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Rechnung schreiben: So schreibst Du eine Rechnung richtig

Jeannine Klein
Jeannine Klein Juni 2021 10 Min

Inhaltsverzeichnis

Der Auftrag ist erledigt, der Kunde zufrieden. Was noch fehlt, ist die Bezahlung für die geleistete Arbeit. Hier kommt die Rechnung ins Spiel, mit der Du alle Lieferung oder Leistung abrechnest. Sie ist ein offizielles Dokument, mit denen Du die Einnahmen in Deinem Unternehmen nachweist. Damit eine Rechnung Bestand hat, muss sie bestimmten Vorgaben entsprechen. Entsprechend musst Du als Unternehmer wissen, was Du beim Schreiben einer Rechnung beachten musst und welche Angaben Pflicht sind. 

Wer muss eine Rechnung schreiben?

Jedes Unternehmen, das einem anderen Unternehmen eine Ware liefert oder gegenüber diesem eine Dienstleistung erbringt, ist zur Rechnungsstellung verpflichtet. Darüber hinaus gilt diese Pflicht zur Rechnungsstellung auch für Arbeiten rund um eine Immobilie, zum Beispiel für handwerkliche oder planerische Tätigkeiten sowie für Reinigungsarbeiten oder Grundstückskäufe. 

Rechnung schreiben: Kleingewerbe

Das Kleingewerbe zeichnet sich dadurch aus, dass es gemäß § 1 HGB keine Kaufmannseigenschaft aufweist. Damit unterliegt das Kleingewerbe im Gegensatz zum „normalen“ nicht den Vorschriften des Handelsgesetzbuches, sondern den Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Das befreit das Unternehmen aber nicht von der Pflicht, eine Rechnung für seine Lieferungen und Leistungen zu schreiben.

Rechnung schreiben Freiberufler

Für Freiberufler gelten beim Schreiben einer Rechnung grundsätzlich dieselben Vorschriften und Anforderungen wie für alle anderen Unternehmen. 

Eine Rechnung für privat schreiben

Bei Geschäften, die ein Unternehmen mit einem Privatkunden tätigt, ist keine Rechnung erforderlich. Stattdessen ist es üblich, Privatkunden eine Quittung auszustellen. Jeder Kunde hat das Recht auf eine Quittung. Umgangssprachlich werden Rechnungen und Quittungen synonym gebraucht. Sachlich ist diese Verwendung allerdings nicht korrekt. Im Vergleich zur Rechnung sind für die Ausstellung einer Quittung weniger Angaben verpflichtend. Hier muss beispielsweise keine Steuer- und keine Rechnungsnummer angegeben werden. 

Welchen Einfluss haben fehlerhafte Rechnungen auf den Geschäftserfolg?

Im Geschäftsleben ist es unbedingt erforderlich, eine korrekte und professionelle Rechnung für die geleistete Arbeit und gelieferte Waren zu schreiben. Ist eine Rechnung fehlerhaft, hat Dein Kunde das Recht, die Zahlung zu verweigern. Dir entsteht ein Mehraufwand: Du musst die fehlerhafte Rechnung stornieren und anschließend neu schreiben. Hierbei vergeht kostbare Zeit. Zeit, in der die ausstehenden Beträge fehlen. Zudem hinterlässt Du mit Fehlern in der Rechnungsstellung keinen professionellen Eindruck bei Deinen Kunden. 

Hinzu kommt, dass fehlerhafte Rechnungen beim Finanzamt keinen Bestand haben. Hier sind insbesondere fortlaufende Rechnungsnummern als Nachweis für eine lückenlose Buchhaltung, der korrekte Ausweis der Umsatzsteuer und die Besteuerung Deiner Gewinne von hoher Relevanz. 

Diesen Ärger kannst Du vermeiden, wenn Du Dich an die Vorgaben für das korrekte Schreiben einer Rechnung hältst. Du ersparst Dir Stress mit Deinen Kunden und dem Finanzamt, vermittelst einen professionellen Eindruck und kannst Deine Einnahmen besser planen. 

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Rechnung schreiben: ordnungsgemäße Buchführung 

Nahezu alle Unternehmen setzen bei ihrer Buchhaltung und dem Schreiben von Rechnungen IT-gestützte Systeme – beispielsweise eine Buchhaltungssoftware – ein. Entsprechend gelten hier die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), die die Regeln für eine IT-gestützte Buchhaltung, Erfassung, Bearbeitung und Archivierung steuerrelevanter Dokumente festlegt.

Demnach gilt:

  • Sämtliche Einnahmen und Ausgaben müssen zeitnah erfasst werden. Bargeschäfte werden täglich erfasst, bargeldlose Buchungen innerhalb von zehn Tagen oder spätestens bis zum Ablauf des Folgemonats.
  • Um sämtliche Geschäftsvorfälle lückenlos nachvollziehen zu können, muss es zu jeder Buchung einen Beleg geben. 
  • Als steuerlich relevante Dokumente müssen Rechnungen unveränderbar erstellt und aufbewahrt werden. Sind dennoch Änderungen notwendig, müssen diese nachvollziehbar dokumentiert werden.
  • Die steuerlich relevanten Unterlagen zu sämtlichen Geschäftsvorfällen müssen dokumentiert und sechs bzw. zehn Jahre lang vollständig aufbewahrt werden. Zudem müssen diese im Fall einer Prüfung jederzeit zugänglich sein. 

Welche Vorgaben zum Schreiben einer Rechnung regelt das Umsatzsteuergesetz?

Unternehmer sind laut Umsatzsteuergesetz (UStG) gesetzlich dazu verpflichtet, ihren Kunden innerhalb von sechs Monaten, nachdem sie eine Dienstleistung für eine juristische Person oder einen Unternehmer erbracht oder eine Ware geliefert haben, eine Rechnung zu schreiben. Die Rechnung kann auf Papier oder digital erstellt und versendet werden. Voraussetzung ist, dass die Rechnung den Anforderungen der GoBD entspricht. Sie muss die Echtheit der Herkunft der Rechnung bzw. die Identität des Rechnungsstellers gewährleisten, unveränderbar und lesbar sein. Eine Unterschrift ist nicht unbedingt notwendig. 

Verjährungsfrist

Hast Du einem Kunden innerhalb von drei Jahren nach Erbringung einer Leistung oder Lieferung einer Ware noch keine Rechnung geschrieben, greift die Verjährungsfrist und Du verlierst Deinen rechtlichen Anspruch auf die Bezahlung. Hast Du innerhalb dieser Frist einmal vergessen, eine Rechnung zu schreiben, kannst Du diese noch rückwirkend erstellen, sofern Du über einen Nachweis über eine Leistung oder Lieferung verfügst.

Rechnung schreiben: Pflichtangaben

Wie eine rechtskonforme Rechnung auszusehen hat, regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Für das korrekte Schreiben einer Rechnung sind vor allem die Pflichtangaben auf der Rechnung entscheidend.

Zu diesen Pflichtangaben zählen:

  • Name und Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Deine Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Datum der Rechnungsstellung
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Bezeichnung der Ware(n) oder die Art und der Umfang (beispielsweise in Stunden) der sonstigen Leistung
  • Datum der Lieferung oder Leistung 
  • der Gesamtbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und -befreiungen
  • mögliche Rabatte & Skonti
  • die Zahlungsfrist (inkl. Angabe eines Datums)

Diese Punkte gelten für Rechnungen von einem Betrag in Höhe von über 250 Euro. Weitere Angaben wie Deine Bankverbindung – beispielsweise von Deinem Geschäftskonto – ist zwar nicht verpflichtend, aber sinnvoll. So erhält Dein Kunde alle notwendigen Informationen, die er braucht, um Deine Rechnung fristgerecht zu bezahlen. Das Zahlungsziel kannst Du dabei individuell festlegen. In der Praxis ist häufig ein Zeitraum von 14 Tagen bis vier Wochen üblich. Du kannst aber auch ein kürzeres Zahlungsziel mit einem Kunden vereinbaren.

Kleinbetragsrechnung schreiben

Erleichterungen gelten für Rechnungen, die einen geringeren Betrag umfassen. Wenn Du maximal 250 Euro für Deine Produkte oder Dienstleistungen abrechnest, spricht man von einer Kleinbetragsrechnung. In diesem Fall kannst Du einige der oben genannten Pflichtangaben weglassen. Dazu zählen die Adresse des Leistungsempfängers, die Steuernummer, die Nummer der Rechnung und das Datum der Lieferung oder Leistung. In der Praxis ist es allerdings zu empfehlen, auch bei Rechnungen unter 250 Euro alle Angaben vollständig aufzuführen. Dadurch garantierst Du eine einheitliche Rechnungsstellung und vermeidest Unklarheiten in Deiner Buchhaltung.

Ausweis der Umsatzsteuer: 19 oder 7 Prozent?

Das deutsche Steuerrecht unterscheidet zwischen dem Regelsteuersatz in Höhe von 19 Prozent auf den steuerpflichtigen Umsatz und dem ermäßigten Steuersatz von sieben Prozent auf den Umsatz täglich benötigter Güter wie Lebensmittel, Tickets für den öffent­lichen Nah- und Fern­verkehr, Bücher, Zeitungen und Zeitschriften oder Kunst- und Kultur­angebote. Die Umsatzsteuer wird beim Schreiben der Rechnung separat vom Nettobetrag ausgewiesen. 

Zudem sind laut § 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) bestimmte Umsätze von der Umsatzsteuer befreit. Unternehmer, die umsatzsteuerbefreite Leistungen erbringen, müssen in ihrer Rechnung einen Grund für die Steuerbefreiung angeben.

Rechnung schreiben: Kleinunternehmer

Unternehmen, deren Jahresumsatz 22.000 Euro nicht übersteigt, gelten laut deutschem Steuerrecht als Kleinunternehmer. Sie können von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, um sich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien zu lassen. In diesem Fall wird die Umsatzsteuer beim Schreiben der Rechnung nicht mit ausgewiesen. Kleinunternehmer ergänzen ihre Rechnung mit einem entsprechenden Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Eine Rechnung für Kunden im Ausland schreiben

Umsätze werden grundsätzlich immer in dem Land versteuert, in dem der Leistungsempfänger seinen Sitz hat. Das heißt, bei Leistungsempfängern im Inland, ziehst Du als Unternehmer die Umsatzsteuer von Deinen Kunden ein und leitest diese direkt weiter an das Finanzamt. Stellst Du eine Rechnung für Kunden mit Sitz im Ausland, steht die Umsatzsteuer dem Finanzamt des jeweiligen Landes zu. Um einen aufwendigen Erstattungsprozess zu vermeiden, hat der Gesetzgeber hier die Steuerschuldnerschaft mit dem Reverse-Charge-Verfahren umgekehrt. 

Umkehr der Steuerschuldnerschaft

Das Reverse-Charge-Verfahren ist eine Sonderregelung bei der Umsatzsteuer, die besagt, das der Leistungsempfänger (Kunde) und nicht der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer an das zuständige Finanzamt entrichten muss.

In Deutschland ist das Verfahren gemäß § 13b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) für „Werklieferungen und sonstige Leistungen eines in der EU bzw. im Ausland ansässigen Unternehmens“ vorgesehen. Um das Verfahren anzuwenden, benötigst Du für das Schreiben einer Rechnung an Kunden, die im EU-Ausland ansässig sind, deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt–IdNr.). 

Du bist verpflichtet, die Daten Deines Kunden auf ihre Richtigkeit und Gültigkeit zu überprüfen. Sind die Daten falsch, kann das Finanzamt die Zahlung der Umsatzsteuer im schlimmsten Fall von Dir verlangen. Eine Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kannst Du auf der Website Deines Kunden oder beim Bundeszentralamt für Steuern vornehmen. 

In Deiner Rechnung weist Du die Umsatzsteuer entsprechend nicht aus. Sie enthält neben Deiner eigenen USt-IdNr. und der korrekten und gültigen USt-IdNr. Deines Kunden einen Hinweis, dass der Kunde verpflichtet ist, die Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen: 

  • Nach § 13b UStG sind Sie als Leistungsempfänger Schuldner der Umsatzsteuer.
  • The Recipient of the service is liable for VAT according reverse charge mechanism.

Beim Schreiben einer Rechnung an Kunden außerhalb der EU, also der Lieferungen in sogenannte Drittstaaten, wird die Umsatzsteuer ebenfalls nicht ausgewiesen. Es gibt keine einheitliche rechtliche Grundlage bei der Rechnungsstellung, die Steuersysteme unterscheiden sich wesentlich von denen in Deutschland und der EU. Bei Geschäften mit Unternehmen in Drittstaaten solltest Du daher vorab einen genauen Blick auf das dort geltende Recht werfen.  

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Rechnungsvorlagen erleichtern Dir den Alltag

Beim Schreiben einer Rechnung musst Du die GoBD und die Vorschriften des UStG beachten. Wie Du die Rechnung innerhalb dieser geltenden Regeln erstellst, ist Dir überlassen. Du kannst die Rechnung selber schreiben, indem Du beispielsweise ein Muster als Rechnungsvorlage selbst schreibst. Bedenke dabei aber, dass die Rechnung unveränderbar sein muss. Das heißt, Du kannst zwar eine Rechnung in Word oder Excel erstellen, musst diese dann aber beispielsweise in ein PDF umwandeln, bevor Du sie Deinem Kunden schickst. Dieses Vorgehen kostet Dich vergleichsweise viel Zeit und ist fehleranfällig.

Du findest aber auch zahlreiche Muster und Vorlagen, um eine Rechnung zu schreiben, zum Download im Internet, die bereits alle nötigen Pflichtangaben enthalten. Du musst sie nur noch mit Deinem Logo, Schriftart und Schriftfarbe an Deine CI anpassen. 

Rechnung online schreiben: So geht’s digital

Alternativ machst Du Dir Dein Leben als Unternehmer leichter, indem Du eine Buchhaltungssoftware zum Schreiben einer Rechnung verwendest. Als Partner von Penta bieten beispielsweise Datev, Debitoor oder  lexoffice professionelle Vorlagen, mit denen Du ganz einfach und unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben Deine Rechnungen schreiben kannst. Darüber hinaus kannst Du die Vorlagen an Dein individuelles Design, das als Markenzeichen für Dein Unternehmen dient, anpassen. Ein wiedererkennbarer, hochwertiger Look gehört dazu – auch beim Rechnung schreiben.

Der Trend geht zum papierlosen Büro. Das gilt auch für Rechnungen. Seit der EU-Richtlinie (EU-Rechnungsrichtlinie vom 13.7.2010, 2010/45/EU) ist keine elektronische Signatur mehr auf Rechnungen notwendig. Das gängigste Format für den digitalen Rechnungsversand ist die E-Mail mit PDF-Anhang. Um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können, muss die Echtheit der Herkunft erkennbar sein, der Rechnungsinhalt unversehrt, unveränderlich und lesbar sein und genau wie die Papierrechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen.

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