Mahnung schreiben – Inhalte, Tipps und Fristen

Jeannine Klein
Jeannine Klein April 2021 7 Min

Inhaltsverzeichnis

Egal ob Du Freiberufler bist, Mitarbeiter in einem Unternehmen oder selbst ein Business leitest: Du wirst früher oder später in die unangenehme Situation kommen, eine Mahnung schreiben zu müssen. Vielleicht warst Du mit dieser heiklen Aufgabe auch bereits betraut und möchtest gerne wissen, wie Du sie in Zukunft noch besser lösen kannst? 

Für viele Selbstständige und Unternehmer gehören regelmäßige E-Mail-Reminder an den Kunden, telefonische Nachfragen und der kontrollierende Klick ins Konto zum Alltag. Ständiges Nachhaken sorgt für Frust auf beiden Seiten und führt unter Umständen zu einem angespannten Arbeitsverhältnis oder im schlimmsten Fall sogar zu einer vorzeitigen Beendigung der Zusammenarbeit. 

Vor allem Freelancer und Selbstständige leiden unter dem Druck, die Gratwanderung zwischen rechtmäßiger Einforderung und loyaler Kulanzzeit zu meistern, zumal das Arbeitsverhältnis je nach Kunde variiert und das Vorgehen bei einer überzogenen Zahlungsfrist somit immer wieder individuell abgeschätzt werden muss. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven und Geduld und ein hohes Maß an Einfühlungsvermögen.

Wir erklären Dir hier, wie Du mit verzögerten Zahlungen umgehen kannst, ab wann eine Mahnung fällig ist und wie Du diese korrekt formulierst, um Deine Kunden an den fälligen Betrag zu erinnern, ohne das Verhältnis zu ihm in Gefahr zu bringen: Nicht nur die Wortwahl und der Zeitpunkt der ersten, zweiten oder gar letzten Mahnung sind entscheidend dafür, wie ein Kunde die offizielle Zahlungserinnerung aufnimmt und reagiert. Es ist wichtig, dass Du Deinem Kunden außerdem eine angebrachte Zahlungsfrist einräumst und eventuell anfallende Verzugszinsen gerechtfertigt sind.

Der richtige Zeitpunkt: Ab wann darf man eine Mahnung schreiben?

Je nachdem, ob Du freiberuflich tätig bist und eine Rechnung stellst oder in einem Unternehmen arbeitest, können Zahlungsfristen unterschiedlich lang ausfallen. Als Freiberufler kannst Du selbst entscheiden, wie lange ein Kunde Zeit hat zu zahlen und es unterliegt Deinem persönlichen Ermessen, wie Du vorgehen willst, sollte er dies nicht rechtzeitig tun. Grundsätzlich gilt nach § 271 Abs. 1 BGB: Eine Rechnung ist immer sofort fällig. Allerdings räumt der Staat dem Kunden eine Frist von 30 Tagen ein, wenn der Abschluss zwischen zwei Unternehmen stattfindet und zwischen diesen nichts anderes vereinbart wurde. 

Bist Du freiberuflich tätig, gilt gesetzlich zunächst auch die 30-Tage-Regel, sofern Du auf Deiner Rechnung keinen anderen Termin festsetzt, zu dem das Honorar spätestens überwiesen sein muss. Viele Freiberufler geben auf ihrer Rechnung eine Zahlungsfrist von 14 Tagen an, da viele Kunden sonst erst gegen Ende oder gar nach Ablauf der gesetzlich festgelegten Frist von vier Wochen zahlen und das zu Engpässen auf dem  Geschäftskonto führen kann. Wird der vereinbarte Zeitpunkt vom Kunden nicht eingehalten – egal ob 14 Tage oder vier Wochen, obwohl Du die Leistung erbracht hast, darfst Du theoretisch eine offizielle Mahnung schreiben, in der Du Verzugszinsen berechnest und / oder dem Kunden mitteilst, dass Du nun gerichtliche Schritte einleitest. 

Viele Freiberufler warten ab, ob die Zahlungserinnerung ausreicht, um den Kunden zur Zahlung zu bewegen und das Verhältnis zum Kunden nicht unnötig zu gefährden. Hast Du mit Deinem Kunden bereits ein längeres und an sich gutes Verhältnis und es ist das erste Mal, dass dieser mit einer Zahlung in Verzug ist, kann eine offizielle Mahnung schreiben schnell harsch erscheinen und für schlechte Stimmung sorgen. 

Oftmals reicht ein freundlicher Anruf oder eine höfliche E-Mail mit der Zahlungserinnerung aus, um diesen auf den ausstehenden Betrag hinzuweisen. Auch bei Neukunden solltest Du genau überlegen, ob Du sofort eine offizielle Mahnung schickst oder lieber erstmal versuchst, in einer kurzen, persönlichen Nachricht um die Zahlung zu bitten. Sollte der Kunde trotz freundlicher Aufforderung nicht reagieren und die Zahlung für weitere 5 bis 10 Tage ausbleiben, wird es ernst. 

Mustermahnung – das muss rein

Hat Dein Kunde auf die freundliche Zahlungserinnerung nicht reagiert und die von Dir gesetzte neue Zahlungsfrist nicht eingehalten, solltest Du in einem offiziellen Mahnungsschreiben klar und deutlich auf den Zahlungsverzug hinweisen. 

Beziehe Dich in Deinem ersten Mahnungsschreiben auf Deine ursprünglich gestellte Rechnung, damit Dein Kunde sofort weiß, worum es geht. Du kannst hierzu die Rechnungsnummer nennen oder im Anhang die originale Rechnung noch einmal mitsenden und im Text auf das ursprünglich vereinbarte Fälligkeitsdatum und die offene Summe hinweisen. 

Die erste Mahnung darf im Ton etwas dringlicher werden als die Zahlungserinnerung, während Du dringend sachlich bleiben solltest. Weise Deinen Kunden ruhig darauf hin, dass Du bereits versucht hast, ihn zu kontaktieren, um ihn an die noch ausstehende Zahlung zu erinnern, und ihm freundlicherweise einen Aufschub gewährt hast, dieser nachzukommen. Lasse ihn wissen, dass das Schreiben gegenstandslos ist, sollte er die Zahlung bereits eingeleitet haben, Du andernfalls aber nun auf die Überweisung bestehen musst. 

Bleibt auch dieser Reminder ohne Konsequenz, bleibt es Dir überlassen, ob Du eine weitere Mahnung schreiben möchtest oder nun gerichtlich vorgehen willst. Beziehe Dich in Deinem nächsten Schreiben nochmals auf alle Fakten und Bezüge aus der ersten Mahnung und mache Deinen Kunden in knappem und unmissverständlichem Ton klar, dass Du erwartest, unverzüglich für Deine Leistung bezahlt zu werden. 

Es liegt in Deinem Ermessen, ob Du bereits ab der ersten Mahnung Verzugszinsen anrechnen möchtest oder damit wartest und den Kunden mit mehreren Mahnungen zur Zahlung bringen willst bevor Du extra Kosten berechnest. Je nachdem, wie gut Euer Verhältnis ist, wie lang Du zwischen erstem Erinnerungsschreiben und der letzten Mahnung gewartet hast und ob der Kunde überhaupt mit Dir in Kontakt getreten ist, kannst Du die zweite oder dritte Mahnung als die sogenannte letzte Warnung formulieren. 

Die letzte Mahnung

Meistens wird die dritte Mahnung als letzte Mahnung bezeichnet. Sie wird nach Ablauf der in der zweiten Mahnung gesetzten Frist versandt und beinhaltet in der Regel die Mitteilung, dass nun gesetzliche Schritte eingeleitet werden beziehungsweise das Inkassobüro eingeschaltet wird. Des Weiteren werden spätestens jetzt Verzugszinsen und Mahngebühren aufgeführt und darauf hingewiesen, dass die entstehenden Kosten vom Schuldner getragen werden müssen.

Mahnung schreiben: Ab wann und wie berechne ich Mahngebühren?

Ab dem Verzugszeitpunkt darfst Du Verzugszinsen von Deinem Kunden einfordern. Überlege Dir gut, ob Du Deinen Kunden damit bereits in der ersten Zahlungserinnerung konfrontieren möchtest oder lieber wartest, ob er die Zahlung eventuell nur vergessen hat und diese umgehend bearbeitet. In diesem Fall verprellt man den Kunden schnell, erst recht wenn das Verhältnis persönlich ist.  Merke Dir: Je besser Du Deinen Kunden kennst, desto länger solltest Du mit den gerichtlichen Androhungen und Mahngebühren warten. Sollte ein sehr formales oder gar gänzlich unbekanntes Arbeitsverhältnis bestehen, kannst Du ohne Bedenken ab dem ersten Überbeziehungstag Zinsen anrechnen. Die maximale Höhe der Verzugszinsen ist allerdings gar nicht so leicht zu berechnen und in § 288 BGB genau festgelegt:

  • Zwischen Geschäftsleuten darf der Zinssatz bei 8,12 Prozent liegen.
  • Gegenüber Verbrauchern liegt der erlaubte Zinssatz bei 4,12 Prozent.

Die Zinssätze beziehen sich auf ein ganzes Jahr. Du darfst die Rechnungssumme also nicht einfach erhöhen, sondern stellst den entsprechenden Zinssatz von der ausstehenden Summe für die Dauer der Überziehung in Rechnung.

Bei einer Forderung gegenüber einem Geschäftskunden in Höhe von 5.000 Euro und einer Verzugsdauer von sechs Wochen (= 42 Tagen) ergeben sich derzeit zum Beispiel Verzugszinsen von knapp 50 Euro (5.000 Euro x 8,12 Prozent = 406 Euro / 360 x 42 = 47,37 Euro).

Solltest Du als Mitarbeiter eines Unternehmens in dessen Namen eine Mahnung schreiben oder als Leiter Deiner eigenen Firma beziehungsweise Selbstständiger einen Kunden abmahnen, darfst Du alternativ auch eine Mahnpauschale von 40 Euro berechnen.

In jedem Fall lohnt sich auch ein Blick auf unser Angebot. Wir helfen Dir, Dein neu gegründetes  Unternehmen so aufzustellen, dass Du alle Deine Geschäfte im Überblick hast, und zeigen Dir, wie Du Deine Aktionen easy und schnell abwickeln kannst. Egal ob nicht mehr als ein paar Zahlungen pro Monat anfallen, Du mehrere Mitarbeiter und folglich höhere Anforderungen an Zahlungsverkehr und Buchhaltung hast oder ein größeres Unternehmen leitest und eine maßgeschneiderte Lösung benötigst – wir bieten Dir nicht nur ein smartes Geschäftskonto mit praktischen Zusatzfunktionen, sondern vor allem auch ein individuelles Angebot, das perfekt auf Dich und Dein Business zugeschnitten ist. 

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