Verbinde Penta und DATEV jetzt direkt über Dein Konto!
Verbinde Penta und DATEV über Dein Konto!
Mehr erfahren
Mehr

So erstellst Du eine professionelle und rechtskonforme Rechnung

Jeannine Klein
Jeannine Klein Oktober 2019 7 Min

Rechnungen schreiben gehört für Dich als Unternehmer zum Alltag dazu. Diese Pflicht ist vielen Unternehmern lästig. Doch wenn Du einmal verstanden hast, was eine korrekte Rechnung ausmacht und wie Dir eine passende Vorlage die lästige Pflicht einfacher macht, ist das Rechnungen schreiben kein Hexenwerk mehr.

Buchhaltung ist sicherlich nicht die liebste Disziplin eines Unternehmers. Es gibt viele Regeln zu beachten und das Fehlerrisiko ist entsprechend hoch. Obwohl es ohne Rechnung auch keinen Umsatz gibt, bleibt es eben doch eine Routineaufgabe. Eine Aufgabe, die allerdings einen sehr wichtigen Zweck erfüllt: die Generierung von Umsätzen und der Dokumentation von Geschäftsvorfällen in Deiner Buchhaltung und auf Deinem Geschäftskonto.

Was musst Du beim Schreiben einer Rechnung beachten?

Rechnungen zu schreiben ist im ersten Moment keine einfache Aufgabe. Vor allem, wenn Du sie Rechnungsvorlage erstellen musst. Einige Angaben sind verpflichtend. Die musst Du natürlich kennen. Und ein wenig Mathematik solltest Du auch beherrschen.

In erster Linie sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) für die Erstellung einer korrekten Rechnung maßgebend. Unter diesem Rechtsbegriff sind alle Vorgaben zusammengefasst, die in Deutschland für eine gesetzeskonforme Buchführung relevant sind. Für die Rechnungsstellung sind natürlich vor allem die Pflichtangaben auf der Rechnung entscheidend.

Zu diesen Pflichtangaben zählen:

  • Name und Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • Deine Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer,
  • Datum der Rechnungsausstellung,
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer,
  • Menge und Bezeichnung der Ware(n) oder die Art und der Umfang (beispielsweise in Stunden) der sonstigen Leistung,
  • Datum der Lieferung oder Leistung sowie 
  • der Gesamtbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und -befreiungen.

Diese Punkte gelten für Rechnungen von einem Betrag in Höhe von mindestens 250 Euro. Erleichterungen gelten für Rechnungen, die einen geringeren Betrag umfassen. Wenn Du maximal 250 Euro für Deine Produkte oder Dienstleistungen abrechnest, kannst Du theoretisch eine ganze Reihe von Punkten ignorieren. So dürfen in diesem Fall die Adresse des Leistungsempfängers, die Steuernummer, die Nummer der Rechnung und das Datum der Lieferung oder Leistung weggelassen werden. In der Praxis ist es allerdings zu empfehlen, auch bei Rechnungen unter 250 Euro alle Angaben vollständig aufzuführen. Dadurch garantierst Du eine einheitliche Rechnungsstellung und vermeidest Unklarheiten in Deiner Buchhaltung.

Reverse Charge: Rechnungen in das europäische Ausland und Drittstaaten stellen

Umsätze werden grundsätzlich immer in dem Land versteuert, in dem der Leistungsempfänger seinen Sitz hat. Das heißt, bei Leistungsempfängern im Inland, ziehst Du als Unternehmer die Umsatzsteuer von Deinen Kunden ein und leitest diese direkt weiter an das Finanzamt. Stellst Du eine Rechnung für Kunden mit Sitz im Ausland, steht die Umsatzsteuer dem Finanzamt des jeweiligen Landes zu. Um einen aufwendigen Erstattungsprozess zu vermeiden, hat der Gesetzgeber hier die Steuerschuldnerschaft mit dem Reverse-Charge-Verfahren umgekehrt. 

Umkehrung der Steuerschuldnerschaft oder auch Abzugsverfahren

Das Reverse-Charge-Verfahren ist eine Sonderregelung bei der Umsatzsteuer, die besagt, das der Leistungsempfänger (Kunde) und nicht der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer an das zuständige Finanzamt entrichten muss.

In Deutschland ist das Verfahren gemäß § 13b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) für „Werklieferungen und sonstige Leistungen eines in der EU bzw. im Ausland ansässigen Unternehmens vorgesehen.“ Um das Verfahren anzuwenden benötigst Du bei Kunden, die im EU-Ausland ansässig sind, deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt–IdNr.). Du bist verpflichtet, die Daten Deines Kunden auf ihre Richtigkeit und Gültigkeit zu überprüfen. Sie die Daten falsch, bleibt die Zahlung der Umsatzsteuer im schlimmsten Fall bei Dir hängen. Die Prüfung kannst Du beim Bundeszentralamt für Steuern vornehmen. 

In Deiner Rechnung wird die Umsatzsteuer entsprechend nicht ausgewiesen und enthält neben Deiner eigenen USt-IdNr. und der korrekten und gültigen USt-IdNr.  Deines Kunden einen Hinweis, dass der Kunde verpflichtet ist, die Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen: 

  • Nach § 13b UStG sind Sie als Leistungsempfänger Schuldner der Umsatzsteuer.
  • The Recipient of the service is liable for VAT according reverse charge mechanism.

Bei der Rechnungsstellung an Kunden außerhalb der EU, also Lieferungen in sogenannte Drittstaaten, wird die Umsatzsteuer ebenfalls nicht ausgewiesen. Es gibt keine einheitliche rechtliche Grundlage bei der Rechnungsstellung, die Steuersysteme unterscheiden sich wesentlich von denen in Deutschland und der EU. Bei Geschäften mit Unternehmen in Drittstaaten solltest Du daher vorab einen genauen Blick auf das dort geltende Recht werfen.  

Die Pflicht, eine Rechnung zu erstellen

Jedes Unternehmen, das einem anderen Unternehmen eine Ware liefert oder gegenüber diesem eine Dienstleistung erbringt, ist zur Rechnungsstellung verpflichtet. Darüber hinaus gilt diese Pflicht zur Rechnungsstellung auch für Arbeiten rund um eine Immobilie, zum Beispiel für handwerkliche oder planerische Tätigkeiten, sowie für Reinigungsarbeiten oder Grundstückskäufe. Eine entsprechende Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung zugestellt werden.

Bei Geschäften, die ein Unternehmen mit einem Privatkunden tätigt, ist keine Rechnung erforderlich. Stattdessen ist es üblich, Privatkunden eine Quittung auszustellen. Jeder Kunde hat das Recht auf eine Quittung. Umgangssprachlich werden Rechnungen und Quittungen synonym gebraucht. Sachlich ist diese Verwendung allerdings nicht korrekt. Im Vergleich zur Rechnung sind für die Ausstellung einer Quittung weniger Angaben verpflichtend. Die Steuer- oder eine Rechnungsnummer müssen hier nicht angegeben werden. 

penta blog

Das perfekte Firmenkonto für Dein Unternehmen

Rechnungen erstellen für Onlinekäufe im Vergleich zu anderen Alternativen

Bei Käufen im Internet ist die Rechnung ebenfalls eine Möglichkeit zur Zahlung von Waren. In der digitalisierten Welt ist die Rechnung allerdings nicht die einzige Möglichkeit, Geld für seine Produkte oder Dienstleistungen einzufordern. Immer mehr Unternehmen bieten ihren Kunden heute mehrere Bezahlmöglichkeiten an. PayPal und Sofortüberweisungen sind beispielsweise zwei moderne Bezahlverfahren, die in Konkurrenz zur „klassischen“ Rechnung stehen.

Laut einer Umfrage von Statista nennen 52 Prozent der deutschen Onlinekäufer „PayPal oder Ähnliches“ als bevorzugte Zahlungsmethode (2018). Damit löst sie die Rechnung als beliebteste Zahlungsmethode mit nur 26 Prozent ab. Doch die Beliebtheit einer Zahlungsmethode sagt nicht unbedingt etwas über die tatsächliche Nutzung aus. Bei Käufen im Internet liegt noch immer die Rechnung vorne. Mit einem Anteil von 28 Prozent sticht die Rechnung hier PayPal (20,5 Prozent), Lastschriftverfahren (19,7 Prozent) und die Zahlung per Kreditkarte aus (Statista, 2018).

Die Vor- und Nachteile der Rechnung

Aus der Statistik kann man schließen, dass die Rechnung als bewährte Zahlungsmethode ihre Vorteile beim Bezahlen sowohl für Dich als Unternehmer als auch für Deine Kunden hat.

  • Für die Bezahlung einer Rechnung sind keine technischen Voraussetzungen oder die Onlinekontoführung notwendig.
  • Es befindet sich kein Zwischenhändler im Prozess (im Gegensatz zum Beispiel zu PayPal).
  • Sichere Bezahlmethode: keine Phishing-/Hackerattacken möglich.

Gleichzeitig müssen einige Nachteile in Kauf genommen werden, wenn Produkte auf Rechnung geliefert werden oder Dienstleistungen auf Rechnung erbracht werden:

  • Die Zahlung per Rechnung kostet Zeit. 
  • Es besteht ein erhöhtes Risiko der Verspätung/Nicht-Zahlung.
  • Insgesamt ist die Zahlung per Rechnung aufwendiger.

Da Kunden beim Kauf auf Rechnung eine mehrwöchige Zahlungsfrist ermöglicht werden muss, ist das Verfahren langwierig. Als Unternehmer muss man etwas Geduld mitbringen, bevor die Rechnung bezahlt wurde. Zudem ist die Rechnungsstellung relativ aufwendig, viele Faktoren müssen beachtet werden. Dennoch kann sich die Rechnungsstellung für Dich als Unternehmern durchaus lohnen.

Rechnung schreiben: Rechnungsvorlagen erleichtern Dir den Alltag

Wer eine Rechnung ohne Vorlage schreibt, benötigt relativ viel Zeit bei der Erstellung. Du kannst Dir das Leben aber leichter machen, in dem Du professionelle Vorlagen mit einem einheitlichen Design und allen nötigen Pflichtangaben verwendest. Als Partner von Penta bieten debitoor und lexoffice professionelle Vorlagen, mit denen Du ganz einfach und unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben Deine Rechnungen schreiben kannst. Darüber hinaus kannst Du die Vorlagen an Dein individuelles Design, das als Markenzeichen für Dein Unternehmen dient, anpassen. Ein wiedererkennbarer, hochwertiger Look gehört dazu – auch bei Rechnungen.

Digitale Rechnungsstellung

Der Trend geht zum papierlosen Büro. Das gilt auch für Rechnungen. Seit der EU-Richtlinie (EU-Rechnungsrichtlinie vom 13.7.2010, 2010/45/EU) ist keine elektronische Signatur mehr auf Rechnungen notwendig. Das gängigste Format für den digitalen Rechnungsversand ist die E-Mail mit PDF-Anhang. Um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können, muss die Echtheit der Herkunft erkennbar sein, der Rechnungsinhalt unversehrt, unveränderlich und lesbar sein und genau wie die Papierrechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen.

Die Buchhaltung auf Deinem Geschäftskonto wird dank der Kooperation von Penta mit den Programmen von debitoor und lexoffice zum Kinderspiel. Rechnungen schreibenBelege scannen und Zahlungen jederzeit im Blick behalten: Die unkomplizierten Lösungen von Penta beenden Deinen Buchhaltungsalbtraum und verschaffen Dir mehr Zeit für Deine Kernaufgaben.

lastschriften

Das perfekte Firmenkonto für Dein Unternehmen

Nach oben