Geschäftsreisen: Gute Planung ist das halbe Geschäftsleben

Yasmin
Yasmin September 2020 7 Min

Der persönliche Kontakt mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern ist unverzichtbar. Entsprechend haben Geschäftsreisen einen hohen Stellenwert im Geschäftsleben. Jede Geschäftsreise ist aber mit einigem organisatorischen Aufwand verbunden. Sie will gut geplant sein, denn wer geschäftlich unterwegs ist, kann keine Probleme gebrauchen, die einem erfolgreichem Treffen mit Geschäftspartnern, potenziellen Kunden oder Investoren im Weg stehen. Angefangen bei der Buchung von Flug, Bahn, einem Mietwagen und einem Hotel warten am Ende ein voller Schreibtisch und die Reisekostenabrechnung auf Dich. Deine Geschäftsreise verläuft reibungslos und Du hast später so wenig Aufwand wie möglich mit der Abrechnung, wenn Du bei der Planung einige Tipps und Tricks beachtest.

Sorgfältige Planung Deiner Geschäftsreise

Je nachdem, wohin Du reist und wie lange Du unterwegs bist, gibt es unterschiedliche Dinge vorzubereiten oder zu beachten. Eine Checkliste klingt für Dich als Reiseprofi im ersten Moment sicher banal, kann Dir im hektischen unternehmerischen Alltag jedoch auch eine große Hilfe sein.

Als Selbstständiger, Freiberufler oder Freelancer ohne Angestellte musst Du auch auf Reisen erreichbar sein und jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen haben. Laptop und Smartphone sind sowieso dabei. Stell aber auch sicher, dass Dokumente so abgelegt sind, dass Du sie auch unterwegs – notfalls auch ohne Internetzugriff – abrufen kannst. Eine gute Lösung für oftmals schwaches Hotel-WLAN ist ein mobiler Hotspot. Der WLAN-Pocket-Router ermöglicht die Verbindung mit dem stationären Netz, das oft deutlich schneller funktioniert. Da Deine Erreichbarkeit auf Geschäftsreisen eingeschränkt sein kann, vergiss nicht, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. So werden Deine Kunden Verständnis haben, wenn Sie Dich nicht sofort erreichen. Wer Angestellte beschäftigt, brauch natürlich trotzdem Zugriff auf notwendige Unterlagen. Gegebenenfalls kannst Du dann aber auch auf eine Vertretungslösung zurückgreifen und einen Ansprechpartner in Deiner Abwesenheitsnotiz benennen.

Welche Dokumente benötigst Du für Deine Geschäftsreise?

Wer ins Ausland reist, benötigt natürlich gültige Ausweispapiere. Ob der Personalausweis ausreicht oder Du einen Reisepass benötigst, hängt von Deinem Reiseziel ab. Darüber hinaus muss für Länder, in denen Du eine Einreiseerlaubnis benötigst, ein Visum beantragt werden. Informiere Dich hier rechtzeitig über mögliche Vorlaufzeiten. Das Gleiche gilt für notwendige Impfungen. Diese musst Du häufig bereits einige Wochen vor Reiseantritt erhalten, um geschützt zu sein.

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Das perfekte Firmenkonto für Dein Unternehmen

Zusätzlich solltest Du

  • ausreichend Bargeld in der Währung Deines Zielortes,
  • Deine private und Deine Firmenkreditkarte,
  • Reiseunterlagen wie Buchungsbestätigungen der Hotels, Bus-, Zug- und Flugtickets für den Notfall als digitale Kopie,
  • Notfallrufnummern beispielsweise von Deiner Bank oder Deiner Kreditkartenfirma,
  • Rufnummern und Adresse Deiner Geschäftspartner vor Ort,
  • weitere Ausweisdokumente wie Deinen Führerschein sowie 
  • notwendige Versicherungsunterlagen

mitführen.

Was ist bei der Reisebuchung zu beachten?

Es führen viele Wege zum Ziel. Um möglichst entspannt anzukommen – schließlich brauchst Du all Deine Power, um Deinen Geschäftspartner zu überzeugen – entscheide Dich für die beste Verbindung. Um Verzögerungen, ausgebuchte Flüge, überfüllte Züge und belegte Hotels zu vermeiden, buche auf jeden Fall im Voraus. Dabei muss nicht immer das Flugzeug sein. Viele Unternehmen achten mittlerweile darauf, möglichst grün zu reisen und auf unnötige Flüge zu verzichten. Bringt Dich die Bahn an Dein Ziel, solltest Du diese häufig auch günstigere Möglichkeit bevorzugen. Das Auto ist eine gute Alternative, wenn ihr im Team unterwegs seid. Für einen einzelnen Reisenden gilt auch hier aus ökologischer Sicht, die Bahn zu bevorzugen. Das Gleiche gilt für die Mobilität am Zielort. Wenn möglich, entscheide Dich für die kostengünstigere und umweltfreundlichere Variante und nutze öffentliche Verkehrsmittel statt eines Mietwagens. Plane darüber hinaus ausreichend Zeit ein, falls Du im Stau stehst oder Dein Flug oder die Bahn Verspätung hat.

Reisekostenrichtlinie

Eine gute Möglichkeit, Reisekosten zu beschränken und gleichzeitig einen Beitrag für die Umwelt zu leisten, ist eine Reisekostenrichtlinie. Hier kannst Du für Dein Unternehmen beispielsweise die maximale Höhe, die Du und Deine Mitarbeiter für ein Hotelzimmer ausgeben dürfen, festlegen. Darüber hinaus kann dort vereinbart werden, welche Verkehrsmittel zu bevorzugen sind. Vereinbarungen über die Nutzung Carsharing als günstige Alternative zu Mietwagen können dort ebenfalls getroffen werden.

Einzelunternehmer oder kleine Unternehmen werden ihr Reisemanagement meist allein regeln und Buchungen selber im Internet vornehmen. Beachte dabei, dass Du dafür Deine Firmenkreditkarte nutzt. So kannst Du Dir später aufwendiges Hin und Her rechnen ersparen und hast Deine privaten und geschäftlichen Kosten sauber getrennt. Das Online Geschäftskonto von Penta bietet Dir zudem die Möglichkeit, Belege bereits auf der Reise zu scannen und mit Deiner Buchhaltung zu synchronisieren. Das spart Dir eine Menge Arbeit bei Deiner Reisekostenabrechnung. Wer seine Mitarbeiter darüber hinaus mit eigenen Firmenkarten für das Geschäftskonto ausstattet, muss am Ende des Monats auch keine Zeit damit verbringen, Belege zuzuordnen und Reisekosten in einem zeitaufwendigen Prozess zu erstatten.

Alternativ kann auch ein externer Reisedienstleister in Anspruch genommen oder eine Software für das Reisemanagement eingesetzt werden. 

Brauchst Du eine Reiseversicherung auf Geschäftsreisen?

Laut Reiserecht gelten Geschäftsreisen, also berufsbedingte Ortsveränderungen außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätten und der Wohnung des Reisenden, als Individualreisen. Entsprechend gelten bei einem krankheitsbedingten Rücktritt oder vom Reiseveranstalter verursachten Ausfällen die gleichen Rechte wie bei Reisen, die Du privat unternimmst. Als Eigentümer eines Unternehmens oder Einzelunternehmer macht es für Dich also keinen Unterschied. Für Deine Angestellten hingegen gilt, dass Du als Arbeitgeber im Rahmen Deiner Fürsorgepflicht für die Versicherung Deiner Mitarbeiter auf Dienstreisen aufkommst. Für Reisen ins Ausland werden in der Regel spezielle Versicherungen abgeschlossen, die eine medizinische Versorgung auf westlichem Standard gewährleistet, Schäden an Dritten abdeckt und das private und geschäftliche Eigentum des Reisenden schützt.

Richtig packen auf Geschäftsreisen

Keine Sorge, an dieser Stelle folgt jetzt keine Liste wie bei Klassenfahrten. Bei kurzen Reisen reicht meist das Handgepäck, gegebenenfalls packst Du an heißen Tagen noch ein zusätzliches Hemd oder eine zusätzliche Bluse ein. Bei längeren Reisen besteht Dein Gepäck aus einem Mix von Privat- und angemessener Geschäftskleidung – je nach Dresscode und landesüblichen Gegebenheiten angepasst.

Andere Länder, andere Sitten

Bei Reisen ins Ausland informiere Dich vorab über die dortigen Gepflogenheiten, um bei der Begrüßung, in den Verhandlungen oder beim Business Lunch nicht ins Fettnäpfchen zu treten.

Schwere Sachen nach unten, Platz in den Schuhen für Socken nutzen und Kleidung rollen statt falten: Tricks, wie man am besten packt, damit die Kleidung möglichst wenig verknittert am Bestimmungsort ankommt, findest Du im Internet. Wertvolle Tipps liefert beispielsweise der Londoner Flughafen Heathrow. Was bei Auslandsreisen natürlich auf keinen Fall fehlen darf, sind eventuell benötigte verschreibungspflichtige Medikamente. Alle weiteren Toiletten- und Hygieneartikel kannst Du zur Not auch vor Ort besorgen.

Smartphone und Laptop sind eh Deine ständigen Begleiter. Vergiss für die reibungslose Kommunikation auf Geschäftsreisen aber nicht die Ladekabel sowie eventuell notwendige Adapter. Gegebenenfalls benötigst Du im Ausland auch eine spezielle SIM-Karte zum Telefonieren

Die Reisekostenabrechnung

Reisekosten sind alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer Reise entstehen. Dazu zählen unter anderem

  • Transportkosten mit Auto, Eisenbahn, Flugzeug oder Schiff,
  • Fahrtkosten und Kilometergeld,
  • Park- und Straßenbenutzungsgebühren,
  • Verpflegungspauschale,
  • Übernachtungskosten sowie
  • Reisenebenkosten.

Als Selbstständiger bekommst Du diese Kosten zwar nicht erstattet, kannst sie aber im Rahmen Deiner Steuererklärung als Betriebsausgaben geltend machen. Dazu musst Du diese Ausgaben genau erfassen, Belege sammeln und aufbewahren und beim Finanzamt einreichen.

Die Reisekosten Deiner Mitarbeiter musst Du gegen Vorlage der relevanten Belege erstatten, kannst diese aber ebenfalls als Betriebskosten absetzen. Damit Deine Mitarbeiter auf Reisen nicht in Vorleistungen gehen müssen und ihr euch einen zeitaufwendigen Erstattungsprozess erspart, kannst Du sie mit ihren eigenen Firmenkarten ausstatten, sodass Buchungen direkt über diese Karte getätigt werden können.

Kosten für Geschäftsreisen von der Steuer absetzen

Das Steuerrecht spricht von einer Geschäftsreise, wenn Du vorübergehend außerhalb von Deiner Wohnung und an keiner Deiner regelmäßigen Arbeitsstätten beispielsweise einem Coworking Space geschäftlich tätig bist. Die sogenannte beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt auch dann vor, wenn Du bei Deiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise ausschließlich an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird. Zu den bei einer Auswärtstätigkeit anfallenden Reisekosten zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Reisekosten sind ein fester und nicht unerheblicher Bestandteil Deiner Betriebsausgaben. Leider kannst Du als Unternehmer nicht die tatsächlichen Ausgaben für Deine Geschäftsreisen steuerlich geltend machen. Einen Teil Deiner Ausgaben bekommst Du aber über die Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand steuerlich erstattet. 

Pauschalbeträge für Mehraufwendungen

Seit dem 1. Januar 2020 gelten neue Pauschbeträge für Mehraufwendungen für die Verpflegung auf Geschäftstreisen innerhalb Deutschlands. Bei 24-stündiger Abwesenheit erhöht sich die Verpflegungsmehraufwandpauschale von 24 auf 28 Euro. Bei einer Abwesenheit ab acht Stunden sowie am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Abwesenheiten steigt die Pauschale von 12 auf 14 Euro. Die Übernachtungskostenpauschale bleibt unverändert.

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