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Kassenbonpflicht: Die erweiterten Anforderungen an elektronische Kassensysteme

Yasmin
Yasmin Oktober 2020 6 Min

Inhaltsverzeichnis

Mit dem neuen Kassengesetz 2020 sind Einzelhändler und Gastronomen, die mit elektronischen Kassensystemen arbeiten, verpflichtet, jedem Kunden einen Kassenbon oder Kassenzettel auszuhändigen, der den Verkauf einer Ware oder eine Bewirtung belegt. Die neue Kassenbonpflicht gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2020. Die gesetzlichen Bestimmungen sind in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) geregelt.

Kassenbonpflicht 2020

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr, wird vom Finanzministerium erlassen. Sie schreibt verbindliche technische Standards für Registrierkassen vor, um Manipulationen und Steuerhinterziehung zu vermeiden. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) schreiben bereits die Unveränderbarkeit von Kassentransaktionen vor. Allerdings ist die tatsächliche Gewährleistung eines Manipulationsschutzes für das Finanzamt ohne ein externes Gerät nur schwer zu überprüfen. Daher müssen mit dem Bonpflicht-Gesetz ab dem 1. Januar 2020 elektronische Registrierkassen in Deutschland, sofern es technisch möglich ist, mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, der sogenannten TSE, ausgestattet sein. Das TSE-Modul speichert alle Transaktionen der Kasse auf einem internen Speicher. Sie liefert einen Code an die Kasse zurück, die auf den entsprechenden Kassenzettel gedruckt werden muss. Die Grundaufzeichnungen der Transaktionen sowie der Code werden im Rahmen der Kassenbonpflicht in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert. Das Protokoll muss exportierbar sein, um es an das Finanzamt weiterzuleiten.

Zu den Grundaufzeichnungen, die gemäß § 146 der Abgabenverordnung (AO) bei jeder Transaktion aufgezeichnet werden müssen, zählen

  • der Zeitpunkt eines Vorgangbeginns,
  • eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer,
  • die Art eines Vorgangs,
  • die Daten eines Vorgangs,
  • die Zahlungsart,
  • den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung oder eines Vorgangsabbruchs,
  • einen Prüfwert (Code) sowie
  • die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems
  • oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls (TSE).

Worauf musst Du als Unternehmer achten, um die Regelungen der Kassenbonpflicht einzuhalten?

Voraussetzung, um allen gesetzlichen Vorgaben der Kassenbonpflicht nachzukommen, ist der Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung. Achte bei der Umrüstung oder Anschaffung darauf, dass die TSE den Anforderungen der technischen Richtlinien des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entspricht. Diese Anforderungen findest Du in der BSI TR-03153. Weitere hilfreiche Informationen findest Du in den FAQ des BSI.

Darüber hinaus bist Du verpflichtet, das Finanzamt unverzüglich über die Umrüstung oder die Anschaffung einer elektronischen Kasse zu informieren. Mit dem Kassengesetz 2020 und der Kassenbonpflicht unterliegt jede TSE-Kasse der Meldepflicht.

Papier oder digital?

Du hast die Wahl, ob Du Deinen Kunden den Kassenbeleg digital oder in Papierform zur Verfügung stellst. Da Kunden in Deutschland nicht verpflichtet sind, die Belege anzunehmen oder aufzubewahren, folgst Du mit digitalen Kassenbelegen dem Trend zum papierlosen Büro. Elektronische Kassenbelege können per E-Mail, über eine App oder NFC direkt an das Smartphone der Kunden versendet werden. Voraussetzung ist, dass ein elektronischer Beleg in einem standardisierten Format zur Verfügung gestellt wird und für den Kunden jederzeit zugänglich ist. Damit leistest Du einen Beitrag zur Erhaltung der Umwelt und erfüllst gleichzeitig alle gesetzlichen Vorgaben der Kassenbonpflicht.

Für wen gilt die Bonpflicht 2020?

Es gibt viel Kritik an der 2020 eingeführten Kassenbonpflicht. Unternehmer befürchten zusätzliche Kosten durch die Nachrüstung der digitalen Kassensysteme sowie Unmengen an Papier und Tinte. Umweltschützer pflichten ihnen im Hinblick auf Nachhaltigkeit in Bezug auf unnötig verschwendete Ressourcen zu. Und selbst der Wirtschaftsminister zweifelt an der Richtigkeit der jetzigen Umsetzung der Kassenbonpflicht und fordert Lockerungen der Regelungen vom Finanzministerium.

Nichtsdestotrotz sind seit dem 1. Januar 2020 in Deutschland alle steuerpflichtigen Unternehmen, die mit digitalen Kassensystemen arbeiten, gesetzlich verpflichtet, sich an die Belegausgabepflicht zu halten und ihren Kunden einen Kassenbeleg zu übergeben. Die Kassenbonpflicht gilt unabhängig von der Menge oder dem Wert einer Ware. Auch Kleinstbeträge beispielsweise für ein Brötchen müssen per Kassenbon belegt werden. Der Kassenbeleg kann digital oder in Papierform ausgegeben werden und muss mindestens die folgenden Angaben enthalten:

  1. Name und Anschrift des Unternehmens.
  2. Datum und Uhrzeit der Belegausstellung.
  3. Menge und Art der Ware oder Bestellung.
  4. Transaktionsnummer der Grundaufzeichnung.
  5. Entgelt und der darauf entfallenden Steuerbetrag (MwST).
  6. Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
  7. Seriennummer des elektronischen Kassensystems oder des TSE.

Die Kassenbonpflicht 2020 gilt auch für bargeldlose Kassen, die bargeldähnliche Zahlungsvorgänge über Geldkarten, virtuelle Konten oder Bonuspunktesysteme von Drittanbietern oder Gutscheine abwickeln. Automatenkassen wie Fahrkarten- und Geldautomaten oder Taxameter werden von der Kassensicherungsverordnung nicht erfasst.

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Gibt es Ausnahmen von der Kassenbonpflicht?

Wer als Kleinunternehmer eine offene Ladenkasse statt ein digitales Kassensystem nutzt, ist von der Kassenbonpflicht befreit. Darüber hinaus können sich Händler und Gastronomen gemäß § 146 Absatz 2 (AO) beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen aus Zumutbarkeitsgründen die Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen. Diese Befreiung von der Kassenbonpflicht kann jederzeit widerrufen werden. Die zusätzlichen Kosten, die Dir durch die Belegpflicht 2020 entstehen, stellen hingegen keinen Grund zur Befreiung von der Bonpflicht dar. Verlangt ein Kunde eine Quittung, musst Du seinem Wunsch trotz Befreiung von der Belegausgabepflicht nachkommen.

Welche Strafe droht bei Nichteinhaltung der Kassenbonpflicht?

Bis zum 30. September 2020 galt eine Nichtbeanstandungsregelung, um Händlern und Gastronomen Zeit für die Umstellung zu gewähren. Bis dahin drohten Einzelhändlern und Gastronomen, die noch kein Sicherheitsmodul in ihre Kassensysteme integriert hatten, weder Mahnungen noch Bußgelder. Das Gleiche galt für Unternehmer, die sich schlicht der Kassenbonpflicht widersetzt haben.

Wer jetzt denkt, dass er sich insbesondere in der aktuellen coronabedingten wirtschaftlichen Krise vor der Umrüstung und der Belegausgabepflicht 2020 drücken kann, macht die Rechnung ohne das Finanzamt. Hältst Du Dich nicht an die Regelung und ignorierst die Kassenbonpflicht, riskierst Du bei einer Buch- oder Steuerprüfung den Verdacht, gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) zu verstoßen. Kommen Zweifel bei der Aufzeichnung Deiner Einnahmen auf, werden diese womöglich nicht anerkannt und Dein Umsatz und Gewinn wird vom Finanzamt geschätzt. Am Ende kommen dann Steuernachzahlungen auf Dich zu.

Hältst Du Dich als Unternehmer mit einem TSE-Kassensystem an die Belegausgabepflicht hat es für Dich den Vorteil, dass Du nicht in der Pflicht bist, dem Finanzamt gegenüber die Richtigkeit Deiner Kassenaufzeichnungen nachzuweisen. Es wird von der korrekten Aufzeichnung ausgegangen. Zudem können sämtliche Daten einfach exportiert werden. Damit bringt Dir die Kassenbonpflicht zum einen Rechtssicherheit. Zum anderen aber auch Planungssicherheit – Steuernachzahlungen aufgrund falscher Angaben oder Schätzungen bleiben Dir damit erspart.

Kassenbonpflicht: das Wichtigste im Überblick

  • Seit dem 1. Januar 2020 sind alle steuerpflichtigen Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen verpflichtet, einen Kassenbeleg zu erstellen und ihren Kunden auszuhändigen.
  • Das Kassensystem muss mit einem zertifizierten TSE-Modul ausgestattet sein.
  • Elektronische Kassensysteme unterliegen der Meldepflicht beim Finanzamt.
  • Der Beleg kann gedruckt oder digital zur Verfügung gestellt werden.
  • Der Beleg muss die Grundaufzeichnungen der Transaktionen sowie den Code des TSE-Moduls ausweisen.
  • Offene Laden- oder Registrierkassen sind von der Kassenbonpflicht befreit.
  • Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen kannst Du Dich aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabepflicht befreien lassen.
  • Ein Verstoß gegen die Kassenbonpflicht wird bisher nicht mit einem Bußgeld belegt.
  • Es empfiehlt sich, der Kassenbonpflicht nachzukommen, um Steuernachzahlungen zu vermeiden.
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