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Steuerunterlagen, Geschäftsbriefe, Einkommensnachweise: Ein Überblick über Aufbewahrungsfristen

Jeannine Klein
Jeannine Klein Juli 2019 3 Min

Inhaltsverzeichnis

Wegschmeißen oder behalten? Ordentlich abheften oder einfach irgendwohin in die Schublade? Es geht um Dokumente. Im privaten Bereich tendierst Du vielleicht zur Unordnung. Im Geschäftsleben musst Du Dich als Unternehmen allerdings mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auseinandersetzen. 

Ordnung ist das halbe (Geschäfts-) leben

Wer schon mal nach einem Dokument gesucht hat, um es auf Nachfrage des Finanzamtes oder seines Steuerberaters vorzulegen, weiß, wie wichtig Ordnung ist. Im Geschäftsleben ist es von großer Bedeutung, zu wissen, wo Du welche Unterlagen findest. Schließlich hast Du als Unternehmer besseres zu tun, als stundenlang in Deiner Ablage zu wühlen. Ebenso bedeutsam ist es zu wissen, welche Dokumente Du wie lange aufbewahren musst. Entsprechend kannst Du Dich auf dem Weg zum papierlosen Büro Platz schaffen, sobald die Fristen abgelaufen sind. Dokumente, für die keine Aufbewahrungspflicht besteht, kannst Du für einen besseren Überblick entsprechend gleich entsorgen. 

Wer ist von Aufbewahrungsfristen betroffen?

Ob Einzelunternehmer, Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft. Im Geschäftsleben sind alle Unternehmen verpflichtet, bestimmte Unterlagen eine gewisse Zeit aufzubewahren. Selbst als Freiberufler bewahrst Du Rechnungen, Lieferscheine sowie alle steuerrelevanten Unterlagen auf. Für Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Im Handelsregister sind nahezu alle Arten von Unternehmen, unter anderem Kommanditgesellschaften, Offene Handelsgesellschaften oder Gesellschaften mit beschränkter Haftung vertreten.

Für Privatpersonen sind die Vorschriften nicht ganz so streng. Allerdings empfiehlt es sich auch hier, steuerrelevante Unterlagen sowie standesamtliche Urkunden oder Arbeitszeugnisse sorgfältig aufzubewahren. Das Gleiche gilt für Aufzeichnungen, die zur Berechnung Deiner Rentenansprüche dienen wie Lohnabrechnungen.

Schwarzarbeit

Eine besondere Regelung gilt zudem für Rechnungen für Handwerker und andere Arbeiter, die in Deinem Haus oder auf Deinem Grundstück etwas repariert oder verschönert haben. Hier musst Du selbst als Privatperson die Rechnung zwei Jahre aufbewahren, um auf Anfrage nachzuweisen, dass es sich bei den Arbeiten nicht um Schwarzarbeit handelte.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen in Deutschland

Aus gesetzlicher Sicht dienen die Aufbewahrungsfristen vor allem der Durchführung von Betriebsprüfungen. Für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Deutschland musst Du als Unternehmer die Regelungen der Abgabenordung und des Handelsgesetzbuches im Auge behalten. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Akten betragen abhängig von der Art des Dokuments sechs oder zehn Jahre. 

Im Zweifel ist es ratsam, wichtige Dokumente mindestens zehn Jahre aufbewahren. Diese Frist betrifft die Mehrzahl an Dokumenten, die im Laufe des Geschäftsbetriebs anfallen – so kannst Du auf jeden Fall nichts falsch machen. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt beispielsweise für:

  • Jahresabschlüsse,
  • Inventare,
  • Buchungsbelege,
  • Gehaltslisten oder 
  • Kontoauszüge.

Die kürzere Frist von sechs Jahren gilt für Dokumente wie:

  • Geschäftsbriefe,
  • Darlehensunterlagen,
  • Mahnbescheide,
  • Zollbelege oder
  • Lieferscheine.

Wie wird die Aufbewahrungsfrist korrekt umgesetzt?

Grundsätzlich ist eine bildgleiche Kopie der meisten Dokumenteausreichend. Das heißt, dass du zum Beispiel die meisten Deiner Akten einscannen und digital aufbewahren kannst. Somit sparst Du Dir unnötig viel Papier. Diese Regelung gilt allerdings nicht für Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und weitere wichtige Dokumente. Diese müssen im Original und auf Papier aufbewahrt werden.

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