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Firmenwagen versteuern: So lohnt sich der Dienstwagen

Yasmin
Yasmin März 2021 10 Min

Inhaltsverzeichnis

Du bist Unternehmer und möchtest Dein Auto sowohl beruflich als auch privat nutzen? Grundsätzlich kein Problem: Allerdings musst Du beim Kauf oder Leasing, bei der Nutzung, Deiner Versicherung und vor allem bei der Versteuerung einige Besonderheiten beachten, damit sich der Firmenwagen steuerlich lohnt.  

Firmenwagen Nutzung: Betrieblicher Umfang

Als Unternehmer bist Du auf einen Firmenwagen angewiesen, den Du aber auch privat nutzt. Ob ein Fahrzeug vom Finanzamt als Dienstwagen anerkannt wird, hängt in erster Linie vom Umfang der betrieblichen Nutzung ab. Sind über 50 Prozent Deiner Fahrten dienstlich veranlasst, wird der Wagen dem notwendigen Betriebsvermögen zugerechnet. Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen zehn und 50 Prozent zählt er zum gewillkürten Betriebsvermögen. Bei einer dienstlichen Nutzung unter zehn Prozent zählt der Wagen zu Deinem Privatvermögen

Notwendiges und gewillkürtes Betriebsvermögen

Aus steuerlicher Sicht wird zwischen dem notwendigen und dem gewillkürten Betriebsvermögen unterschieden. Zum notwendigen Betriebsvermögen gehören alle Wirtschaftsgüter, die ausschließlich und unmittelbar für eigenbetriebliche Zwecke genutzt werden. Der Anteil der betrieblichen Nutzung liegt über 50 Prozent. Wirtschaftsgüter, die weder dem notwendigen Betriebsvermögen noch dem Privatvermögen eindeutig zugeordnet werden können, aber trotzdem im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen, werden als gewillkürtes Betriebsvermögen bezeichnet. Hier besteht ein Wahlrecht ein entsprechendes Gut, dem einen oder dem anderen Vermögen in der Bilanz zuzuordnen. 

Diese Unterscheidung ist entscheidend für die steuerrechtliche Behandlung. So kannst Du die Anschaffungskosten für Deinen Privatwagen beispielsweise nicht abschreiben. Laufende Kosten kannst Du nur anteilig als Betriebsausgabe abziehen, private Fahrten und Fahrten zwischen Deiner Wohnung und Deiner Arbeitsstätte nicht geltend machen. Dafür kannst Du allerdings die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer für Deinen Arbeitsweg in Anspruch nehmen. Beachte dabei, dass nicht der Hin- und Rückweg, sondern nur der einfache Weg pro Arbeitstag abgegolten wird. Natürlich darfst Du für Tage, an denen Du im Homeoffice arbeitest, keine Fahrtkosten geltend machen und musst Krankheits- und Urlaubstage abziehen. Bei einer Fünf-Tage-Woche werden etwa 220 Fahrten im Jahr akzeptiert. Laut Einkommensteuergesetz ist die Entfernungspauschale pro Kalenderjahr mit einem Höchstbetrag von 4.500 Euro gedeckelt. Entschließt Du Dich, Deinen Wagen zu verkaufen, brauchst Du den Verkaufserlös nicht zu versteuern. Voraussetzung ist, dass die sogenannte einjährige Spekulationsfrist bereits abgelaufen ist. 

Zählt Dein Fahrzeug zum Betriebsvermögen, hast Du wesentlich mehr Möglichkeiten, Kosten für Deinen Firmenwagen steuerlich geltend zu machen und damit Deine Steuerlast zu senken. So kannst Du die Anschaffungskosten auf sechs Jahre verteilt komplett abschreiben. Gegebenenfalls kannst Du gemäß § 7g Abs. 5 des Einkommensteuergesetzes (EStG) auch eine Sonderabschreibung in Höhe von 20 Prozent der Anschaffungskosten in Anspruch nehmen, wenn Du Deinen Firmenwagen über 90 Prozent beruflich nutzt. Entsprechend musst Du beim Verkauf Deines Firmenwagens aber auch den Verkaufserlös als Betriebseinnahme versteuern. Laufende Kosten kannst Du vollständig als Betriebsausgaben abziehen. Die Umsatzsteuer, die bei der Anschaffung sowie für Wartung, Instandhaltung und ähnliche Dinge ausgewiesen wird, kann im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung über den Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Interessant wird es bei der Versteuerung der privaten Nutzung Deines Firmenwagens. Hier spielt wieder der Unterschied zwischen dem notwendigen und dem gewillkürten Betriebsvermögen eine entscheidende Rolle.

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Zwei Arten, Deinen Firmenwagen zu versteuern

Zählt Dein Firmenwagen zum gewillkürten Betriebsvermögen, wird der abziehbare Anteil mit einem Fahrtenbuch ermittelt, das Du handschriftlich oder elektronisch führen kannst. Die Aufzeichnungen gibst Du als Teil Deiner Steuererklärung beim Finanzamt ab.

Zählt Dein Firmenwagen zum notwendigen Betriebsvermögen, hast Du zwei Möglichkeiten der Versteuerung:

  • Die Ein-Prozent-Regelung
  • Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch

Entscheidest Du Dich dazu, ein Fahrtenbuch zu führen, gelten strenge Anforderungen, damit das Finanzamt Deine Aufzeichnungen anerkennt. Deine Angaben müssen aktuell, vollständig und wahrheitsgemäß sein. Außerdem müssen die Aufzeichnungen unveränderlich vorgenommen und in geschlossener Form vorgenommen werden. Lose Blattsammlungen oder Excel-Tabellen sind im Nachhinein veränderbar und werden daher nicht anerkannt. Für handschriftlich geführte Fahrtenbücher bedeutet das, dass sie fortlaufend und immer unmittelbar nach einer Fahrt ausgefüllt werden müssen. Möchtest Du ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen, stell sicher, dass Deine Software den Anforderungen des Finanzamts entspricht. Anerkannte Software verfügt beispielsweise über ein TÜV-Zertifikat. Außerdem unterliegen die Aufzeichnungen in Deinem Fahrtenbuch als steuerrelevante Daten einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Stell also sicher, dass Du über diesen Zeitraum uneingeschränkt auf diese Daten zugreifen kannst. Um vom Finanzamt anerkannt zu werden, muss Dein Fahrtenbuch auf jeden Fall die folgenden Angaben enthalten: 

  • Datum
  • Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
  • Reiseziel und Reisezweck
  • die gefahrene Strecke
  • Angaben zum besuchten Geschäftspartner

Natürlich musst Du auch die privaten Fahrten mit Deinem Dienstwagen aufzeichnen. Hier genügt es allerdings, einfach die gefahrenen Kilometer anzugeben. 

Darüber hinaus gleicht das Finanzamt Dein Fahrtenbuch mit Deinen eingereichten Rechnungen wie Tankbelegen, Hotelrechnungen oder Bewirtungsbelegen ab. Stimmen die Daten nicht überein, erkennt das Finanzamt Dein Fahrtenbuch nicht an und Dein Firmenwagen wird dann automatisch über die Ein-Prozent-Regelung versteuert. 

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Die Ein-Prozent-Regelung

Bei der Ein-Prozent-Regelung wird ein Prozent des Bruttolistenpreises Deines Firmenwagens zu dem monatlichen Bruttogehalt, das Du mit Deiner selbstständigen Tätigkeit verdienst, hinzugerechnet. Dieser Zusatzbetrag wird als geldwerter Vorteil bezeichnet. Er erhöht Dein monatliches Bruttogehalt und damit auch Dein zu versteuerndes Einkommen. Zu diesem Betrag wird eine Pauschale von 0,03 Prozent vom Bruttolistenpreis pro gefahrenen Kilometer von Deinem Wohnort zu Deinem Arbeitsplatz berechnet. Bei einem Bruttolistenpreis von 35.000 Euro und einem einfachen Arbeitsweg von 20 Kilometern ergibt sich monatlich ein geldwerter Vorteil in Höhe von 560 Euro, den Du in Deiner Einkommensteuererklärung angeben musst. 

Private Fahrten mit Deinem Firmenwagen werden nicht berücksichtigt. Sie sind bei Anwendung der Ein-Prozent-Regelung bereits abgegolten. 

Vorteile und Nachteile der Pauschalsteuer

Die pauschale Versteuerung eines Firmenwagens hat ihr Vorteile und ihre Nachteile. Zwar sparst Du Dir die Zeit und Arbeit, ein Fahrtenbuch zu führen. Auf der anderen Seite kann die Ein-Prozent-Regelung steuerlich nachteilig sein, wenn der Dienstwagen kaum privat genutzt wird. In diesem Fall könntest Du mit einem Fahrtenbuch deutlich mehr Kosten steuerlich absetzen. 

Außerdem bezieht sich die Ein-Prozent-Regelung immer auf den Bruttolistenneupreis des Fahrzeugs. Als Listenpreis gilt dabei die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer. Unabhängig vom Alter Deines Firmenwagens wird über die Jahre also immer der Neuwert angesetzt, den Du monatlich als Betriebseinnahme versteuern musst. Das gilt nicht nur für Fahrzeuge, die Du neu kaufst, sondern auch für Gebrauchtwagen.

Versteuerung von Leasing-Fahrzeugen

Beim Leasing befindet sich das Fahrzeug zu keinem Zeitpunkt in Deinem Besitz. Entsprechend zählt es nicht zum Betriebsvermögen. Abhängig vom Umfang der betrieblichen Nutzung kannst Du die Kosten, die für das Leasing von Fahrzeugen anfallen, aber als Betriebsausgaben in Deiner Steuererklärung geltend machen.

Welche Art der Versteuerung sich für Dich lohnt, hängt also nicht nur vom Umfang der betrieblichen Nutzung. Es spielt ebenfalls eine Rolle, ob Du einen Neu- oder einen Gebrauchtwagen kaufst oder einen Firmenwagen least. 

Der Kauf eines Firmenwagens stellt eine Investition in das Anlagevermögen und in die Geschäftsausstattung Deines Unternehmens dar. Das bedeutet, dass der Kauf einerseits Kapital bindet und Deine Liquidität belastet. Andererseits kannst Du einen gekauften Firmenwagen steuerlich abschreiben. Das Leasing hingegen schont Deine Liquidität, erhöht durch die Leasingrate aber Deine monatlichen Fixkosten. Nutzt Du Deinen Firmenwagen sehr viel, musst Du zudem die vereinbarte Kilometerleistung pro Jahr bedenken. Überschreitest Du diese Grenze, kommen weitere Kosten auf Dich zu.

Welche weiteren Kosten kannst Du für Deinen Firmenwagen von der Steuer absetzen?

Als Unternehmer solltest Du bei der Entscheidung, ob Du einen Firmenwagen oder einen Privatwagen nutzt, auch die Absetzbarkeit Deiner laufenden Kosten berücksichtigen. Grundsätzlich können Selbstständige die Kosten für die Anschaffung, Haltung und Nutzung ihres Firmenwagens in ihrer Steuererklärung geltend machen. Zu den absetzbaren Kosten zählen:

  • jährliche Abschreibung der Anschaffungskosten bzw. der Leasingraten 
  • Kosten für Benzin
  • Reparaturkosten beispielsweise durch einen Unfall
  • Kosten für Ölwechsel, Autowäsche und Reifen 
  • Maut- und Parkgebühren
  • Kfz-Versicherungsgebühren
  • Kfz-Steuer

In welcher Höhe Du diese Kosten von der Steuer absetzen kannst, hängt vom Umfang der betrieblichen Nutzung sowie von der Art der Versteuerung ab. 

Zählt Dein Firmenwagen zum notwendigen Betriebsvermögen und Du wendest die Ein-Prozent-Versteuerung an, kannst Du sämtliche Betriebskosten in voller Höhe steuerlich geltend machen. Führst Du für die Versteuerung ein Fahrtenbuch, kannst Du nur die Betriebskosten, die tatsächlich betrieblich verursacht wurden, steuerlich geltend machen. Kosten, die durch die private Nutzung entstehen, gibst Du in Deiner persönlichen Einkommensteuererklärung als geldwerten Vorteil an. 

Zählt der Firmenwagen zum gewillkürten Vermögen, bist Du verpflichtet, ein lückenloses und fehlerfreies Fahrtenbuch zu führen. Die Höhe der Betriebskosten, die Du steuerlich geltend machen kannst, werden anteilig auf Basis Deiner Angaben zur betrieblichen und privaten Nutzung berechnet. Entsprechend kannst Du nur den Anteil der Betriebskosten, die auf die betriebliche Nutzung anfallen, steuerlich geltend machen. 

Bei einer betrieblichen Nutzung unter zehn Prozent gilt Dein Fahrzeug als Privatwagen. Entsprechend trägst Du die Betriebskosten privat und kannst sie auch nicht steuerlich geltend machen. Dienstlich veranlasste Fahrten gibst Du bei der Steuer als Reisekosten an. 

Steuervergünstigungen Elektroautos

Wer der Umwelt etwas Gutes tun und gleichzeitig Steuern sparen möchte, entscheidet sich für den Kauf oder Leasing eines Elektrofahrzeugs. Seit Juli 2020 werden Elektroautos ohne Kohlendioxidemission und mit einem Bruttolistenpreis bis 60.000 Euro nur noch mit 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil versteuert. Für Elektrofahrzeuge mit einem höheren Bruttolistenpreis, einer Kohlendioxidemission von höchstens 50 Gramm je gefahrenem Kilometer oder einer Reichweite des reinen Elektroantriebs von mindestens 40 Kilometer gilt die 0,5-Prozent-Regelung. Dieser Steuervorteil gilt allerdings nur, wenn Du Deinen Firmenwagen über 50 Prozent beruflich nutzt. 

Zudem sind Elektroautos, die zwischen dem 18.05.2011 und dem 31.12.2020 zugelassen wurden, zehn Jahre lang von der Kfz-Steuer befreit. Das gilt auch für Fahrzeuge, die in diesem Zeitraum auf einen rein elektrischen Antrieb umgerüstet wurden. 

Was musst Du als Unternehmer bei den Firmenwagen für Angestellte beachten?

Immer mehr Unternehmen nutzen die Möglichkeit, ihre Arbeitnehmermarke mit steuerfreien Sachbezügen, dem geldwerten Vorteil, aufzuwerten. Bis zu 44 Euro im Monat sind Sachbezüge grundsätzlich steuerfrei. Darüber hinaus gibt es Dienst- und Sachleistungen, die Angestellte über ihre Lohnabrechnung versteuern müssen. Zu diesen Leistungen zählt auch ein Firmenwagen. 

Den geldwerten Vorteil musst Du als Arbeitgeber in der Lohnabrechnung Deiner Arbeitnehmer ausweisen. Um ihn zu ermitteln, hast Du wieder die Wahl zwischen der Pauschalversteuerung (Ein-Prozent-Regelung) oder dem Fahrtenbuch. Überlässt Du Deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Firmenwagen zur privaten Nutzung ausschließlich entgeltlich, erfolgt die Abrechnung zwingend über ein Fahrtenbuch, in dem private und geschäftliche Wege getrennt aufgeführt werden.

Damit Deine Angestellten trotz Firmenwagen mehr von ihrem Nettogehalt bleibt, kannst Du als Arbeitgeber den geldwerten Vorteil mithilfe der Gehaltsumwandlung reduzieren. Alternativ kannst Du auch eine pauschale Zuzahlung Deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu ihrem Firmenwagen vertraglich vereinbaren. Die Zuzahlung zum Firmenwagen ist allerdings nur dann von Vorteil, wenn sie den geldwerten Vorteil nicht übersteigt.

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