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Expense Management: Wie das Online Geschäftskonto von Penta die Buchhaltung vereinfacht

Jeannine Klein
Jeannine Klein November 2019 3 Min

Inhaltsverzeichnis

In der Buchhaltung ist es essentiell, immer über den aktuellsten Stand der Unternehmensausgaben informiert zu sein. Hast Du Deine Mitarbeiter zusätzlich mit ihren eigenen Mitarbeiter-Karten für Dein Geschäftskonto ausgestattet, desto größer ist die Herausforderung, den Überblick zu behalten. Mit einem neuen Features für das Expense Management wollen wir es jedem im Unternehmen ermöglichen, Zeit und Geld einzusparen – egal ob Manager, Buchhalter oder Mitarbeiter.

Expense Management

Das Ausgabenmanagement bezieht sich auf alle von einem Unternehmen bereitgestellten Systemen, die benötigt werden, um von Mitarbeitern getätigte Ausgaben zu verarbeiten, zu bezahlen und zu prüfen. Zu diesen Kosten zählen beispielsweise Reisekosten und Spesen.

Was gibt es Neues im Expense Management von Penta?

Verbesserte Filter für Transaktionen: Wir haben die Transaktionshistorie um eine ganze Reihe neuer Filteroptionen erweitert, damit Du ab sofort genau die Transaktion findest, die Du gesucht hast.

Wie hilft die Neuerungen im Expense Management Deinem Finanzteam?

Gerade in der Buchhaltung ist es wichtig, immer auf dem Laufenden zu bleiben, wenn es um die aktuellen Unternehmensausgaben geht. Manchmal vergessen Mitarbeiter aber schlicht und einfach, einen Beleg hochzuladen. Dies ist übrigens einer der Gründe, warum wir vor kurzem Push-Benachrichtigungen eingeführt haben, die nach einer Zahlung daran erinnern, einen Beleg anzuhängen.

Mit Hilfe der neuen Filteroptionen kannst Du Dir mit ein paar Klicks alle Transaktionen ohne angefügten Beleg von bestimmten Nutzern anzeigen lassen, indem Du einfach den Datumsbereich, einen Benutzer sowie die Art der Transaktion und anschließend noch die Option „Nur ohne Anhänge“ auswählst.

So einfach geht‘s: Mit diesen Einstellungen werden Dir alle Transaktionen des letzten Monats mit fehlenden Belegen angezeigt.

Wie helfen die Neuerungen im Expense Management Deinen Mitarbeitern?

Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, der Jagd nach Papierbelegen ein Ende zu bereiten. Um zu erkennen, ob bei bestimmten Transaktionen ein Beleg fehlt, helfen Dir ebenfalls die Filter. In der Abbildung oben siehst Du die neuen Filteroptionen, die es ab sofort problemlos ermöglichen, nur die Transaktionen anzeigen zu lassen, bei denen ein Beleg fehlt.

Expense Management: Welche Filteroptionen gibt es?

Nachfolgend haben wir eine Liste aller Filteroptionen, die Dir zeigt, wie vielseitig Du diese Funktion einsetzen kannst!

1. Nutzer

Ideal, um die Transaktionen bestimmter Nutzer zu finden.

2. Art der Transaktion

Wähle aus, welche Transaktionsart Du angezeigt bekommen möchtest: z. B. Kartenzahlungen, Bargeldabhebungen oder geplante Zahlungen.

3. Eingehende und ausgehende Transaktionen

Lasse Dir eingehende, ausgehende oder beide Arten von Transaktionen anzeigen.

4. Betrag

Filtere Transaktionen basierend auf der Höhe des Betrages. Gib dazu einfach den Mindest- oder Maximalbetrag an.

5. Kategorie 

Lasse Dir nur Transaktionen anzeigen, die einer bestimmten Kategorie zugeordnet sind.

6. Mit / ohne Anhang

Mit einem Klick lässt Du Dir alle Transaktionen mit oder ohne angefügtem Beleg anzeigen.

Was kommt als nächstes?

Share to Penta: Mit dieser Funktion kannst Du Belege direkt mit der Penta App teilen: Wähle einfach eine Rechnung oder einen Beleg in der Fotogalerie oder Deinem Datei-Browser aus, klicke auf Teilen und wähle die Penta App aus, in der Du anschließend die passende Transaktion auswählen kannst.

Die Penta Roadmap

Unsere Funktionen werden alle auf Basis von Feedback und Wünschen unserer Kunden entwickelt, die über neue und geplante Features abstimmen und Feedback geben. Mach mit und trete unserer Product Roadmap auf Trello bei.

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