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Lohnabrechnung erstellen: Tipps für KMU

Jeannine Klein Juli 2019 5 Min

Es ist eine eher ungeliebte Aufgabe für viele Unternehmer, doch erledigt werden muss sie trotzdem: die Lohnabrechnung erstellen. Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine solche Übersicht. Dass viele Vorgaben für dich als Arbeitgeber zu beachten sind, macht die Sache nicht einfacher. Wie du trotzdem möglichst einfach deine Gehaltsabrechnungen erstellen kannst, das erfährst du in diesem Artikel.

Eine Pflicht, die von vielen als lästig angesehen wird – das ist die Lohnabrechnung, oder die „Abrechnung des Arbeitsentgelts“. Diesen Titel trägt Paragraf 108 der Gewerbeordnung, der als Grundlage für die Lohn- oder Gehaltsabrechnung dient. Doch wo liegt eigentlich der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt? Kurz gesagt: Das Gehalt entspricht einem monatlich festen Entgelt.  Der Lohn hängt meist von den Arbeitsstunden ab, die der Arbeitnehmer geleistet hat. In diesem Artikel wollen wir diesen feinen Unterschied aber vernachlässigen und meinen daher mit Gehalts- und Lohnabrechnung jeweils die „Abrechnung des Arbeitsentgeltes“.

Viele Optionen zur Lohnabrechnung, doch welche ist die passende?

Als Gründer oder Chef eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens wirst du zwangsläufig mit Lohnabrechnungen konfrontiert werden, sobald du Mitarbeiter beschäftigst. Gesetzlich gesehen hat jeder Mitarbeiter – ob fest angestellt, auf Stundenbasis oder als Minijobber – das Recht auf eine solche. Du solltest also genau wissen, wie du eine Lohnabrechnung ohne großen Aufwand erstellen kannst – wir helfen dir dabei!

Grundsätzlich hast du dabei einige Möglichkeiten:

  •   Du kannst die Gehaltsabrechnung selbst erstellen
  •   Du kannst deine Lohnabrechnung auslagern und einen Steuerberater oder spezialisierte Lohnbüros damit beauftragen
  •   Du kannst deine Gehaltsabrechnung online erstellen

Natürlich hat jede dieser Optionen Vor- und Nachteile. Die Lohnabrechnung selbst zu erstellen, verursacht die geringsten Kosten. Dafür musst du dich selbst mit den Vorgaben zu Entgeltabrechnungen auseinandersetzen und die nötigen Rechnungen durchführen sowie die Dokumente erstellen.

Gerade, wenn du dies zum ersten Mal machst, kann es sein, dass du dich etwas hilflos und überfordert fühlst. Vielleicht hast du auch schonmal versucht, dich einzuarbeiten, aber warst erfolglos? In jedem Fall erfordert das Erstellen von Lohnabrechnungen per Hand ein wenig Übung und Konzentrationsfähigkeit. Fehler solltest du dir nämlich nicht erlauben, ansonsten drohen teure Nachzahlungen oder sogar juristische Konsequenzen.

Deine Gehaltsabrechnungen auszulagern, hat ebenso Plus- und Minuspunkte. Der größte Vorteil ist dabei, dass du dich selbst nicht ausführlich damit beschäftigen musst. Du gibst einige wichtige Daten an den Dienstleister und dieser erledigt dann den Rest. Der Dienstleister kann dabei ein Steuerberater oder ein Lohnbüro sein. Da sich in diesem Fall Experten um deine Lohnabrechnung kümmern, ist die Zuverlässigkeit dieser Lösungen sehr hoch. Außerdem übernehmen die Profis oft die Übermittlung wichtiger Daten ans Finanzamt oder andere Behörden. Die Kehrseite der Medaille: Das Outsourcing der Lohnabrechnung ist die eindeutig teuerste Lösung.

Lohnabrechnung online erstellen: Einfach und gut?

Auch die dritte Option für dich als Unternehmer hat positive wie negative Seiten. Die Lohnabrechnung online zu erstellen, spart im Vergleich zum Outsourcing Kosten. Noch dazu behältst du die volle Kontrolle über deine Daten, du bist unabhängig von externen Dienstleistern. Du sparst dir also die Kommunikation mit Lohnbüros und die Übermittlung deiner Daten, sondern erledigst alles von deinem Arbeitsplatz aus – ein Fakt, der dir tatsächlich Zeit sparen kann, denn nicht immer funktioniert die Zusammenarbeit mit einem Lohnbüro wirklich einwandfrei. Der wichtigste Aspekt bleibt aber die Qualität der ausgestellten Lohnabrechnung: Dank der Online-Lösung bist du gesetzlich immer auf dem neuesten Stand, die Berechnung von Steuern und Abgaben sowie die Erstellung der finalen Lohnabrechnung erfolgt vollautomatisch. Gerade hier punktet das Online-System im Vergleich zur selbst durchgeführten Lohnabrechnung. Das Ganze hat allerdings meist seinen Preis; dieser bewegt sich aber weit unter der Gebühr für das Outsourcing.

Lohnabrechnung online kostenlos erstellen: Auch das geht!

Richtig gehört, auch Gratis-Online-Lösungen für deine Lohnabrechnung gibt es. Dass diese nicht die gleichen, umfangreichen Funktionalitäten wie eine teurere Software haben, dürfte klar sein. Doch sofern dir als Verantwortlicher eines KMU erstmal eine „bescheidenere“ Alternative genügt, so solltest du dich in jedem Fall über die kostenfreien Angebote informieren. Bei den meisten bekannten Anbietern wie Lexware, a.b.s oder Sage kannst du auch zunächst ohne Gebühr eine Testphase absolvieren, um zu schauen, ob dich das Programm überzeugt.

Unser Tipp für KMU: Vergleichen und online probieren

Was ist also die beste Lösung für KMU? Pauschal kann man das nicht beantworten, schließlich hängt alles von den Bedürfnissen deines Unternehmens ab. Allerdings legst du als Verantwortlicher in einem KMU wahrscheinlich den Fokus auf die Kosten bei gleichzeitig möglichst hoher Qualität. Da der Kostenfaktor beim Outsourcing sehr hoch ist, kommt diese Option für dich wahrscheinlich eher nicht in Betracht. Beim Thema Qualität und Effizienz schwächelt eine andere Möglichkeit, nämlich die des „Selbst-Erstellens“ der Gehaltsabrechnung. Da einige Vorgaben zu beachten sind und die Gehaltsabrechnung komplex werden kann, empfiehlt sich diese Option eher für Unternehmer, die ohnehin Buchhaltungsprofis sind. Unser Tipp lautet also, die Gehaltsabrechnung online zu erstellen. Das bringt viele Vorteile mit sich, gerade für KMU: Die Buchhaltung wird vereinfacht, ohne dabei die Qualität zu schmälern.

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