Erhalte 60€ für jedes Unternehmen, das Du für Penta wirbst.
Prämie sichern
Mehr

Mitarbeiter einstellen: Anmeldungen, Unterlagen und Betriebsnummer

Yasmin
Yasmin Juni 2021 10 Min

Inhaltsverzeichnis

Irgendwann ist der Zeitpunkt erreicht, an dem Du als Gründer Unterstützung brauchst, um die anfallenden Aufgaben im Unternehmen zu erledigen. Dir fehlen die Zeit und vielleicht auch die Expertise, um alles alleine zu machen. Höchste Zeit also, um den Bewerbungsprozess zu starten und Dir ein qualifiziertes und motiviertes Team zusammen zustellen, um sicherzustellen, dass Du Deine Unternehmensziele erreichst. Der Prozess ist meist langwierig und es gibt vieles zu beachten, damit Du am Ende den passenden Mitarbeiter einstellen kannst. Bei der Einstellung erwarten Dich dann weitere rechtliche und gesetzliche Aspekte wie die Gestaltung eines Arbeitsvertrages, Meldepflichten oder das Abführen von Steuern und Sozialabgaben für Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 

Mitarbeiter einstellen: Am Anfang steht die Personalplanung

Von Deiner Entscheidung, eigene Mitarbeiter einzustellen, hängt vieles ab. Entsprechend sollte dieser Schritt gut durchdacht und sorgfältig geplant werden. Zum einen musst Du Dir Gedanken machen, welche Qualifikationen und Voraussetzungen ein Mitarbeiter mitbringen muss, um die anstehenden Aufgaben in Deinem Unternehmen anzugehen. Zum anderen benötigst Du eine Einschätzung, wie hoch Dein Bedarf ist. Hier von hängt es ab, ob Du eine Stelle in Vollzeit, in Teilzeit oder als Minijob vergeben willst. Aufgrund der anfallenden Lohnnebenkosten eine entscheidende Frage, die Du in der Planung Deines Personalbudgets unbedingt berücksichtigen musst. Der größte Faktor ist Dein Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen Deiner Mitarbeiter, der sich auf knapp 20 Prozent ihres Bruttogehalts beläuft.

It’s a match!

Auf dieser Basis erstellst Du Deine Stellenausschreibung, um die passenden Kandidaten zu finden. Die optimale Stellenausschreibung beschreibt genau die Position, die Du besetzen möchtest, welche Ausbildung, Kenntnisse, Erfahrungen und speziellen Fähigkeiten sowie persönlichen Eigenschaften Du von einem Bewerber erwartest. Die Mühe lohnt sich, um neue Mitarbeiter zu finden und auch langfristig an Dein Unternehmen zu binden. Zudem sind Mitarbeiter, die Du nach der Einarbeitungsphase gleich wieder verlierst, teuer.

Auszubildende einstellen

Auszubildende einzustellen ist eine lohnende Investition. Du erhältst die Chance, Dir Deinen eigenen Nachwuchs heranzuziehen. Allerdings musst Du bei der Einstellung von Azubis einige Rechte und Pflichten, beispielsweise das Jugendschutzgesetz beachten. Zudem benötigst Du oder einer Deiner Mitarbeiter einen Ausbildereignungsnachweis.

Was musst Du beim Einstellen neuer Mitarbeiter beachten?

Im Durchschnitt dauert der Bewerbungsprozess etwa zwei Monate. Die Zeit, bis der passende Kandidat gefunden ist, kannst Du nutzen, um die anstehenden Aufgaben und Pflichten, die mit dem Einstellen neuer Mitarbeiter verbunden sind, zu erledigen.

Betriebsnummer beantragen

Der erste Schritt führt Dich zur Agentur für Arbeit, um eine Betriebsnummer für Dein Unternehmen zu beantragen. Anhand der Betriebsnummer (BBNR) werden Unternehmen in Deutschland eindeutig identifiziert. Laut § 28a des Vierten Buches des Sozialgesetzbuchs (SGB IV) sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, Meldungen zur Sozialversicherung für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte an die Sozialversicherungsträger zu übermitteln. Hierzu zählen die Beschäftigungsmeldungen zur Kranken- und Pflegeversicherung an die Krankenkassen sowie zur Rentenversicherung an die zuständigen Rentenversicherungsträger. Die entsprechenden Beitragszahlungen, die Arbeitgeber für ihre Angestellten abführen, wird ihnen über die Betriebsnummer zugeordnet. 

Die Vergabe der Betriebsnummer erfolgt online über den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Die Vergabe der Betriebsnummern für Knappschaftliche Betriebe und Seefahrtsbetriebe erfolgt über die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.

Jedes Unternehmen, das sozialversicherungspflichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt, muss die Nummer beantragen. Ohne eine gültige Betriebsnummer darfst Du als Unternehmer keine eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigen.

Penta desktop mobile business banking

Digitales Business Banking für Dein Unternehmen

Arbeitsvertrag erstellen

Gemäß dem Gesetz über den Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen, kurz Nachweisgesetz (NachwG), sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Hierfür gilt eine Frist von einem Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses. Der Arbeitsvertrag unterliegt keiner besonderen Form und kann von den Vertragsparteien frei gestaltet werden. Allerdings schreibt das Nachweisgesetz Mindestangaben im Arbeitsvertrag vor. Dazu zählen:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name und Anschrift des Arbeitnehmers
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses
  • die Dauer des Arbeitsverhältnisses (bei befristeten Arbeitsverhältnissen)
  • ein konkreter Arbeitsort oder ein Hinweis, dass der Arbeitnehmer an verschieden Arbeitsorten tätig ist
  • die Beschreibung der Aufgabe
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, einschließlich möglicher Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie weiterer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit
  • die vereinbarte Arbeitszeit
  • die Anzahl der bezahlten Urlaubstage
  • Kündigungsfristen
  • Hinweise auf mögliche Tarifverträge sowie Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die Einfluss auf das Arbeitsverhältnis haben

Vorlagen und Muster für die Erstellung von Arbeitsverträgen findest Du im Internet beispielsweise bei den Industrie- und Handelskammern (IHK). Um die Rechtssicherheit der Verträge zu gewährleisten, kannst Du Dich auch an Deinen zuständigen Arbeitgeberverband oder an einen Anwalt für Arbeitsrecht wenden. 

Mindestlohn beachten

Willst Du Mitarbeiter einstellen, kannst Du die Höhe seines Gehalts grundsätzlich frei verhandeln. Allerdings musst Du dabei das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz) beachten. Die Regelungen gelten grundsätzlich für alle Arbeitnehmer über 18 Jahren, also auch für volljährige Praktikanten, Rentner, Minijobber, ausländische Beschäftigte oder Saisonarbeiter. Aktuell gilt noch bis Juli 2021 der Mindestlohn von 9,50 Euro pro Stunde. Ab dem 1. Juli beträgt er 9,60 Euro pro Stunde und soll bis Juli 2022 auf 10,45 Euro pro Stunde steigen.

Der Mindestlohn gilt nicht für Auszubildende, die ihre Ausbildung in 2020 begonnen haben. Hier regelt die Mindestausbildungsvergütung die Höhe des Ausbildungsgehalts. Im ersten Lehrjahr liegt die Vergütung aktuell bei 550 Euro im Monat. Im zweiten Lehrjahr steigt sie um 18 Prozent, im dritten Lehrjahr um 35 Prozent und im vierten Lehrjahr um 40 Prozent. 

Tarifverträge beachten

Ist Deine Unternehmen an einen Tarifvertrag gebunden, musst Du natürlich die vereinbarten Tariflöhne einhalten. Beachte dabei, dass in manchen Branchen allgemein verbindliche Tarifverträge gelten. Im Einzelhandel oder im Hotel- und Gaststättengewerbe sind auch Unternehmen, die nicht gewerkschaftlich organisiert sind, an geltende Tarifverträge gebunden. 

Besondere Vorschriften

Für besondere Arbeitsverhältnisse gelten häufig abweichende Regelungen. Die betrifft insbesondere Ausbildungs- und Praktikumsverträge, aber auch befristete Verträge, Teilzeitverträge, Verträge für Minijobber oder für Aushilfen sowie Verträge mit schwerbehinderten Arbeitnehmern.

Mitarbeiter einstellen: Welche Unterlagen werden benötigt?

Um Arbeitnehmer ordnungsgemäß bei allen notwendigen Stellen anzumelden, benötigst Du bereits vor Beginn des Arbeitsverhältnisses einige Papiere bzw. Nachweise von Deinen neuen Mitarbeitern. Dazu zählen:

  • das Geburtsdatum
  • die steuerliche Identifikationsnummer
  • die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
  • die Bescheinigung über die Mitgliedschaft in einer Krankenkasse
  • einen Nachweis über den im laufenden Jahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub vom letzten Arbeitgeber
  • den Sozialversicherungsausweis

Um Mitarbeiter aus dem nichteuropäischen Ausland einzustellen, benötigst Du zudem eine gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis. Sofern erforderlich, gehören auch Gesundheitszeugnisse, Fahrerlaubnisse, Nachweise über Zusatzqualifikationen oder falls vorhanden ein Schwerbehindertenausweis zu den notwendigen Unterlagen. 

Diese Unterlagen kommen zusammen mit dem ausgefüllten Personalbogen in die Personalakte, die Du anlegst, sobald Du neue Mitarbeiter einstellst. 

penta blog

Geschäftskonto in 15 Minuten digital eröffnen

Anmeldung bei der Krankenkasse

Die Krankenkasse ist die zentrale Einzugsstelle für die Sozialversicherung in Deutschland und übernimmt die Verteilung der Beiträge auf die jeweiligen Sozialversicherungsträger. Zu den Sozialversicherungsbeiträgen, die von den Krankenkassen eingezogen werden, zählen die Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung, der Pflegeversicherung, der Rentenversicherung und der Arbeitslosenversicherung. Um den korrekten Abzug der Sozialversicherungsbeiträge für Deine Angestellten zu gewährleisten, bist Du daher dazu verpflichtet, Arbeitnehmer spätestens bis zwei Wochen nach Beginn ihres Beschäftigungsverhältnisses bei der Krankenkasse anzumelden. Dazu benötigst Du den Nachweis der Mitgliedschaft bei der Krankenkasse von Deinen Arbeitnehmern. Liegt Dir kein Nachweis vor, meldest Du ihn bei der Krankenkasse an, bei der Dein Mitarbeiter bei seinem alten Arbeitgeber versichert war. Besteht für einen Mitarbeiter keine Krankenversicherung, kannst Du als Arbeitgeber eine Krankenkasse auswählen und Deinen Mitarbeiter dort anmelden. Dazu brauchst Du nicht sein Einverständnis, musst ihn aber darüber informieren. 

Als Arbeitgeber bist Du dafür verantwortlich, den Arbeitnehmeranteil an der Sozialversicherung vom Gehalt Deiner Mitarbeiter einzubehalten und zusammen mit dem Arbeitgeberanteil fristgerecht zu überweisen. Der Fälligkeitstag für die Sozialversicherungsbeiträge ist jeweils der drittletzte Bankarbeitstag eines Monats.

Minijobber werden bei der Minijob-Zentrale angemeldet. Sie übernimmt dann die Abführung der Pauschalabgaben zur Sozialversicherung. 

Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

Ein weiterer Zweig der gesetzlichen Sozialversicherung ist die Unfallversicherung. Im Gegensatz zu den restlichen Versicherungsbeiträgen wird der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung vollständig vom Arbeitgeber bezahlt. Willst Du neue Mitarbeiter einstellen, musst Du sie entsprechend bei der zuständigen Berufsgenossenschaft als gesetzlicher Unfallversicherung für Arbeitnehmer in Deutschland anmelden. 

Welche Berufsgenossenschaft ist zuständig?

Da unterschiedliche Berufsgruppen in ihrem Arbeitsalltag unterschiedlichen Risiken ausgesetzt sind, gliedern sich die Berufsgenossenschaften nach Wirtschaftszweigen. Welche Berufsgenossenschaft für Dein Unternehmen zuständig ist. Eine Übersicht der Berufsgenossenschaften findest Du beim Spitzenverband der gesetzlichen Unfallversicherung in Deutschland (DGUV). Arbeitest Du in einem Bereich, der keiner BG zugeordnet werden kann, ist die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) für Dich zuständig.

Anmeldung beim Finanzamt

Als Arbeitgeber bist Du ebenfalls dafür verantwortlich, die Lohnsteuer und gegebenenfalls die Kirchensteuer für Deine Mitarbeiter an das zuständige Finanzamt abzuführen. Die Lohnsteuer gilt als Vorauszahlung für die Einkommensteuer. Als Frist für die Zahlung gilt jeweils der 10. des Folgemonats. Die pünktliche Zahlung an das Finanzamt ist zwingend erforderlich. Andernfalls drohen automatisch Säumniszuschläge in Höhe von 1 Prozent pro angebrochenen Monat. Um Säumniszuschläge zu vermeiden, kannst Du am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen. 

Die korrekte Höhe der zu zahlenden Steuern für Deine Mitarbeiter ermittelst Du mithilfe der relevanten Steuermerkmale. Dazu meldest Du Deine Mitarbeiter mit ihren elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) beim Finanzamt an. Für die Anmeldung benötigst Du: 

  • Geburtsdatum
  • Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
  • Steuerklasse

Im Rahmen dieses Verfahrens werden die notwendigen Angaben elektronisch vom Arbeitgeber an das Finanzamt übermittelt. Als Arbeitgeber kannst Du so auf alle relevanten Steuermerkmale Deiner Arbeitnehmer zugreifen. 

Anmeldung beim Gesundheitsamt

Um Mitarbeiter in gastronomischen Betrieben oder in der Lebensmittelbranche einzustellen, müssen diese mit einen entsprechenden Nachweis beim Gesundheitsamt angemeldet werden.

Deine Rechte und Pflichten als Arbeitgeber: Arbeitsgesetze

Wer Mitarbeiter einstellen will, ist als Arbeitgeber an zahlreiche Gesetze und gegebenenfalls auch an Tarifvereinbarungen gebunden. Entsprechend solltest Du mit den relevanten Gesetzen und Regelungen vertraut sein. 

Die wichtigsten gesetzliche Regelungen zum Arbeitsrecht findest Du im:

  • Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB)
  • Sozialgesetzbuch (SGB)
  • Handelsgesetzbuch (HGB)
  • Arbeitsgerichtsgesetz (ArbGG)
  • Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
  • Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
  • Entgeltfortzahlungsgesetz
  • Kündigungsschutzgesetz (KSchG)
  • Mutterschutzgesetz (MuSchG)
  • Schwerbehindertengesetz (SchwbG)
  • Tarifvertragsgesetz (TVG)
  • Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG)

Das Arbeitsrecht ist ein sehr komplexes Thema. Es empfiehlt sich daher, bei arbeitsrechtlichen Fragen einen Fachanwalt hinzuzuziehen. 

Mitarbeiter einstellen: Welche Fördermittel Du in Anspruch nehmen kannst

Wer Arbeitsplätze schafft, kann unter bestimmten Voraussetzungen Fördermittel in Anspruch nehmen. So bietet beispielsweise die Agentur für Arbeit Unterstützung in Form von Fördergeldern für die Einstellung von Auszubildenden, für Weiterbildungsmaßnahmen, die Eingliederung von Arbeitslosen, die Beschäftigung geflüchteter Menschen oder Schwerbehinderter. Ausführliche Informationen zu den finanziellen Hilfen findest Du auf den Seiten der Bundesagentur für Arbeit. 

Weitere regionale Förderprogramme findest Du in der Förderdatenbank des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. 

Mitarbeiter einstellen: Baue Dir Dein eigenes Team auf

Hast Du Dich entschieden und planst eigene Mitarbeiter einzustellen, wartet zunächst einmal viel Arbeit auf Dich. Es gibt jede Menge Regelungen und Pflichten zu beachten und Du musst Dich intensiv mit den rechtlichen und gesetzlichen Aspekten rund um den Arbeitsvertrag, Deine Meldepflichten oder das Abführen von Steuern und Sozialabgaben beschäftigen. Bei besonderen Gruppen von Arbeitnehmern musst Du zudem zusätzliche Vorschriften berücksichtigen. Wäge zunächst sorgfältig ab, ob es sich für Dich lohnt, eigene Mitarbeiter zu beschäftigen. Gegebenenfalls ist die Unterstützung durch freie Mitarbeiter ausreichend. Die Personalkosten spielen insbesondere für junge Unternehmen eine zentrale Rolle. Sie sind aber nicht immer entscheidend für Gründer, die sich ein eigenes Team aufbauen wollen. Zudem gibt es Möglichkeiten, für die Schaffung von Arbeitsplätzen Fördermittel zu erhalten, um langsam zu wachsen.  

Starte noch heute mit Business Banking von Penta

Nach oben