Digitale Helfer: 5 Apps für die genaue Zeiterfassung

Vorbei sind die Zeiten, in denen Ihre Mitarbeitenden die geleisteten Arbeitsstunden manuell in Excel-Tabellen eintragen mussten. Heute gibt es benutzerfreundliche Apps, die den Aufwand reduzieren, Zeit sparen und die Produktivität steigern. Doch worauf sollten Sie bei der Auswahl eines geeigneten Tools achten? Ist die elektronische Zeiterfassung für Arbeitgeber verpflichtend? Und welche Anbieter gibt es? In diesem Beitrag beantworten wir diese und weitere Fragen.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist bereits seit 2019 ein Thema für die Bundesregierung. Denn zu diesem Zeitpunkt hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass EU-Unternehmen dazu verpflichtet werden sollen, die Arbeitsstunden ihrer Belegschaft in einem nachvollziehbaren System zu dokumentieren. Damit will der EuGH sicherstellen, dass die europäischen Arbeitsschutzgesetze eingehalten werden.

Seit 2022 besteht in der Bundesrepublik daher die Arbeitszeiterfassungspflicht. Alle Unternehmen, auch Kleinbetriebe, müssen also die Arbeitszeiten ihrer Belegschaft aufzeichnen. Ein endgültiges Gesetz wird derzeit noch ausgearbeitet.

In naher Zukunft soll es auch ein Gesetz für die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung geben, womit Organisationen die Arbeitszeit elektronisch erfassen müssen.

Zur genauen Form, wie die Arbeitsstunden dokumentiert werden müssen, gibt es bisher noch keine verbindliche Regelung. Auf der Webseite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales heißt es dazu allgemein:

“Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21), festgestellt, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) - in unionskonformer Auslegung - verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Damit hat das BAG verbindlich entschieden, dass das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (EuGH Rs. 55/18 CCOO) auch von den deutschen Arbeitgebern zu beachten ist.”

Mit der Pflicht zur digitalen Zeiterfassung, die in naher Zukunft eingeführt werden soll, sind alle Unternehmen gut beraten, bereits heute digitale Tools zu nutzen, um die Arbeitszeit einfach und übersichtlich zu dokumentieren. Es gibt zahlreiche Apps auf dem Markt, die weitaus mehr Funktionen bieten als die reine Arbeitszeiterfassung. Sie decken von der Pausenerfassung über die Organisation von Schichtplänen bis zur Urlaubsplanung alle relevanten Funktionen ab. Wichtig dabei ist, dass sich die Software über eine Integration mit HR- , Lohnbuchhaltungssystemen und Projektmanagement-Tools verbinden lässt. Diese Integrationen ermöglichen es, Daten in beide Richtungen zu synchronisieren.

Ihre Mitarbeiter:innen erhalten dadurch die Möglichkeit, ihre Arbeitsstunden ortsunabhängig auf dem Smartphone einzutragen – egal ob im Home Office oder unterwegs. Mitarbeiter-Stempelkarten und Mitarbeiter-Checklisten gehören damit der Vergangenheit an. Die leichte Bedienung durch manuelle Eingaben eignet sich für eine flexible Organisation der Arbeitszeit und Sie haben genau im Blick, wie viel Zeit auf Projekte verwendet wird.

Welche die beste App für die Zeiterfassung ist, hängt von den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Egal ob für kleine Teams von 3-10 Mitarbeiter:innen oder größere Unternehmen mit 10 oder mehr Angestellten: Es gibt zahlreiche Anbieter, die flexible Lösungen für die Arbeitszeiterfassung anbieten. Hier stellen wir Ihnen einige davon vor:

Eine der bekanntesten Apps ist Clockify. Neben der Funktion zur Zeiterfassung bietet das Tool auch Features für Aufgabenmanagement, Schicht- und Urlaubsplanung sowie Rechnungen und Ausgaben an. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, die Arbeitszeit von Mitarbeitenden in Echtzeit zu tracken. Clockify funktioniert dabei sowohl auf mobilen Geräten als auch auf dem Desktop. Hinsichtlich Datenschutz folgt Clockify den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Die Software bietet eine kostenlose Version für Teams an, in denen die Basisfunktionen zugänglich sind. Dabei gibt es keine Begrenzung an Projekten oder Zugängen.

Die Software Clockodo hat sich auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen spezialisiert. Die App legt dabei einen großen Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität. Das Tool lässt sich per Smartphone oder über den Desktop nutzen und kann einfach in bestehende Arbeitsprozesse integriert werden. Es bietet Funktionen wie Arbeits- und Projektzeiterfassung, digitale Stundenzettel, individuelle Projektberichte und Integrationen zu Buchhaltungs- und Lohnabrechnungstools.

Auch Datenschutz spielt bei Clockodo eine wichtige Rolle: Alle Server der cloudbasierten Software befinden sich in Deutschland und erfüllen die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Mit der App atWork für iOS haben Selbstständige die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit zu erfassen und dazu parallel ihren Verdienst zu tracken. Durch atWork können Freelancer ihre Stunden einzelnen Projekten und Kund:innen in wenigen Klicks zuordnen. Alle Daten werden automatisch in iCloud gesichert. Die Einträge lassen sich anschließend auch per E-Mail in unterschiedlichen Formaten versenden. Die App bietet eine kostenlose Version an, mit der Basisfunktionen genutzt werden können.

Die Zeiterfassungs-App ZMI für iOS, Android und Desktop eignet sich besonders für mittlere und größere Unternehmen, deren Mitarbeitende im Außendienst tätig sind oder im Montage- und Servicebereich arbeiten. Die Software lässt sich flexibel an verschiedene Unternehmensprozesse anpassen und mobile Mitarbeitende können über Workflows in die ortsgebundene Unternehmensstruktur eingebunden werden.

Zusätzlich lässt sich ZMI auch mit DATEV verbinden, um Zeiterfassungsdaten direkt in die Lohnabrechnung zu übertragen.

Schon gewusst? Auch Qonto zählt zu den DATEV-Schnittstellen Partnern und bietet ein Geschäftskonto zur schnellen und sicheren Übertragung Ihrer Bankdaten.

Auch der Anbieter Crewmeister aus München hat sich auf die Bedürfnisse von KMU spezialisiert. Dabei können Arbeitgeber entweder die App-Lösung nutzen oder den stationären Terminal-Modus verwenden. Die Software bietet eine GPS-Trackingfunktion, mit der die Standorte von Mitarbeitenden erfasst werden können, um Zeitdiebstahl zu verhindern.

Sie sehen, es gibt zahlreiche Anbieter für die Arbeitszeiterfassung. Die digitalen Helfer verringern dabei nicht nur den administrativen Aufwand, sondern geben zusätzlich auch klare Einblicke, wie viel Zeit für die jeweiligen Projekte benötigt wird. Das unterstützt Sie auch bei der Ressourcenplanung.