Hinweisgeberschutz­gesetz: Das kommt auf Ihr Unternehmen zu

Der Kerngedanke des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) zielt darauf ab, Personen zu schützen, die Missstände in Unternehmen und Behörden melden. Dabei ist das Hinweisgeberschutzgesetz nicht nur ein wichtiger Schritt zur Stärkung der Transparenz und Integrität in Unternehmen, sondern bringt auch konkrete Anforderungen für deren Umsetzung mit sich.

In diesem Blogartikel erfahren Sie, was genau dieses Gesetz beinhaltet und welche Anforderungen es an Sie als Unternehmer:in stellt.

Wenn es um das Hinweisgeberschutzgesetz geht, taucht immer wieder das Wort “Whistleblower” auf. Dieser Begriff klingt vielleicht zunächst etwas geheimnisvoll – und das ist er in gewisser Weise auch. Stellen Sie sich einen Whistleblower als jemanden vor, der die Pfeife bläst, also Alarm schlägt, sobald etwas nicht stimmt. Konkret sind Whistleblower also die Personen, die aus ihrem Arbeitsumfeld oder einem anderen geschützten Bereich wichtige Informationen an die Öffentlichkeit bringen oder Missstände aufdecken, die sonst verborgen bleiben würden.

Die Bandbreite dessen, was Whistleblower aufdecken, ist dabei weitgefächert. Sie kann von Korruption und Insiderhandel über Menschenrechtsverletzungen bis zu Datenmissbrauch reichen. Oft sind diese Enthüllungen für die Öffentlichkeit von großer Bedeutung, da sie auf Probleme in sensiblen Bereichen wie der Politik, staatlichen Behörden oder Wirtschaftsunternehmen hinweisen.

Die Whistleblower stellen sich dabei oft großen Risiken und Herausforderungen, da das Aufdecken von Missständen nicht selten mit persönlichen oder beruflichen Repressalien verbunden ist. Genau deshalb ist der Schutz von Whistleblowern, wie er durch das Hinweisgeberschutzgesetz gewährleistet wird, essenziell.

Das Hinweisgeberschutzgesetz zielt darauf ab, ein sicheres und transparentes Berichtswesen innerhalb von Unternehmen und Organisationen zu schaffen. Es schützt Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis von Verstößen erlangen und diese melden. Lassen Sie uns die Kernpunkte des Gesetzes einmal genauer betrachten:

• Schutz der Hinweisgebenden: Das Gesetz gewährleistet, dass Personen, die Verstöße melden, vor Repressalien geschützt sind. Das bedeutet, sie dürfen nicht aufgrund ihrer Meldung benachteiligt werden – sei es durch Kündigung, Abmahnung, Verweigerung einer Beförderung oder Mobbing. Solche Handlungen sind nicht nur verboten, sondern können auch mit hohen Bußgeldern geahndet werden.
• Beweislastumkehr: Eine entscheidende Neuerung ist die Beweislastumkehr. Früher mussten Hinweisgebende beweisen, dass Benachteiligungen aufgrund ihrer Meldung erfolgten. Jetzt liegt die Beweislast bei dem Beschäftigungsgeber, der nachweisen muss, dass Maßnahmen, wie eine Kündigung, nicht in Verbindung mit einer Meldung stehen.

Interessant ist auch, dass im Falle eines Verstoßes gegen das Repressalienverbot die Hinweis gebende Person Anspruch auf Schadensersatz hat. Allerdings ist immaterieller Schadensersatz, also Schmerzensgeld, ausgeschlossen.

• Vertraulichkeit und Diskretion: Ein weiteres zentrales Element ist der Vertrauensschutz. Die Identität der Hinweisgebenden, sowie die Details der Meldung werden diskret behandelt, um die Privatsphäre und Sicherheit der betreffenden Personen zu gewährleisten.
• Einrichtung von Meldestellen: Unternehmen sind verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten, an die sich Hinweisgebende wenden können. Zudem gibt es externe Meldestellen, die von staatlichen Stellen betrieben werden.
• Vermeidung von Haftungsansprüchen und Imageschäden: Durch die Ermöglichung einer sicheren Meldung von Verstößen soll auch das Risiko von Haftungsansprüchen und Imageschäden für Unternehmen und Behörden reduziert werden.

Um diesen Schutz zu genießen, muss der Hinweis jedoch zutreffend sein oder der Hinweisgebende muss zum Zeitpunkt der Meldung berechtigterweise davon ausgehen, dass der Hinweis zutreffend ist. Wichtig ist auch, zu erwähnen, dass die Beschaffung der Information keine eigenständige Straftat darstellt.

Der Schutz für Hinweisgebende gilt nicht, wenn es sich um vorsätzliche oder grob fahrlässige Falschmeldungen handelt. In solchen Fällen ist der Hinweisgebende sogar zum Schadenersatz verpflichtet.

Für Sie als Unternehmer:in ist es wichtig, zu verstehen, dass Whistleblower nicht Ihre Gegner sind, sondern vielmehr als eine Art Frühwarnsystem agieren können. Sie helfen, Risiken und Probleme frühzeitig zu identifizieren, was langfristig zur Stärkung Ihres Unternehmens und dessen Integrität beitragen kann. Indem Sie eine Kultur der Offenheit und des Respekts für Whistleblower fördern, tragen Sie auch aktiv zur Schaffung eines ethischen und verantwortungsbewussten Geschäftsumfelds bei.

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist ein sehr umfassendes Gesetz und bietet einen umfangreichen Schutz für eine Vielzahl von Personen, die in unterschiedlichen beruflichen Verhältnissen zum Unternehmen stehen könnten:

• Beschäftigte und Ex-Beschäftigte: Das Gesetz schützt aktuelle sowie ehemalige Angestellte, die während oder im Zusammenhang mit ihrer Anstellung auf Verstöße gestoßen sind. Dies umfasst auch Bewerber:innen für eine Stelle, Praktikant:innen und Leiharbeitnehmer:innen.
• Selbstständige und Freiberufler:innen: Auch Personen, die selbstständig oder freiberuflich tätig sind und Dienstleistungen für ein Unternehmen erbringen, fallen unter den Schutz des Gesetzes. Dies gilt ebenso für Auftragnehmer:innen, Unterauftragnehmer:innen und Lieferant:innen, sowie deren Mitarbeiter:innen.
• Personen in Führungspositionen: Anteilseigner:innen und Mitglieder von Leitungsgremien sind ebenfalls geschützt, wenn sie im Rahmen ihrer Tätigkeit Verstöße melden.
• Unterstützende Personen: Nicht zu vergessen sind Personen, die die hinweisgebende Person unterstützen, aber nicht selbst die Meldung erstatten. Auch sie fallen unter den Schutz des Gesetzes.
• Betroffene Dritte: Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder durch eine Meldung betroffen werden, genießen ebenfalls Schutz.

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist nicht nur für große Konzerne, sondern auch für kleinere Unternehmen, Start-ups und Freiberufler:innen relevant. Doch welche Art von Verstößen können überhaupt gemeldet werden? Lassen Sie uns einen genauen Blick darauf werfen:

• Straftaten: Das HinSchG schützt Personen, die Kenntnisse über Verstöße gegen Strafvorschriften haben. Das beinhaltet sämtliche Strafnormen nach deutschem Recht.
• Ordnungswidrigkeiten: Verstöße, die mit einem Bußgeld bedroht sind, fallen ebenfalls unter den Schutz, besonders wenn sie dem Schutz von Leben, Gesundheit oder den Rechten von Beschäftigten dienen. Dazu zählen beispielsweise Verstöße im Bereich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes oder gegen das Mindestlohngesetz.
• EU-Rechtsakte und nationales Recht: Der Schutz erstreckt sich auch auf Verstöße gegen Vorschriften, die zur Umsetzung europäischer Regelungen getroffen wurden, sowie auf unmittelbar geltende EU-Rechtsakte. Hierzu gehören beispielsweise Regelungen zur Geldwäschebekämpfung, Produktsicherheit, Verkehrssicherheit, Umweltschutz und viele weitere Bereiche.
• Verstöße gegen die Pflicht zur Verfassungstreue: Neu hinzugekommen, ist der Schutz bei Äußerungen von Beamt:innen, die einen Verstoß gegen die Verfassungstreue darstellen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz markiert einen wichtigen Meilenstein im deutschen Unternehmensrecht und bringt wichtige Verpflichtungen für eine Vielzahl von Betrieben mit sich. Ob und wie dieses Gesetz auf Ihr Unternehmen Anwendung findet, erfahren Sie hier:

• Große Unternehmen: Seit dem 02. Juli 2023 sind Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitenden verpflichtet, sichere Hinweisgebersysteme zu etablieren.
• Mittelständische Unternehmen: Seit dem 17. Dezember 2023 müssen auch Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden nun entsprechende interne Meldekanäle bereitstellen.
• Öffentlicher Sektor und Kommunen: Das Gesetz betrifft ebenfalls Organisationen im öffentlichen Sektor sowie Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohner:innen. Auch diese müssen adäquate Hinweisgebersysteme implementieren.
• Konzernstruktur: In Konzernen ist die Umsetzung des Gesetzes etwas komplexer. Die EU-Richtlinie sieht eine Trennung der Ressourcen vor, wohingegen das deutsche Gesetz auch zentrale Meldestellen bei der Konzernmutter erlaubt. Wichtig ist dabei, dass die Verantwortung für das Aufgreifen und Bearbeiten von Hinweisen bei dem jeweiligen Tochterunternehmen verbleibt.
• Verpflichtende Meldekanäle: Alle betroffenen Organisationen müssen interne Meldekanäle schaffen, die entweder von internen Mitarbeitenden oder externen Anwälten/Ombudspersonen betreut werden.

Noch ein kleiner Hinweis: Für kleinere Unternehmen mit bis zu 49 Beschäftigten, die von der Pflicht zur Einrichtung eines internen Meldekanals ausgenommen sind, bleibt es dennoch wichtig, auf die Whistleblower-Richtlinien zu achten, insbesondere auf den Schutz vor Repressalien.

Seit dem 17. Dezember 2023 sind alle Unternehmen und Organisationen mit 50 bis 249 Beschäftigten verpflichtet, sichere interne Hinweisgebersysteme zu installieren und zu betreiben. Diese Systeme müssen es ermöglichen, dass Whistleblower Hinweise mündlich, schriftlich oder persönlich abgeben können.

Das Hinweisgeberschutzgesetz bringt nicht nur neue Verantwortungen für Ihr Unternehmen mit sich, sondern auch klare Fristen, die es zu beachten gilt:

• Bestätigung des Hinweises: Sobald Ihr Unternehmen einen Hinweis erhält, sei es von einem Mitarbeitenden, einem/einer Lieferant:in, einer externen Person oder sonstigen Quellen, müssen Sie innerhalb von 7 Tagen den Eingang dieses Hinweises bestätigen. Diese schnelle Reaktion zeigt nicht nur, dass Sie das Anliegen ernst nehmen, sondern diese ist auch gesetzlich vorgeschrieben.
• Information über Folgemaßnahmen: Nach der Bestätigung des Hinweises haben Sie als Unternehmer:in oder Verantwortliche:r in der Behörde eine Frist von drei Monaten, um den Whistleblower über die ergriffenen oder geplanten Maßnahmen zu informieren. Dies könnte die Einleitung einer internen Untersuchung, die Weiterleitung an zuständige Behörden oder andere Schritte umfassen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz definiert klare Kanäle, über die hinweisgebende Personen ihre Bedenken oder Kenntnisse von Missständen äußern können. Hier ein Überblick:

Unternehmen sind verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten. Diese Meldestellen sollen es Mitarbeitenden und anderen Beteiligten ermöglichen, Hinweise auf Missstände zu übermitteln.

Neben internen Meldestellen gibt es auch externe Meldestellen. Eine zentrale Meldestelle befindet sich beim Bundesamt für Justiz und es gibt spezialisierte Meldestellen, wie bei der BaFin oder dem Bundeskartellamt.

Hinweisgeber:innen können sich entscheiden, ob sie ihre Meldung intern oder an eine externe Meldestelle richten. Das Gesetz schafft zwar einen Anreiz zur Nutzung interner Kanäle, lässt aber die Wahl offen.

In bestimmten Fällen können sich hinweisgebende Personen auch an die Öffentlichkeit wenden, zum Beispiel über Presse oder Social Media. Dies ist jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen geschützt, wie etwa erfolglose Meldungen an externe Stellen oder wenn eine Gefahr für die Allgemeinheit droht.

Anonymität spielt eine Schlüsselrolle, wenn es um das Melden von Missständen in Unternehmen geht. Unter dem neuen Hinweisgeberschutzgesetz sind anonyme Meldekanäle zwar keine Pflicht, aber sie bieten einige handfeste Vorteile:

• Senkung der Hemmschwelle: Die Möglichkeit, anonym Hinweise zu geben, kann die Bereitschaft erhöhen, Missstände zu melden. Mitarbeitende oder andere Beteiligte, die befürchten, Repressalien ausgesetzt zu sein, fühlen sich sicherer, wenn ihre Identität geschützt bleibt.
• Früherkennung von Problemen: Durch die Möglichkeit anonym eingehender Meldungen erhalten Sie möglicherweise früher Kenntnis von Problemen in Ihrem Unternehmen. Dies ermöglicht es Ihnen, rechtzeitig zu reagieren und potenziell größere Schäden zu vermeiden.
• Vertrauensaufbau: Die Bereitstellung anonymer Meldekanäle zeigt zudem Ihren Mitarbeitenden und anderen Stakeholdern, dass Sie Wert auf Transparenz und ethisches Verhalten legen. Dies stärkt das Vertrauen in Ihr Unternehmen.
• Praktische Umsetzung: Digitale Hinweisgebersysteme bieten eine effektive Möglichkeit, anonyme Meldungen zu verwalten. Sie können so konfiguriert werden, dass die Identität des Meldenden geschützt wird, während gleichzeitig eine effiziente Bearbeitung der Hinweise sichergestellt wird.
• Ausgewogenes Vorgehen: Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zu finden zwischen der Gewährleistung von Anonymität und der Notwendigkeit, Missbrauch des Systems zu verhindern. Hierbei können klare Richtlinien und ein professionelles Management des Hinweisgebersystems helfen.

Die Implementierung eines digitalen Hinweisgebersystems bietet eine effiziente und effektive Möglichkeit, die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes zu erfüllen. Für Unternehmer:innen, Gründer:innen und Freiberufler:innen bedeutet dies auch eine Chance, Prozesse zu vereinfachen und gleichzeitig Transparenz und Vertrauen im Unternehmen zu stärken. Hier sind einige zentrale Vorteile solcher Systeme:

• Erhöhte Anonymität: Obwohl anonyme Meldekanäle nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, können sie, wie bereits erwähnt, einen großen Unterschied machen, da sie die Hemmschwelle zur Meldung senken.
• Fristgerechte Bearbeitung: Digitale Hinweisgebersysteme erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Fristen. Sie können automatisch den Eingang von Hinweisen innerhalb der vorgeschriebenen sieben Tage bestätigen und sicherstellen, dass die Hinweisgeber:innen innerhalb von drei Monaten über ergriffene Maßnahmen informiert werden.
• Schutz der Identität des Hinweisgebers: Ein gut konzipiertes digitales System gewährleistet, dass die Identität des Hinweisgebers nur den zur Bearbeitung bestimmten Personen bekannt ist. Im Vergleich zur Einrichtung einer internen E-Mail-Adresse für Hinweise, bei der das Risiko besteht, dass die IT-Abteilung Zugriff auf die Meldungen hat, bieten digitale Systeme ein höheres Maß an Vertraulichkeit.
• Einfache Handhabung und Übersichtlichkeit: Digitale Hinweisgebersysteme sind oft benutzerfreundlich und ermöglichen eine strukturierte Erfassung und Bearbeitung von Hinweisen. Dies erleichtert nicht nur die Arbeit der für die Bearbeitung zuständigen Personen, sondern trägt auch zu einer transparenten und strukturierten Handhabung von Meldungen bei.

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist kein Papiertiger – Verstöße können empfindliche Sanktionen nach sich ziehen. Für Unternehmer:innen und Gründer:innen ist es daher wichtig, nicht nur die Chancen, sondern auch die Risiken bei der Nichteinhaltung des Gesetzes zu verstehen. Hier ein Überblick über die möglichen Sanktionen:

• Bußgelder für fehlende interne Meldestellen: Unternehmen, die keinen internen Meldekanal einrichten, können mit einem Bußgeld von bis zu 20.000 Euro belegt werden.
• Strafen für die Behinderung von Meldungen: Wer eine Meldung oder die darauffolgende Kommunikation verhindert oder versucht zu verhindern, kann mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro bestraft werden.
• Sanktionen bei Repressalien gegen Hinweisgebende: Im Fall von Repressalien gegen Hinweisgebende oder der Versuch dazu kann ebenfalls mit bis zu 50.000 Euro geahndet werden.
• Missachtung des Vertraulichkeitsgebots: Vorsätzliches oder leichtfertiges Missachten des Vertraulichkeitsgebots kann mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro sanktioniert werden. Bei Fahrlässigkeit liegt das Bußgeld bei bis zu 10.000 Euro.
• Erhöhte Bußgelder für Unternehmen: Für juristische Personen und Personenvereinigungen kann sich der Bußgeldrahmen in bestimmten Fällen auf bis zu 500.000 Euro erhöhen.
• Reputationsrisiken: Abgesehen von finanziellen Strafen riskieren Unternehmen ohne adäquate Hinweisgebersysteme, dass Missstände an Behörden oder die Öffentlichkeit gelangen. Dies kann dann zu erheblichen Reputations- und Haftungsrisiken führen.

Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes mag auf den ersten Blick herausfordernd wirken, aber mit den richtigen Strategien kann sie zu einem wertvollen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur werden. Hier einige praktische Tipps, wie Sie das Gesetz effektiv in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Behörde umsetzen können:

• GAP-Analyse: Überprüfen Sie, ob bereits ein Hinweisgebersystem existiert und ob Anpassungen notwendig sind, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
• Digitale Hinweisgebersysteme nutzen: Digitale Systeme bieten eine einfache und effiziente Möglichkeit, anonyme Meldungen zu ermöglichen und die Bereitschaft zur Meldung von Missständen zu steigern. Sie ermöglichen zudem eine Kombination verschiedener Meldekanäle und gewährleisten Sicherheit durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und ISO-Zertifizierungen.
• Auswahl der Meldekanäle: Entscheiden Sie, welche Kanäle (Telefon, E-Mail, Web, Ombudsperson) Sie einrichten möchten. Überlegen Sie, ob Sie anonym eingehende Meldungen ermöglichen wollen.
• Zugänglichkeit des Meldekanals: Bestimmen Sie, ob der Meldekanal nur für Mitarbeitende und Leiharbeitnehmer:innen oder für alle Personen, die beruflich mit Ihrem Unternehmen in Kontakt stehen, zugänglich sein soll.
• Festlegung des zuständigen Personenkreises: Bestimmen Sie, welche Personen oder Abteilungen im Unternehmen für die Annahme und Bearbeitung von Hinweisen zuständig sind. Eine Ausgliederung dieser Tätigkeit an externe Ombudspersonen ist ebenfalls möglich. Achten Sie darauf, den Kreis der Zugriffsberechtigten so klein wie möglich zu halten.
• Prozesse definieren: Erarbeiten Sie klare Prozesse für die Annahme und Bearbeitung von Hinweisen. Dies umfasst die Definition von geeigneten Folgemaßnahmen und die Festlegung, wie mit den Meldungen umgegangen wird.
• Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats: Berücksichtigen Sie die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats und binden Sie ihn frühzeitig in den Prozess ein.
• Kommunikation und Information: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über das neue System. Platzieren Sie Links zum Meldekanal auf Ihrer Webseite, im Intranet oder senden Sie Informationen per E-Mail. Wichtig ist auch die Aufklärung über den Zweck und die Nutzung des Systems.
• Hinweisgeberschutz als Unternehmensschutz: Verdeutlichen Sie, dass ein Hinweisgebersystem nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllt, sondern auch im Interesse des Unternehmens liegt, um interne Missstände aufzudecken und Schäden abzuwenden.
• Compliance als Marketinginstrument: Zeigen Sie nach außen, dass Ihr Unternehmen compliant ist. Ein Hinweis auf den internen Meldekanal auf Ihrer Webseite kann Vertrauen bei Geschäftspartner:innen, Bewerber:innen und der Öffentlichkeit schaffen.
• Dokumentation: Planen Sie, wie Meldungen und Kommunikationen dokumentiert werden sollen.

Ein essenzieller Bestandteil des Hinweisgeberschutzgesetzes ist die sorgfältige und vertrauliche Dokumentation aller eingehenden Meldungen. Hier sind einige praktische Tipps, um die Dokumentationspflichten gemäß § 11 HinSchG effektiv umzusetzen:

• Dauerhafte und abrufbare Dokumentation: Alle Meldungen, die bei Ihrer Meldestelle eingehen, müssen dauerhaft und abrufbar dokumentiert werden. Dabei ist das Vertraulichkeitsgebot strikt zu beachten.
• Umgang mit telefonischen Meldungen: Bei telefonischen Meldungen oder anderen Arten der Sprachübermittlung dürfen Tonaufzeichnungen oder Wortprotokolle nur mit Zustimmung der hinweisgebenden Person erstellt werden. Fehlt diese Zustimmung, ist eine Zusammenfassung des Inhalts (Inhaltsprotokoll) anzufertigen.
• Dokumentation bei persönlichen Treffen: Erfolgt eine Meldung im Rahmen eines persönlichen Treffens, darf mit Zustimmung der hinweisgebenden Person eine vollständige und genaue Aufzeichnung der Besprechung erfolgen, entweder als Tonaufzeichnung oder als Wortprotokoll.
• Überprüfung und Bestätigung durch den oder die Hinweisgeber:in: Der:die Hinweisgeber:in sollte die Möglichkeit haben, das Protokoll zu überprüfen, zu korrigieren und zu bestätigen – entweder durch eine Unterschrift oder in elektronischer Form.
• Löschung der Tonaufzeichnung: Sobald das Protokoll fertiggestellt ist, sollte eine etwaige Tonaufzeichnung gelöscht werden.
• Aufbewahrungsfristen: Die Dokumentationen sind grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen, es sei denn, längere Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich erforderlich und angemessen.