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Pflegedienst gründen: Selbstständig in der Pflweege

Lukas Zoerner
Lukas Zoerner Mai 2021 11 Min

Inhaltsverzeichnis

Der Bedarf an gut ausgebildeten Pflegekräften ist groß. Nicht nur in Ausnahmesituationen wie der Corona-Pandemie, sondern tagtäglich. Eine gute Gelegenheit, sich in diesem Wachstumsmarkt selbstständig zu machen und einen eigenen ambulanten Pflegedienst zu gründen, um Pflegebedürftige im eigenen Haushalt zu pflegen. Neben Empathie und Respekt gegenüber pflegebedürftigen Menschen erfordert die Betreuung geschulte Fachkräfte und ist an etliche formeller Bedingungen geknüpft.

Der demografische Wandel in Deutschland

Die Lebenserwartung steigt: Die durchschnittliche Lebenserwartung der Menschen, die in Deutschland geboren wurden, lag 2020 bei 78,9 Jahren bei Männern und 83,6 Jahre bei Frauen. Laut einer Prognose des Statistischen Bundesamtes könnte die durchschnittliche Lebenserwartung im Jahr 2060 für Frauen auf 88,8 und für Männer auf 84,8 Jahre ansteigen. Trotz ihres hohen Alters bleiben die Menschen vergleichsweise gesund wie nie und legen großen Wert darauf, so lange wie möglich selbstbestimmt in ihrer gewohnten Umgebung zu leben. 

Voraussetzungen: Wer darf einen Pflegedienst gründen?

Die Gründung eines Pflegedienstes ist zum großen Teil an Deine persönlichen Eigenschaften gebunden. Als Pflegekraft ist es Deine Aufgabe, das Wohl Deiner Patienten in den Vordergrund zu stellen. Das erfordert einen souveränen Umgang in stressigen und emotionalen Situationen. Gleichzeitig erfordert es kommunikative und organisatorische Fähigkeiten: Pflegekräfte stellen häufig das Bindeglied zwischen Patienten, Ärzten und Krankenkassen dar.

Neben Deiner Sozialkompetenz ist gleichzeitig ist Deine fachliche Qualifikation als ausgebildete Pflegekraft gefragt. Gemäß § 71 des Sozialgesetzbuches (SGB) dürfen ausschließlich ausgebildete Pflegekräfte mit entsprechenden Zusatzqualifikationen einen ambulanten Pflegedienst oder ein Unternehmen im Pflegebereich gründen. Du benötigst also eine abgeschlossene Ausbildung als 

  • Pflegefachfrau oder Pflegefachmann
  • Krankenpflegerin oder Krankenpfleger
  • Kinderkrankenpflegerin oder Kinderkrankenpfleger
  • Altenpflegerin oder Altenpfleger

Neben Deiner Ausbildung musst Du Deine Berufserfahrung anhand von Ausbildungs- und Arbeitszeugnissen nachweisen. Du musst in den letzten fünf Jahren mindestens zwei Jahre Deinen Pflegeberuf hauptberufliche ausgeführt haben. 

Zusätzlich bist Du verpflichtet, eine Weiterbildung zur Pflegedienstleitung (PDL) zu absolvieren oder ein vergleichbares Studium wie Pflegemanagement nachzuweisen.

Pflegedienst gründen ohne Ausbildung

Verfügst Du selbst über keine fachlichen Kenntnisse und Erfahrung einer Pflegedienstleitung, musst Du eine Pflegekraft mit PDL-Ausbildung in Vollzeit beschäftigen, um einen Pflegedienst zu gründen. Einen Pflegedienst ohne PDL zu führen ist rechtlich nicht erlaubt.

Zu guter Letzt musst Du auch in der Lage sein, Dein Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich zu leiten. Kaufmännische und betriebswirtschaftliche Kenntnisse sind daher ebenso erforderlich, um Aufgaben wie Deine Buchhaltung oder die Steuererklärung zu bewältigen. Du kannst Dich als Einzelpflegekraft selbstständig machen. Alternativ stellst Du weitere Pflegekräfte ein. In diesem Fall kommen zählt auch die Mitarbeiterführung zu Deinen Aufgaben. 

Weitere Zulassungskriterien

Um einen Pflegedienst zu gründen, benötigst Du eine Zulassung von den Kranken- und Pflegekassen. Um diese Zulassung zu erhalten, spielen neben Deiner fachlichen Qualifikation weitere Kriterien eine Rolle. Hier zu zählen 

  • die Erstellung eines Hygienekonzepts
  • Qualitätsmanagement 
  • Mitarbeiterorganisation

So wird sichergestellt, dass Dein Pflegedienst kein gesundheitliches Risiko für Deine Patienten und Mitarbeiter darstellt, Du über ausreichend Personal verfügst, um alle erforderlichen Schichten abzudecken und dass Du die gesetzlichen Qualitätsstandards, die im Pflegedienst gelten, erfüllst.

Die Qualitätskriterien für ambulante Pflegedienste sind unter anderem in folgenden Richtlinien und Gesetze geregelt:

Abrechnungszulassung 

Die Leistungen, die Dein Pflegedienst erbringt, werden mit den entsprechenden Kassen abgerechnet. Dazu benötigst Du Abrechnungszulassung. Erfüllst Du also alle erforderlichen Voraussetzungen, stellst Du einen Antrag für die Zulassung eines ambulanten Pflegedienstes bei den zuständigen Kassen. Die Prüfung Deines Antrags erfolgt auf Basis der Voraussetzungen zur Zulassung zur Pflege durch den Versorgungsvertrag gemäß § 72 SGB. Ausführliche Informationen zur Zulassung erhältst Du bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege, dem GKV-Spitzenverband Bund der Krankenkassen oder dem Verband der Ersatzkassen (vdek).

Zusätzlich zur Zulassung bei den Pflege- und Krankenkassen musst Du ein Institutionskennzeichen, die IK-Nummer, beantragen. Ohne diese Nummer kannst Du Deine Leistungen nicht abrechnen.

Der Versorgungsvertrag

Hast Du die Zulassung erhalten, einen Pflegedienst zu gründen, spielen Versorgungsverträge, die vorgeben, wie die Arbeit bei einem ambulanten Pflegedienst durchzuführen ist noch eine wesentliche Rolle. Das Sozialgesetzbuch unterschiedet zwischen zwei Arten von Versorgungsverträgen, für die jeweils eine gesonderte Zulassung beim Arbeitgeber-/Berufsverband oder den Krankenkassen beantragt werden muss:

  • Der Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI  regelt die Leistungen aus der Pflegeversicherung beispielsweise die grundsätzlichen Leistungen der ambulanten Pflege.
  • Der Versorgungsvertrag nach § 132a SGB V regelt die Leistungen aus der Krankenversicherung wie die häusliche Krankenpflege, die nach einer Operation oder einem Krankenhausbesuch stattfindet und zeitlich befristet ist.
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Pflegedienst gründen: Businessplan erstellen

Die Voraussetzungen und Zulassungskriterien, um einen Pflegedienst zu gründen, sind hoch, einen Pflegedienst zu leiten eine anspruchsvolle Aufgabe. Entsprechend benötigst Du ein schlüssiges und solides Konzept für die Gründung, Finanzierung und die Unternehmensführung. Grundlage bildet Dein Businessplan, der die folgenden Angaben enthalten sollte:

  • Geschäftsmodell: Idee, Konzept, Leistungsspektrum
  • Strategie und Unternehmensziele 
  • Markt- und Wettbewerbsanalyse
  • Standortanalyse
  • Personal- und Organisationsstruktur
  • Rechtsform
  • Finanzierungsplan
  • Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen

Welche Leistungen möchtest Du anbieten?

Pflegedienst ist nicht gleich Pflegedienst. Entsprechend musst Du, bevor Du Dich mit der Markt- und Wettbewerbsanalyse beschäftigst, zunächst festlegen, welche Leistungen Du Deine Patienten anbieten möchtest. Bietest Du ausschließlich die allgemeinen Pflegeleistungen an bieten oder bietest Du Leitungen an, die über die Standards der Kranken- und Pflegeversicherung hinausgehen? Oder willst Du Dich auf ein bestimmtes Gebiet wie Intensivpflege oder Palliativversorgung spezialisieren und Dir damit ein Alleinstellungsmerkmal sichern?

Marktanalyse und Standortwahl

Alternativ kannst Du Dein Leitungsspektrum auch von der Nachfrage an einem bestimmten Standort abhängig machen. Finde heraus, welche Leistungen nachgefragt werden und wie groß die Konkurrenz ist. Vielleicht findest Du so eine Nische, die Du mit Deinem Pflegedienst besetzen kannst. Berücksichtige bei Deiner Analyse neben Deinen Wettbewerbern unbedingt die Einwohnerzahl und die Altersstruktur.

Bevorzuge bei der Wahl Deiner Räumlichkeiten eine zentrale, verkehrsgünstige Lage, einen barrierefreien Zugang sowie die Möglichkeit, Stellplätze für die Fahrzeuge Deiner Pflegekräfte in Anspruch nehmen zu können.

Fachkräfte finden

Willst Du mit Deinem Pflegedienst eine Rund-um-die-Uhr-Betreuung sicherstellen, ist eine personelle Mindestbesetzung von vier Pflegekräften in Vollzeit gesetzlich vorgeschrieben. Damit Deine Patienten ausreichend betreut und versorgt werden, kümmere Dich rechtzeitig um fachlich qualifizierte Mitarbeiter mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung im Pflegebereich.

Die passende Rechtsform

Der einfachste Weg, Deinen eigenen Pflegedienst zu gründen, ist die Gründung als Einzelunternehmen. Du bist Dein alleiniger Herr, triffst alle Entscheidungen allein, trägst dafür aber auch das volle Risiko. Insbesondere wenn Du planst, weitere Pflegekräfte zu beschäftigen, ist die Haftungsfrage allerdings ein wichtiger Punkt. Entsprechend ist in diesem Fall die Wahl einer Rechtsform, die die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt, zu empfehlen. Eine gute Möglichkeit ist die Gründung einer GmbH. Allerdings musst Du hier für die Gründung ein Stammkapital in Höhe von mindestens 25.000 Euro aufbringen und auf Deinem Geschäftskonto hinterlegen. Eine gute Alternative ist die Gründung einer UG (haftungsbeschränkt). Der Vorteil gegenüber der GmbH ist, dass sich die UG bereits mit nur einem Euro Stammkapital gründen lässt.

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Buchführung im Pflegedienst

Unabhängig von der Rechtsform Deines Unternehmens ist die Buchführung in der Pflege genau geregelt. Sie sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dazu gehören die Erstellung einer Bilanz sowie einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GUV). Kleine Pflegedienste mit weniger als sieben Mitarbeitern in Vollzeit und weniger als 250.000 Euro Umsatz pro Jahr brauchen nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorlegen.

Grundsätzlich bist Du in der Wahl der Rechtsform frei, solltest bei Deiner Entscheidung aber immer Deine individuelle Gründungssituation im Blick behalten.

Deine Marketing-Strategie

Willst Du einen Pflegedienst gründen, hast Du es bei der Kundengewinnung mit ganz unterschiedlichen Zielgruppen zu tun. Entsprechend musst Du bei Deiner Marketing-Strategie auf die zielgruppengerechte Ansprache achten. Sprichst Du Deine Patienten beispielsweise in der Altenpflege direkt an, sind Print-Anzeigen in regionalen Zeitungen oder Radiowerbung das Mittel der Wahl. Sprichst Du die Angehörigen potenzieller Patienten an, spielen vermutlich auch Social Media und Onlinemarketing eine Rolle. Bleibt noch Deine dritte Zielgruppe: die sogenannten Vermittler wie Krankenhäuser oder Arztpraxen. Hier kann die persönliche Ansprache flankiert von einem Flyer mit Deinem Leistungsangebot und Deiner Visitenkarte von Vorteil sein.

Welche Kosten kommen auf Dich zu?

Bei den Kosten, die auf Dich zu kommen, wenn Du einen Pflegedienst gründen willst, wird zwischen einmaligen Gründungskosten und laufenden Kosten für den späteren Betrieb Deines Unternehmens unterschieden.

Zu den Gründungskosten zählen unter anderem 

  • Anmeldegebühren
  • Beratungskosten
  • Anschaffungskosten für Arbeitskleidung und Pflegehilfsmittel
  • Kaution, Maklergebühren
  • Einrichtungskosten (Möbel, technische Ausstattung)
  • Firmenwagen oder Fuhrpark (Kauf oder Leasing) 

Darüber hinaus solltest Du eine Rücklage einplanen, um Deine Kosten decken zu können, bis Du erste Umsätze erzielst.

Zu den laufenden Kosten zählen beispielsweise

  • Miete für die Geschäftsräume
  • Personalkosten
  • Leasingkosten
  • Steuern und Versicherungen
  • Weiterbildungskosten
  • Marketing-Kosten
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Wie finanzierst Du die Gründung eines Pflegedienstes?

Bist Du auf Fremdkapital angewiesen, kannst Du neben dem klassischen Bankkredit oder der Finanzierung mithilfe von Investoren beim Gründen eines Pflegedienstes unterschiedliche Förderprogramme beanspruchen, um Zuschüsse, Darlehen oder Bürgschaften zu erhalten. Ein Beispiel ist der ERP-Gründerkredit, ein StartGeld, das als Darlehen bei der KfW Bankengruppe beantragt werden kann. So kannst Du Deinen Pflegedienst auch ohne Eigenkapital gründen.

Notwendige Versicherungen für Pflegedienste

Als Leiter eines Pflegedienstes bist Du zahlreichen betrieblichen Risiken ausgesetzt. Um Dich und Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Schadensersatzansprüchen zu schützen, sind die Betriebshaftpflicht-  und eine Rechtsschutzversicherung unerlässlich. Außerdem musst Du Deinen Pflegedienst bei der Berufsgenossenschaft anmelden, um Dich und Deine Angestellten im Fall von Betriebsunfällen abzusichern. Für Unternehmen in der Pflege ist die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege zuständig.

Der Weg zum Ziel: Pflegedienst gründen in 6 Schritten 

Hast Du alle notwendigen Genehmigungen und Zulassungen eingeholt, um einen Pflegedienst zu gründen, sind es nur noch wenige Schritte bis zum Ziel.

Schritt 1: Anmeldung beim Gesundheitsamt

Um Deinen ambulanten Pflegedienst zu gründen, musst Du ihn beim zuständigen Gesundheitsamt anmelden. Für die Anmeldung musst Du ein gültiges Ausweisdokument sowie einen Nachweis Deiner fachlichen Qualifikation vorlegen. Besitzt Du keine Erlaubnisurkunde für die Ausübung Deines Berufs, meldest Du Dich mit einem Führungszeugnis, einem aktuellen ärztlichen Attest und dem Formblatt „Beschreibung der beruflichen Ausbildung“ an. Je nach Bundesland kann die Vorlage weiterer Unterlagen notwendig sein. 

Schritte 2 – 4: Anmeldung beim Gewerbeamt, Finanzamt und der Berufsgenossenschaft

Dein nächster Schritt führt Dich zum Gewerbeamt. Das Gewerbeamt übernimmt in der Regel Schritt 3 und Schritt 4 für Dich: Es gibt die Informationen über Deine Gründung an das Finanzamt weiter. Du erhältst den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Du ausgefüllt und unterschrieben an das Finanzamt zurücksendest, um Deine Steuernummer zu erhalten. Übst Du Deinen Pflegeberuf freiberuflich aus, bist Du von der Zahlung der Gewerbesteuer befreit. In diesem Fall musst Du Dich selbst beim Finanzamt und der Berufsgenossenschaft melden.

Deine Einnahmen unterliegen abhängig davon, ob Du eine Personen- oder eine Kapitalgesellschaft gründest, der Einkommensteuer bzw. der Körperschaftsteuer. Leistungen ambulanter Pflegedienste sind von der Umsatzsteuer befreit, sofern in mindestens 40 Prozent der Fälle die Pflegekosten im vorherigen Kalenderjahr von den gesetzlichen Trägern der Sozialversicherung oder der Sozialhilfe ganz oder überwiegend getragen wurden. Einkommen-, Körperschaft- und gegebenenfalls Umsatzsteuer zahlst Du direkt an das Finanzamt. Die Gewerbesteuer hingegen ist eine Gemeindesteuer, die direkt von der Stadt oder Gemeinde, in der Deine Baufirma ihren Sitz hat, erhoben und auch an diese abgeführt wird. 

Neben dem Finanzamt informiert das Gewerbeamt gleichzeitig die zuständige Berufsgenossenschaft darüber, dass Du einen Pflegedienst gegründet hast.

Schritt 5: IK-Nummer beantragen

Das Institutionskennzeichen (IK-Nummer) zur Abrechnung der erbrachten Pflegeleistungen bekommst Du über einen formlosen Antrag bei der SVI (Sammel- und Verteilungsstelle) der zuständigen Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen (ARGE-IK).

Schritt 6: Betriebsnummer

Um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzustellen, musst Du eine Betriebsnummer (BBNR) bei der Agentur für Arbeit beantragen. Ohne eine gültige Betriebsnummer darfst Du als Unternehmer keine eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigen. Mithilfe der Betriebsnummer werden Unternehmen in Deutschland eindeutig identifiziert, um Meldungen zur Sozialversicherung für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte an die Sozialversicherungsträger zu übermitteln.

Handelsregistereintrag

Abhängig davon, in welcher Rechtsform Du Deinen Pflegedienst eröffnen willst, musst Du Dein Unternehmen zusätzlich beim Handelsregister anmelden. Zu den handelsregisterpflichtigen Gesellschaftsformen zählen beispielsweise die GmbH und die UG.

Hast Du an alles gedacht, steht Dir nichts mehr im Weg, um Deinen eigenen Pflegedienst zu eröffnen!


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