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Protokoll schreiben: So machst Du es richtig

Lukas Zoerner
Lukas Zoerner Mai 2021 8 Min

Inhaltsverzeichnis

Zugegeben, ein Meeting zu protokollieren gehört für viele nicht gerade zu den Lieblingsaufgaben im Berufsleben. Doch die Mitschrift ist wichtig, damit das Gespräch auch später noch nachvollziehbar ist – insbesondere für nicht Anwesende. Wir erklären Dir, wie Du ein professionelles Protokoll schreiben solltest, welche Arten von Protokollen es gibt und wie das Mitschreiben am besten gelingt.

Die verschiedenen Arten von Protokollen

Im Grunde genommen haben wir alle bereits in der Schule gelernt, ein Protokoll zu schreiben. Jede Mitschrift im Unterricht ist eine Art von Protokoll. Auch in der Uni gehört das Protokollieren von Vorträgen zum Alltag. Im Berufsleben wird das Protokollieren von Meetings und Gesprächen meist zur gelegentlichen Aufgabe, die einem vom Chef oder Kollegen anvertraut wird. Nichtsdestotrotz ist es dann hilfreich zu wissen, welche Art von Protokoll von Dir erwartet wird zu schreiben und wie Du es dementsprechend richtig anstellst. 

Meist hängt die Art des Protokolls vom Inhalt des Gesprächs ab. In der Regel reicht ein Ergebnisprotokoll, aber bei wichtigen Verhandlungen kann auch ein ausführliches Verlaufsprotokoll verlangt werden. Wenn Du diese beiden Formen der Mitschrift beherrscht, kommst Du damit in der Regel in allen Situationen zurecht. 

Es gibt noch ein paar Sonderformen, wie das Kurzprotokoll oder das Wortprotokoll, aber das Prinzip bleibt beim Schreiben eines jeden Protokolls gleich: Es gibt einen Vorgang, der je nach Bedarf mehr oder weniger ausführlich beschrieben wird.

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Das Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll orientiert sich an den Ergebnissen einer Beobachtung, Besprechung oder auch Sitzung und gibt keine Redebeiträge wieder, sondern liefert lediglich Kernaussagen und Beschlüsse des Meetings oder Gesprächs. Folglich werden Redebeiträge in Kategorien angeordnet und gleiche Beiträge von unterschiedlichen Sprechern zusammengefasst. Nebensächliche Gedankengänge, Abschweifungen und unnötige Ausführungen solltest Du weglassen und nicht ins Protokoll mit aufnehmen. 

Das Ergebnisprotokoll wird immer in der Gegenwart geschrieben und alle wichtigen Punkte werden stichpunktartig und in einer logischen Reihenfolge zusammengefasst. Wenn Du es ganz korrekt machen möchtest, kannst Du für das Ergebnisprotokoll als Grundlage ein Verlaufsprotokoll anfertigen und die Ergebnisse daraus nach dem Meeting zusammenzufassen. Besonders geeignet ist das Ergebnisprotokoll für Konferenzen und Diskussionen, die Beschlüsse beinhalten, bei denen die Argumente auf dem Weg dorthin aber nicht ausschlaggebend sind. Deine Mitschrift sollte jedem, der sie liest, einen schnellen Überblick über die Ergebnisse der Verhandlung verschaffen. 

Protokoll schreiben: Aufbau eines Ergebnisprotokolls

  • Protokollkopf (Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer und Abwesende, Dein Name).
  • Sofern vorhanden, kann ein Ablaufplan angeführt werden.
  • Sachliche und objektive Schilderung der Ergebnisse der Versammlung.
  • Die Sprecher werden in der Regel nicht namentlich erwähnt.
  • Unterschrift des Protokollführers und des Vorsitzenden der Versammlung.
  • Gibt es zu einer Diskussion Anlagen (Kopien, Dokumente, Handouts), musst Du diese als Anlage nennen und hinzufügen. Handelt es sich um Online-Quellen, sind diese am besten mit Zugriffsdatum anzugeben.

Beim Schreiben eines Ergebnisprotokolls ist es besonders wichtig, Dein Augenmerk auf eine objektive Darstellung zu legen, da das Ergebnisprotokoll anfällig für subjektive Inhalte ist (Auswahl und Darstellung der Ergebnisse).

Drücke Dich in jedem Fall sachlich aus, die Gefühlslagen der einzelnen Redner gehören nicht in eine professionelle Notiz. Auch wenn Du einem Entschluss nicht zustimmst, vermeide einen Vermerk dazu.

Das Verlaufsprotokoll

Das Verlaufsprotokoll gibt den Ablauf eines Ereignisses oder eines Meetings wieder. Das bedeutet, dass es im Gegensatz zum Ergebnisprotokoll aufzeigt, welche Redebeiträge beim Zusammentreffen geäußert wurden.

Du solltest die einzelnen Äußerungen der Sprecher möglichst genau wiedergeben und zeitlich erfassen. 

Das Verlaufsprotokoll ist wie das Ergebnisprotokoll stets im Präsens verfasst und in Stichpunkte gegliedert. Du kannst ganze Redebeiträge in indirekter Rede wiedergeben. Besonders geeignet ist das Verlaufsprotokoll für Vereinssitzungen oder Versammlungen und Meetings, bei denen bestimmte Ergebnisse durch argumentative Gespräche erlangt werden. Aber auch im Bereich der Naturwissenschaften ist es sinnvoll, diese Form zu wählen, da so alle Abläufe exakt festgehalten werden können. 

Die Redebeiträge werden deshalb genannt, weil Entschlüsse, Meinungen und Konklusionen stets nachvollziehbar bleiben sollen und somit eine Hinführung erforderlich ist.

Protokoll schreiben: Aufbau eines Verlaufsprotokolls

  • Protokollkopf (Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer und Abwesende, Dein Name).
  • Nennung der einzelnen Punkte der Tagesordnung, sofern eine vorhanden ist.
  • Knappe, sachliche und objektive Schilderung der Beschlüsse und wie es zu diesen gekommen ist. Es werden also nicht nur Ergebnisse protokolliert, sondern auch deren Entstehungsprozess.
  • Unterschrift des Protokollführers/von Dir und des Vorsitzenden der Versammlung.
  • Gibt es zu einer Diskussion Anlagen (Kopien, Dokumente, Handouts), solltest Du diese beifügen. Online-Quellen sind auch hier am besten mit Zugriffsdatum anzugeben. 

Verlaufsprotokolle sind vor allem dann vorteilhaft, wenn einzelne Gedankengänge oder Beobachtungen exakt nachempfunden werden sollen.

Achte aber besonders darauf, nicht zu ausschweifend zu werden und das Protokoll nicht unübersichtlich werden zu lassen. Das passiert bei dieser Art der Mitschrift schneller als beim Ergebnisprotokoll, was daran liegt, dass das Verlaufsprotokoll stets chronologisch verfasst wird, weshalb Abschweifungen eine stringente Abfolge stören können.

Drücke Dich in jedem Fall sachlich aus, die Gefühlslagen der einzelnen Redner gehören nicht in eine professionelle Notiz. Auch wenn Du einem Entschluss nicht zustimmst, vermeide einen Vermerk dazu.

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Das wörtliche Protokoll

Das wörtliche Protokoll ist eine Sonderform des Verlaufsprotokolls und macht das, was der Name schon verrät: Es gibt den Wortlaut wieder und versucht, alle Äußerungen zu protokollieren. 

Es kommt zum Beispiel bei Gerichtsverhandlungen zum Einsatz. Dabei werden alle Zeugenaussagen im Wortlaut protokolliert, um auch im Nachhinein einen Überblick der Verhandlung zu schaffen. Hierbei wäre eine Kürzung durch den Protokollanten sogar hinderlich, da oftmals nicht klar ist, welche Aussagen für den Prozess im Nachhinein eine Rolle spielen. Auch politische Debatten im Bundestag werden häufig durch ein wörtliches Protokoll festgehalten. 

Wichtig ist, dass Du Dich beim wörtlichen Protokollieren an die gängigen Zitierregeln hältst, sodass alle Aussagen im Nachhinein den einzelnen Gesprächsparteien zugeordnet werden können. Gerade bei strittigen Fragen oder Aussagen sind solche Nachweise im Nachhinein mitunter entscheidend.

Protokoll schreiben: Aufbau eines wörtlichen Protokolls

  • Protokollkopf (Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer und Abwesende, Dein Name).
  • Ausführliche, genaue und objektive Schilderung der Verhandlung oder des Gesprächs.
  • Weiterhin werden alle nicht gesprochenen Aspekte benannt – wie z.B. Störungen und Nonverbales.
  • Unterschrift des Protokollführers und des Vorsitzenden der Veranstaltung.

Diese Form des Protokollschreibens ist ideal, um ein Gespräch nahezu „live“ mitzuverfolgen. Dafür sollte ein Protokollant jedoch Stenografie beherrschen (Schnellschrift), um überhaupt alle Aussagen schriftlich festhalten zu können.

Allerdings kann das wörtliche Protokoll recht unübersichtlich werden, da die Informationen und Aussagen chronologisch erfasst werden, wodurch eine Ordnung kaum aufrechtzuerhalten ist.

Das Kurzprotokoll

Ein Kurzprotokoll hält, ähnlich wie das Ergebnisprotokoll, lediglich die getroffenen Entscheidungen, Beschlüsse und Ergebnisse fest. Oft wird es auch als eine abgespeckte Form des Ergebnisprotokolls betrachtet. Wer sowohl das Schreiben eines Ergebnisprotokolls als auch eines Verlaufsprotokolls beherrscht, meistert auch alle Unter- und Mischformen ohne Probleme. 

Du kannst die Beiträge in einem Kurzprotokoll in stark geraffter Form dokumentieren. Aber achte darauf, dass am inhaltlichen Sinn nichts verändert werden darf. Eigene Kommentare und Interpretationen fallen selbstverständlich auch bei dieser Form der Protokollierung weg.

Protokoll schreiben: Aufbau eines Kurzprotokolls:

  • Protokollkopf (Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer und Abwesende, Dein Name).
  • Sachliche und objektive Schilderung der Ergebnisse der Versammlung.
  • Die Sprecher werden nicht namentlich erwähnt.
  • Unterschrift des Protokollführers und des Vorsitzenden der Versammlung.
  • Gibt es zu einer Diskussion Anlagen, kannst Du diese hinzufügen. Handelt es sich um Online-Quellen, sind diese am besten mit Zugriffsdatum anzugeben.

Beim Schreiben eines Kurzprotokolls ist es besonders wichtig, ob subjektiv zu bleiben und die Ergebnisse nicht auf Deiner eigenen Meinung beruhend aufzuschreiben. Drücke Dich immer sachlich aus, die Gefühlslagen der einzelnen Redner gehören nicht in das Kurzprotokoll. 

Allgemeine Tipps zum Schreiben eines Protokolls

Nachdem Du hier einige Informationen über die verschiedenen Arten der Protokolle erhalten und erfahren hast, wie man sie richtig schreibt, wollen wir Dir zum Abschluss noch ein paar allgemeine Tipps und Ratschläge zum richtigen Protokollieren mitgeben. 

  • Berücksichtige die Zielgruppe: Du schreibst nicht für Dich selbst, sondern für die Teilnehmer und nicht anwesenden Personen. Eine außenstehende Person sollte das Meeting anhand Deines Protokolls nachvollziehen können.
  • Keine Angst vor Rückfragen! Wenn Du etwas nicht genau mitbekommen oder verstanden hast, frag nach. Das ist kein Zeichen von Unaufmerksamkeit, sondern zeigt, dass Du Deine Aufgabe ernst nimmst und alles gut zusammenfassen möchtest. 
  • Konzentriere Dich auf die Ergebnisse, nicht auf die Diskussion. Denke daran, dass es nicht darum geht, jede getätigte Aussage im Meeting aufzuschreiben, sondern die erreichten Ergebnisse.
  • Kategorisiere Deine Aufzeichnungen: Handelt es sich um eine Abstimmung, eine Entscheidung, eine noch offene Frage, eine beschlossene Maßnahme oder lediglich um eine Information? Kategorien erleichtern das Lesen des fertigen Protokolls.
  • Erledige zügig die Nachbereitung, auch wenn es lästig ist. Je schneller Du im Anschluss an die Sitzung das Protokoll erstellst, desto präsenter sind die Inhalte in Deinem Kopf und desto leichter wird es Dir fallen, zu schreiben. 
  • Bleib sachlich: Ein Protokoll ist ein Geschäftsdokument. Es geht nicht darum, wer etwas wie gesagt hat, sondern um die Sachaussage. Vermeide Bewertungen.
  • Wenn Du Probleme hast, das Verfolgen der Diskussion und das Protokollieren unter einen Hut zu bringen, dann bitte um Einverständnis, dass die Sitzung aufgezeichnet wird. 
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