GmbH gründen: Was Du zur Rechtsform und zur Gründung wissen musst

Alina
Alina Februar 2021 15 Min

Inhaltsverzeichnis

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung, mit der Abkürzung GmbH, zählt wie auch die Aktiengesellschaft zu den Kapitalgesellschaften. Diese Rechtsform genießt ein hohes Ansehen am Kapitalmarkt. Dieses Ansehen ist aber auch nicht umsonst: Um eine GmbH gründen zu können, wird ein Stammkapital in Höhe von 25.000 Euro benötigt, dass bei Gründung einer GmbH von den Gesellschaftern aufgebracht werden muss.

Was ist eine GmbH und was bedeutet GmbH überhaupt?

Die Rechtsform GmbH ist eine Kapitalgesellschaft. Entsprechend muss bei einer Unternehmensgründung in dieser Rechtsform Stammkapital in Höhe von mindestens 25.000 Euro von den Gesellschaftern eingebracht werden. Dies ist auch als Sacheinlage möglich. Eine Gesellschaft mit begrenzter Haftung (GmbH) gilt als juristische Person und ist somit eine gute Wahl für Gesellschafter, die die Haftung mit ihrem Privatvermögen beschränken wollen.

Das Unternehmen tritt mit dem GmbH-Stammkapital im Hintergrund als juristische Person auf. Die Gründer der GmbH haften bei Rechtsstreitigkeiten im Normalfall nicht mit ihrem Privatvermögen, sondern mit dem eingezahlten Stammkapital. Diese besondere GmbH-Haftung erweist sich häufig als enormer Vorteil der Rechtsform.

Im Vergleich zur AG sind Gründung und Führung einer GmbH deutlich weniger aufwendig. Sie besteht aus mehreren Gesellschaftern. Die Inhaber der Geschäftsanteile einer GmbH werden als Gesellschafter oder auch als Anteilseigner bezeichnet. Falls Du Dir einen großen Überblick über alle Rechtsformen in Deutschland machen möchtest, wird Dir unsere Übersicht mit jeglichen Unternehmensformen helfen:

Die Führung der GmbH übernimmt ein oder mehrere Geschäftsführer, die auch als gesetzliche Vertreter der GmbH bezeichnet werden. Falls ein GmbH keinen Geschäftsführer hat, wird sie durch die Gesellschafter vertreten. Bei Start-ups und kleinen Unternehmen tritt in der Regel der GmbH-Gründer selbst als Geschäftsführer auf. Als weiteres Organ der GmbH wird ab 500 Mitarbeitern ein Aufsichtsrat eingerichtet. Doch bereits bevor dieser Schwellenwert erreicht wird, kann ein Aufsichtsrat freiwillig ins Leben gerufen werden.

Eine GmbH muss zwingend in das Handelsregister eingetragen werden und ist zur doppelten Buchführung sowie zur Erstellung von Bilanzen verpflichtet. Die Erstellung des Jahresabschlusses der GmbH ist im Handelsgesetzbuch nach §§ 242 ff. HGB geregelt. Er besteht aus der Bilanz, einer Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV) sowie dem Anhang. Mittelgroße und große GmbHs müssen nach § 289 HGB ihrem Jahresabschluss zudem einen Lagebericht hinzufügen. Hierbei geht es darum, den Geschäftsverlauf und die -ergebnisses sowie die Lage der GmbH nachvollziehbar darzustellen.

Der Jahresabschluss wird in der Regel aus der laufenden Buchhaltung zum Ende eines Geschäftsjahres erstellt und bildet die Basis für die steuerliche Behandlung der GmbH. Der Jahresabschluss muss von den Gesellschaftern in der Gesellschafterversammlung beschlossen und im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht werden. 

Alle Details zum Thema GmbH gründen findest Du übrigens auch in unserem Video.

GmbH gründen: Vorteile und Nachteile der GmbH

Es gibt gute Gründe, sich für eine GmbH Gründung zu entscheiden. Diese Rechtsform bietet Gründern zahlreiche Vorzüge. Insbesondere Start-ups schätzen die GmbH-Vorteile:

  • Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen der GmbH
  • Höheres Ansehen bei Kunden und Geldgebern im Vergleich zu Personengesellschaften durch die Höhe des eingezahlten Stammkapitals
  • Vereinfachte Gründung und Führung der GmbH im Vergleich zur Aktiengesellschaft

Der Nachteil ist, dass es die Vorteile einer GmbH nicht umsonst gibt: Für die GmbH Gründung musst Du mit Deinem Unternehmen einige Voraussetzungen erfüllen und Sicherheiten hinterlegen. Wäge also Vor- und Nachteile Deiner Pläne, eine GmbH gründen zu wollen, sorgfältig ab.

GmbH gründen: Voraussetzungen und Pflichten

Wichtigste Bedingung, eine GmbH gründen zu können, ist die Hinterlegung einer Mindesteinlage als GmbH-Stammkapital in Höhe von 25.000 Euro. Dies ist auch als Sacheinlage möglich. Entsprechend müssen sich die Gesellschafter bereits vor GmbH Gründung Klarheit verschaffen, ob sie das notwendige Stammkapital – entweder als Eigenkapital oder in Form von Fremdkapital – aufbringen können. Hinzu kommen noch GmbH-Gründungskosten in Höhe von bis zu 1.000 Euro. Gegebenenfalls ist es ratsam, zunächst als haftungsbeschränkte UG zu starten – hierfür benötigst Du zunächst lediglich ein Stammkapital von einem Euro und kannst später die UG in eine GmbH umwandeln.

Checkliste: Alle Schritte zur Gründung einer GmbH

GmbH gründen Frau im Büro

Neben den finanziellen Voraussetzungen sollten Name und Zweck des Unternehmens geklärt werden, um die GmbH-Anmeldung durchzuführen. Darüber hinaus muss entschieden werden, wer die Gesellschafter werden und wer die Geschäftsführung übernehmen soll. Sind diese Punkte geklärt, geht es in ein paar Schritten zur GmbH Gründung. Der Ablauf für die Gründung einer GmbH in Deutschland ist im Vergleich zur Gründung von Personengesellschaften relativ aufwendig. Die Dauer, die nötig ist, um die GmbH gründen zu können, variiert zwischen ein paar Tagen und wenigen Wochen.

1. Schritt: GmbH-Gesellschaftsvertrag erstellen

Im Gesellschaftsvertrag der GmbH legst Du fest, wer die Gesellschafter sind, wie hoch das Stammkapital ist und was der Zweck des Unternehmens ist. Darüber hinaus enthält er Informationen darüber, wie Gewinne aufgeteilt und verwendet werden, wer Geschäftsführer wird und welches Gehalt er erhält sowie Angaben zu langfristig geplanten Investitionen. Um den GmbH-Gesellschaftsvertrag zu erstellen, können Du und Deine Mitgesellschafter ein Musterprotokoll verwenden, das ihr kostenlos im Internet findet.

Da viele Regelungen aber individuell vereinbart werden, macht es insbesondere bei einer großen Anzahl von GmbH-Gesellschaftern Sinn, einen eigenen, individuellen Vertrag aufzusetzen oder diesen von einem Anwalt erstellen zu lassen. Dann habt ihr auch gleich die Sicherheit, dass der Gesellschaftervertrag den strengen Augen des Notars bei der Beglaubigung standhält.

2. Schritt: Abnahme des Gesellschaftsvertrags und der Gesellschafterliste

Der Gesellschaftervertrag wird vom Notar geprüft, verlesen und notariell beurkundet. Zu diesem Termin müssen alle Gesellschafter anwesend sein, um den Vertrag zu unterzeichnen. Bei diesem Termin erstellt der Notar auch die GmbH-Gesellschafterliste. Gemäß § 40 des GmbH-Gesetzes (GmbHG) muss diese Liste für jeden Gesellschafter Angaben über ihre Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum und Geburtsort, den aktuellen Wohnsitz sowie die Nennbeträge und die laufenden Nummern der übernommenen Geschäftsanteile enthalten. Ändert sich die Gesellschafterstruktur im Laufe der Geschäftstätigkeit des Unternehmens, müssen diese Änderungen beim Handelsregister bekannt gegeben werden. Dazu reicht der Geschäftsführer die aktuelle Liste beim Amtsgericht ein.

Sobald der Gesellschaftervertrag unterzeichnet und beurkundet ist, kommt eine Art Vorgesellschaft zustande. Diese Vorgesellschaft wird als GmbH in Gründung (GmbH i. G.) bezeichnet. Diesen Status behält sie bis zum Eintrag in das Handelsregister nach dem Hinterlegen von ausreichend Stammkapital.

Haftung GmbH i.G.: Wer haftet bei einer GmbH?

Einer der Vorzüge der GmbH ist die Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen. Die Gesellschafter haften nicht mit ihrem privaten Vermögen. Diese Regelung greift aber erst mit der tatsächlichen Gründung der GmbH. Die GmbH in Gründung firmiert zuvor meist als GbR oder OHG. Diese Rechtsformen sind Personengesellschaften. Entsprechend haften Gesellschafter in der Übergangszeit mit ihrem Privatvermögen.

3. Schritt: Geschäftskonto für die GmbH eröffnen und Stammkapital einzahlen

Ein Geschäftskonto zu eröffnen ist für alle Unternehmer unabhängig von der Rechtsform ihres Unternehmens sinnvoll, um private von geschäftlichen Ausgaben sauber zu trennen. Für die GmbH als Kapitalgesellschaft ist es sogar gesetzlich vorgeschrieben, ein GmbH Geschäftskonto zu eröffnen. Auf dieses Konto wird das Stammkapital von den Gründern und Gesellschaftern eingezahlt. Dabei muss mindestens die Hälfte des notwendigen Stammkapitals in Höhe von 25.000 Euro hinterlegt werden. Dieses Kapital kann auch in Form von Sacheinlagen eingebracht werden. Sobald das Stammkapital auf Deinem GmbH Geschäftskonto liegt, erhältst Du einen entsprechenden Nachweis von Deiner Bank, den Du benötigst, damit der Notar Dein Unternehmen im Handelsregister eintragen lassen kann.

Geschäftskonto in der Gründungsphase eröffnen

Insbesondere traditionelle Banken lehnen es zum Teil ab, ein Geschäftskonto für eine GmbH in Gründung zu eröffnen. Damit der Gründungsprozess reibungslos weiter laufen kann und es zu keinen unnötigen Verzögerungen kommt, bietet Penta GmbHs bereits in der Gründungsphase ein Online Geschäftskonto an. Darüber hinaus erhalten Gründer, wenn gewünscht fachkundige Unterstützung von qualifizierten Anwälten, Beratung und Hilfe bei der Suche nach einem Notar und Steuerberater sowie Vorlagen für Gründungsdokumente, Verträge und Rechnungen.

Ein Geschäftskonto für Deine GmbH oder Deine GmbH in Gründung beantragst Du in wenigen Schritten innerhalb von knapp 15 Minuten:

  • Wählen den gewünschten Preis-Plan aus.
  • Mach einige Angaben zu Deinem Unternehmen und akzeptiere die AGB.
  • Teile uns einige Angaben zu Deiner Person mit und bestätige, dass Du der gesetzliche Vertreter des Unternehmens bist.
  • Gib im nächsten Schritt weitere Informationen zu Deinem Unternehmen an, zum Beispiel Firmenname, Rechtsform, Datum des Gesellschaftsvertrages, Firmensitz, Industrie, Industrieschlüssel, Geschäftszweck und die Höhe des Stammkapitals.
  • Lade alle notwendigen Dokumente hoch, wie Gründungsurkunde, Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Handelsregisteranmeldung.
  • Bei Unternehmen mit mehreren Gesellschaftern, benötigen wir Angaben zum gesetzlichen Vertreter sowie Informationen über alle Geschäftsführer.
  • Starte als Nächstes die Video-Identifikation über IDnow und halte ein gültiges Ausweisdokument (Personalausweis oder Reisepass) bereit.

Innerhalb von 48 Stunden haben wir alle Unterlagen überprüft und verifiziert und stellen Dir Dein Penta-Konto zur Verfügung.

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Die Eröffnung Deines Geschäftskontos erfolgt rein digital: Du lädst die notwendigen Dokumente wie die Kerndaten zu Deiner GmbH, die Gründungsurkunde mit dem Siegel des Notars, die Gesellschafterliste sowie die Personalausweise der gesetzlichen Vertreter hoch, danach beantwortest Du einige gesetzlich vorgeschriebene Fragen und schon startet der Prozess zur persönlichen, videobasierten Identifikation aller Geschäftsführer. Dieser Prozess dauert nur wenige Minuten. Liegen alle Informationen vollständig vor, steht Dir Dein Online Geschäftskonto meist bereits am Tag der Anmeldung zur Verfügung.

Danach hast Du zehn Wochen Zeit, Deinen GmbH-Handelsregisterauszug nachzureichen. Sobald Du diesen online in Deinem Geschäftskonto hochgeladen hast, wird er von Penta geprüft. Nach einer positiven Prüfung stehen Dir dann sämtliche Funktionen vollständig zur Verfügung.

4. Schritt: Eintrag der GmbH in das Handelsregister

Grundsätzlich besteht für alle Kaufleute die Pflicht, ihr Unternehmen in das Handelsregister einzutragen. Die GmbH wird in das Handelsregister Abteilung B (HRB) eingetragen. Da Du zum Gründen der GmbH Stammkapital hinterlegen musst, benötigt der Notar einen Kontoauszug Deines Firmenkontos sowie den Einzahlungsbeleg über das Mindestkapital in Höhe von 12.500 Euro. Der Antrag zum Eintrag in das Handelsregister wird mithilfe des Notars ausgefüllt, der ihn anschließend an das Amtsgericht weiterleitet. Nach einer Prüfung durch das Amtsgericht wird der Eintrag im Handelsregister im elektronischen Bundesanzeiger bekannt gegeben.

Kosten für den Handelsregistereintrag der GmbH

Für den Eintrag in das Handelsregister wird eine Gebühr beim zuständigen Amtsgericht fällig. Darüber hinaus entstehen weitere Kosten für den Notar. Die Höhe der Kosten sind bundesweit einheitlich im Gesetz über Kosten der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare geregelt. Bei der IHK Berlin beispielsweise findest Du eine Übersicht der Kosten, die bei der Eintragung in das Handelsregister anfallen. Die Tabelle gibt die Gebühren für das Registergericht abhängig von Gesellschaftsform und Stammkapital an. Zusätzlich gibt sie Auskunft über die Notarkosten, die für Anmeldung, Beurkundung des Gesellschaftervertrags, Erstellung der Gesellschafterliste und die Erzeugung einer XML Datei anfallen.

Mit Eintrag in das Handelsregister verliert die GmbH ihren Status als Vorgesellschaft. Aus der GmbH i. G. wird jetzt eine vollwertige GmbH mit allen Rechten und Pflichten für die Gesellschafter gemäß GmbH-Recht.

5. Schritt: Gewerbe anmelden 

Vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit muss die GmbH beim Gewerbeamt angemeldet werden. Die Anmeldung eines Gewerbes erfolgt im jeweiligen Gewerbe- und Ordnungsamt der Stadt oder online. Entsprechend variieren die Kosten für die Anmeldung, die zwischen 15 und 60 Euro liegen. Du benötigst ein gültiges Ausweisdokument und den ausgefüllten Antrag zur Gewerbeanmeldung.

Darüber hinaus benötigt das Gewerbeamt folgende Angaben:

  • Name und Rechtsform des Unternehmens
  • Anzahl der juristischen Vertreter
  • Adresse und Kontaktdaten des Unternehmens
  • Benennung der geschäftlichen Aktivitäten
  • Ort und Nummer des Handelsregistereintrags

Je nach Branche und Tätigkeit können noch weitere Dokumente wie beispielsweise ein polizeiliches Führungszeugnis oder ein Gesundheitszeugnis verlangt werden.

6. Schritt: Anmeldungen beim Finanzamt

Spätestens einen Monat nach der Gewerbeanmeldung muss die GmbH beim Finanzamt angemeldet werden. Hierzu füllst Du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus. Dieser gilt als Bemessungsgrundlage für die Höhe der zu entrichtenden Steuern. Darüber hinaus verlangt das Finanzamt weitere Unterlagen wie den Auszug aus dem Handelsregister, den Gesellschaftsvertrag, das Gründungsdatum, den Zeitpunkt des Beginns der Tätigkeit, die Eröffnungsbilanz, Schätzungen zu Umsatz und Gewinn im Gründungs- und Folgejahr, die Gewerbeanmeldung, den Geschäftsführervertrag sowie vorhandene Mietverträge.

Nach Prüfung der Angaben erhält die GmbH eine Steuernummer, die beispielsweise auf allen Rechnungen angegeben werden muss.

Neben der Gewerbe- und Umsatzsteuer zahlt die GmbH Körperschaftsteuern auf ihre Gewinne. Für ihre Angestellten muss die GmbH zusätzlich die Lohnsteuer abführen.

7. Schritt: GmbH Anmeldung bei weiteren Ämtern und Behörden

Je nachdem, in welchem Umfang die GmbH startet und in welcher Branche sie tätig ist, sind weitere Anmeldungen notwendig. Wer Personal beschäftigt, informiert die Bundesagentur für Arbeit sowie die Krankenkassen, die die Sozialversicherungsbeiträge für die Mitarbeiter einzieht und an die Versicherungsträger weiterleitet. Darüber hinaus steht die Anmeldung bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder der Handwerkskammer (HWK) und die Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft an.

Die Gründungskosten einer GmbH

Welche GmbH-Gründungskosten entstehen, hängt von den Gebühren der in Anspruch genommenen Leistungen ab. Die Notar- und Gerichtskosten sind beispielsweise in Deutschland nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) geregelt und entstehen somit nicht willkürlich. Auch die Gebühren für die Anmeldung und die Eintragung der GmbH ins Handelsregister sind deutschlandweit einheitlich geregelt. Diese werden vom jeweiligen Amtsgericht in Rechnung gestellt. Nach oben sind bei den weiteren Kosten beim Gründen einer Firma als GmbH trotzdem keine Grenzen gesetzt, doch für eine einfache Gründung kannst Du neben dem GmbH-Stammkapital von mindestens 25.000 Euro mit etwa 1.000 Euro Gründungskosten rechnen.

Eine GmbH gründen ohne Stammkapital

Wer nicht über das notwendige Stammkapital verfügt, gründet alternativ eine Unternehmergesellschaft (UG). Das nötige Stammkapital beträgt nur mindestens einen Euro. Die UG wird auch Ein-Personen-GmbH, Mini-GmbH oder 1-Euro-GmbH genannt. Im Wesentlichen gelten die gleichen Vorschriften wie für die GmbH. Einer der wesentlichen Unterschiede ist, dass 25 Prozent des Jahresgewinns als Rücklage zurückbehalten werden müssen. Hat diese Rücklage eine Höhe von mindestens 25.000 Euro erreicht, muss die UG in eine GmbH umgewandelt werden. Diese 25.000 Euro dienen dann dem GmbH-Stammkapital. Für das Umfirmieren fallen bei der GmbH Kosten an. Diese solltest Du beachten.

GmbH gründen: Für wen eignet es sich?

Zusammenfassend ist die GmbH die passende Rechtsform einer Kapitalgesellschaft für Gründer, die die umfangreichen Voraussetzungen für die Gründung einer Aktiengesellschaft noch nicht erfüllen. Mit dem GmbH-Stammkapital im Rücken genießt Dein Unternehmen ein hohes Ansehen bei Kunden und Geldgebern. Gleichzeitig profitierst Du von der eingeschränkten privaten Haftung. Eine gute Alternative für Gründer, denen das GmbH-Stammkapital fehlt und die kein Fremdkapital aufnehmen möchten, ist die Gründung einer Unternehmergesellschaft (UG).

Banking-Lösungen für GmbH und GmbH in Gründung

Nachdem Du Dich für die GmbH Rechtsform entschieden hast, benötigst Du spätestens für die Einzahlung des Stammkapitals ein Geschäftskonto. Danach ist dann die Eintragung in das Handelsregister notwendig, sodass aus Deiner GmbH in Gründung eine GmbH werden kann. Penta möchte Dich und Dein Unternehmen in allen Phasen begleiten – angefangen von der Gründung des Unternehmens bis hin zum Ausüben aller unternehmerischer Tätigkeiten. Deshalb bieten wir Dir bereits für Deine GmbH in Gründung ein Geschäftskonto an.

Wir bitten Dich, innerhalb von zehn Wochen den Handelsregisterauszug in Deinem Penta-Konto hochzuladen, sodass wir Dein Konto vollständig für die neue GmbH freischalten können. Außerdem hast Du die Möglichkeit mithilfe eines Gründungs-Pakets, Unterstützung bei der Gründung und rechtliche Beratung zu erhalten. Mit diesen Paketen möchten wir Dir ermöglichen, innerhalb von sieben Tagen in das Unternehmerleben zu starten.

Beim Geschäftskonto von Penta für Deine GmbH erhältst Du eine deutsche IBAN bei garantierter Sicherheit. Deine Einlagen sind dank gesetzlicher Einlagensicherung bis zu einem Betrag von 100.000 Euro geschützt. Das digitale Penta-Konto steht Dir dort zur Verfügung, wo Du Dich gerade aufhältst. Deine Transaktionen kannst Du entweder per App oder am PC im Überblick behalten – egal, ob Du gerade auf einer Geschäftsreise oder in Deinem Office bist.

Falls Du eine Unterteilung Deiner Finanzen nach Projekten oder Teams vornehmen oder etwas für die Zukunft ansparen möchtest, kannst Du weitere Unterkonten bei Penta für Deine GmbH eröffnen. Diese haben auch jeweils eine eigene IBAN. Wie auch beim Hauptkonto sind auf den Unterkonten SEPA-Zahlungsmöglichkeiten und Sammelüberweisungen möglich. Falls die Zahlungspartner Deiner GmbH im Ausland tätig sind, kannst Du auch kostengünstige internationale Zahlungen in 35 Währungen durchführen.

Durch das übersichtliche Ausgaben-Management behältst Du die Übersicht über alle Transaktionen, denen Du außerdem Belege, Kategorien und Notizen hinzufügen kannst. Intelligente Benachrichtigungen halten Dich in Echtzeit über Ein- und Ausgänge auf dem Laufenden. Du musst aber nicht die ganze Arbeit allein übernehmen. Füge Deinem Penta-GmbH-Konto weitere Mitarbeiter hinzu und definiere deren Rechte. Auch VISA Debitkarten kannst Du für Dein Team bestellen, die sich mit individuellen Ausgabenlimiten versehen lassen.

Auch die Buchhaltung Deiner GmbH muss Dir bei Penta keine Kopfschmerzen mehr bereiten. In wenigen Augenblicken kannst Du Dein Buchhaltungs-Tool mit dem Penta-Konto verbinden. Die Transaktionen werden dann automatisch synchronisiert und Du sparst Geld und Zeit. Falls Deine GmbH einen Point-of-Sale betreibt, bekommst Du bei Penta die passende Lösung, ebenso wie maßgeschneiderte Finanzierungslösungen. In jeder Phase Deines Business möchte Dich Penta unterstützen und die Aufgaben rund um die Unternehmensfinanzen so einfach wie möglich gestalten. Bei jeglichen Fragen steht Dir unser Support Team mit Rat und Tat zur Seite. Schließlich möchten wir, dass Du Dich auf das konzentrieren, was wirklich für Dich zählt – Deine GmbH. Wir arbeiten mit Hochdruck daran, das Business Banking zu revolutionieren und die besten Finanzlösungen anzubieten.


GmbH gründen – Beispiele

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Disclaimer

Diese Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt und überprüft worden. Trotzdem möchten wir Dich darauf hinweisen, dass wir keine Haftung für Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit übernehmen können. Diese Informationen ersetzt im Zweifel keine rechtliche Beratung. Solltest Du also rechtliche beziehungsweise steuerrechtliche Fragen haben, wende Dich bitte an Deinen Anwalt oder Steuerberater.
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