Erhalte 60€ für jedes Unternehmen, das Du für Penta wirbst.
Prämie sichern
Mehr

Freiberufler Rechnung schreiben: ein Leitfaden zur Erstellung

Yasmin
Yasmin Juli 2021 7 Min

Inhaltsverzeichnis

Die Freiberuflichkeit ist eine ganz besondere Form der Selbstständigkeit. Der Freiberufler gilt nicht als Gewerbetreibender und ist damit als einziger Unternehmer von der Gewerbesteuerpflicht befreit. Unter bestimmten Voraussetzungen kann er zudem die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und sich damit auch von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen. Was bedeutet diese steuerrechtliche Besonderheit im Unternehmeralltag – insbesondere im Hinblick auf die Rechnung, die ein Freiberufler schreibt?

Wer zählt als Freiberufler?

Das deutsche Gesetz unterscheidet bei Selbstständigen zwischen Gewerbetreibenden und Freiberuflern. Welche Tätigkeiten als freiberuflich gelten, legt § 18 Einkommensteuergesetz (EStG) fest. Bei diesen sogenannten Katalogberufen handelt es sich um selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten. Wer eine freiberufliche Tätigkeit ausübt, muss zudem eine entsprechende Qualifikation nachweisen. Zu den freien Berufen zählen beispielsweise 

  • Ärzte
  • Anwälte
  • Architekten
  • Ingenieure
  • Journalisten
  • Krankengymnasten
  • Freie Lehrer
  • Notare
  • Steuerberater
  • Übersetzer

Bist Du unsicher, ob Deine Tätigkeit als freier Berufe anerkannt ist, informiere Dich bei Deinem Finanzamt. Von dieser Einschätzung hängt es ab, ob Du von der Pflicht, Gewerbesteuer zu zahlen, befreit wirst. 

Der Freiberufler genießt neben der Gewerbesteuerbefreiung weitere Vorteile:

  • bei der Buchhaltung ist die einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ausreichend
  • er muss sich nicht in das Handelsregister eintragen
  • er ist nicht zur Mitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder der Handwerkskammer (HWK) und der Berufsgenossenschaft verpflichtet

Welche Vorschriften gelten bei der Erstellung einer Rechnung von einem Freiberufler?

Bei der Rechnung, die ein Freiberufler seinen Kunden für seine Leistung schreibt, macht der Gesetzgeber keine Ausnahmen. Für Freiberufler gelten grundsätzlich dieselben Vorschriften und Anforderungen wie für alle anderen Unternehmen. 

Was ist eine Rechnung?

Als Rechnung werden alle Dokumente, mit denen eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird, bezeichnet. Dabei spielt es keine Rolle, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr genannt wird. Neben der Rechnung sind weitere Bezeichnungen wie Honorarnote, Abrechnung, Quittung oder Zahlungsaufstellung üblich.

Alle Selbstständigen sind nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) gesetzlich dazu verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten, nachdem sie eine Dienstleistung für eine juristische Person oder einen Unternehmer erbracht oder eine Ware geliefert haben, eine Rechnung zu schreiben. Die Rechnung kann auf Papier oder digital erstellt und versendet werden. Eine Unterschrift ist nicht unbedingt notwendig. Wie eine rechtskonforme Rechnung auszusehen hat, regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG)

Echt, unveränderbar, lesbar

Wichtig ist, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung bzw. die Identität des Rechnungsstellers gewährleistet ist. Zudem muss die Rechnung unveränderbar sein. Das bedeutet, der Freiberufler kann eine Rechnung nicht in Word oder Excel an einen Kunden versenden. Entweder verschickt er die Rechnung per Post oder er wählt ein Dateiformat wie die PDF-Datei, die im Nachhinein nicht verändert werden kann. Last but not least muss die Lesbarkeit gewährleistet sein.

Welche Angaben gehören in die Rechnung von einem Freiberufler?

Für die korrekte Rechnungsstellung sind neben der Form vor allem die Pflichtangaben auf der Rechnung entscheidend. Dazu zählen

  • der vollständige Name des rechnungsstellenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • die vollständige Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • die Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Freiberuflers,
  • Datum der Rechnungsausstellung,
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer,
  • Menge und Bezeichnung der Ware(n) oder die Art und der Umfang (beispielsweise in Stunden) der sonstigen Leistung,
  • Datum der Lieferung oder Leistung
  • der Gesamtbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und -befreiungen
  • mögliche Rabatte & Skonti
  • die Zahlungsfrist (inkl. Angabe eines Datums)

Das Zahlungsziel kann der Freiberufler in seiner Rechnung individuell festlegen. Üblich ist ein Zeitraum von 14 Tagen bis vier Wochen, in dem die Rechnung vom Kunden beglichen werden muss. Das Zahlungsziel kann jedoch auch kürzer vereinbart werden. Wichtig ist, neben dem Zahlungsziel auch ein konkretes Datum aufzuführen. 

Die Angabe einer Bankverbindung – beispielsweise von Deinem Geschäftskonto – ist nicht verpflichtend, aber durchaus sinnvoll, damit alle notwendigen Informationen, die der Kunde braucht, um die Rechnung fristgerecht zu begleichen, auf einen Blick verfügbar sind.  

Freiberufler Rechnung schreiben Laptop

Fehler vermeiden

Das Finanzamt stellt anhand der fortlaufenden Rechnungsnummer die Rechtmäßigkeit, Vollständigkeit und Reihenfolge der Rechnungen fest. Darüber hinaus müssen Freiberufler wie alle Selbstständigen darauf achten, Fehler in ihren Rechnungen zu vermeiden. Fehlerhafte Rechnungen müssen storniert werden und anschließend unter einer neuen Rechnungsnummer ordnungsgemäß erstellt werden. Wurde eine Rechnung bereits begleichen, erhält der Kunde eine Korrekturrechnung. 

Kleinbetragsrechnung

In Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss kein gesonderter Umsatzsteuerausweis erfolgen. Angaben über den Zeitpunkt einer Leistung und über den Leistungsempfänger sind ebenfalls nicht notwendig.

Wie weisen Freiberufler die Umsatzsteuer in der Rechnung aus?

Wie jeder Unternehmer sind auch Angehörige der freien Berufe dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer auf ihre Lieferungen und Leistungen zu erheben und an das Finanzamt weiterzuleiten. Entsprechend ist der Freiberufler ebenfalls dazu verpflichtet, in seiner Rechnung den Nettobetrag und die Umsatzsteuer getrennt voneinander auszuweisen. 

19 oder 7 Prozent?

Das deutsche Steuerrecht unterscheidet zwischen dem Regelsteuersatz in Höhe von 19 Prozent auf den steuerpflichtigen Umsatz und dem ermäßigten Steuersatz von sieben Prozent auf den Umsatz täglich benötigter Güter. Hierzu zählen beispielsweise 

  • Lebens­mittel (überwiegend Grundnahrungsmittel)
  • Waren oder Dienstleistungen, die der Bildung oder dem gesell­schaftlichen Leben (Bücher, Zeitungen und Zeitschriften oder Kunst- und Kultur­angebote)
  • Tickets für den öffent­lichen Nah- und Fern­verkehr

Darüber hinaus gibt es Umsätze, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Dazu zählen laut § 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) beispielsweise

  • medizinische oder gesundheitliche Leistungen
  • Finanz-, Kredit-, und Versicherungsleistungen sowie deren Vermittlung
  • künstlerische Darbietungen
  • Verkauf, Vermietung oder Verpachtung von Grundstücken
  • Gewinne aus Glücksspielen

Freiberufler, die umsatzsteuerbefreite Leistungen gemäß § 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) erbringen, müssen in ihrer Rechnung zudem einen Grund für die Steuerbefreiung angeben.

Freiberufliche Journalisten

Kommentare zu politischen, kulturellen, wissenschaftlichen, wirtschaftlichen, technischen und religiösen Ereignissen und Entwicklungen, Kunstkritiken (Bücher, Theater, Musik, Filme) oder Reportagen, die über einen Tatsachenbericht hinaus gehen, zählen zu den Leistungen, auf die Journalisten den ermäßigten Steuersatz von sieben Prozent anwenden dürfen. Ausgenommen davon sind Journalisten, die lediglich Daten – beispielsweise bei Presseagenturen – sammeln und diese ohne eine redaktionelle Bearbeitung veröffentlichen. Um Abgrenzungschwierigkeiten zu vermeiden, lässt das Finanzamt zu, dass Journalisten grundsätzlich den ermäßigten Steuersatz auf Leistungen aus ihrer journalistischen Tätigkeit anwenden dürfen.

warum penta desktop

Penta verbindet Banking und Buchhaltung

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Das Finanzamt teilt dem Freiberufler eine Steuernummer für seine freiberufliche Tätigkeit zu, über die die Umsatzsteuer abgerechnet wird. Macht ein Freiberufler ausschließlich Geschäfte mit Privatpersonen oder anderen inländischen Unternehmen, ist die Angabe der Steuernummer auf seiner Rechnung ausreichend. Ein Freiberufler, der seine Leistungen darüber hinaus Unternehmen in anderen EU-Ländern zur Verfügung stellt oder selbst Angebote von Unternehmen aus diesen Ländern bezieht, benötigt zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Im Rahmen des sogenannnten innergemeinschaftlichen Handels muss ein Freiberufler auch die USt-IdNr. in seiner Rechnung aufführen, um Geschäfte im und mit dem Ausland abwickeln zu können. In diesem Fall wird die Umsatzsteuerschuld im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens umgekehrt. Das bedeutet: Nicht der Freiberufler als Leistungserbringer, sondern sein Kunde als Leistungsempfänger muss die Umsatzsteuer in seinem Heimatland an das Finanzamt entrichten.

Besonderheiten bei der Rechnung von Kleinunternehmern

Freiberufler können unter bestimmten die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und sich dadurch von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen. Entsprechend darf der Freiberufler als Kleinunternehmer in seinen Rechnungen auch nicht die Umsatzsteuer ausweisen und von seinen Kunden einziehen. Da keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, unterscheiden Freiberufler hier in der Rechnung auch nicht zwischen Brutto- und Nettobeträgen. Die Aufgliederung des Gesamtumsatzes nach den verschiedenen Steuersätzen entfällt ebenfalls, was die Erstellung der Rechnung für Kleinunternehmer deutlich vereinfacht.

Was ist ein Kleinunternehmer?

Der Begriff Kleinunternehmer stammt aus dem Umsatzsteuerrecht und bezeichnet Unternehmer mit einem Jahresumsatz von bis zu 22.000 Euro, die auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen müssen.

Freiberufler, die keine Umsatzsteuer zahlen, ergänzen in ihrer Rechnung einen entsprechenden Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG)  – beispielsweise „Keine Mehrwertsteuer, da Kleinunternehmerregelung“ – um Missverständnisse zu vermeiden.

Rechnung Freiberufler: Rechnungsvorlagen nutzen

Als Freiberufler kannst Du Dir das Schreiben von Rechnungen erleichtern, indem Du Vorlagen und Muster für die Rechnungserstellung nutzt. Entsprechende Vorlagen für Rechnungen mit und ohne den Ausweis der Mehrwertsteuer findest Du im Internet. Alternativ kannst Du eine Rechnungssoftware nutzen. Mit dem Geschäftskonto von Penta kannst Du beispielsweise Buchhaltungsintegrationen zahlreicher Anbieter wie Datev, Debitoor, lexoffice, sevDesk oder FastBill nutzen.

Das smarte Geschäftskonto für Freiberufler

Nach oben