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Papierloses Büro: Vor- und Nachteile der Digitalisierung

Jeannine Klein
Jeannine Klein Februar 2021 6 Min

Inhaltsverzeichnis

Nachhaltigkeit in Unternehmen ist ein zentrales Thema, das immer stärker an Bedeutung gewinnt. Während die Digitalisierung voranschreitet und viele Dinge im Geschäftsleben sich online per E-Mail oder mit einem Online Geschäftskonto erledigen lassen, ersticken Unternehmer immer noch in der guten alten Briefpost, unzählbaren Ausdrucken und Aktenordnern oder Notizzetteln. In Start-up-Kreisen gehört ein papierloses Büro mit all seinen Vorteilen und Nachteilen meistens schon zum normalen Alltag. Andere Unternehmen insbesondere traditionelle Banken bestehen nach wie vor auf Papier.

Natürlich müssen im Zusammenhang mit dem papierlosen Büro auch einige rechtliche Fragen geklärt werden, beispielsweise: 

  • Welche Dokumente musst Du tatsächlich in Papierform aufbewahren?
  • Was musst Du beim Datenschutz beachten?
  • Wo speicherst Du Daten ab, ums sie Diebstahl zu schützen?

Digitale Lösungen für ein papierloses Büro

Mittlerweile gibt es viele ansprechende Tools, Apps und Programme, mit denen Papierverschwendung der Vergangenheit angehört. Dazu zählen beispielsweise 

  • Evernote,
  • Google Docs,
  • OneDrive,
  • Onlinebanking mit Penta,
  • DocuSign für papierlose Vertragsunterschriften,
  • digitale Notizen mit iPad Pro, Apple Pencil oder Goodnotes,
  • Asana, um in Teamprojekten stets up to date zu sein oder
  • digitale Briefpost (Caya).

Diese Liste könnte endlos weitergeführt werden. Sie zeigt, wie einfach es Dir heutzutage gemacht wird, vollständig digital zu arbeiten.

Papierloses Büro: Vorteile

Mit dem papierlosen Büros schaffst Du Platz und Ordnung im Büro. Der Vorteil bei der digitalen Ablage, sind die Suchmöglichkeiten mithilfe von Filtern und Kategorien. Das spart Dir langes Suchen in zahlreichen Aktenordnern.

Weitere Vorteile des papierlosen Büros sind:

  • Zugriff und Verfügbarkeit der Daten und Akten von überall.
  • Kosteneffizienz: Du benötigst weniger Stauraum und kannst so gegebenenfalls Mietkosten sparen.
  • Einsparen von Kosten für Drucker, Papier, Toner, Tinte, Wartung des Druckers, Versand von Dokumenten etc..
  • Eine einfachere Kommunikation und schnellere Entscheidungswege.
  • Umweltschutz: Wer weniger Papier benutzt, schützt die Bäume und hilft die CO2-Bilanz zu senken. Laut einer Studie verbraucht der durchschnittliche Büromitarbeiter monatlich 833 Blatt Papier! Hinzukommen die Einsparung von Druckerpatronen sowie deren Entsorgung. 
  • Virtuelle Zusammenarbeit mit mehreren Personen oder Teams möglich durch Cloud Sharing.
  • Vereinfachte Zusammenarbeit mit Deinem Steuerberater oder Behörden. 

Papierlose Geschäftskonten?

Wer ein Online Geschäftskonto eröffnet spart ebenfalls nicht nur Papier sondern auch wertvolle Zeit. Besuche in der Bankfiliale gebunden an feste Öffnungszeiten und den Anfahrtsweg gehören damit der Vergangenheit an. Ein Online Geschäftskonto bei Penta eröffnest Du in nur wenigen Stunden und bereits kannst innerhalb von 48 Stunden nutzen. Die notwendige Identifikation erledigst Du online per Videoident-Verfahren. Darüber hinaus kannst Du Dein Team mit ihren eigenen Mitarbeiterkarten ausstatten und verschaffst ihnen damit mehr Freiheit und Handlungsspielraum, um ihre Arbeit zu erledigen.

Papierloses Büro: Nachteile

Das papierlose Büro bietet viele Vorteile. Allerdings gibt es auch einige Bedenken. Diese sind jedoch ein wenig Vorbereitung und Organisation meist schnell und einfach aus der Welt zu schaffen.

  • Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung und Strom Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist zunächst eine aufwändige Arbeit. Dokumente aus mehreren Jahren müssen eingescannt, organisiert und gespeichert werden. Einmal erledigt und gut gesichert, spart man sich jedoch viel Platz!
  • Mangelnde Datensicherheit bei Cloud-Lösungen: Passwortdiestahl, Spionage, Erpressungen – die Liste ist lang. Die Risiken können durch eine passende IT-Strategie allerdings minimiert werden.
  • Kognitive Aspekte: Es ist erwiesen, dass man sich Dinge, die man per Handschrift notiert, besser merken kann. Gegner des digitalen Büros führen dies oft als Negativaspekt an. Aber was spricht dagegen, seine Notizen auf einem abwaschbaren Whiteboard zu notieren? Oder auch mal ausnahmsweise ein paar Blätter Papier zu verbrauchen? Immerhin wäre es unterm Strich immer noch weniger Papierverbrauch als in einem Anti-Digital-Büro.
  • Ältere Mitarbeiter stehen digitalen Lösungen häufig skeptisch gegenüber und trauen sich nicht an Browser, Server, Cloud  und Co. heran. Mit der richtigen Schulung und ein wenig Geduld, kannst Du sie bestimmt auch von den Vorzügen des papierlosen Büros überzeugen. 

Papierloses Büro: rechtliche Aspekte

Viele staatliche Behörden und Gerichte akzeptieren ausschließlich Dokumente in ausgedruckter Form. Das macht die Umstellung für viele Unternehmen, die mit eng mit ihnen zusammenarbeiten, so gut wie unmöglich.

Erschwerend hinzu kommt, dass die verschiedenen Bundesländer keine einheitliche Lösung gefunden haben: Ob Arbeitsverträge, Beglaubigungen vom Notar oder Ähnliches digital oder in Papierform abgegeben werden müssen, variiert von Bundesland zu Bundesland.

Die fehlende Bereitschaft der Verwaltung, sich vollkommen auf die technologische Neuerung einzulassen, liegt in der Angst vor Hacker-Angriffen. Ein solcher Angriff verursacht enorme finanzielle Schäden. Effektiver Datenschutz ist daher das A und O auf dem Weg zum papierlosen Büro. Sei Dir den Risiken eines papierlosen Büros bewusst und ergreife die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere in Hinblick auf

Dokumentenmanagement im papierlosen Büro

Ob mit oder ohne Papier: Eine gute Organisation ist für das schnelle Auffinden von Dokumenten unerlässlich. Dateien und Ordner sind schnell angelegt und können einfach verschoben werden. Um hier den Überblick zu behalten, erarbeite gemeinsam mit Deinem Team die Organisation eures papierlosen Büros. Zu einem gut organisierten digitalen Büro gehören vor allen Dingen:

  • eine ordentliche, erweiterbare Ordnerstruktur, die auch langfristig erhalten bleibt,
  • ein Schema für die Benennung der Ordner, um Verwirrung zu vermeiden und Doppelbenennung vorzubeugen,
  • Konsequenz in der Umsetzung der organisatorischen Maßnahmen, ein gut organisierter Übergang zum papierlosen Büro, 
  • die vollständige Digitalisierung aller Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Notizen, Protokolle und festgehaltene Ergebnisse von Besprechungen.

Gut organisiert können Unterlagen mit nur einem Klick geteilt werden, jeder hat Zugriff und weiß, wo er was findet und ist damit immer auf dem neuesten Stand.

Klares Votum für ein papierloses Büro

Laut einer Befragung von 400 Personen durch TNS Emnid sind fast drei Viertel der Befragten davon überzeugt, dass das papierlose Büro eine Verbesserung für die deutschen Unternehmen darstellen würde. Die Einsparung von Kosten und Platz, das Handeln im Sinne der Umwelt und die einfachere Handhabung sind die zentralen Aspekte, die die Befragten von dem Konzept überzeugt haben.

Obwohl die Meinungen überwiegend positiv ausfallen, scheitert es häufig noch bei der Umsetzung. Viele Unternehmen trauen sich aufgrund rechtlicher Aspekte noch nicht an die virtuelle Alternative heran.

Schaut man sich jedoch auf der Welt um, wird offensichtlich, dass sich unsere Gesellschaft im Wandel befindet. Bar wird kaum noch bezahlt, viel mehr findet die Bankkarte immer mehr Anwendung, oder Apps ersetzen sogar schon unseren Geldbeutel. In der Fitnessbranche hat sich der Trend zu den Minifitnessstudios hin orientiert, die mittlerweile ganz ohne Personal auskommen. Alles läuft online ab! Beobachtet man diese Entwicklungen, kann man sich sicher sein, dass auch die Verwirklichung des papierlosen Büros in den meisten Unternehmen Deutschlands nach und nach vollzogen werden wird. Denn in der Technologie liegt die Zukunft!

Digitale Buchhaltung? Kein Problem mit Debitoor oder Lexoffice!

Auch Deine Buchhaltung kannst Du überwiegend papierlos erledigen, beispielsweise mit der digitalen Rechnungsstellung und Buchhaltung von Debitoor. Die Buchhaltungssoftware ist beispielsweise in das Online Geschäftskonto von Penta integriert. So spart Du nicht nur Papier sondern auch wertvolle Zeit. 

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