GmbH gründen: In 7 Schritten zum eigenen Unternehmen

Oliver
Oliver Februar 2021 Fintech Content Editor 13 Min

Inhaltsverzeichnis

Einer der ersten Schritt im Gründungsprozess ist die Findung der passenden Rechtsform. Die Wahl wird dabei von vielen wichtigen Faktoren beeinflusst: Möchtest Du haftungsbeschränkt agieren? Sind mehrere Gesellschafter beteiligt? Plant ihr schnell zu wachsen und seid dabei auf externe Investitionen angewiesen? Wenn Du diese Fragen mit Ja beantworten kannst, ist eventuell die GmbH die richtige Rechtsform für Deinen weiteren Geschäftserfolg.

Im folgenden Beitrag lernst Du alles Wichtige über die Rechtsform der GmbH, wie Du sie gründest und welche Vor- und Nachteile bestehen.

Alternativen zu GmbH: Sollte die GmbH doch nicht das Richtige für Dich sein, kannst Du Dich in unserem E-Book über andere mögliche Rechtsformen in Deutschland informieren.

GmbH gründen: Das Wichtigste in Kürze

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung, abgekürzt GmbH, zählt wie auch die Aktiengesellschaft zu den Kapitalgesellschaften. Diese Rechtsform genießt ein hohes Ansehen am Kapitalmarkt, was jedoch nicht umsonst kommt: Um eine GmbH gründen zu können, wird ein Stammkapital in Höhe von 25.000 € benötigt, dass bei Gründung einer GmbH von den Gesellschaftern aufgebracht werden muss.

Das Unternehmen tritt mit dem GmbH-Stammkapital im Hintergrund als juristische Person auf. Die Gründer der GmbH haften bei Rechtsstreitigkeiten im Normalfall nicht mit ihrem Privatvermögen, sondern mit dem eingezahlten Stammkapital.

Die Führung der GmbH übernimmt ein oder mehrere Geschäftsführer, die auch als gesetzliche Vertreter der GmbH bezeichnet werden. Falls eine GmbH keinen Geschäftsführer hat, wird sie durch die Gesellschafter vertreten. Bei Startups und kleinen Unternehmen tritt in der Regel der GmbH-Gründer selbst als Geschäftsführer auf. Als weiteres Organ der GmbH wird ab 500 Mitarbeitern ein Aufsichtsrat eingerichtet.

Eine GmbH muss zwingend in das Handelsregister eingetragen werden und ist zur doppelten Buchführung sowie zur Erstellung von Bilanzen verpflichtet. Die Erstellung des Jahresabschlusses der GmbH ist im Handelsgesetzbuch nach §§ 242 ff. HGB geregelt. Er besteht aus der Bilanz, einer Gewinn-und Verlustrechnung (GuV) sowie dem Anhang. Mittelgroße und große GmbHs müssen nach § 289 HGB ihrem Jahresabschluss zudem einen Lagebericht hinzufügen. Hierbei geht es darum, den Geschäftsverlauf und die -ergebnisses sowie die Lage der GmbH nachvollziehbar darzustellen.

Der Jahresabschluss wird in der Regel aus der laufenden Buchhaltung zum Ende eines Geschäftsjahres erstellt und bildet die Basis für die steuerliche Behandlung der GmbH. Der Jahresabschluss muss von den Gesellschaftern in der Gesellschafterversammlung beschlossen und im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht werden. 

Voraussetzungen und Pflichten für die Gründung einer GmbH

Wichtigste Bedingung, eine GmbH gründen zu können, ist die Hinterlegung einer Mindesteinlage als GmbH-Stammkapital in Höhe von 25.000 €. Dies ist auch als Sacheinlage möglich. Entsprechend müssen sich die Gesellschafter bereits vor GmbH-Gründung Klarheit verschaffen, ob sie das notwendige Voraussetzungen und Pflichten für die GmbH-Gründung – entweder als Eigenkapital oder in Form von Fremdkapital – aufbringen können. Hinzu kommen noch GmbH-Gründungskosten in Höhe von bis zu 1.000 €.

Gegebenenfalls ist es ratsam, zunächst als haftungsbeschränkte UG zu starten – hierfür benötigst Du zunächst lediglich ein Stammkapital von einem Euro und kannst später die UG in eine GmbH umwandeln.

Neben den finanziellen Voraussetzungen sollten Name und Zweck des Unternehmens geklärt werden, um die GmbH-Anmeldung durchzuführen. Darüber hinaus muss entschieden werden, wer die Gesellschafter werden und wer die Geschäftsführung übernehmen soll.

7 Schritte, um eine GmbH zu gründen

GmbH gründen Frau im Büro

Sind die oben genannten Punkte geklärt, kann die eigentliche GmbH-Gründung erfolgen. Der Ablauf für die Gründung einer GmbH in Deutschland ist im Vergleich zur Gründung von Personen­gesellschaften relativ aufwendig. Die Dauer, die nötig ist, um die GmbH gründen zu können, variiert zwischen ein paar Tagen und wenigen Wochen.

  1. GmbH-Gesellschaftervertrag erstellen
  2. Abnahme des Gesellschaftsvertrags und der Gesellschafterliste
  3. Geschäftskonto eröffnen und Stammkapital einzahlen
  4. Eintrag der GmbH in das Handelsregister
  5. Gewerbeanmeldung
  6. Anmeldungen beim Finanzamt

Eine Zusammenfassung der 7 notwendigen Schritte zur GmbH-Gründung kannst Du Dir auch in unserem Video anschauen.

Schritt 1: GmbH-Gesellschaftsvertrag erstellen

Im Gesellschaftsvertrag der GmbH legst Du alle wichtigen rechtlichen Rahmenbedingungen der Unternehmung fest:

  • Wer sind die Gesellschafter?
  • Wer tritt als Geschäftsführer auf?
  • Wie hoch ist das Stammkapital?
  • Was ist der Zweck der GmbH?
  • Wie ist die Gewinnverteilung der GmbH geregelt?
  • Wer ist an großen Geschäftsentscheidung beteiligt?

Um den GmbH-Gesellschaftsvertrag zu erstellen, können Du und Deine Mitgesellschafter ein Musterprotokoll verwenden, das ihr kostenlos im Internet findet.

Da viele Regelungen aber individuell vereinbart werden, macht es insbesondere bei einer großen Anzahl von GmbH-Gesellschaftern Sinn, einen eigenen, individuellen Vertrag aufzusetzen oder diesen von einem Anwalt erstellen zu lassen. Dann habt ihr auch gleich die Sicherheit, dass der Gesellschaftervertrag den strengen Augen des Notars bei der Beglaubigung standhält.

Schritt 2: Abnahme des Gesellschaftsvertrags und der Gesellschafterliste

Der Gesellschaftervertrag wird vom Notar geprüft, verlesen und notariell beurkundet. Zu diesem Termin müssen alle Gesellschafter anwesend sein, um den Vertrag zu unterzeichnen. Hier erstellt der Notar auch die GmbH-Gesellschafterliste.

Gemäß § 40 des GmbH-Gesetzes (GmbHG) muss diese Liste für jeden Gesellschafter Angaben über ihre Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum und Geburtsort, den aktuellen Wohnsitz sowie die Nennbeträge und die laufenden Nummern der übernommenen Geschäftsanteile enthalten.

Ändert sich die Gesellschafterstruktur im Laufe der Geschäftstätigkeit des Unternehmens, müssen diese Änderungen beim Handelsregister bekannt gegeben werden. Dazu reicht der Geschäftsführer die aktuelle Liste beim Amtsgericht ein.

Sobald der Gesellschaftervertrag unterzeichnet und beurkundet ist, kommt eine Art Vorgesellschaft zustande. Diese Vorgesellschaft wird als GmbH in Gründung (GmbH i. G.) bezeichnet. Diesen Status behält sie bis zum Eintrag in das Handelsregister nach dem Hinterlegen von ausreichend Stammkapital.

Wer haftet bei einer GmbH i.G.?

Einer der Vorzüge der GmbH ist die Haftungs­beschränkung auf das Gesellschafts­vermögen. Die Gesellschafter haften nicht mit ihrem privaten Vermögen. Diese Regelung greift aber erst mit der tatsächlichen Gründung der GmbH. Die GmbH in Gründung firmiert zuvor meist als GbR oder OHG. Diese Rechtsformen sind Personengesellschaften. Entsprechend haften Gesellschafter in der Übergangszeit mit ihrem Privatvermögen.

Schritt 3: Geschäftskonto für die GmbH eröffnen und Stammkapital einzahlen

Ein Geschäftskonto zu eröffnen ist unabhängig von der Rechtsform ihres Unternehmens sinnvoll, um private von geschäftlichen Ausgaben sauber zu trennen. Für die GmbH als Kapitalgesellschaft ist das sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Auf dieses Konto wird das Stammkapital von den Gesellschaftern eingezahlt. Dabei muss mindestens die Hälfte des notwendigen Stammkapitals in Höhe von 25.000 € hinterlegt werden. Dieses Kapital kann auch in Form von Sacheinlagen eingebracht werden.

Sobald das Stammkapital auf Deinem GmbH Geschäftskonto liegt, erhältst Du einen entsprechenden Nachweis von Deiner Bank, den Du benötigst, damit der Notar Dein Unternehmen im Handelsregister eintragen lassen kann.

Geschäftskonto in der Gründungsphase eröffnen

Insbesondere traditionelle Banken lehnen es zum Teil ab, ein Geschäftskonto für eine GmbH in Gründung zu eröffnen. Damit der Gründungsprozess reibungslos weiter laufen kann und es zu keinen unnötigen Verzögerungen kommt, bietet Penta GmbHs bereits in der Gründungsphase ein Online-Geschäftskonto an. Darüber hinaus erhalten Gründer, falls gewünscht, fachkundige Unterstützung von qualifizierten Anwälten, Beratung und Hilfe bei der Suche nach einem Notar und Steuerberater sowie Vorlagen für Gründungsdokumente, Verträge und Rechnungen.

GmbH-Geschäftskonto bei Penta

Ein Geschäftskonto für Deine GmbH oder Deine GmbH in Gründung beantragst Du in wenigen Schritten innerhalb von knapp 15 Minuten:

  1. Gewünschten Tarif wählen
  2. Allgemeine Angaben zu Deinem Unternehmen tätigen und AGB akzeptieren
  3. Angaben zu Deiner Person machen und bestätigen, dass Du der gesetzliche Vertreter des Unternehmens bist
  4. Spezifische Informationen zu Deinem Unternehmen (z.B. Firmenname, Rechtsform, Datum des Gesellschaftsvertrages, Firmensitz, Branche, Geschäftszweck und die Höhe des Stammkapitals)
  5. Hochladen aller notwendigen Dokumente (Gründungsurkunde, Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Handelsregisteranmeldung)
  6. Bei mehreren Gesellschaftern: Angaben zum gesetzlichen Vertreter sowie Informationen über alle Geschäftsführer
  7. Video-Identifikation über IDnow und ein gültiges Ausweisdokument (Personalausweis oder Reisepass)

Innerhalb von 48 Stunden haben wir alle Unterlagen überprüft und verifiziert und stellen Dir Dein Penta Geschäftskonto zur Verfügung.

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Schritt 4: Eintrag der GmbH in das Handelsregister

Grundsätzlich besteht für alle Kaufleute die Pflicht, ihr Unternehmen in das Handelsregister einzutragen. Die GmbH wird in das Handelsregister Abteilung B (HRB) eingetragen.

Da Du zum Gründen der GmbH Stammkapital hinterlegen musst, benötigt der Notar einen Kontoauszug Deines Firmenkontos sowie den Einzahlungsbeleg über das Mindestkapital in Höhe von 12.500 €. Der Antrag zum Eintrag in das Handelsregister wird mithilfe des Notars ausgefüllt, der ihn anschließend an das Amtsgericht weiterleitet.

Nach Prüfung durch das Amtsgericht wird der Eintrag im Handels­register im elektronischen Bundesanzeiger bekannt gegeben. Mit dem Handelsregistereintrag verliert die GmbH ihren Status als Vorgesellschaft. Aus der GmbH i. G. wird eine vollwertige GmbH mit allen Rechten und Pflichten gemäß GmbH-Recht.

Schritt 5: Gewerbe anmelden 

Vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit muss die GmbH beim Gewerbeamt angemeldet werden. Die Anmeldung eines Gewerbes erfolgt im jeweiligen Gewerbe- und Ordnungsamt der Stadt oder online. Entsprechend variieren die Kosten für die Anmeldung zwischen 15 und 60 €. Du benötigst ein gültiges Ausweisdokument und den ausgefüllten Antrag zur Gewerbeanmeldung.

Darüber hinaus benötigt das Gewerbeamt folgende Angaben:

  • Name und Rechtsform des Unternehmens
  • Anzahl der juristischen Vertreter
  • Adresse und Kontaktdaten des Unternehmens
  • Benennung der geschäftlichen Aktivitäten
  • Ort und Nummer des Handelsregistereintrags

Je nach Branche und Tätigkeit können noch weitere Dokumente wie beispielsweise ein polizeiliches Führungszeugnis oder ein Gesundheitszeugnis verlangt werden.

Schritt 6: Anmeldungen beim Finanzamt

Spätestens einen Monat nach der Gewerbeanmeldung muss die GmbH beim Finanzamt angemeldet werden. Hierzu füllst Du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus. Dieser gilt als Bemessungsgrundlage für die Höhe der zu entrichtenden Steuern.

Darüber hinaus verlangt das Finanzamt weitere Unterlagen:

  • Auszug aus dem Handelsregister
  • Gesellschaftsvertrag
  • Gründungsdatum
  • Zeitpunkt des Beginns der Tätigkeit
  • Eröffnungsbilanz
  • Schätzungen zu Umsatz und Gewinn im Gründungs- und Folgejahr
  • Gewerbeanmeldung
  • Vorhandene Mietverträge

Nach Prüfung der Angaben erhält die GmbH eine Steuernummer, die beispielsweise auf allen Rechnungen angegeben werden muss.

Neben der Gewerbe- und Umsatzsteuer zahlt die GmbH Körperschaftsteuern auf ihre Gewinne. Für ihre Angestellten muss die GmbH zusätzlich die Lohnsteuer abführen.

Schritt 7: GmbH-Anmeldung bei weiteren Ämtern und Behörden

Je nachdem, in welchem Umfang die GmbH startet und in welcher Branche sie tätig ist, sind weitere Anmeldungen notwendig. Wer Personal beschäftigt, informiert die Bundesagentur für Arbeit sowie die Krankenkassen, die die Sozialversicherungsbeiträge für die Mitarbeiter einzieht und an die Versicherungsträger weiterleitet.

Darüber hinaus steht die Anmeldung bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder der Handwerkskammer (HWK) und die Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft an.

Die Gründungskosten einer GmbH

Welche GmbH Gründungskosten entstehen, hängt von den Gebühren der in Anspruch genommenen Leistungen ab. Die Notar- und Gerichtskosten sind beispielsweise in Deutschland nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) geregelt und entstehen somit nicht willkürlich. Auch die Gebühren für die Anmeldung und die Eintragung der GmbH ins Handelsregister sind deutschlandweit einheitlich geregelt. Diese werden vom jeweiligen Amtsgericht in Rechnung gestellt. Nach oben sind bei den weiteren Kosten beim Gründen einer Firma als GmbH trotzdem keine Grenzen gesetzt, doch für eine einfache Gründung kannst Du neben dem GmbH-Stammkapital von mindestens 25.000 € mit etwa 1.000 Euro Gründungskosten rechnen.

Eine GmbH gründen ohne Stammkapital

Wer nicht über das notwendige Stammkapital verfügt, kann alternativ eine UG gründen. Das nötige Stammkapital beträgt nur mindestens einen Euro. Die UG wird auch Ein-Personen-GmbH, Mini-GmbH oder 1-Euro-GmbH genannt. Im Wesentlichen gelten die gleichen Vorschriften wie für die GmbH. Einer der wesentlichen Unterschiede ist, dass 25 % des Jahresgewinns als Rücklage zurückbehalten werden müssen. Hat diese Rücklage eine Höhe von mindestens 25.000 % erreicht, muss die UG in eine GmbH umgewandelt werden. Diese 25.000 Euro dienen dann dem GmbH-Stammkapital.

Welche Vorteile und Nachteile hast es, eine GmbH zu gründen?

Es gibt gute Gründe, sich für eine GmbH Gründung zu entscheiden. Diese Rechtsform bietet Gründern zahlreiche Vorzüge und insbesondere Startups schätzen die Vorteile der GmbH:

  • Haftung einer GmbH: Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen der GmbH
  • Höheres Ansehen bei Kunden und Geldgebern im Vergleich zu Personengesellschaften durch die Höhe des eingezahlten Stammkapitals
  • Vereinfachte Gründung und Führung der GmbH im Vergleich zur Aktiengesellschaft

Der Nachteil ist, dass es die Vorteile einer GmbH nicht umsonst gibt: Für die GmbH Gründung musst Du mit Deinem Unternehmen einige Voraussetzungen erfüllen und Sicherheiten hinterlegen. Wäge also Vor- und Nachteile Deiner Pläne, eine GmbH gründen zu wollen, sorgfältig ab.

Für wen eignet sich die GmbH-Gründung?

Zusammenfassend ist die GmbH die passende Rechtsform einer Kapitalgesellschaft für Gründer, die die umfangreichen Voraussetzungen für die Gründung einer Aktiengesellschaft noch nicht erfüllen. Mit dem GmbH-Stammkapital im Rücken genießt Dein Unternehmen ein hohes Ansehen bei Kunden und Geldgebern. Gleichzeitig profitierst Du von der eingeschränkten privaten Haftung. Eine gute Alternative für Gründer, denen das GmbH-Stammkapital fehlt und die kein Fremdkapital aufnehmen möchten, ist die Gründung einer Unternehmergesellschaft (UG).

Banking-Lösungen für GmbH und GmbH in Gründung

Penta möchte Dich und Dein Unternehmen in allen Phasen begleiten – angefangen von der Gründung des Unternehmens bis hin zum Ausüben aller unternehmerischer Tätigkeiten. Deshalb bieten wir Dir bereits für Deine GmbH in Gründung ein Geschäftskonto an. Außerdem hast Du die Möglichkeit mithilfe eines Gründungs-Pakets, Unterstützung bei der Gründung und rechtliche Beratung zu erhalten. Mit diesen Paketen möchten wir Dir ermöglichen, innerhalb von sieben Tagen in das Unternehmerleben zu starten.

Beim Geschäftskonto von Penta erhältst Du für Deine GmbH eine deutsche IBAN bei garantierter Sicherheit. Deine Einlagen sind dank gesetzlicher Einlagensicherung bis zu einem Betrag von 100.000 € geschützt. Das digitale Penta Konto steht Dir jederzeit zur Verfügung: Deine Transaktionen kannst Du entweder per App oder am PC im Überblick behalten – egal, ob Du gerade auf einer Geschäftsreise oder in Deinem Office bist.

Falls Du eine Unterteilung Deiner Finanzen nach Projekten oder Teams vornehmen oder etwas für die Zukunft ansparen möchtest, kannst Du weitere Unterkonten bei Penta eröffnen. Falls die Zahlungspartner Deiner GmbH im Ausland tätig sind, kannst Du auch kostengünstige internationale Zahlungen in 35 Währungen durchführen.

Durch das übersichtliche Ausgaben-Management behältst Du die Übersicht über alle Transaktionen, denen Du außerdem Belege, Kategorien und Notizen hinzufügen kannst. Intelligente Benachrichtigungen halten Dich in Echtzeit über Ein- und Ausgänge auf dem Laufenden. Füge Deinem Penta Konto weitere Mitarbeiter hinzu und definiere deren Rechte. Auch Visa Debitkarten kannst Du für Dein Team bestellen, die sich mit individuellen Ausgabenlimiten versehen lassen.


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Disclaimer

Diese Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt und überprüft worden. Trotzdem möchten wir Dich darauf hinweisen, dass wir keine Haftung für Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit übernehmen können. Diese Informationen ersetzt im Zweifel keine rechtliche Beratung. Solltest Du also rechtliche beziehungsweise steuerrechtliche Fragen haben, wende Dich bitte an Deinen Anwalt oder Steuerberater.
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