Buchhaltung Finanzen

So erstellst Du eine professionelle Rechnung

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ivan 03 Oct 2019

Sie gehört zu jedem Unternehmen dazu, denn ohne sie wären keine Umsätze möglich: die Rechnung. Fast jedes Unternehmen muss Rechnungen schreiben, um Zahlungen einzutreiben und gleichzeitig für Ordnung in der eigenen Buchhaltung zu sorgen. Wenn Du gerade überlegst, ein Unternehmen zu gründen, oder noch auf der Suche nach einer passenden Lösung zum Rechnung schreiben für Deine junge Firma suchst, helfen wir Dir in diesem Blogartikel gerne weiter.

Die Buchhaltung ist sicherlich nicht die liebste Disziplin der allermeisten Unternehmer. Es gibt viele Regelungen zu beachten, das Fehlerrisiko ist hoch und außerdem ist es eine eher langweilige Aufgabe. Besonders beim Rechnung schreiben fehlt die Abwechslung: Hundert- oder gar tausendfach ähnliche Vorgänge abwickeln, macht auf Dauer wenig Spaß. Auch wenn das Rechnung schreiben und Rechnung aufbewahren natürlich einem wichtigen Zweck dient – der Generierung von Umsätzen und der Dokumentation von Geschäftsvorfällen nicht nur auf Deinem Geschäftskonto.

Was muss beim Rechnung schreiben beachtet werden?

Rechnung schreiben ist sicherlich kein einfaches Unterfangen. Vor allem dann nicht, wenn Du zum ersten Mal und ohne Rechnungsvorlage eine Rechnung erstellen musst. Gründer, Selbstständige oder Freiberufler tun sich mit diesem Teil der Buchhaltung oftmals schwer, denn verschiedene Angaben sind Pflicht und ein wenig Mathematik muss auch angewendet werden.

In erster Linie wichtig sind hier die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Dieser unbestimmte Rechtsbegriff fasst alle Vorgaben zusammen, die in Deutschland für eine gesetzeskonforme Buchführung nötig sind. Für die Rechnungsstellung sind natürlich vor allem die Pflichtangaben auf der Rechnung entscheidend. Diese sind:

  • Name und Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Datum der Rechnungsausstellung
  • Nummer der Rechnung
  • Menge und Bezeichnung der Ware(n) oder die Art und der Umfang (beispielsweise in Stunden) der sonstigen Leistung
  • Datum der Lieferung oder Leistung
  • Gesamtbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und -befreiungen

Diese Punkte gelten allerdings nur für Rechnungen über einen Betrag von mindestens 250 Euro. Erleichterungen gelten für Rechnungen, die einen kleineren Betrag umfassen. Wenn Du maximal 250 Euro für Deine Produkte oder Dienstleistungen abrechnest, kannst Du theoretisch eine ganze Reihe von Punkten ignorieren. So darf die Adresse des Leistungsempfängers, die Steuernummer, die Nummer der Rechnung und das Datum der Lieferung oder Leistung weggelassen werden. In der Praxis ist es allerdings zu empfehlen, auch bei Rechnungen unter 250 Euro alle Angaben zu machen. Dadurch garantierst Du eine einheitliche Rechnungsstellung und vermeidest Unklarheiten.

Kein Chaos mehr beim Rechnung schreiben?

Die Pflicht zur Rechnungsstellung

Zur Rechnungserteilung verpflichtet ist nur ein Unternehmen, das einem anderen Unternehmen eine Ware liefert oder gegenüber diesem eine Dienstleistung erbringt. Ansonsten gilt die Pflicht zur Rechnungsstellung nur für Arbeiten rund um eine Immobilie, zum Beispiel für handwerkliche oder planerische Tätigkeiten sowie für Reinigungsarbeiten oder Grundstückskäufe. Innerhalb von sechs Monaten muss in einem solchen Fall die Rechnung zugestellt werden.

Für die allermeisten Fälle, in denen ein Unternehmen mit einem Privatkunden Geschäfte macht, ist also keine Rechnung erforderlich. Stattdessen ist eine Quittung üblich; beispielsweise im Supermarkt oder im Restaurant wird eine solche ausgestellt, um die Erbringung einer Leistung zu bestätigen. Jeder Kunde hat das Recht auf eine Quittung. Und in der Umgangssprache entspricht die Quittung sogar einer Rechnung, doch ganz richtig ist das nicht. Im Vergleich lässt sich nämlich feststellen, dass auf einer Quittung weniger Angaben gemacht werden müssen und zum Beispiel die Steuer- oder Rechnungsnummer fehlen.

Rechnung erstellen für Online-Käufe im Vergleich zu anderen Alternativen

Nicht nur für Geschäfte zwischen Unternehmen und für Dienstleistungen oder Arbeiten rund ums Grundstück und Haus sind Rechnungen eine gute Option, sondern auch für Käufe im Internet. Hier hat sich die Rechnung als leicht verständliches Konzept für Zahlungen erwiesen. Eine Geschäftsidee kann dank der Rechnung einfach zu Geld gemacht werden. Doch in der digitalisierten Welt ist die Rechnung beileibe nicht mehr die einzige Möglichkeit, das Geld für seine Produkte oder Dienstleistungen einzufordern. PayPal und Sofortüberweisungen sind beispielsweise zwei moderne Bezahlverfahren, die in Konkurrenz zur „klassischen“ Rechnung stehen. Bei Käufen im Internet hat man das Gefühl, dass solche Anbieter immer mehr dominieren und auch von immer mehr Unternehmen angeboten werden.

Gründerkonto

Laut einer Umfrage von Statista nennen 52 Prozent der Online-Käufer „PayPal oder Ähnliches“ als bevorzugte Zahlungsmethode (2018). Mit 26 Prozent folgt die Rechnung auf Platz zwei. Noch bis 2016 hatte die Rechnung auf Platz eins dieser Statistik gestanden – ein Denkwandel also in der deutschen Bevölkerung. Doch die Beliebtheit einer Zahlungsmethode sagt nicht unbedingt etwas über deren Nutzung aus. Denn: Im Bereich des Umsatzes bei Käufen im Internet liegt noch immer die Rechnung vorne. Mit einem Anteil von 28 Prozent sticht die Rechnung hier PayPal (20,5 Prozent), Lastschriftverfahren (19,7 Prozent) und Kreditkarte aus (Statista, 2018).

Die Vor- und Nachteile der Rechnungsstellung

Aus den Statistiken kann man schließen: Noch immer sind Rechnungen bekannt und beliebt. Was sind also die Vorteile beim Bezahlen per Rechnungsstellung, sowohl für Dich als (potenzieller) Unternehmer als auch für Kunden?

  • keine Voraussetzung für Bezahlung nötig (beispielsweise nicht einmal die Online-Kontoführung)
  • kein Zwischenhändler im Prozess (im Gegensatz zum Beispiel zu PayPal)
  • sichere Bezahlmethode (keine Phishing-/Hackerattacken möglich)

Gleichzeitig müssen einige Nachteile in Kauf genommen werden, wenn Produkte auf Rechnung geliefert werden oder Dienstleistungen auf Rechnung erbracht werden:

  • langsame Bezahlmethode
  • erhöhtes Risiko der Verspätung / Nicht-Zahlung
  • aufwändige Methode

Da Kunden beim Kauf auf Rechnung eine mehrwöchige Zahlungsfrist ermöglicht werden muss, ist das Verfahren langwierig. Als Unternehmer muss man etwas Geduld mitbringen, bevor die Rechnung bezahlt wurde. Zudem ist die Rechnungsstellung wie bereits gesehen relativ aufwändig, viele Faktoren müssen beachtet werden. Dennoch kann sich das dank der genannten Vorteile lohnen.

Vereinfachung fürs Rechnung schreiben online: Rechnung Muster

Eine professionelle Rechnung schreiben ist wie gesehen nicht in ein oder zwei Minuten getan. Zumindest nicht, wenn Du jedes Mal eine neue Rechnung erstellst. Mit einheitlichen Designs und einer Rechnung Vorlage ist das allerdings schnell erledigt. Zum Beispiel mit den Partnern von Penta, Debitoor und Lexoffice, kannst Du ganz einfach und an Hand aller gesetzlicher Vorgaben Deine Rechnungen schreiben. Zudem wird hier Wert auf ein individuelles Design gelegt, das als Markenzeichen für Dein Unternehmen dient. Ein hochwertiger Look gehört dazu, auch bei Rechnungen.

Die Buchhaltung auf Deinem Geschäftskonto wird dank der Kooperation von Penta mit diesen gängigen Programmen zum Kinderspiel. Rechnung schreiben, Belege scannen, Zahlungen im Überblick behalten… Dank unseren unkomplizierten Lösungen kannst Du den Buchhaltungs-Albtraum beenden.

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