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Kassenbuch führen: Grundlagen der Kassenbuchführung

Oliver
Oliver August 2021 12 Min

Inhaltsverzeichnis

Als Teil der Buchhaltung sind Unternehmen, die ihre Geschäftsvorfälle über Barzahlungen abwickeln, dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Insbesondere im Einzelhandel und der Gastronomie werden viele Zahlungen mit Bargeld getätigt. Diese Einnahmen und Ausgaben müssen sauber dokumentiert und im Rahmen der Steuererklärung dem Finanzamt vorgelegt werden. Bei Form und Inhalt gelten bestimmte Anforderungen, die Du erfüllen musst, damit Dein Kassenbuch vom Finanzamt anerkannt wird.

Was ist ein Kassenbuch?

Im Kassenbuch hältst Du sämtliche Geschäftsvorfälle, also alle Einzahlungen und Auszahlungen, die mit Bargeld getätigt werden, schriftlich fest. Darin eingeschlossen sind sämtliche Erträge, Verbindlichkeiten, Privateinlagen und -entnahmen. Es liefert Dir also einen Überblick über alle Bareinnahmen und -ausgaben sowie über den Bargeldbestand, der sich in Deiner Kasse befindet.

Für die Führung des Kassenbuchs gelten die Regeln der ordnungsgemäßen Buchhaltung. Es wird in Form eines Kontos geführt, in dem Du die Einzahlungen den Auszahlungen gegenüberstellst und daraus den Saldo bildest. Dieser Saldo sagt Dir, wie viel Bargeld sich aktuell in Deiner Kasse befindet. Entscheidend, um das Kassenbuch korrekt zu führen, ist, dass Du sämtliche Geschäftsvorfälle mit den entsprechenden Ein- und Auszahlungsbelegen nachweisen kannst und die Nachweise dem Kassenbuch beilegst.  

Das Kassenbuch ist Bestandteil DeinerBuchhaltung. Den Endbestand Deines Kassenbuches weist Du in Deiner Bilanz als Umlaufvermögen aus.

Welchen Zweck erfüllt das Kassenbuch?

Das Kassenbuch liefert Dir nicht nur einen Überblick über Deine Bareinnahmen und -ausgaben und Deinen aktuellen Bargeldbestand. Er dient gleichzeitig als Nachweis gegenüber dem Finanzamt, dass Du keine Umsätze aus Bargeschäften unterschlägst und damit Steuern hinterziehst. Deswegen sind insbesondere Unternehmen mit hohen Bargeldumsätzen dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.

Kommt ein Unternehmen dieser Pflicht nicht nach oder verstößt gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften in Bezug auf die Ordnungsmäßigkeit und Beweiskraft seiner Buchführung, hat das Finanzamt das Recht, den Gewinn für die Besteuerung zu schätzen. 

Sitzen am Schreibtisch Kassenbuchführung machen

Welche Unternehmen sind verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen?

Ob Du ein Kassenbuch führen musst, hängt davon ab, ob Dein Unternehmen bilanzierungspflichtig ist. Unternehmen, die zur doppelten Buchhaltung verpflichtet sind und am Ende des Geschäftsjahres eine Bilanz erstellen müssen, sind dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Der Saldo des Kassenbuchs wird dabei dem Umlaufvermögen zugerechnet. 

Ein Unternehmen gilt als bilanzierungspflichtig, wenn es nach Art und Umfang einen kaufmännischen Betrieb erfordert und entsprechend in das Handelsregister eingetragen ist. Ob ein Unternehmen die sogenannten Kaufmannseigenschaften erfüllt, ist eine individuelle Entscheidung, die anhand bestimmter Kriterien getroffen wird. Hierzu zählen beispielsweise

  • die Art der Geschäftstätigkeit
  • der Umfang der Geschäftstätigkeit
  • der Jahresumsatz
  • die Anzahl der Beschäftigten
  • die Anzahl der Unternehmensstandorte
  • die Höhe des Betriebsvermögens
  • die Kredithöhe
  • der notwendige Organisationsaufwand

Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und auch nicht den Kaufmannseigenschaften entsprechen, sind nicht bilanzierungspflichtig. Hier ist die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als Jahresabschluss ausreichend. Entsprechend müssen diese Unternehmen auch kein Kassenbuch führen. Hierzu zählen Kleingewerbetreibende wie Einzelunternehmer, Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) oder Freiberufler.

Seltene und unregelmäßige Bargeldzahlungen

Jedes Unternehmen, das einen Teil oder sogar sämtliche Geschäfte mit Bargeld abwickelt, ist dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Unternehmen, die – beispielsweise im Onlinehandel – ausschließlich mit Kartenzahlung arbeiten, sind entsprechend von dieser Pflicht befreit. Ob Du tatsächlich ein Kassenbuch führen musst, hängt aber auch davon ab, wie oft Du Deine Geschäfte bar abwickelst. Wird bei Dir nur selten und unregelmäßig mit Bargeld gezahlt, musst Du diese Vorfälle zwar auch aufzeichnen. Allerdings ist in diesem Fall eine einfache Übersicht über alle Bargeldvorgänge ausreichend.

Freiwillig Kassenbuch führen

Obwohl für Dein Unternehmen keine Pflicht besteht, ein Kassenbuch zu führen, bist Du trotzdem dazu verpflichtet, sämtliche Kassenbewegungen geordnet, vollständig und richtig aufzuzeichnen. Verzeichnest Du regelmäßig bare Geschäftsvorfälle, ist es sinnvoll, freiwillig ein Kassenbuch führen, um Deine Einnahmen, Ausgaben und den Kassenbestand im Blick zu behalten. Entscheidest Du Dich dafür, musst Du Dich entsprechend an die Regeln zur Führung eines Kassenbuchs halten.

Rechtliche Grundlagen, um ein Kassenbuch zu führen

Die rechtliche Grundlage für die Kassenbuchführung bilden die Abgabenordnung (AO), das Handelsgesetzbuch (HGB), das Umsatzsteuergesetz (UStG) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) dar. 

Um zu vermeiden, dass das Finanzamt Deinen Gewinn aufgrund einer fehlerhaften Kassenbuchführung schätzt, musst Du Dein Kassenbuch ordnungsgemäß und GOBD-konform führen. 

Damit es Bestand hat, müssen Deine Einträge gemäß § 239 HGB (Führung der Handelsbücher) und § 146 AO (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen) einzeln, unveränderbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Fehlerhafte Einträge dürfen nicht gelöscht werden. Nimmst Du Änderungen oder Korrekturen vor, müssen diese nachvollziehbar sein, das heißt, der ursprüngliche Eintrag muss noch lesbar sein. Zudem müssen Deine Aufzeichnungen innerhalb der geltenden Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit lesbar verfügbar sein.  

Ausnahme bei der Einzelaufzeichnung

Beim Verkauf von Waren gegen Barzahlung an eine Vielzahl unbekannter Personen wird aus Zumutbarkeitsgründen auf die Pflicht zur Einzelaufzeichnung von Geschäftsvorfällen verzichtet.

Kassenbuch handschriftlich oder elektronisch führen

Solange Dein Kassenbuch den Anforderungen des Finanzamts entspricht, ist es Dir überlassen, ob Du Dein Kassenbuch handschriftlich oder elektronisch führst. Ein Kassenbuch im Excel-Format zu führen, ist nicht zulässig, da Du die Einträge jederzeit nicht nachvollziehbar ändern könntest. 

Die Vorlage, um ein handschriftliches Kassenbuch zu führen, kannst Du beispielsweise mit Excel selbst erstellen oder aus dem Internet herunterladen. Alternativ erhältst Du im Bürofachhandel auch gebundene Kassenbücher.

Größere Unternehmen, die regelmäßig zahlreiche Barzahlungen verzeichnen, führen ihr Kassenbuch in der Regel digital mithilfe eines elektronischen Kassenbuch-Programms. Mit einer Software erleichterst Du Dir die Buchhaltung, vermeidest Übertragungsfehler und kannst zudem Deine Daten auf Knopfdruck auswerten. Bei der Auswahl einer entsprechenden Software musst Du jedoch darauf achten, dass diese den Anforderungen des Finanzamts und an die geltenden Datenschutzbestimmungen erfüllen. Eine GoBD-konforme Software speichert alle Daten unveränderbar und kennzeichnet Änderungen.

Wie führen Unternehmen ein korrektes Kassenbuch? 

Regel Nummer 1 lautet, dass Du Deine Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich im Kassenbuch festhalten musst. Zu den Kassenbewegungen, die Du aufzeichnen musst, zählen sämtliche Verkäufe, Einkäufe, Privateinlagen-und entnahmen sowie Bankbewegungen von und in die Kasse. Bare und unbare Geschäfte musst Du dabei voneinander trennen.

Dazu führst Du den Anfangsbestand auf und listest jeden einzelnen Geschäftsvorfall chronologisch auf. Einnahmen werden addiert, Ausgabe subtrahiert. Am Ende des Tages erhältst Du den Saldo, der aussagt, wie viel Bargeld sich in Deiner Kasse befindet. Dieser Betrag wird auch als Tageslosung bezeichnet. Aus dem Anfangsbestand und der Tageslosung ergibt sich ein neuer Kassenbestand für den Folgetag. 

Tageslosung bei elektronischen Kassen

Verwendest Du eine elektronische Registrierkasse, um Deine Bareinnahmen und -ausgaben automatisch aufzuzeichnen, hältst Du im Kassenbuch nur den Tagessaldo, die sogenannte Tageslosung, fest. Allerdings muss dabei sichergestellt sein, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall aufgezeichnet wird und für die Dauer von zehn Jahren jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auszuwerten ist.

Kassen müssen jederzeit kassensturzfähig sein

Der Saldo im Kassenbuch und der tatsächliche Kassenbestand müssen übereinstimmen. Daher bist Du dazu verpflichtet, sämtliche Geschäftsvorfälle zeitnah in Dein Kassenbuch einzutragen. So läufst Du auch nicht Gefahr, Vorgänge nicht chronologisch aufzuzeichnen.

Zudem darfst Du Dich nicht ausschließlich auf Dein Kassenbuch verlassen, sondern musst den Kassenbestand am Ende des Geschäftstages auch nachzählen. Als Nachweis fügst Du dem Kassenbuch ein Zählprotokoll bei, in dem Du die Stückelung der Scheine und Münzen, ihre jeweilige Anzahl sowie ihren Gesamtwert aufführst. Diesen Vorgang bezeichnet man auch als Kassensturz. 

Unveränderbarkeit der Einträge

Damit Dein Kassenbuch einer Revision standhält, dürfen Deine Einträge nicht veränderbar sein. Führst Du ein handschriftliches Kassenbuch, verwende einen Stift, der nicht nachträglich gelöscht werden kann und achte darauf, dass keine Leerzeilen zwischen Deinen Einträgen entstehen. Nimmst Du Korrekturen oder Änderungen vor, müssen Deine ursprünglichen Einträge erkennbar bleiben. Das heißt, Einträge werden nicht geschwärzt, sondern markiert und in einem neuen Eintrag korrigiert.

Verwendest Du eine Software, um Dein Kassenbuch zu führen, ebenfalls gewährleistet sein, dass Deine Einträge im Nachhinein nicht verändert oder gelöscht werden können. 

Pflichtangaben im Kassenbuch

Um sämtliche Bareinnahmen und Barausgaben zu dokumentieren, zeichnest Du für jeden Geschäftsvorfall die folgenden Informationen auf:

  • Datum des Geschäftsvorfalls
  • Art der Buchung (Einnahme oder Ausgabe)
  • fortlaufende Belegnummer (bspw. die Rechnungsnummer)
  • Buchungstext, der den Geschäftsvorfall beschreibt 
  • Betrag und Währung des Geschäftsvorfalls
  • Umsatzsteuersatz in Prozent 
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Aktueller Kassenbestand

Keine Zahlung ohne Beleg

Deine Einträge im Kassenbuch ergänzt Du mit den entsprechenden Einzahlungs- und Auszahlungsbelegen. Da Du für Privateinlagen oder Privatentnahmen aus der Kasse keinen Beleg erhältst, weist Du diese Zahlungen nach, indem Du einen Eigenbeleg erstellst und dem Kassenbuch hinzufügst. Ohne diese Belege ist das Kassenbuch nicht vollständig und wird hat bei einer Prüfung durch das Finanzamt keinen Bestand.

Eigenbelege erstellen

Um Privatentnahmen gegenüber dem Finanzamt sauber zu belegen und Zweifel an der Rechtmäßigkeit zu vermeiden, solltest Du diese so detailliert wie möglich ausstellen. Zu den notwendigen Angaben zählen

  • Ort und Datum der Ausstellung
  • der genaue Bruttobetrag 
  • der Ausweis der Umsatzsteuer nach Prozentsatz und Betrag 
  • der Verwendungszweck
  • Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
  • Deine Unterschrift 

Nachvollziehbarkeit

§ 145 AO schreibt vor, dass Deine Buchführung so beschaffen sein muss, dass sich ein sachverständiger Dritter – beispielsweise Dein Steuerberater oder ein Prüfer von Finanzamt – innerhalb eines angemessenen Zeitraums einen Überblick über die Geschäftsvorfälle in Deinem verschaffen und diese auch nachvollziehen kann. Das heißt, verwendest Du beispielsweise in Deinen Buchungstexten Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole, muss ihre Bedeutung eindeutig bekannt sein. Zudem musst Du Dein Kassenbuch in deutscher Sprache führen.

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Was ist die Kassennachschau?

Im Rahmen der Kassennachschau haben die Finanzbehörden das Recht, ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Deine Bücher und Aufzeichnungen auf ihre Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen. Dieses Recht gilt auch für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen im Sinne der Kassensicherungsverordnung (§ 146b Abs. 1 Satz 2, § 146a AO). 

Dabei wird der tatsächliche Kassenbestand gezählt und muss mit dem Saldo in Deinem Kassenbuch übereinstimmen. Nutzt Du eine elektronische Kasse, müssen sämtliche Vorgänge einzeln vorhanden und nachvollziehbar sein. Das gilt auch für Stornorechnungen. Zudem musst Du damit rechnen, dass die Prüfer die Vorlage von Programmierunterlagen oder Bedienungsanleitungen verlangen.  

Hältst Du Dich beim Führen Deines Kassenbuchs an die entsprechenden Regelungen und Vorschriften, brauchst Du die Kassennachschau nicht zu fürchten.

Welche Strafe droht bei fehlerhafter Kassenbuchführung?

Fehlt Geld in der Kasse, Bareinzahlungen und -auszahlungen können nicht belegt werden oder Einträge wurden nicht ordnungsgemäß vorgenommen, kommt es zu einer Schätzung des Gewinns durch das Finanzamt. Bewertet ein Prüfer einen Teil Deiner Bücher als unvollständig oder fehlerhaft, kommt es zu einer Teilschätzung Deines Gewinns. Die Vollschätzung erfolgt, wenn Du als Steuerpflichtiger Deiner Buchhaltungspflicht nicht nachkommst oder Deine Aufzeichnungen aufgrund schwerwiegender Fehler in der Kassenbuchführung vom Finanzamt verworfen werden. 

Die Schätzung erfolgt nach amtlichen Richtsätzen, die von der Finanzverwaltung je nach Branche und Größe der Unternehmen festgesetzt wurden und in der Regel zuungunsten des Steuerzahlers ausfallen.

Je nach Schwere der Fehler und Höhe der steuerlichen Auswirkungen musst Du auch mit einem Bußgeld, bei Steuerhinterziehung sogar mit einer Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren rechnen.

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Wie kannst Du Fehler beim Kassenbuch führen vermeiden?

Hast Du Dich mit den Regeln, ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen, vertraut gemacht, ist es nicht schwer, Fehler bei der Kassenbuchführung zu vermeiden. Im Unternehmeralltag schleichen sich aber immer kleine Fehler ein, die gegen die ordnungsgemäße Kassenbuchführung verstoßen.  

Wichtig ist, dass Du Dein Kassenbuch jeden Tag führst. Einträge über Bareinzahlungen und Barauszahlungen nimmst Du am besten sofort vor. So vermeidest Du, einen Eintrag zu vergessen. Denke immer daran, dass Du sämtliche Einzahlungen und Auszahlungen ohne Ausnahme aufführen musst. Das gilt auch für Privatentnahmen. Trägst Du alle Vorgänge zeitnah ein, hast Du zugleich auch keine Probleme, Geschäftsvorfälle chronologisch aufzulisten und vermeidest, dass sich Leerzeilen einschleichen. 

Neben den Pflichtangaben, die Du eintragen musst, darfst Du die entsprechenden Buchungsbelege nicht vergessen. Jede Einzahlung und jede Auszahlung muss sauber belegt werden. Fehlende Belege bringen Dich bei einer Kassennachschau oder Deiner Steuererklärung in Schwierigkeiten.

Unabhängig davon, ob Du Dein Kassenbuch elektronisch oder handschriftlich führst, musst Du sicherstellen, dass Du Einträge unveränderbar vornimmst. Verwende nur dokumentenechte Stifte, damit Deine Aufzeichnungen nachträglich nicht gelöscht werden können. Verwendest Du eine Software, muss diese gewährleisten können, dass Einträge nicht änderbar sind, nicht gelöscht werden und Änderungen gekennzeichnet werden. Andernfalls erkennt das Finanzamt Deine Aufzeichnungen nicht an. Verwende daher auf gar keinen Fall eine Excel-Datei als Kassenbuch.

So sehr Du Dich auch bemühst: Fehlerhafte Einträge bleiben nicht aus. Hier ist es entscheidend, wie Du mit dem Fehler umgehst. Falsch ist, fehlerhafte Einträge zu löschen, zu schwärzen oder anderweitig unkenntlich zu machen. Richtig ist, Korrekturen so vorzunehmen, dass der fehlerhafte Eintrag noch lesbar ist. Dazu markierst Du Deinen Fehler, nimmst eine Korrekturbuchung, einen Storno, vor und fügst einen neuen Eintrag für die korrekte Buchung hinzu. Hier darf der Verweis auf den entsprechenden Storno inklusive der Buchungsnummer nicht fehlen.

Idealerweise vergleichst Du Deinen Bargeldbestand regelmäßig mit Deinen Aufzeichnungen. Treten dabei Unstimmigkeiten auf, kannst Du Dich umgehend auf die Suche nach dem Fehler machen, bevor es zu einer Prüfung durch die Behörden kommt.

Kassenbuch führen: Das Wichtigste im Überblick

  • Bilanzierungspflichtige Unternehmen sind dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.
  • Im Kassenbuch werden sämtliche Bareinnahmen und -ausgaben schriftlich festgehalten.
  • Das Kassenbuch kann handschriftlich oder elektronisch geführt werden.
  • Für jede Buchung muss dem Kassenbuch ein Beleg (Kassenbon, Quittung, Rechnung) zugefügt werden.
  • Für Privatentnahmen wird ein Eigenbeleg erstellt.
  • Kassenbuch und Kassenbestand müssen übereinstimmen.
  • Der Kassenbestand wird zur Überprüfung gezählt. Als Nachweis gilt das Zählprotokoll.
  • Es gelten die Vorschriften der Abgabenordnung (AO), des Handelsgesetzbuches (HGB), des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sowie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD)
  • Die Einträge müssen einzeln, unveränderbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. 
  • Fehlerhafte Einträge dürfen nicht gelöscht werden. 
  • Korrekturen und Änderungen müssen nachvollziehbar sein.
  • Nicht ordnungsgemäß geführte Kassenbücher führen zu einer Schätzung des Gewinns durch das Finanzamt.
  • Schwerwiegende Fehler und Steuerhinterziehung werden mit einem Bußgeld bzw. einer Freiheitsstrafe geahndet.
  • Für Kassenbücher und die dazugehörigen Belege gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. 

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