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Geschäftsbrief schreiben – So formulierst Du ihn richtig

Lukas Zoerner
Lukas Zoerner Mai 2021 7 Min

Inhaltsverzeichnis

Der Geschäftsbrief ist das Aushängeschild eines Unternehmens und dient in der geschäftlichen Korrespondenz auch als eine Art Visitenkarte. Geschäftsbriefe schaffen Vertrauen und strahlen, sofern ansprechend gestaltet, Seriosität aus. Für die Geschäftsbeziehung ist das von unschätzbarem Wert, denn wer kauft schon gern etwas, wenn bereits das Anschreiben formlos und ohne Berücksichtigung der gängigen Regelungen erstellt wurden? 

Ein DIN-gerechter Geschäftsbrief beantwortet auf subtile Art und Weise, ob die absendende Person oder Unternehmung vertrauenswürdig ist, sich an die Formalitäten hält und Zeit in dieses Schreiben investiert hat. Allerdings ist es gar nicht so leicht, einen guten Geschäftsbrief zu schreiben: Er soll optimalerweise professionell formuliert sein, ohne abgedroschen zu klingen, dabei freundlich und originell rüberkommen und den Leser nicht mit verstaubten Floskeln langweilen. 

Aber keine Bange, wir erklären Dir hier, wie Du einen ansprechenden Geschäftsbrief schreibst, welche Informationen enthalten sein sollten, wie Du kundenorientiert und freundlich wirkst und bei alledem den formalen Ton nicht verlierst.

Geschäftsbrief schreiben: Welche Richtlinien gelten in Deutschland?

Angebot, Rechnung, Unterlagenzusendung, Danksagung, Stornierung oder Mahnung: All das sind Schreiben, die für geschäftliche Beziehungen unerlässlich sind. Sie dienen zum einen der Außendarstellung des Unternehmens, können aber auch, je nach Inhalt und Zweck, juristische Folgen haben. 

Aus diesem Grund gibt es in Deutschland feste Regelungen und Vorgaben für die Erstellung von Geschäftsbriefen. Hier gilt die sogenannte DIN-Norm 5008. Diese soll mit ihrem einheitlichen Erscheinungsbild dafür sorgen, dass der Briefverkehr zwischen Unternehmen reibungslos funktioniert. 

Je nach Art wird zwischen Form A und Form B unterschieden. Der Unterschied zwischen beiden liegt in der Größe des Anschriftenfeldes. Behörden greifen üblicherweise auf die DIN 5008 Form A zurück. Diese zeichnet sich durch einen höher gestellten Adressbereich aus. In der freien Marktwirtschaft ist hingegen die Form B geläufiger, da sie mehr Platz für das Firmenlogo bietet. 

Gut zu wissen: In Deutschland werden Geschäftsbriefe im DIN-A4-Hochformat, 210 mm x 297 mm, erstellt. Der Grund liegt beim Empfänger, denn dieser heftet das Schreiben üblicherweise in einem normalen Ringordner ab und diese sind auf Blätter im A4-Format ausgelegt.

Gliederung, Planung und Aufbau eines Geschäftsbriefes

Wie beim Schreiben jedes anderen Briefes auch, gilt für den Geschäftsbrief: Zuerst gliedern, planen und sich Gedanken machen, was man eigentlich sagen will. Sonst neigt man dazu, sein Anliegen aus den Augen zu verlieren. Stelle Dir also vor dem Schreiben nachfolgende Fragen: 

  • Wer ist eigentlich mein Leser bzw. meine Leserin? 
  • Was interessiert und beschäftigt ihn/sie? 
  • Was will ich mit meinem Schreiben bewirken? 
  • Welchen (Mehr-)Wert kann ich dem Empfänger bieten? 

Erstelle dann eine kurze Gliederung, in der Du festhältst, in welcher Reihenfolge Du auf diese Fragen eingehst und mit welchen Argumenten Du Dein Anliegen vorbringen und untermauern willst. Dann hast Du bereits ein grobes Gerüst für Deinen Geschäftsbrief und läufst keine Gefahr, das Thema zu verfehlen oder Dich nicht an die Vorlagen zu halten.

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Der Ton macht die Musik: Geschäftsbrief schreiben

Oder wie es im Englischen so schön heißt: Keep it short and simple. Achte aber dennoch immer darauf, dass die Pflichtangaben alle enthalten sind. 

Diese werden sowohl im Handelsgesetzbuch geregelt, als auch durch Verordnungen vorgegeben: der Firmenname, die Rechtsform Deines Unternehmens (zum Beispiel Einzelunternehmen, UG, GmbH oder AG), der Firmensitz und das zuständige Registergericht. Du kannst auch die Handelsregisternummer aufführen, wenn eine vorhanden ist.  

Der Inhalt darf je nach Intention frei formuliert werden. Allerdings ist es hilfreich, sich an ein paar Regeln zu halten:

Den Beginn eines Geschäftsbriefes leitet immer die Betreffzeile ein. Sie befindet sich unter dem Anschriftenfeld und dem Informationsblock und beschreibt das Anliegen Deines Briefes. Nutze am besten kurze Schlagworte und füge gegebenenfalls noch Vorgangs- oder Angebotsnummern ein, damit der Adressat es sofort zuordnen kann. Nach der Betreffzeile folgen zwei Leerzeilen und dann startet Dein eigentliches Anschreiben. 

In diesem erklärst Du Deinem Leser deutlich, aber freundlich, was Du von ihm möchtest oder ihm vorschlagen willst. Fasse Dich dabei kurz und knapp, optimal ist ein einseitiger Brief. 

Du beginnst diesen am besten mit einer persönlichen Anrede, wie zum Beispiel „Sehr geehrter Herr oder Frau XY“ oder auch „Sehr geehrte Damen und Herren“. Auch „Liebe Frau XY” oder „Guten Tag, Herr Soundso” funktionieren als Anrede in einem Geschäftsbrief und sorgen sofort für eine freundliche Atmosphäre. 

Zum Abschluss solltest Du Dich mit einer freundlichen Grußformel verabschieden. Anrede und Abschiedsgruß bilden den Rahmen Deines Anschreibens und dürfen ruhig eine persönliche Note haben. Natürlich kannst Du immer „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Hochachtungsvoll“ schließen, originellere und persönlichere Beispiele wären aber „Herzliche Grüße, Sonnige Grüße, Schöne Grüße aus Hierunddort oder nach Soundso”. 

Nach der Grußformel folgt der Firmenname, dann Dein Name, bzw. der Name des Unterzeichners und, sofern Du noch Dokumente beifügen möchtest, ein Anlagenvermerk.

Alles was Du zwischen Anrede und Abschiedsgruß schreibst, also im eigentlichen Textblock, sollte einen freundlichen Ton haben, aber keinen persönlichen Touch oder Referenzen. Meide 08/15-Formulierungen und Phrasen. Behördendeutsch und Juristensprache sind der Feind eines jeden Briefes! Statt abgedroschener Phrasen lieber so schreiben, wie Du in einem Geschäftsgespräch sprechen würdest. Das wirkt authentisch und spart beiden Seiten Zeit und Nerven. Benutze abwechselnd „Sie“ und „Wir“, seltener „Ich”. So machst Du Deinen Leser und seine Interessen zum Mittelpunkt und nicht Dich selbst. 

Möglichkeit für Rückfragen im Geschäftsbrief anbieten

Versieh Deinen Brief immer mit einem Rückfrageangebot und formuliere es möglichst persönlich. Statt: „Für Rückfragen steht Ihnen unser Service-Center jederzeit gerne zur Verfügung“ wäre Folgendes besser: „Haben Sie Fragen? Wir freuen uns auf „Ihren Anruf/Ihre Mail“. Vergiss nicht, auch die entsprechenden Kontaktdetails zu hinterlassen.  Wenn Du eine persönliche Botschaft anbringen möchtest, kannst Du dies in einem „PS: Auf unserer Website finden Sie heute …“ oder „PS: Haben Sie schon auf unsere Website geklickt? Dort finden Sie … “ tun.

Zum Schluss: Der Brieffuß

Ganz am Ende folgt die Fußzeile im unteren Bereich des Briefbogens. Hier trägst Du die Geschäftsdaten wie den Firmennamen und die Adresse, die Namen der Geschäftsführer, die Bankverbindung, das zuständige Registergericht, die Handelsregisternummer sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Deine Kontaktdaten ein. Eine Einteilung in Blöcke hat sich in der Fußzeile bewährt und macht es dem Leser leichter, die Informationen mit einem Blick zu erfassen.

Auf welches Papier drucke ich einen Geschäftsbrief? 

Sowohl die Papiersorte als auch die Stärke der Bögen ist eine Frage der persönlichen Präferenz. Erlaubt ist hier alles, was die Aussage Deines Geschäftsbriefes unterstreicht und das Unternehmen widerspiegelt. Es gibt aber natürlich Blätter, die sich besonders bewährt haben und von vielen Firmen verwendet werden. 

Der am meisten genutzte Bogen für Geschäftsbriefe ist Offset-Papier mit einer Stärke von 90 g/qm. Dieses Material eignet sich durch seine  schlichte Eleganz, feiner Maserung und angenehme Haptik besonders gut für Geschäftsbriefe. Darüber hinaus gehen auch Naturpapiere und Kartons mit festeren Grammaturen. 

Für Schreiben zu besonderen Anlässen wird auch gerne auf ein hochwertiges Image-Papier zurückgegriffen. Dieses zeichnet sich durch ausgefallene und teils erhabene Oberflächen aus. Arbeitest Du für ein Unternehmen, hat dieses vielleicht sein eigenes Papier, als Freelancer und Selbstständiger darfst Du selbst kreativ sein.

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