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Lohnabrechnung erstellen: Tipps für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)

Jeannine Klein
Jeannine Klein Juli 2019 4 Min

Eine ungeliebte Aufgabe für die meisten Unternehmer, die jedoch fristgerecht erledigt werden muss: die Lohnabrechnung erstellen. Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf seine Abrechnung, die der Arbeitgeber ihm monatlich zur Verfügung stellen muss. Bei der Erstellung gibt es zahlreiche Vorgaben, die Du als Arbeitgeber beachten musst.

Unterschied Lohn und Gehalt

Der §108 der Gewerbeordnung trägt den Titel „Abrechnung des Arbeitsentgelts“ und dient als Grundlage für die monatliche Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Doch wo liegt eigentlich der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt? Kurz gesagt: Das Gehalt entspricht einem festen, monatlichen Entgelt. Der Lohn hängt meist von den Arbeitsstunden ab, die der Arbeitnehmer tatsächlich geleistet hat.

Viele Optionen zur Lohnabrechnung, doch welche ist die passende?

Kleine oder mittelständische Unternehmen beschäftigen in der Regel Mitarbeiter. Entsprechend werden ihre Gründer oder Chefs mit dem Thema Lohnabrechnungen konfrontiert. Vom Gesetz her hat jeder Mitarbeiter – ob fest angestellt, auf Stundenbasis oder als Minijobber – das Recht auf eine monatliche Abrechnung.

Um die Lohnabrechnung zu erstellen, hast Du verschiedene Möglichkeiten:

  • Du kannst die Gehaltsabrechnung selbst erstellen.
  • Du kannst die Aufgabe, Lohnabrechnungen zu erstellen, auslagern und einen Steuerberater oder spezialisierte Lohnbüros damit beauftragen.
  • Du kannst Deine Gehaltsabrechnung online mithilfe einer Software erstellen.

Jede dieser Optionen hat ihre Vor- und Nachteile. Die Lohnabrechnung selbst zu erstellen, verursacht die geringsten Kosten. Dafür musst Du Dich aber selbst mit den Vorgaben zur Erstellung von Entgeltabrechnungen auseinandersetzen und die Dokumente erstellen. Das Erstellen von Lohnabrechnungen per Hand erfordert ein wenig Übung und hohe Konzentration.

Fehler solltest Du Dir dabei nicht erlauben, da ansonsten teure Nachzahlungen oder sogar juristische Konsequenzen drohen.

Mit der Auslagerung der Lohnabrechnung sparst Du Dir die Arbeit. Der größte Vorteil ist, dass Du Dich nicht selbst mit den Regelungen und Vorschriften beschäftigen musst. Du gibst die erforderlichen Daten an einen Dienstleister weiter und dieser erstellt daraus die Lohnabrechnungen für Deine Mitarbeiter. Bei dem Dienstleister kann es sich um einen Steuerberater oder um ein Lohnbüro handeln. In beiden Fällen kümmern sich Experten, was die Korrektheit der Unterlagen nahezu garantiert. Zusätzlich übernehmen die Profis oft die Übermittlung wichtiger Daten an das Finanzamt sowie weitere Behörden. Die Kehrseite der Medaille: Das Outsourcing der Lohnabrechnung ist eindeutig die teuerste Lösung.

Lohnabrechnung online erstellen: Einfach und gut?

Die Lohnabrechnung online zu erstellen, spart im Vergleich zum Outsourcing Kosten. Darüber hinaus behältst Du die volle Kontrolle über Deine Daten und bist unabhängig von externen Dienstleistern. Du sparst Dir also die Kommunikation mit dem Dienstleister und die Übermittlung der lohnrelevanten Daten. Alle Arbeitsschritte erledigst Du bequem von Deinem Arbeitsplatz aus. Ein wichtiger Aspekt ist die Qualität der ausgestellten Lohnabrechnung: Mithilfe einer Onlinelösung bist Du gesetzlich immer auf dem neuesten Stand, die Berechnung von Steuern und Abgaben sowie die Erstellung der finalen Lohnabrechnung erfolgt vollautomatisch. Hier punktet das Onlinesystem im Vergleich zur selbst erstellten Lohnabrechnung ganz erheblich. Natürlich entstehen hier aber auch Kosten, die sich allerdings weit unter den Gebühren für das Outsourcing bewegen.

Lohnabrechnung online kostenlos erstellen

Es gibt auch Gratis-Onlinelösungen, um Lohnabrechnungen zu erstellen. Im Vergleich zu kostenpflichtiger Software verfügen sie allerdings nicht über die gleichen, umfangreichen Funktionalitäten. Hier musst Du als Verantwortlicher eines KMU abwägen, welchen Umfang Du tatsächlich benötigst. Bei den meisten kostenpflichtigen Anbietern wie Lexware, a.b.s oder Sage kannst Du zunächst auch eine kostenlose Testphase nutzen, um zu schauen, ob Dich das Programm überzeugt.

Unser Tipp für KMU: Vergleichen und online ausprobieren

Was ist also die beste Lösung für KMU? Pauschal lässt sich die Frage nicht beantworten und hängt von den Bedürfnissen Deines Unternehmens ab. Legst Du als Verantwortlicher in einem KMU den Fokus auf niedrige Kosten bei gleichzeitig möglichst hoher Qualität, ist die Nutzung einer kostenpflichtigen Software sicher die beste Lösung. Beim Outsourcing ist der Kostenfaktor vergleichsweise hoch, dafür kannst Du jedoch eine hohe Qualität erwarten. Beim Thema Qualität und Effizienz schneidet die selbsterstellte Gehaltsabrechnung eher schlecht ab. Es sind einige Vorgaben zu beachten, die das Erstellen einer Gehaltsabrechnung recht komplex und fehleranfällig machen und empfiehlt sich nur für Unternehmer, die ohnehin Buchhaltungsprofis sind.

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