Protokoll schreiben: So machen Sie es richtig

Zugegeben, ein Meeting zu protokollieren gehört für viele nicht gerade zu den Lieblingsaufgaben im Berufsleben. Doch die Mitschrift ist wichtig, damit das Gespräch auch später noch nachvollziehbar ist – insbesondere für nicht Anwesende. Wir erklären Ihnen, wie Sie ein professionelles Protokoll schreiben sollten, welche Arten von Protokollen es gibt und wie das Mitschreiben am besten gelingt.

Im Grunde genommen haben wir alle bereits in der Schule gelernt, ein Protokoll zu schreiben. Jede Mitschrift im Unterricht ist eine Art von Protokoll. Auch in der Uni gehört das Protokollieren von Vorträgen zum Alltag.

Im Berufsleben wird das Protokollieren von Meetings und Gesprächen meist zur gelegentlichen Aufgabe, die einem von dem Chef oder der Chefin oder Mitarbeitenden anvertraut wird. Nichtsdestotrotz ist es dann hilfreich zu wissen, welche Art von Protokoll von Ihnen erwartet wird und wie Sie es dementsprechend richtig anstellen. 

Meist hängt die Art des Protokolls vom Inhalt des Gesprächs ab. In der Regel reicht ein Ergebnisprotokoll, aber bei wichtigen Verhandlungen kann auch ein ausführliches Verlaufsprotokoll verlangt werden. Wenn Sie diese beiden Formen der Mitschrift beherrschen, kommen Sie in der Regel in allen Situationen zurecht. 

Es gibt noch ein paar Sonderformen, wie das Kurzprotokoll oder das Wortprotokoll, aber das Prinzip bleibt beim Schreiben eines jeden Protokolls gleich: Es gibt einen Vorgang, der je nach Bedarf mehr oder weniger ausführlich beschrieben wird.

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Das Ergebnisprotokoll orientiert sich an den Ergebnissen einer Beobachtung, Besprechung oder auch Sitzung und gibt keine Redebeiträge wieder, sondern liefert lediglich Kernaussagen und Beschlüsse des Meetings oder Gesprächs. Folglich werden Redebeiträge in Kategorien angeordnet und gleiche Beiträge von unterschiedlichen Sprecher:innen zusammengefasst. Nebensächliche Gedankengänge, Abschweifungen und unnötige Ausführungen sollten Sie weglassen und nicht ins Protokoll mit aufnehmen. 

Das Ergebnisprotokoll wird immer in der Gegenwart geschrieben und alle wichtigen Punkte werden stichpunktartig und in einer logischen Reihenfolge zusammengefasst. Wenn Sie es ganz korrekt machen wollen, können Sie für das Ergebnisprotokoll als Grundlage ein Verlaufsprotokoll anfertigen und die Ergebnisse daraus nach dem Meeting zusammenfassen.

Besonders geeignet ist das Ergebnisprotokoll für Konferenzen und Diskussionen, die Beschlüsse beinhalten, bei denen die Argumente auf dem Weg dorthin aber nicht ausschlaggebend sind. Die Mitschrift sollte allen, die sie lesen, einen schnellen Überblick über die Ergebnisse der Verhandlung verschaffen. 

Beim Schreiben eines Ergebnisprotokolls ist es besonders wichtig, Ihr Augenmerk auf eine objektive Darstellung zu legen, da das Ergebnisprotokoll anfällig für subjektive Inhalte ist (Auswahl und Darstellung der Ergebnisse).

Drücken Sie sich in jedem Fall sachlich aus, die Gefühlslagen der einzelnen Redner:innen gehören nicht in eine professionelle Notiz. Auch wenn Sie ihrem Entschluss nicht zustimmen, vermeiden Sie Vermerke dazu.

Das Verlaufsprotokoll gibt den Ablauf eines Ereignisses oder eines Meetings wieder. Das bedeutet, dass es im Gegensatz zum Ergebnisprotokoll aufzeigt, welche Redebeiträge beim Zusammentreffen geäußert wurden.

Sie sollten die einzelnen Äußerungen der Sprecher:innen möglichst genau wiedergeben und zeitlich erfassen. 

Das Verlaufsprotokoll ist wie das Ergebnisprotokoll stets im Präsens verfasst und in Stichpunkte gegliedert. Sie können ganze Redebeiträge in indirekter Rede wiedergeben. Besonders geeignet ist das Verlaufsprotokoll für Vereinssitzungen oder Versammlungen und Meetings, bei denen bestimmte Ergebnisse durch argumentative Gespräche erlangt werden. Aber auch im Bereich der Naturwissenschaften ist es sinnvoll, diese Form zu wählen, da so alle Abläufe exakt festgehalten werden können. 

Die Redebeiträge werden deshalb genannt, weil Entschlüsse, Meinungen und Konklusionen stets nachvollziehbar bleiben sollen und somit eine Hinführung erforderlich ist.

Verlaufsprotokolle sind vor allem dann vorteilhaft, wenn einzelne Gedankengänge oder Beobachtungen exakt nachempfunden werden sollen.

Achten Sie aber besonders darauf, nicht zu ausschweifend zu werden und das Protokoll nicht unübersichtlich werden zu lassen. Das passiert bei dieser Art der Mitschrift schneller als beim Ergebnisprotokoll, was daran liegt, dass das Verlaufsprotokoll stets chronologisch verfasst wird, weshalb Abschweifungen eine stringente Abfolge stören können.

Drücken Sie sich in jedem Fall sachlich aus, die Gefühlslagen der einzelnen Redner:innen gehören nicht in eine professionelle Notiz. Auch wenn Sie ihrem Entschluss nicht zustimmen, vermeiden Sie Vermerke dazu.

Das wörtliche Protokoll ist eine Sonderform des Verlaufsprotokolls und macht das, was der Name schon verrät: Es gibt den Wortlaut wieder und versucht, alle Äußerungen zu protokollieren.

Es kommt zum Beispiel bei Gerichtsverhandlungen zum Einsatz. Dabei werden alle Zeugenaussagen im Wortlaut protokolliert, um auch im Nachhinein einen Überblick der Verhandlung zu schaffen. Hierbei wäre eine Kürzung durch den Protokollanten oder die Protokollantin sogar hinderlich, da oftmals nicht klar ist, welche Aussagen für den Prozess im Nachhinein eine Rolle spielen. Auch politische Debatten im Bundestag werden häufig durch ein wörtliches Protokoll festgehalten. 

Wichtig ist, dass Sie sich beim wörtlichen Protokollieren an die gängigen Zitierregeln halten, sodass alle Aussagen im Nachhinein den einzelnen Gesprächsparteien zugeordnet werden können. Gerade bei strittigen Fragen oder Aussagen sind solche Nachweise im Nachhinein mitunter entscheidend.

Diese Form des Protokollschreibens ist ideal, um ein Gespräch nahezu „live“ mitzuverfolgen. Dafür sollte der oder die Protokollant:in jedoch Stenografie beherrschen (Schnellschrift), um überhaupt alle Aussagen schriftlich festhalten zu können.

Allerdings kann das wörtliche Protokoll recht unübersichtlich werden, da die Informationen und Aussagen chronologisch erfasst werden, wodurch eine Ordnung kaum aufrechtzuerhalten ist.

Ein Kurzprotokoll hält, ähnlich wie das Ergebnisprotokoll, lediglich die getroffenen Entscheidungen, Beschlüsse und Ergebnisse fest. Oft wird es auch als eine abgespeckte Form des Ergebnisprotokolls betrachtet. Wer sowohl das Schreiben eines Ergebnisprotokolls als auch eines Verlaufsprotokolls beherrscht, meistert auch alle Unter- und Mischformen ohne Probleme. 

Sie können die Beiträge in einem Kurzprotokoll in stark geraffter Form dokumentieren. Aber achte darauf, dass am inhaltlichen Sinn nichts verändert werden darf. Eigene Kommentare und Interpretationen fallen selbstverständlich auch bei dieser Form der Protokollierung weg.

Beim Schreiben eines Kurzprotokolls ist es besonders wichtig, ob subjektiv zu bleiben und die Ergebnisse nicht auf Ihrer eigenen Meinung beruhend aufzuschreiben. Drücken Sie sich immer sachlich aus, die Gefühlslagen der einzelnen Redner:innen gehören nicht in das Kurzprotokoll. 

Nachdem Sie hier einige Informationen über die verschiedenen Arten der Protokolle erhalten und erfahren haben, wie man sie richtig schreibt, wollen wir Ihnen zum Abschluss noch ein paar allgemeine Tipps und Ratschläge zum richtigen Protokollieren mitgeben.