Projektmanagementtools: Passende Tools für Deine Projekte

Yasmin
Yasmin September 2020 10 Min

Der Erfolg eines Projekts hängt maßgeblich von einer sorgfältigen Planung ab. Welche Aktivitäten und Aufgaben müssen zu welchem Zeitpunkt erledigt werden? Welche Aktivitäten hängen von der Erledigung weiterer Aufgaben ab? Gerade bei komplexen Projekten geht der Überblick schnell verloren. Hilfe erhältst Du durch Projektmanagementtools oder Projektmanagement-Software (PMS), die Dich im besten Fall gleichzeitig bei den Aufgaben des Projektmanagements sowie der operativen Projektarbeit unterstützt. Das heißt Du als Projektmanager definierst die geplanten Aufgaben und Timelines und Deine Projektmitarbeiter dokumentieren ihrer Ergebnisse, sodass die Übersicht sowie zeitliche Abfolgen jederzeit aktuell einsehbar sind.

Welche Arten von Projektmanagementtools gibt es?

Es gibt zahlreiche Projektmanagementtools, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Wer die Software nur jeweils für ein einzelnes Projekt einsetzen möchtet, entscheidet sich für sogenannte Single Project Management Systems. Für den Einsatz eines Tools für mehrere Projekte eignen sich Multi Project Management Systems. Die unterschiedlichen Angebote sind wahlweise planungs-, prozess, ressourcen- oder serviceorientiert ausgerichtet. Projektmanagementtools, die unternehmensweit zum Einsatz kommen, werden als Enterprise Project Management Systems bezeichnet. Eine weitere Art von Projektmanagementsoftware sind Project Collaboration Platforms, die beispielsweise als Kommunikationslösung in Projekten eingesetzt wird. Darüber hinaus können beispielsweise auch Office-Lösungen oder Datenbankensysteme, die nicht speziell als Projektmanagementtools gedacht sind oder Methoden wie Mindmapping zweckentfremdet werden.

On premise vs. cloudbasiert

Die Digitalisierung beeinflusst die Entwicklung von PM-Tools im Hinblick auf ihre Funktionalitäten und die Verfügbarkeit. Mittlerweile sind die unterschiedlichen Tools in zahlreichen Ausprägungen erhältlich. Klassisch wird eine Standardsoftware oder eine frei konfigurierbare Software auf dem Rechner der Anwender installiert. In diesem Fall spricht man von einer on-premise-Lösung. Diese Lösungen können kostenpflichtig oder frei verfügbar erhältlich sein. Im Gegensatz dazu stehen cloudbasierte Projektmanagementtools. Hier bedarf es keiner server- und clientseitiger Installation, sondern lediglich einer Registrierung beim Anbieter. Mit der Anmeldung ist das PM-Tool online sofort nutzbar.

Wie findest Du passende Projektmanagementtools?

Es gibt ein riesiges Angebot am Markt: Hier das richtige Projektmanagementtool für Dich und Dein Unternehmen zu finden, ist eine echte Herausforderung. Am Anfang steht zunächst die genaue Analyse, wie Projekte bisher geplant und gesteuert werden. Diese Analyse zeigt Dir zum einen die Schwachstellen auf. Zum anderen macht sie deutlich, wo Dich ein Projektmanagementtool sinnvoll unterstützen kann und welche Funktionalitäten es mitbringen muss. Für die Akzeptanz im Team solltest Du Deine Mitarbeiter in diesen Prozess mit einbeziehen. Klären mit ihnen, welche Funktionen sie tatsächlich benötigen. Zu den möglichen Anforderungen zählen beispielsweise die Möglichkeit, Gantt-Diagramme oder To-do-Listen zu erstellen, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung und Budgetverwaltung, Schnittstellen oder Integrationen weiterer Programme oder die Verfügbarkeit einer mobilen App.

Gantt-Diagramme

Das Gantt-Diagramm ist ein Instrument im Projektmanagement, das die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt. Dabei werden die einzelnen Aktivitäten mit einem waagerechten Balken dargestellt. Da die Übersicht bei einer großen Anzahl an Aktivitäten schnell verloren geht, kommt es bei der Erstellung des Diagramms auf den richtigen Detaillierungsgrad an.

In einem nächsten Schritt kläre die technischen Voraussetzungen. Stellt sich später heraus, dass ein Projektmanagementtool nicht mit Deiner technischen Infrastruktur zusammenpasst, fängt Deine Suche wieder von vorne an.

Mit diesen Anforderungen startest Du in die Produktrecherche und kannst das Angebot schon einmal erheblich einschränken. Achte bei Deiner Auswahl darauf, dass Du die Software im Vorfeld testen kannst, um herauszufinden, ob sie tatsächlich Deine Anforderungen erfüllt, benutzerfreundlich ist und welcher Aufwand entsteht, um das PM-Tool zu implementieren. Mit diesen Test grenzt Du die Auswahl weiter ein und findest Schritt für Schritt die passende Lösung.

Welche Vorteile bieten Dir Projektmanagementtools?

Eine neue Software einzuführen, macht zunächst einmal etwas Arbeit. Hast Du einmal die richtige Auswahl getroffen, macht sich diese Arbeit allerdings schnell bezahlt. Das passende Projektmanagementtool unterstützt Dich im gesamten Projektlebenszyklus und unterstützt Dich und Dein Team bei der Projektplanung sowie dem Aufgaben-, Dokumenten- und Ressourcenmanagement. Das sorgt für einen besseren Überblick und spart damit wertvolle Zeit. Darüber hinaus automatisiert das PM-Tool Deine Kommunikations- und Abstimmungsprozesse. So stellst Du sicher, dass keine Informationen verloren gehen. Jeder Projektmitarbeiter hat jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Daten und Dokumente, kennt die Deadlines, das Budget und die Ansprechpartner für die einzelnen Aufgaben und Aktivitäten. Diese Transparenz erleichtert allen die Arbeit, vermeidet Doppelarbeiten und minimiert den administrativen Aufwand für den Projektmanager. Budget- oder Terminwarnungen unterstützen zusätzlich, Probleme rechtzeitig zu erkennen und ihnen entgegensteuern zu können.

Eine Auswahl kostenloser und kostenpflichtiger Projektmanagementtools

Asana

Unabhängig davon, wie komplex Deine Projekte sind, unterstützt Dich Asana bei der Verwaltung und Organisation. Asana ist eine webbasierte Anwendung, die als Software-as-a-Service vom Hersteller zur Verfügung gestellt wird. Asana dient gleichzeitig als Collaboration Tool, dass die Zusammenarbeit im Team unterstützt.

Zum Funktionsumfang zählen beispielsweise die Möglichkeit

  • zur Erstellung von Projekten, Aufgaben und Unteraufgaben,
  • der Zuweisung von Aufgaben an Verantwortliche,
  • der Nutzung benutzerdefinierter Vorlagen und Felder,
  • Fälligkeitsdaten und Zeiten festzulegen,
  • Meilensteine und Abhängigkeiten zu kennzeichnen,
  • Dokumentenhänge beizufügen,
  • Genehmigungsprozesse zu integrieren.

Im Dashboard findest Du sämtliche projekt- und aufgabenbezogenen Informationen wie Notizen, Kommentare oder weiterführende Links und kannst mithilfe von Checklisten bereits erledigte Tasks abhaken. So behältst Du den Überblick über noch offenen Aufgaben. Über die Adminfunktion stellst Du sicher, dass alle Projektbeteiligten auf die relevanten Informationen zugreifen kann. Die Projektkommunikation findet mithilfe von Kommentaren und Diskussionen ebenfalls im PM-Tool statt. Asana bietet auch eine App an, die sowohl über Android als auch mit iOS-Smartphones nutzbar ist. Mit der Möglichkeit, weitere Tools in Asana zu integrieren, kannst Du das gesamte Projekt an nur einem Ort nachverfolgen.

In der Basic-Variante können bis zu 15 Mitglieder das Projektmanagement-Tool kostenlos nutzen. Die kostenpflichtige Premium- und Business-Variante kannst Du gratis testen.

awork

awork eignet sich laut Herstellerangaben optimal für Teams, die gemeinsam an Projekten oder Aufgaben arbeiten. Mit den enthaltenen Funktionen lassen sich Projekte planen, Zeiten erfassen und Aufgaben im Blick behalten.

Dazu zählen beispielsweise

  • die automatische Projektplanung,
  • Zeiterfassung und -auswertung,
  • To-do-Listen und Projektvorlagen,
  • ein Rechtemanagement,
  • die Anbindung an ein Rechnungstool sowie
  • weitere Möglichkeiten zur Integration von Tools.

Fristen und Meilensteine werden übersichtlich für das ganze Team dargestellt. Mit nur einem Klick kannst Du Deine Aufgaben auch in Kanban-Boards darstellen.

Das Tool ist DSGVO-konform, in Deutschland entwickelt und wird auch hier gehosted. Du kannst awork 14 Tage lang kostenlos testen. Danach stehen Dir der Premium Account für 10 Euro pro Monat und Nutzer oder der Enterprise Account für 15 Euro pro Nutzer und Monat zur Auswahl.

Bitrix 24

Bitrix24 ist ein Projektmanagement-Tool, das nicht nur Funktionen für das Management von Aufgaben und Projekten, sondern darüber hinaus auch Möglichkeiten zur Projektkommunikation, ein CRM-Tool sowie ein Kunden-Contact-Center und ein Tool zur Erstellung von Websites anbietet. Die mobile App ist für iOS und Android verfügbar.

Im kostenlosen Anfängerpaket free sind zum Beispiel folgende Funktionen enthalten:

  • Aufgaben- und Projekterstellung
  • Kommunikation
  • Chats und Videocalls
  • CRM-System
  • 5 Gigabyte Cloud-Speicher
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factro

factro ist ein cloudbasiertes Projektmanagementtool, mit dem Du online Projekte erstellen, Aufgaben planen, terminieren, priorisieren, zurückmelden kannst und über alle Änderungen informiert wirst.

Im Funktionsumfang ist folgendes enthalten:

  • Projektstrukturbaum
  • Tabellenansicht
  • Kanban-Board
  • Gantt-Charts
  • Aufgabenlisten

Der Schutz Deiner Daten ist durch Entwicklung, Design und Support in Deutschland sichergestellt. Das Unternehmen sichert Nutzern die volle EU-DSGVO-Konformität sowie die Beachtung des neuen deutschen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) zu.

In der Variante Basic Cloud arbeiten bis zu 10 Nutzer kostenlos mit der Software. Weitere Funktionen sind in den kostenpflichtigen Varianten enthalten, die Du zunächst kostenlos testen kannst.

InLoox

InLoox ist eine Software zur Projektplanung, Projektdokumentation, zum Mind Mapping und Projekt-Controlling, die Du integriert in Microsoft Outlook on premise oder mit WebInLoox als als SaaS-Lösung nutzen kannst.

Im Funktionsumfang sind folgende Tools enthalten:

  • Tools für das Aufgaben- und Projektmanagement
  • Tools zur Zusammenarbeit und Kommunikation
  • Tools für das Aufgaben-, Dokumenten- und Ressourcenmanagement

InLoox bietet volle DSGVO-Konformität und wie an Server-Standorten in Deutschland gehosted.

Du kannst InLoox 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Die kostenpflichtige Version für das Projektmanagement in Deinem Netzwerk (on premise) gibt es zum Einmalpreis ab 490 Euro. Das flexiblere Mietmodell in der Cloud (SaaS) kostet ab 24,95 Euro pro User und Monat.

Microsoft Projects

MS Projects ist das Projektmanagement von Microsoft, mit dem Du agile Projekte mit einfachen visuellen Task Boards verwalten kannst. Scrum, Kanban oder benutzerdefinierte Workflows unterstützen Dich bei der Visualisierung von Aufgaben, Projekten, Meilensteinen und bereits erledigten To-dos.

Zum Funktionsumfang zählen beispielsweise:

  • Zentralen Project-Startseite mit weiteren Ansichten wie einer Raster-, Board- oder Gantt-Ansicht
  • Collaborations und Kommunikationstools
  • Projekt- und Zeitplanung
  • Gemeinsame Dokumenterstellung und -bearbeitung
  • Ressourcen- und Bedarfsmanagement

MS Projects lässt sich leicht in andere Microsoft- und Windows-Anwendungen integrieren. Die verschiedenen Project Pläne kannst Du 30 Tage lang kostenlos testen, danach liegen die Preise zwischen 8,40 Euro und 46,40 Euro pro Nutzer und Monat.

monday

Mit monday kannst Du benutzerdefinierte Workflows erstellen, um Projekte, Prozesse und die tägliche Arbeit auszuführen.

Zu den Funktionen zur Verwaltung von Projekten über das Dashboard gehören:

  • Ressourcen- und Projektmanagement
  • Zeiterfassung
  • Zusammenarbeit in Teams
  • Berichtsfunktionen

Du kannst das Tool individuell an Deiner Bedürfnisse anpassen und unterschiedliche Methoden, beispielsweise Kanban, nutzen. Zudem ist die Integration zahlreicher weiteren Anwendungen wie Slack, Google Drive, Google Mail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox oder Typeform möglich.

Die unterschiedlichen Pakete kannst Du kostenlos testen. Danach entstehen kosten zwischen 8 und 16 Euro pro Nutzer und Monat.

Open Project

OpenProject ist eine Open-Source-Lösung zur team- und standortübergreifende Zusammenarbeit in Projekten. Zusätzlich lassen sich mit Plug-Ins zahlreiche Funktionen ergänzen. 

Zu den Funktionen bei Openproject gehören unter anderem:

  • Gantt-Charts
  • Meilensteinplan
  • Zeiterfassung
  • Ressourcenplanung

OpenProject erfüllt höchste Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen nach deutschem Standard.

OpenProject gibt es als Enterprise-on-premise-Variante inklusive Support, Premium- und Sicherheitsfunktionen für die selbstverwaltete Nutzung auf der eigenen Infrastruktur. Die Kosten berechnen sich nach Anzahl der Nutzer. Die SaaS-Lösung ist preiswerter, erfordert keine Installation auf Kundenseite und bietet professionelles Hosting sowie zusätzliche Premium-Funktionen und Support. Der Preis richtet sich ebenfalls nach der Anzahl der Nutzer.

Smartsheet

Wer Excel mag, wird Smartsheet lieben. Smartsheet ist eine kostenlose SaaS-Lösung aus den USA, die mit interaktiven, intelligenten Tabellen arbeitet. Teams organisieren ihre Projekte und Aufgaben als Tabelle, über die sich alle relevanten Informationen schnell überblicken lassen.

Trello

Trello ist ein auf Kanban basierender Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienst. Die benutzerfreundliche Ansicht kann als Workflow oder als Notizzettel angelegt werden. Weitere Ansichten wie ein Gantt-Chart, eine Aufgabenliste oder ein Projektstrukturplan fehlen, was es Dir erschwert, einen Überblick über komplexe Projekte zu behalten.

Trello ist in der free Variante kostenlos.

Wrike

Wrike ist eine cloudbasierte, teamübergreifende Software für Collaboration und Projektmanagement, mit der Du Projektpläne erstellen und anpassen, Aufgaben priorisieren, Zeitpläne erstellen und verfolgen sowie mit Teammitgliedern online zusammenzuarbeiten kannst. Über Apps für das iPhone und für Android bleibt das Team immer auf dem aktuellen Stand. In dem Tool sind Google Docs und Dropbox integriert und sogar die Onlinebearbeitung von MS-Office-Dateien ist möglich.

Zu den Funktionen des Projektmanagementtools gehören:

  • Integrierte E-Mail-Funktion im Projektmanagement
  • Drag & Drop-Funktion, mit Du Aufgaben zwischen Projektordnern verschieben kannst
  • Gantt-Diagramme
  • Reportings

Die Basisvariante für bis zu fünf Nutzern ist kostenlos. Die kostenpflichtigen Varianten Professional, Business und Enterprise kannst Du kostenlos testen.

Zoho Projects

Zoho Projects ist eine Anwendung, die klassische und agile Projektmanagementteams zusammen bringt. Das sogenannte Hybrid-Projektmanagement bietet mit Soho Project ein Projektmanagementtool für mit gängigen Applikationen wie: 

  • Aufgabenverwaltungen
  • Dokumentenaustausch
  • Erstellung von Milestones
  • Zeiterfassung
  • Kalenderfunktionen
  • Gantt-Diagramme

Der kostenlose Tarif beinhaltet drei Benutzer, zwei Projekte, einen Datenspeicher von 10 MB und einen Gantt-Diagramm-Viewer. Eine kostenlose zehntägige Testversion bietet Dir einen Einblick in die Funktionen der zahlungspflichtigen Versionen, die ab 3 Euro pro Nutzer und Monat erhältlich sind.

Welche Projektmanagementtools passen zu Dir?

Dies ist nur eine kleine Auswahl, natürlich findest Du am Markt noch viele weitere Angebote. Welches Tool zu Dir passt, hängt von Art und Umfang Deiner Projekte sowie Deinen speziellen Anforderungen ab.

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