Rechnung schreiben: Wie du den Buchhaltungsalbtraum bändigt – unsere Tipps!

Jeannine Klein Juni 2019 6 Min
Dank der debitoor-Integratration in Penta kannst du jetzt noch leichter Rechnungen schreiben!

Super, du hast vor einigen Jahren dein Unternehmen gegründet und es läuft bisher auch sehr gut?

Dein Cashflow ist positiv und du hast regelmäßig Kunden, die bei dir einkaufen, bestellen oder die mit dir arbeiten? Willkommen aus der positiven Seite des Unternehmerlebens.

Die schlechte Nachricht? Um bezahlt zu werden, musst du nicht nur Rechnungen schreiben und drucken, sondern auch deine Buchhaltung unter Dach & Fach halten.

Natürlich kannst du dich an Vorlagen orientieren. Beispielsweise gibt es unzählige Rechnung schreiben Vorlagen im Internet, um dir deinen Unternehmeralltag zu erleichtern.

Beim Rechnung schreiben ist auch deine Steuernummer wichtig. Diese erhältst du von deinem Finanzamt.

Deine Suche nach „Rechnung schreiben kostenlos“ im Internet hilft dir nicht weiter?

Unser Guide für deine Rechnungsstellung: Rechnungen richtig schreiben in 3 Schritten!

  1. Eine Buchhaltungssoftware für deine Rechnungen verwenden

Als Unternehmer oder Geschäftsführer eines KMU solltest du dir darüber Gedanken machen, eventuell auf eine Buchhaltungssoftware für deine Rechnungslegung zurückzugreifen.

Dies erspart dir nicht nur sehr viel Zeit, insbesondere dank der Integration von Debitoor in Penta, sondern auch aufgrund der unzähligen steuerrechtlichen Richtlinien für die Rechnungslegung.

Wenn du also auf „Nummer sicher“ gehen und stets regelkonform Rechnungen legen willst, solltest du dich für eine der bekannten Buchhaltungslösungen wie lexoffice oder Debitoor entscheiden.

Beispielsweise bieten dir Buchhaltungssoftwares die einfache und automatische Durchnummerierung all deiner Rechnungen an – sodass du dir deine unnötigen Gedanken mehr über die richtige Zahlenfolge machen musst. Denn schlecht durchnummerierte Rechnungen schätzt das Finanzamt bekannterweise ganz und gar nicht und so etwas würde dich unter Umständen eine nervenaufreibende Steuerkontrolle kosten.

>> Erfahre mehr über die Integration von Debitoor und Penta

  1. Rechnungen ins europäische Ausland & Mehrwertsteuer

Wenn du Rechnungen an Kunden im europäischen Ausland stellst, solltest du deine Kunden stets nach ihrer Umsatzsteueridentifikationsnummer fragen.

Grundsätzlich gilt:

  • Bei einer Rechnung ins europäische Ausland mit gültiger UStIdNr.beider Parteien muss keine MwSt. ausgewiesen werden – es kommt das sogenannte Reverse-Charge Verfahren nach § 13 b UstG in Kraft – dazu später mehr.
  • Hat der Kunde allerdings beispielsweise keine korrekte UStIdNr. muss die Rechnung mit deutscher MwSt. gestellt werden
  • Bei Rechnungen außerhalb der EU wird keine MwSt. ausgewiesen
  1. Rechnungen schreiben, klar – und dabei bloß nichts vergessen!

Wenn du als Unternehmen für deine Firma Rechnungen schreibst, solltest du alle rechtlichen Pflichtangaben auf deiner Rechnung angeben und nichts vergessen.

Sinnvoll ist es auch, Zahlungskonditionen sowie Klauseln zum Zahlungsverzug auf deiner Rechnung zu vermerken.

Aber hierbei helfen dir, wie gesagt, professionelle Buchhaltungssoftwares wie lexoffice oder Debitoor, die derartige Aufgaben automatisieren – so kannst du dich auf das Wesentliche fokussieren.

Rechnungen schreiben: Vorlagen & Co.: Welche gibt es im Internet?

Wenn du zum Rechnungen schreiben Vorlagen verwenden möchtest, hast du die Qual der Wahl im World Wide Web.

Mit Penta kannst du jetzt dank der debitoor-Integration noch einer Rechnungen stellen.

Es gibt unzählige Online Rechnungsvorlagen für deinen Gebrauch, wie zum Beispiel Word Rechnungsvorlagen oder Excel Rechnungsvorlagen.

Aber: Woher weißt du eigentlich, welche Vorlagen den steuerlichen und rechtlichen Bestimmungen für die Rechnungsstellung gerecht wird? Genau dies ist der springende Punkt, weshalb wir dir raten würden, ausschließlich auf bekannte Software zurückzugreifen, wenn du Probleme mit dem Finanzamt vermeiden möchtest.

Die Verwendung einer Rechnungsvorlage bietet sowohl Vorteile als auch Nachteile.

Zu den Vorteilen gehören:

  • Kostenlose Rechnungsvorlagen gibt es im Internet wie Sand am Meer
  • Rechnungsvorlagen sind individuell sehr gut anpassbar

Zu den Nachteilen gehören:

  • Die Fehleranfälligkeit bei kostenlosen Rechnungsvorlagen ist relativ hoch
  • Diese Rechnungsvorlagen sind häufig nicht GOBD-Konform (Übrigens – GoBD steht für „ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff »)

Rechnungen mit MwSt. & Reverse Charge – Wir klären Euch auf!

Wie oben bereits kurz angeschnitten, musst du bei der Rechnungstellung ins EU-Ausland einiges beachten, unter anderem die Vorschriften des § 13b UstG zum Übergang der Steuerschuldnerschaft.

Wenn du also an einen im EU-Ausland ansässigen Kunden, dessen UStIdNr. du kennst, aus diesem Grunde eine Rechnung ohne MwSt. schreibst, musst du folgendes auf deiner Rechnung vermerken:

Auf Deutsch:

Nach § 13b UStG sind Sie als Leistungsempfänger Schuldner der Umsatzsteuer.

Auf Englisch:

The Recipient of the service is liable for VAT according reverse charge mechanism.

Papierloses Büro: Zukunftsmusik oder bereits banale Realität?

Ein papierloses Büro ist nicht nur Zukunftsmusik: Du kannst mittlerweile nicht nur papierlos (und nebenbei völlig legal) Rechnungen erstellen, sondern auch:

  • Dein Team Online managen – mit Apps wie Asana oder Slack
  • Dein neues Firmenkonto eröffnen – in nur wenigen Minuten online und ganz ohne Papierkram – zum Beispiel mit Penta
  • Deine Spesenabrechnungen einfach managen
  • Deinem Team durch eigene Firmenkarten Freiheit verleihen
  • Elektronische Rechnungen erstellen und diese völlig papierfrei als PDF per E-Mail versenden
  • Online und ebenfalls völlig papierlos Verträge unterzeichnen und unterzeichnen lassen – mit Apps wie DocuSign oder HelloSign

Du hast Zweifel zur Rechtsgültigkeit von papierlosen Rechnungen oder anderen Dokumenten, wie etwa Verträgen?

Da können wir dich beruhigen – wir haben für dich kurz und knackig alles zusammengefasst, was du über digitale Rechnungen wissen musst:

  • Digitale Rechnungen sind prinzipiell erlaubt – insofern sich dein Empfänger nicht dagegen ausgesprochen hat. Die Bezahlung deiner elektronischen Rechnung gilt als „stillschweigende Willenserklärung“.
  • Das Format steht dir frei – die gängigste Variante ist die E-Mail mit PDF-Anhang.
  • Seit der EU-Richtlinie (EU-Rechnungsrichtlinie vom 13.7.2010, 2010/45/EU) ist keine elektronische Signatur mehr auf deiner papierlosen Rechnung notwendig.
  • Damit du deinen Vorsteuerabzug geltend machen kannst, müssen allerdings folgende Punkte gegeben sein:  Die Echtheit der Herkunft, ein unversehrter Rechnungsinhalt, eine lesbare Rechnung sowie die Einhaltung aller umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften (§ 13b / Reverse-Charge, etc.)

Startklar für dein digitales Büro?

Wir hoffen, dass dir dieser Artikel ein bisschen mehr Erleuchtung in deinen Rechnungsalltag gebracht hat und du nun startklar für die Digitalisierung deines Unternehmens, ein online Geschäftskonto oder papierlose E-Rechnungen bist!

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