Was ist der KYC-Prozess und wie funktioniert er?

Besonders Finanzdienstleister und Banken sind dazu verpflichtet, ihre Nutzer und Nutzerinnen zu kennen. Entsprechend steht vor jeder Kontoeröffnung ein Prüfprozess – der KYC-Prozess. Mittlerweile findet dieser Prozess online per Videoidentifikation – dem sogenannten Video-Ident-Verfahren – statt.In diesem Beitrag erklären wir, was es mit dem KYC-Prozess auf sich hat, wozu er dient und welche Schritte Sie auf dem Weg zu Ihrem Konto durchlaufen müssen.

Die KYC-Prüfung beschreibt den Prozess zur eindeutigen Identifizierung einer Kundin oder eines Kunden. KYC steht dabei für „Know Your Customer” (zu Deutsch: „Kennen Sie Ihren Kunden”).

KYC-Prozesse werden von Unternehmen eingesetzt, um die Hintergründe potenzieller Kundinnen und Kunden genauer zu untersuchen.Besonders Banken und Finanzdienstleister überprüfen ihre Geschäftsbeziehungen sehr genau, da sie strengeren Regularien unterliegen als der bspw. der Bäcker von nebenan. Durch die detaillierte KYC-Prüfung möchten Finanzinstitutionen Geldwäsche, Korruption oder etwa Terrorismus vermeiden und vorbeugen. Durch die thematische Nähe zur Geldwäsche, wird der KYC-Prozess im Finanzsektor auch des Öfteren als AML-Prozess (Anti Money Laundering) bezeichnet.

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Bevor Sie also Ihr Geschäftskonto eröffnen können, müssen Sie im Rahmen des KYC-Prozesses einige Schritte durchlaufen, die in der Regel wie folgt aussehen:

Im Rahmen Ihrer Kontoeröffnung und der damit verbundenen KYC-Prüfung werden Sie zuerst dazu aufgefordert, Informationen zu Ihrem Unternehmen anzugeben. Dazu gehören:

Gut zu wissen: In diesem Schritt werden Sie zudem aufgefordert, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) anzugeben. Dieses Feld ist jedoch meist nicht verpflichtend. Der Grund dafür ist, dass einige Unternehmen erst ihr Geschäftskonto erstellen, bevor sie sich steuerlich registrieren. Häufig haben Sie nach der Eröffnung des Kontos 90 Tage Zeit, um die steuerlichen Informationen einzureichen.Je nach Rechtsform werden hier auch verschiedene Dokumente verlangt. Dazu gehören z.B. der Gesellschaftsvertrag, die Gesellschafterliste, der Handelsregisterauszug oder der Jahresabschluss.

Im nachfolgenden Schritt geht es um die gesetzlichen Vertreter:innen Ihres Unternehmens – die UBOs. Hier werden von jedem Gesellschafter und jeder Gesellschafterin, der zu mindestens 25 % beteiligt ist, die folgenden Informationen benötigt:

Im dritten Schritt werden die gesetzlichen Vertreter:innen des Unternehmens per Videocall eindeutig verifiziert. Um einen schnellen und angenehmen Prozess zu garantieren, sollten Sie diese Dinge beachten:

Mitarbeitende des Unternehmens, die diese Verifizierung durchführen, melden sich in der Regel innerhalb von zwei Minuten bei Ihnen.

Durch die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen und Dokumente kann Ihr Unternehmen dann verifiziert und dadurch Ihr angefordertes Geschäftskonto eröffnet werden.Das kann allerdings nur erfolgen, wenn alle gesetzlichen Vertreter:innen des Unternehmen die Video-Verifizierung erfolgreich abgeschlossen haben und alle nötigen Dokumente in korrekter Form eingereicht wurden.

Die Dauer des gesamten KYC-Prozesses kann je nach Rechtsform, Ihrer Branche und Ihrem eigenen Tempo variieren. Die oben aufgeführten Schritte können innerhalb von 15 bis 30 Minuten durchlaufen werden.Da Freiberufler:innen und Einzelunternehmer:innen nicht auf die Verifizierung ihres Unternehmens warten müssen, dauert der ganze Prozess im Schnitt nur wenige Minuten und sie können ihr Konto danach direkt nutzen.Bei Unternehmen dauert das Durchlaufen des KYC-Prozesses zwar ebenfalls nur wenige Minuten, allerdings kann die Verifizierung selbst bis zu 48 Stunden in Anspruch nehmen.