliche Ausgaben nicht länger in Vorkasse gehen zu müssen. Gerade bei Mitarbeitern, die viel in Deinem Auftrag auf Geschäftsreise oder bei Kundenbesuchen sind, kommen schnell recht hohe Beträge zusammen.

Auf Wunsch kannst Du die Umsätze auf Deinem Online Geschäftskonto von Penta auch mit zahlreichen gängigen Buchhaltungsprogrammen automatisch synchronisieren. Deine Buchhaltung und Dein Steuerberater, dem Du einen eigenen Zugang einrichten kannst, werden es Dir danken!

Je nachdem, für welchen Plan Du Dich entscheidest, findest Du bei Penta das passende Angebot. Das Firmenkonto ist intuitiv zu bedienen und lässt sich innerhalb weniger Minuten online, ohne viel Aufwand eröffnen. Im Advanced-Plan von Penta bekommst Du zwei Debitkarten gratis. Im Premium-Konto erhältst Du kostenlos fünf Penta Debitkarten und kannst ganz nach Bedarf beliebig viele weitere Karten anfordern. Jede weitere Debitkarte wird Deinem Online Geschäftskonto mit drei Euro pro Karte berechnet.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen der Firmenkreditkarte, der Prepaid-Kreditkarte und der Debitkarte kurz zusammengefasst

  • Beim Zahlen mit der Firmenkreditkarte räumt die Bank Dir einen Kredit ein. Die Bank zahlt also erst einmal für Dich und Deine Mitarbeiter. Am Monatsende wird Dir der entsprechende Betrag, den Du und Deine Mitarbeiter mit den Firmenkreditkarten bezahlt haben, in Rechnung gestellt und von Deinem Geschäftskonto abgezogen. 
  • Bei Prepaid-Firmenkreditkarten zahlen Deine Mitarbeiter quasi ohne Bankkonto. Du lädst Geld auf ihre Karten, mit denen sie beispielsweise Spesen, Reisen oder Büromaterialien zahlen können. 
  • Debitkarten erhältst Du für Dein Geschäftskonto. Erhalten mehrere Mitarbeiter Debitkarten, ist es sinnvoll, Unterkonten anzulegen, um den Überblick zu behalten, wer welche Ausgaben für welche Zwecke getätigt hat.

Vorteile von Firmenkreditkarten

Firmenkreditkarten bieten Dir und Deinen Mitarbeitern viele Vorteile:

  • Angebote an Firmenkreditkarten beinhalten häufig Zusatzleistungen wie Versicherungspakete beispielsweise für Reiserücktritt-, Gepäck- oder Auslandskrankenversicherungen.
  • Die Konditionen für Firmenkreditkarten sind meist besser als bei privaten Kreditkarten. Zu diesen Konditionen zählen beispielsweise das gebührenfreie Abheben von Bargeld im Ausland sowie ein längeres Zahlungsziel als die üblichen 30 Tage. Ein längeres Zahlungsziel gibt Dir mehr Zeit, Deine Firmenkreditkonto auszugleichen und damit Zinszahlungen zu vermeiden.
  • Die Haftung bei Firmenkreditkarten liegt beim Unternehmen. Damit entfällt die Bonitätsprüfung für die einzelnen Mitarbeiter. Das spart Zeit und Du kannst so auch Mitarbeiter mit einem negativen Schufa-Eintrag mit Firmenkreditkarten ausstatten.
  • Verliert einer Deiner Mitarbeiter sein Portemonnaie oder es wird geklaut, werdet ihr Bargeld kaum wiedersehen. Firmenkreditkarten hingegen lassen sich über eine 24-Stunden-Hotline sofort sperren. Finanzielle Verluste werden so vermieden.
  • Personalisierte Firmenkreditkarten machen die Zuordnung von Zahlungen zu den entsprechenden Mitarbeitern eindeutig und erleichtern so die Buchhaltung im Unternehmen.
  • Das Gleiche gilt für Spesen- und die Reisekostenabrechnung. Hinzu kommt, dass Vorschüsse mit Firmenkreditkarten der Vergangenheit angehören. Ebenso wie das Sammeln und Sortieren von Belegen. Deine Mitarbeiter werden es Dir danken!
  • Thema Sicherheit: Firmenkreditkarten erfüllen die gleichen Sicherheitsstandards wie Kreditkarten, die privat genutzt werden: Der EMV-Chip verhindert das Kopieren der Karte und den Datenklau; Onlinekäufe können nur mit dem CVC-Code, der drei- oder vierstelligen Nummer auf der Rückseite der Firmenkreditkarte getätigt werden; wurde die Karte benutzt, erhält der Inhaber der Karte eine Bestätigung per E-Mail oder SMS.

Nachteile von Firmenkreditkarten

Es gibt deutlich weniger Anbieter für Firmenkreditkarten als für private Kreditkarten. Das beschränkt Deine Auswahl bei der Suche nach der passenden Firmenkreditkarte. Darüber hinaus bevorzugen Mitarbeiter häufig die private Kreditkarte, da diese meist attraktive Bonusprogramme anbietet, die es für Firmenkreditkarten meist nicht gibt. Nachteilig kann sich der Organisationsaufwand auswirken. Bei Einführung von Firmenkreditkarten solltest Du einen Verantwortlichen bestimmen, der sich um die Belange rund um die Firmenkreditkarten kümmert. Er ist Ansprechpartner bei Fragen. Neue Karten werden über ihn beantragt. Er ist ebenso für die Sperrung der Firmenkreditkarten ausgeschiedener Mitarbeiter zuständig – werden sie nicht gesperrt, können ehemalige Kollegen auch weiterhin ihre Firmenkreditkarten nutzen. Eine saubere Administration ist hier notwendig, um Leichen bei Firmenkreditkarten und somit Ärger und finanzielle Verluste zu vermeiden.

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Bei welchen Anbietern kannst Du Firmenkreditkarten beantragen? 

Zu den wohl bekanntesten Anbietern für Firmenkreditkarten gehören American Express, Mastercard und Visa.

Visa Firmenkreditkarten

Visa vertreibt Visa Firmenkreditkarten, Debitkarten sowie Charge-Kreditkarten. Im Gegensatz zur klassischen Kreditkarte kann bei Charge-Kreditkarten keine Ratenzahlung für offenen Beträge vereinbart werden. Visa bietet einen sehr umfassenden Service, lässt sich diesen allerdings auch gut von seinen Kunden bezahlen. 

Die Visa Firmenkreditkarte „BusinessCard Plus“ bietet viele Vorteile:

  • Vereinfachtes Reisen mit der Visa Business Card durch Reisebetreuung, Rabatte, Onlinebuchung und Speicherung der Daten, etc..
  • Integrierte Versicherungen.
  • Beratung und Hilfe durch ein Callcenter, das rund um die Uhr erreichbar ist.

American Express Firmenkreditkarten

Das US-amerikanische Unternehmen bietet Kreditkarten sowohl für Privatkunden als auch spezielle Angebote wie die American Express Corporate Card für Geschäftskunden an. Die Amex-Corporate-Card bietet Unternehmen viele Extraleistungen. Dafür werden aber auch entsprechende Gebühren fällig.

  • Business Card: Die Amex Firmenkreditkarten für KMUs.
  • Corporate Card: Die Firmenkreditkarte für große Konzerne.
  • Corporate Meeting Card: Die besondere Firmenkarte für alle Firmen-Events.
  • Corporate Purchasing Card: Die perfekte Hilfe für Bezahlprozesse.

Mastercard Firmenkreditkarten

Mastercard bietet mehrere Firmenkreditkarten an, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind:

Firmenkreditkarten für KMUs:

  • Debit Mastercard Business Card
  • + Mastercard Business Card

Firmenkreditkarten für größere Unternehmen: 

  • Mastercard Corporate T&E Card
  • Mastercard Corporate Purchasing Card
  • Mastercard Corporate Lodged Account
  • Multinational Corporate Programm

Ausschlaggebend für Deine Entscheidung sollte sein, welche der Firmenkreditkarten am besten zu den Bedürfnissen Deines Business passt. Bei den Gebühren ist es ratsam, genau hinzuschauen. Vielleicht ist eine Firmenkreditkarte mit einem geringeren Leistungspaket ausreichend für Deine Zwecke und Du kannst Dir Gebühren für nicht notwendige Features sparen.

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Dein Online Geschäftskonto mit VISA-Karten

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