Der Penta-Guide: Was Du über Firmenkreditkarten für Unternehmer und Start-ups wissen musst!

Jeannine Klein Juni 2019 8 Min

Geschäftsessen bezahlen. Schnell Material fürs Büro besorgen. Reisen buchen. Den Firmenwagen tanken. Es gibt zahlreiche Szenarien, bei denen Firmenkreditkarten in Unternehmen benötigt werden. Das Angebot der Anbieter von Business-Kreditkarten ist groß. Bei den unterschiedlichsten Konditionen fragen sich Mittelständler oder Gründer eines Start-ups, welches Angebot am besten zu ihren Bedürfnissen passt. Wie entscheidest Du Dich für das richtige Angebot und wo kannst Du unkompliziert Deine Firmenkreditkarte beantragen?. 

Die richtige Firmenkreditkarte für Dich und Deine Mitarbeiter

Als Unternehmer musst Du Geschäftsausgaben und private Ausgaben voneinander trennen. Es bietet sich an, ein Firmenkonto mit einer Firmenkreditkarte zu nutzen. Damit ersparst Du Dir, später betriebliche von privaten Buchungen voneinander trennen zu müssen. Bei Fragen von Deinem Steuerberater oder dem Finanzamt hast Du schnell alle Abbuchungen übersichtlich parat.

Eine Firmenkreditkarte kann aber noch viel mehr. Ob Kosten für Reisebuchungen, Spesen Deiner Mitarbeiter oder kleinere Besorgungen beispielsweise von Büromaterialien – diese Kosten gehen alle auf Dein Geschäftskonto. An Ende des Monats entsteht so ein hoher Aufwand, um die Kosten einzelnen Abteilungen oder Mitarbeitern zuzuordnen. Mit Firmenkreditkarten für Deine Mitarbeiter sparst Du Dir diese lästige Aufgabe. Deine Mitarbeiter erhalten finanziellen Handlungsspielraum und müssen Dich im Tagesgeschäft nicht wegen jeder Kleinigkeit bemühen.

Gut zu wissen

Ende 2015 wurde eine EU-weite Neuregelung für Firmenkreditkarten eingeführt. Sie gelten nur noch als Firmenkreditkarten, wenn eine Firmenhaftung für sie besteht und die Rechnungen über ein Firmenkonto ausgeglichen werden. Diese Regelung betrifft auch Firmenkreditkarten mit Privathaftung und Abrechnung über das private Konto, die bis dahin in Deutschland stark verbreitet waren.

Firmenkreditkarten: Du hast die Wahl!

Es gibt unzählige Angebote von Geschäftsbanken und Finanzdienstleistern für Unternehmenskreditkarten – sowohl für Dich als Gründer und Inhaber als auch für Deine Mitarbeiter.

Bei Firmenkreditkarten unterscheiden die Anbieter zwischen Corporate Cards und Business Cards. Corporate Cards eignen sich für größere Unternehmen, die mindestens zwanzig Karten benötigen. Die Business Card bietet sich für kleinere Unternehmen an, die nur wenige Karten für ihre Mitarbeiter brauchen. Die Anzahl der Karten ist meist limitiert. Im Vergleich profitiert die Corporate Card von Zusatzleistungen sowie günstigeren Konditionen aufgrund der erhöhten Abnahme an Karten. Im Gegensatz zu einer nicht personenbezogenen Kreditkarte, die von mehreren Mitarbeitern genutzt wird, ersparst Du Dir mit Firmenkreditkarten am Ende des Monats die Zuordnung von Abbuchungen und behältst jederzeit die volle Kostenkontrolle.

Eine weitere Möglichkeit, Mitarbeitern mehr finanzielle Freiheiten zu verschaffen, sind die Prepaid-Kreditkarten. Hierbei handelt es sich um Karten auf Guthabenbasis. Deine Mitarbeiter können nur soviel Geld ausgeben, wie Du zuvor auf die Karte geladen hast. Damit bist Du auf der sicheren Seite und hast jederzeit die Deine Ausgaben im Griff. 

Oder Du richtest einfach Unterkonten in Deinem Firmenkonto ein. Diese Konten kannst Du dann beispielsweise für Reisebuchungen oder Spesen nutzen. Deine Mitarbeiter erhalten Firmen-Debitkarten, also EC-Karten. Der Unterschied zu Kreditkarten besteht darin, dass es keinen Kreditrahmen mit Zahlungsaufschub gibt und Geld innerhalb weniger Tage abgebucht wird.

Reisestellenkarten

Wer ausschließlich seine Reisebuchungen über eine Firmenkreditkarte abwickeln möchte, für den ist die sogenannte Reisestellenkarte eine gute Alternative. Reisestellenkarten sind nicht personalisiert und werden meist bei einem Reiseunternehmen hinterlegt, das die Reisebuchungen für Dein Unternehmen durchführt. Größere Beträge für Flüge oder Bahnreisen werden direkt mit der Karte bezahlt und am Ende des Abrechnungszeitraums vom Firmenkonto abgebucht.

Für welche der Möglichkeiten Du Dich auch entscheidest: Behalte jederzeit die Kontrolle über Deine Finanzen. Denn obwohl Deine Mitarbeiter personenbezogene Firmenkreditkarten erhalten, liegt die Haftung für die Firmenkreditkarten ausschließlich beim Unternehmen. Da das Unternehmen haftet, spielt die private Bonität Deiner Mitarbeiter keine Rolle und auch Mitarbeiter mit einem negativen Schufa-Eintrag können ebenfalls eine Firmenkreditkarte erhalten. 

Um Dich zusätzlich vor Missbrauch zu schützen, kannst Du Nutzungsvereinbarungen für die Firmenkreditkarten Deiner Mitarbeiter festlegen. Dass die Firmenkreditkarte nicht für private Zahlungen Deiner Mitarbeiter verwendet werden darf, sollte eigentlich jedem klar sein. Aber sicher ist sicher. Ähnlich wie die Nutzungsvereinbarung bei Firmenhandys, legt sie fest, für welche Zwecke die Karte verwendet werden darf und weist Deine Mitarbeiter auf ihre Sorgfaltspflicht bei Verlust oder Diebstahl der Karte hin. Vorlagen für Nutzungsvereinbarung, findest Du im Internet.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen der Firmenkreditkarte, der Prepaid-Kreditkarte und der Debitkarte noch einmal kurz zusammengefasst:

  • Beim Zahlen mit einer Firmenkreditkarte räumt die Bank Dir einen Kredit ein. Die Bank zahlt also erst einmal für Dich und Deine Mitarbeiter. Am Monatsende wird Dir der entsprechende Betrag in Rechnung gestellt und von Deinem Geschäftskonto abgezogen. 
  • Bei der Prepaid-Kreditkarte zahlen Deine Mitarbeiter quasi ohne Bankkonto. Du lädst Geld auf ihre Karten, mit denen sie beispielsweise Spesen, Reisen oder Büromaterialien zahlen können. 
  • Debitkarten erhältst Du für Dein Geschäftskonto. Erhalten mehrere Mitarbeiter Debitkarten, ist es sinnvoll, Unterkonten anzulegen, um den Überblick zu behalten, wer welche Ausgaben für welche Zwecke getätigt hat.

Das perfekte Firmenkonto für Dein Unternehmen

Vorteile und Nachteile von Firmenkreditkarten

Firmenkreditkarten bieten Dir und Deinen Mitarbeitern viele Vorteile:

  • Kreditkartenangebote beinhalten häufig Zusatzleistungen wie Versicherungspakete beispielsweise für Reiserücktritt-, Gepäck- oder Auslandskrankenversicherungen.
  • Verliert einer Deiner Mitarbeiter sein Portemonnaie oder es wird geklaut, werdet ihr Bargeld kaum wiedersehen. Die Kreditkarte hingegen lässt sich über eine 24-Stunden-Hotline sofort sperren. Finanzielle Verluste werden so vermieden.
  • Personalisierte Firmenkreditkarten machen die Zuordnung von Zahlungen zu den entsprechenden Mitarbeitern eindeutig und erleichtern so die Buchhaltung im Unternehmen.
  • Das Gleiche gilt für Spesen- und die Reisekostenabrechnung. Hinzu kommt, dass Vorschüsse mit Firmenkreditkarten der Vergangenheit angehören. Ebenso wie das Sammeln und Sortieren von Belegen. Deine Mitarbeiter werden es Dir danken!
  • Thema Sicherheit: Firmenkreditkarten erfüllen die gleichen Sicherheitsstandards wie Kreditkarten, die privat genutzt werden: Der EMV-Chip verhindert das Kopieren der Karte und den Datenklau; Online-Käufe können nur mit dem CVC-Code, der drei- oder vierstelligen Nummer auf der Rückseite der Kreditkarte getätigt werden; wurde die Karte benutzt, erhält der Inhaber der Karte eine Bestätigung per E-Mail oder SMS.

Nachteilig kann sich der Organisationsaufwand auswirken. Bei Einführung von Firmenkreditkarten solltest Du einen Verantwortlichen bestimmen, der sich um die Belange rund um die Firmenkreditkarten kümmert. Er ist Ansprechpartner bei Fragen. Neue Karten werden über ihn beantragt. Er ist ebenso für die Sperrung von Karten ausgeschiedener Mitarbeiter zuständig – werden Karten nicht gesperrt, kann der ehemalige Kollege auch weiterhin seine Karte nutzen. Eine saubere Administration ist hier notwendig, um Ärger und finanzielle Verluste zu vermeiden.

Bei welchen Anbietern kannst Du Firmenkreditkarten beantragen? 

Zu den wohl bekanntesten Anbietern für Firmenkreditkarten gehören American Express, Mastercard und Visa.

Visa Firmenkarte

Visa vertreibt Visa Firmenkreditkarten, Debitkarten sowie Charge-Kreditkarten. Im Gegensatz zur klassischen Kreditkarte kann bei Charge-Kreditkarten keine Ratenzahlung für offenen Beträge vereinbart werden. Visa bietet einen sehr umfassenden Service, lässt sich diesen allerdings auch gut von seinen Kunden bezahlen. 

Die Visa Firmenkarte „BusinessCard Plus“ bietet viele Vorteile:

  • Vereinfachtes Reisen durch Reisebetreuung, Rabatte, Online-Buchung und Speicherung der Daten, etc..
  • Integrierte Versicherungen.
  • Beratung und Hilfe durch ein Callcenter, das rund um die Uhr erreichbar ist.

American Express Firmenkarte

Das US-amerikanische Unternehmen bietet Kreditkarten sowohl für Privatkunden als auch spezielle Angebote für Geschäftskunden an. Die Amex-Firmenkreditkarte bietet Unternehmen viele Extraleistungen. Dafür werden aber auch entsprechende Gebühren fällig.

  • Business Card: Die Amex Firmenkarte für KMUs.
  • Corporate Card: Die Firmenkreditkarte für große Konzerne.
  • Corporate Meeting Card: Die besondere Firmenkarte für alle Firmen-Events.
  • Corporate Purchasing Card: Die perfekte Hilfe für Bezahlprozesse.

Mastercard Firmenkarte

Mastercard bietet mehrere Firmenkarten an, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind:

Firmenkreditkarten für KMUs:

  • Debit Mastercard Business Card
  • + Mastercard Business Card

Firmenkreditkarten für größere Unternehmen: 

  • Mastercard Corporate T&E Card
  • Mastercard Corporate Purchasing Card
  • Mastercard Corporate Lodged Account
  • Multinational Corporate Programm

Ausschlaggebend für Deine Entscheidung sollte sein, welche der Karten am besten zu den Bedürfnissen Deines Business passt. Bei den Gebühren ist es ratsam, genau hinzuschauen. Vielleicht ist eine Kreditkarte mit einem geringeren Leistungspaket ausreichend für Deine Zwecke und Du kannst Dir Gebühren für nicht notwendige Features sparen.

Geschäftskonto mit Firmenkreditkarten in Deutschland eröffnen? Kein Problem!

Eine gute Alternative zu den Firmenkreditkarten von Visa, American Express und Mastercard sind Debitkarten. Debitkarten funktionieren wie EC-Karten. Während bei Kreditkarten das Geld zu einem bestimmten Stichtag – meist am Monatsende – von Deinem Firmenkonto abgebucht wird, werden offenen Forderungen auf der Debitkarte innerhalb weniger Tage abgebucht. Die Möglichkeit, einen Zahlungsaufschub oder Ratenzahlung zu vereinbaren, gibt es nicht. 

Debitkarten bekommst Du bei allen Banken oder Finanzdienstleistern, die Firmenkonten anbieten. Zum Beispiel auch bei Penta! 

Mach Schluss mit unübersichtlichen Barauslagen und gemeinsam genutzten Firmenkarten. Statte jeden Mitarbeiter mit seiner eigenen Firmenkarte aus und mache Unternehmensausgaben sicher, effizient und leicht nachvollziehbar. Du kannst über Dein Firmenkonto eine unbegrenzte Anzahl an Firmen-Debitkarten für Dein Team anfordern. 

Je nachdem, für welchen Plan Du Dich entscheidest, findest Du bei Penta das passende Angebot. Das Firmenkonto ist intuitiv zu bedienen und lässt sich innerhalb weniger Minuten online, ohne viel Aufwand eröffnen. Im Premium-Konto von Penta erhältst Du zusätzlich fünf Business Mastercard und kannst außerdem für drei Euro pro Monat weitere Firmenkarten hinzufügen – völlig ohne versteckte Kosten!

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