Inkasso-Unternehmen beauftragen: Das solltest Du wissen

Yasmin
Yasmin November 2021 Content Editor 10 Min

Inhaltsverzeichnis

Offene Forderungen sind nicht nur lästig, sie können auch schnell zum finanziellen Risiko werden. Oft bleibt Unternehmen nur die Möglichkeit, ein Inkasso zu beauftragen, um ausstehende Zahlungen einzutreiben. 

Was ist Inkasso?

Werden fällige Forderungen in Form von Rechnung gar nicht oder nicht in voller Höhe beglichen, spricht man von einem Inkassofall. Um Zahlungsausfälle zu vermeiden, kommt es jetzt zu dem sogenannten Inkasso – einer Geschäftstätigkeit, deren Ziel es ist, eine Einigung zwischen dem Gläubiger und dem Schuldner zu erzielen. Oder einfach ausgedrückt: Inkasso unterstützt dabei, Schulden aus offenen Forderungen einzutreiben. 

Was sind die Aufgaben eines Inkasso-Unternehmens?

Es gibt verschiedene Gründe, warum Schuldner nicht willens oder in der Lage sind, ihre Rechnungen fristgerecht zu bezahlen. Unabhängig von den möglichen Ursachen übernimmt das Inkasso-Unternehmen im Auftrag des Gläubigers sämtliche Tätigkeiten, die notwendig sind, damit der Schuldner sein Geld erhält. Zu diesen Aufgaben zählen 

  • die Kommunikation mit dem Schuldner
  • das Aufsetzen einer Zahlungsvereinbarung
  • die Überwachung von Zahlungsfristen
  • das Einleiten von Inkassomaßnahmen
  • das Beantragen eines gerichtlichen Mahnbescheides

Vorgerichtliches Inkasso

Bevor es zu einem gerichtlichen Inkassoverfahren kommt, gibt es unterschiedliche vorgerichtliche Maßnahmen, um dem Schuldner zu seinem Recht zu verhelfen. Führen diese Maßnahmen nicht zum Erfolg, kommt es zum gerichtlichen Mahnverfahren.

Um die eigene Buchhaltung zu entlasten, können Firmen Inkasso-Unternehmen auch damit beauftragen, ihr Debitoren- und Forderungsmanagement zu übernehmen. In diesem Fall beginnt die Arbeit des Inkassounternehmens bereits vor Vertragsabschluss mit einem potenziellen Kunden mit einer Bonitätsprüfung.

Zu den weiteren Aufgaben zählen der Rechnungsversand, die Überwachung der Einhaltung von Zahlungszielen sowie die Entwicklung und Umsetzung einer außergerichtlichen Mahnstrategie.

Welche Voraussetzungen gibt es, um Inkasso zu beauftragen?

Um Inkasso zu beauftragen, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.

Wer kann Inkasso beauftragen?

Grundsätzlich kann jede Privatperson und jedes Unternehmen unabhängig von der Höhe einer offenen Forderung Inkasso beauftragen, um Gelder einzutreiben. Ein entsprechender Auftrag kann unter Umständen auch bei kleineren Summen wirtschaftlich sein.

Wann kannst Du ein Inkasso-Unternehmen beauftragen?

Um Inkasso zu beauftragen, muss gewährleistet sein, dass eine Forderung berechtigt ist und bereits Verzug eingetreten ist. 

Berechtigte Forderungen

Eine berechtigte Forderung entsteht in der Regel mit Vertragsabschluss. Kunden erklären sich damit bereit, Dich für eine bestimmte Lieferung oder Leistung zu entlohnen.

Um die verspätete Zahlung oder Zahlungsausfälle zu vermeiden, achte darauf, dass Deine Rechnung leicht verständlich aufgebaut ist. Kunden müssen auf einen Blick die Art der Leistung, den Betrag, das Zahlungsziel und Deine Bankverbindung erfassen können.

Zudem muss der Rechnungsbetrag exakt mit dem Kostenvoranschlag oder der mit den Kund:innen vereinbarten Summe übereinstimmen.

Verzug des Schuldners

Gemäß § 286 Abs. 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) gerät der Schuldner einer offenen Forderung in Verzug, wenn er diese nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Erhalt einer Rechnung begleicht.

Ist in der Rechnung ein fixes Datum als Zahlungstermin oder eine bestimmte Zahlungsfrist genannt, gerät ein Schuldner in Zahlungsverzug, sobald diese Termine bzw. Fristen überschritten sind.

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Welche Formen des Inkassos gibt es?

Es wird zwischen drei unterschiedlichen Formen der Zusammenarbeit mit einem Inkasso-Büro unterschieden: 

  • Forderungseinzug
  • Abtreten einer Forderung (Zession)
  • Verkauf einer Forderung (Factoring)

Forderungseinzug

Der Gläubiger erteilt dem Inkasso-Unternehmen gegen eine Gebühr den Auftrag, in seinem Namen offenen Forderungen einzuziehen. Hierzu stellt der Gläubiger eine entsprechende Vollmacht aus, die das Inkasso-Unternehmen auf Verlangen vorlegen muss. Das Risiko des Zahlungsausfalls trägt weiterhin der Gläubiger. 

Zession

Beim Abtreten einer Forderung findet ein Gläubigerwechsel statt. Häufig werden Forderungen an Banken mit einem Forderungsabtretungsvertrag abgetreten. Die Bank treibt die offenen Forderung in eigenem Namen ein und übernimmt das Risiko eines Zahlungsausfalls. Der Inhalt der eigentlichen Forderung bleibt dabei unverändert. 

Factoring

Beim Factoring wird eine offene Forderung an ein Factoring-Unternehmen verkauft. Der Verkauf ist auch möglich, wenn noch kein Zahlungsverzug vorliegt. Der Vorteil des Factorings: Der Gläubiger erhält sein Geld sofort.

Wie läuft ein Inkassoverfahren ab? 

Das Inkassoverfahren läuft in vier Schritten ab:

  • vorgerichtliches Inkasso
  • gerichtliches Mahnwesen
  • nachgerichtliches Inkasso
  • Titelüberwachung

Außergerichtliche Einigung versuchen

Ziel des Inkasso ist es, offene Forderungen ohne großen Aufwand und hohe Kosten für den Gläubiger einzuziehen. Deshalb wird zunächst versucht, eine außergerichtliche Lösung zu finden. Ein Anwalt wird in diesem Schritt nicht eingeschaltet.

Beim vorgerichtlichen Inkasso wird die wirtschaftliche Situation bzw. die Zahlungsfähigkeit des Schuldners überprüft. Diese Einschätzung dient als Basis für die Verhandlung über die Höhe und Fristen der Rückzahlung.

Bevor es zu einer ersten Mahnung kommt, wird zunächst eine höfliche schriftliche Zahlungserinnerung zugestellt, mit der ein neuer Zahlungstermin festgesetzt wird. 

Die erste Mahnung 

Lässt der Schuldner diese Frist verstreichen, erhält er die erste schriftliche Mahnung. In diesem ersten Mahnschreiben wird eine neue Zahlungsfrist festgesetzt, die in der Regel 14 Tage beträgt.

Zudem enthält es alle notwendigen Informationen, die der Schuldner benötigt, um seine offenen Rechnungen zu bezahlen sowie einen Hinweis, dass der Gläubiger ein Inkasso-Unternehmen beauftragt hat, seine Außenstände einzuziehen.

Die zweite Mahnung

Lässt er diese Frist ebenfalls ungenutzt verstreichen, gerät der Schuldner in Zahlungsverzug und es folgt die zweite Mahnung.

Mit diesem Schreiben werden neben dem offenen Rechnungsbetrag nun auch Mahngebühren fällig. Auch jetzt wird wieder eine neue Zahlungsfrist von 14 Tagen festgesetzt.

Die dritte und letzte Mahnung

Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Pflicht, drei Mahnschreiben zu versenden. Allerdings ist eine dritte Mahnung bei Unternehmen meist üblich.

In dem Schreiben wird eine letzte Zahlungsfrist festgesetzt und die weiteren Schritte angekündigt, wenn bis zu Zeitpunkt keine Zahlung eingeht.

Mahnbescheid beantragen

Kommt ein Schuldner trotz Mahnschreiben und telefonischer Kontaktaufnahme durch das Inkasso-Unternehmen seiner Zahlungsverpflichtung nicht nach, ist der nächste Schritt, einen gerichtlichen Mahnbescheid zu beantragen. Dieser hemmt die Verjährungsfrist für offene Rechnungen, die drei Jahre beträgt, und soll die Forderung des Gläubigers absichern.

Der Antrag wird vom Inkasso-Unternehmen oder einem Anwalt in schriftlicher Form beantragt. Der Antrag enthält neben den Daten des Antragstellers und Antragsgegners eine individuelle Beschreibung des Anspruchs enthalten.

Hierzu zählen die Höhe der Hauptforderung, mögliche Zinsen und vorhandene Nebenforderungen wie die Anwaltskosten, die Kosten für das Inkasso oder Gerichtsgebühren: Für den Mahnbescheid wird eine Gebühr fällig, die sich nach § 34 des Gerichtskostengesetzes (GKG) und der Höhe der offenen Forderung richtet. 

Vollstreckungsbescheid beantragen

Reagiert der Schuldner innerhalb einer festgesetzten Frist nicht auf den Mahnbescheid, wird der Vollstreckungsbescheid beantragt. Führt dieser ebenfalls nicht zum gewünschten Erfolg, übernimmt das Inkasso-Unternehmen die Zwangsvollstreckung beispielsweise durch die Pfändung von Immobilien oder Lohn- oder Kontopfändungen.

Titelüberwachung einleiten

Mit dem Vollstreckungsbescheid wird ein sogenannter vollstreckungsfähiger Titel erwirkt, der 30 Jahre lang gültig ist. Kann der Bescheid nicht vollstreckt werden, berechtigt dieser Titel das Inkasso-Unternehmen dazu, die finanzielle Situation des Schuldners zu beobachten und gegebenenfalls erneut Maßnahmen zur Vollstreckung einzuleiten.   

So beauftragst Du ein Inkasso-Unternehmen

Sind die Voraussetzung erfüllt, um Inkasso zu beantragen, kannst Du ein Inkasso-Unternehmen schriftlich per Post, FAX oder E-Mail damit beauftragen, in Deinem Namen ausstehende Zahlungen einzutreiben. Um keine weitere Zeit zu verlieren, lieferst Du gleich alle notwendigen Informationen mit. Hierzu zählen:

  • die offenen Rechnungen
  • Informationen über geleistete Teilzahlungen
  • bereits verschickte Mahnschreiben
  • der dazugehörige Schriftverkehr mit dem Schuldner
  • die vollständigen Kontaktdaten des Schuldners

In besonders komplizierten Fällen erklärst Du die Situation in einem zusätzlichen Anschreiben oder in einem Telefonat mit einem Sachbearbeiter.

Alternativ bieten zahlreiche Inkasso-Unternehmen mittlerweile auch die Möglichkeit an, Aufträge online zu erteilen und die entsprechenden Unterlagen in einem Portal hochzuladen. 

Inkasso beauftragen: Was kostet es und wer trägt die Kosten?

Gänge Kosten für Inkasso-Verfahren

Inkasso-Unternehmen erbringen außergerichtliche Rechtsdienstleistungen gegen Bezahlung. Dazu müssen sie Rechtsdienstleistungsregister registriert sein und unterliegen den Bestimmungen des Einführungsgesetzes zum Rechtsdienstleistungsgesetz (RDGEG). Die Berechnung der Inkassogebühren orientiert sich an der Rechtsanwaltsgebührentabelle. Der Gebührensatzrahmen reicht von 0,5 bis 2,5. Die Regelgebühr beträgt 1,3.

Darüber hinaus können sie weitere Kosten geltend machen. Hierzu zählen neben der geschuldeten Hauptforderung

  • Zinsen auf die Hauptforderung
  • Kosten für den Mahnbescheid in Höhe von maximal 25 Euro
  • Kosten für die Ermittlung der Adresse des Schuldners
  • Gebühren für Bankrücklastschriften 
  • Vollstreckungskosten
  • Kosten für einen Gerichtsvollzieher
  • Schreib- oder Portoauslagen (maximal 20 Euro)

Gemäß § 280 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) trägt der Schuldner die Inkassokosten. Hierzu zählen auch die Gerichtsgebühren für den Antrag des gerichtlichen Mahnbescheides und dem Vollstreckungsbescheid sowie Gebühren für die Zwangsvollstreckung und Bankgebühren beispielsweise für Rücklastschriften.

Neues Inkassorecht ab Oktober 2021 für leichte Fälle

Seit dem 1. Oktober 2021 gilt in Deutschland das Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht. Dieses Gesetz reduziert besonders die Inkassogebühren für Kleinbeträge und nach der ersten Mahnung bezahlte Rechnungen.

Wer für Rechnungen bis 50 € nicht aufkommen konnte und dadurch in einem Inkasso-Verfahren steckt, muss Oktober 2021 weniger Mahngebühren zahlen.

Da sich Inkasso-Gebühren auch am Aufwand orientieren sollen, gilt als einfacher Fall nun, wenn säumige Kunden offene Beträge schon nach der ersten Mahnung bezahlen.

Sobald Verbraucher sich mit der Zahlung ihrer Forderungen Zeit lassen oder hohe Beträge nicht zahlen, steigt der Aufwand für Inkasso-Unternehmen und somit auch die Gebühren.

Das passende Inkasso-Unternehmen beauftragen: Darauf solltest Du achten

Bei der Wahl eines Inkasso-Unternehmens solltest Du besonders sorgfältig sein. Ein seriöses Unternehmen wird die Situation Deines Schuldners realistisch einschätzen und gegebenenfalls Ratenzahlung für offene Rechnungen mit ihm vereinbaren. So besteht für Dich die Möglichkeit, zumindest einen Teil Deines Geldes schneller zu bekommen.

Ein seriöses Inkasso-Unternehmen erkennst Du an einer behördlichen Erlaubnis, entsprechende Rechtsdienstleistungen durchführen zu dürfen sowie einer Mitgliedschaft in Interessenverbänden wie dem Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU).

Vermeide es, ein Inkasso zu beauftragen, dass unberechtigte Forderungen gegenüber dem Schuldner geltend macht. Hierzu zählen beispielsweise: 

  • Telefongebühren
  • Vergleichs- und Ratenzahlungsgebühren, denen der Schuldner nicht zugestimmt hat
  • Mahnkosten, obwohl gar keine Mahnungen verschickt wurden
  • die zusätzliche Erhebung einer Umsatzsteuer, obwohl diese bereits ordnungsgemäß in der Rechnung, der eigentlichen Hauptforderung, aufgeführt ist. 

Unzulässige Gebühren

Die Erhebung unzulässiger Inkassogebühren stellt eine Straftat dar und kann zur Anzeige gebracht werden. Zur Orientierung, welche Kosten ein Inkassounternehmen in Rechnung stellt, kannst Du vor Beauftragung ein detailliertes Forderungs­verzeichnis anfordern.

Fazit: Inkasso beauftragen

Offene Rechnungen haben Auswirkungen auf Deine eigene Liquidität. Um schneller an Dein Geld zu kommen, kann es sinnvoll sein, ein Inkasso-Büro mit dem Eintreiben Deiner Außenstände zu beauftragen.

Zum einen nimmt Dir das Inkasso-Unternehmen den Aufwand ab, ein eigenes Mahnwesen in Deinem Unternehmen aufzubauen. Zum anderen hilft es Dir, außergerichtlich eine passende Lösung mit dem Schuldner zu vereinbaren. Mithilfe von Ratenzahlungen, Stundungs- oder Vergleichsvereinbarungen werden Schulden nach und nach abgebaut und Du kommst schneller an Dein Geld.

Achte bei der Auswahl daher unbedingt darauf, dass Du Dich für ein seriöses Unternehmen entscheidest, das die finanzielle Situation Deines Schuldners realistisch einschätzt und keine unzulässigen Inkassogebühren verlangt.

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