Recruiting der ersten Mitarbeitenden: Wann benötige ich Unterstützung und wie gehe ich vor?

Oliver
Oliver April 2022 Fintech Content Editor 9 Min

Inhaltsverzeichnis

„Startups sind nicht nur eine treibende Kraft für die Innovationsfähigkeit Deutschlands, sondern schaffen auch immer mehr neue Arbeitsplätze.“ (Florian Nöll, PwC Deutschland)

Jedoch gestaltet sich die Personalsuche für Startups durch den fortschreitenden Fachkräftemangel alles andere als einfach. Fest steht, dass das Recruiting von Mitarbeitenden schwieriger wird. 27 % der Gründer in Deutschland bezeichnen die Personalsuche im Jahr 2021 sogar als größte Hürde – das sind 10 Prozentpunkte mehr als im Vorjahr, wie aus dem Deutschen Startup Monitor 2021 hervorgeht.

Aber nicht nur der Fachkräftemangel stellt eine Herausforderung für Gründer dar. Jungen Unternehmen stehen oft zunächst nur begrenzte interne Ressourcen, wie zum Beispiel Budget, Personal oder auch Wissen zur Verfügung, um diese Hürde überhaupt anzugehen. Zudem sind diese nahezu unbekannt.

Dennoch sind qualifizierte und passende Talente essentiell für Startups, da diese maßgeblich zu der Entwicklung und dem Wachstum der Unternehmen beitragen und somit den Schlüssel zum Erfolg darstellen. Finde in diesem Artikel heraus, wie Du beim Recruiting Deiner ersten Mitarbeitenden vorgehen und was Du dabei beachten solltest.

1. Den richtigen Personalbedarf ermitteln

Unternehmen entwickeln sich immer schneller und gerade in Startups sind sämtliche Prozesse von einer hohen Dynamik geprägt. Damit diese dennoch flexibel auf Veränderungen und Entwicklungen reagieren können, ist eine strategische Personalplanung wichtig. Die Personalplanung sorgt dafür, dass der Bedarf an Mitarbeitenden eines Unternehmens immer optimal gedeckt ist – weder bleibt Arbeit liegen, noch langweilen sich Deine Teammitglieder.

In der Realität ist eine strategische und langfristige Personalplanung für Gründer aber oft schwer umzusetzen, da diese gerade zu Beginn mit fehlender Planungssicherheit zu kämpfen haben und Recruiting häufig ein komplett neues Thema für sie ist.

Daher lohnt es sich beim Recruiting der ersten Mitarbeitenden die Ziele auch zunächst kurzfristiger zu planen. Die sogenannte Personalbedarfsplanung ist einer der ersten Schritte in der Personalplanung. In der Personalbedarfsplanung analysierst Du den Soll-Zustand Deines Unternehmens und vergleichst diesen mit Deiner aktuell vorhandenen Kapazität, dem Ist-Zustand.

Sobald Du als Gründer also mehr Arbeit hast als Zeit und Energie, um diese Arbeit zu erledigen, benötigst Du Unterstützung durch Mitarbeitende – sofern es Dein Geschäftsmodell und Umsatz natürlich bereits hergeben.

Unterschieden wird bei der Personalbedarfsplanung zwischen dem quantitativen und dem qualitativen Personalbedarf.

Quantitativer Bedarf 

Der quantitative Bedarf gibt an, wie viel Personal Du konkret benötigst. Für Startups sowie kleine und mittlere Unternehmen eignen sich insbesondere die folgenden Verfahren zur Bestimmung:

  • Intuitives Schätzverfahren, z.B. Delphi-Befragung: Bei dieser Form des Schätzverfahrens werden neben den Führungskräften, bzw. betrieblichen Experten auch externe Experten befragt und die Meinung von Personalberatern und Vergleichswerte anderer Unternehmen hinzugezogen. Die Ergebnisse dieser mehrstufigen Befragungen werden dann genutzt, um auf die Personalbedarfsplanung zu schließen.
  • Kennzahlenmethode: Bei der Kennzahlenmethode wird der Personalbedarf über den Zusammenhang von einer bestimmten betrieblichen Größe mit dem entsprechenden Personaleinsatz ermittelt. Wichtig hierbei ist, dass eine Einflussgröße gefunden werden muss, die unmittelbar mit dem benötigten Personal zusammenhängt.
  • Stellenplanmethode: Diese Methode stellt den Personalbedarf per Organigramm fest und stellt die im Stellenplan ausgewiesenen Stellen dem tatsächlichen Personalbestand gegenüber.

Qualitativer Personalbedarf

Der qualitative Personalbedarf gibt hingegen Aufschluss darüber, welche Qualifikationen und Fähigkeiten die Beschäftigten besitzen müssen. Es reicht nämlich nicht aus, nur die Anzahl der benötigten Mitarbeitenden zu erhöhen, auch deren erforderliche Fähigkeiten müssen vorab von dir definiert werden. Darüber hinaus ist festzulegen, wann und wo genau Du neue Mitarbeitende benötigst.

2. Anforderungsprofil und Stellenanzeige erstellen

Anschließend gehst Du zum nächsten Schritt Deiner Personalplanung über und widmest Dich dem Recruiting-Prozess. Bevor Kandidaten gesucht werden können, musst Du aber genau wissen, wen Du überhaupt suchst. Selbstverständlich suchst Du Menschen, die zu Dir und Deiner Vision passen, aber auf welche Kriterien legst Du besonders Wert?

Bei Workwise legen Recruiter zum Beispiel viel Wert auf den persönlichen und kulturellen Fit sowie auf eine hohe Lernbereitschaft – allerdings weniger auf bestimmte Abschlüsse. Denn viele Kenntnisse können und müssen erst im Job angeeignet werden. Daher ist es wichtig, dass sich Teammitglieder stetig weiterentwickeln möchten, wissbegierig und experimentierfreudig sind.

Der erste Schritt besteht also darin, ein möglichst genaues Anforderungsprofil zu erstellen. Dieses ist eine ausführliche Beschreibung der persönlichen und fachlichen Kompetenzen, die benötigt werden, um die Aufgaben einer offenen Position erfolgreich zu bewältigen. Das Anforderungsprofil zu erstellen, gehört zu den Kernaufgaben im Recruiting, denn es ist neben der Stellenbeschreibung der wichtigste Teil Deiner Stellenanzeige. So formulierst du ein Anforderungsprofil [mit Vorlage und Best Practices].

Mit einem Anforderungsprofil als Grundlage geht es nun an die konkrete Formulierung Deiner Stellenanzeige. Das klingt allerdings oft einfacher, als es tatsächlich ist. Vor allem wenn Dein Startup noch unbekannt ist, stellt die Stellenanzeige einen der wenigen Kontaktpunkte dar, an dem Du Kandidaten von dir überzeugen kannst.

Achte also darauf, alle wichtigen Informationen zu erwähnen und gleichzeitig Aufmerksamkeit zu erregen. Bringe direkt auf den Punkt, was es bedeutet, bei Dir zu arbeiten und stelle Deine Benefits klar heraus. Achte aber auch vor allem darauf, nicht zu viele Informationen oder überhöhte Erwartungen darzustellen, um potenzielle Bewerber nicht zu überfordern oder abzuschrecken.

Das sind die wesentlichen Inhalte einer Stellenanzeige:

  • Aussagekräftiger Titel
  • Wer bist Du? – Kurzbeschreibung Deines Startups
  • Was erwartest Du? – Aufgabengebiet und Tätigkeitsbeschreibung
  • Wen suchst Du? – Anforderungen und Qualifikationen
  • Was bietest Du? – Jobdetails und Benefits
  • Wie kann man sich bewerben? – Beschreibung Deines Bewerbungsprozesses

Neben dem Inhalt ist aber auch die optische Gestaltung Deiner Stellenanzeige sehr wichtig. Du solltest hierbei mit verschiedenen Medien arbeiten und zum Beispiel authentische Fotos oder Videos von Dir und Deinem Team oder eurem Arbeitsplatz ergänzen.

3. Stellenanzeige veröffentlichen und die richtige Zielgruppe erreichen

Für die Veröffentlichung Deiner Stellenanzeigen stehen Dir eine Vielzahl an verschiedenen Kanälen und Medien zur Verfügung. Zur Auswahl stehen diverse Jobbörsen, Social-Media-Kanäle, Annoncen in Zeitungen und Rundfunk, Hochschulnetzwerke, Personalvermittler, Kontaktmessen, oder auch Headhunter – die Bandbreite ist riesig.

Was Du auf jeden Fall über alle Kanäle hinweg beachten solltest, ist ein gutes Employer Branding. Eine starke Arbeitgebermarke schafft Bekanntheit und zieht neue Talente für Dein Unternehmen an. Indem Du Dich als authentischer und attraktiver Arbeitgeber positionierst, verbesserst Du das Image Deines Startups und kannst dessen Einzigartigkeit und Besonderheit herausstellen sowie Dich von der Konkurrenz klar abgrenzen.

Startups empfehlen wir, sich zunächst auf die folgenden Kanäle zu konzentrieren:

  • Eigene Karriereseite: Eine Karriereseite ist für jedes Unternehmen unverzichtbar – Sie ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches Recruiting und vor allem auch wichtig, damit du deine Arbeitgebermarke bestmöglich präsentieren kannst. Nicht alle Unternehmen sind sich ihrer großen Bedeutung bewusst und haben oft zu Beginn gar keine oder stecken nicht ausreichend Aufwand in die Gestaltung der eigenen Karriereseite. Du solltest aber auf keinen Fall darauf verzichten und das volle Potenzial deiner Karriereseite nutzen. Bei Workwise kannst Du Dir zum Beispiel eine kostenlose Karriereseite individuell zusammenstellen und anschließend auf deiner Webseite anbinden.
  • Online-Jobportale: Ganz gleich ob zielgruppenbezogene, ortsspezifische, fachspezifische oder auch Allround-Jobbörsen, wie Monster, LinkedIn und Xing – Online-Jobportale haben sich in den letzten Jahren zum stärksten Recruiting-Kanal entwickelt. Das liegt insbesondere an der enormen Reichweite dieser Kanäle. Daher eignen sich auch diese sehr gut für Dein Recruiting. Du solltest jedoch darauf achten, welche Portale Deine gesuchte Zielgruppe hauptsächlich nutzt, um auch die richtigen Personengruppen anzusprechen.
  • Social Media: Social Media gewinnt immer mehr an Bedeutung, insbesondere für die Generation Y und Z. Dementsprechend groß ist das Potenzial dieses Kanals. Social Media bietet Dir aber auch sehr viele verschiedene Möglichkeiten. Es bietet Dir vor allem eine weitere Gelegenheit, deine Arbeitgebermarke authentisch zu verbreiten und potenzielle Kandidaten auf Dein Unternehmen aufmerksam zu machen. Vielversprechend ist zudem das Posten von vakanten Stellen auf den Social-Media-Seiten Deines Unternehmens – animiere hier Dein bestehendes Team diese auch zu teilen mit einem authentischen Post, was ihnen an deinem Unternehmen am besten gefällt. Eine weitere Option ist der Einsatz von kostenpflichtigen personalisierten Job-Ads, bei denen die Personengruppe, der die Stellenanzeige angezeigt werden soll, durch umfangreiche Filterfunktionen sehr genau eingegrenzt werden kann.

Die Auswahl der Kanäle hängt dabei insgesamt stark von der Zielgruppe ab und bei jedem Kanal solltest Du vorher abwägen, wie groß die Chancen sind, passende Mitarbeitende zu finden. Schau dir am besten die Übersicht an und finde heraus, wie Du weitere Recruiting-Kanäle für dich identifizieren kannst.

4. Analyse der Bewerbungen und Auswahl der Kandidaten

Sobald Du Bewerbungen erhältst, musst Du diese überprüfen, sortieren und vor allem einen guten Überblick behalten. Bei diesem Schritt kann Dir ein Bewerbermanagementsystem helfen.

Mithilfe eines BMS kannst Du Bewerbungen zentral organisieren, Kosten sparen, Bewerbungen besser miteinander vergleichen und vor allem Abläufe schneller und effizienter gestalten. Damit kannst Du Dir einen großen Vorteil gegenüber großen Konzernen verschaffen. Durch lange Abstimmungsprozesse benötigen diese häufig mehrere Wochen bis zur ersten Rückmeldung, was sich negativ auf die Candidate Experience auswirkt.

Im nächsten Schritt geht es darum, herauszufinden, wer wirklich zu Dir passt. Auch hier gibt es sehr viele Möglichkeiten, Kandidaten besser kennenzulernen:

  • Arbeitsprobe vor einem ersten Gespräch
  • Telefoninterview
  • Persönliches Gespräch
  • Probetag
  • Assessment Center

Du kannst Deinen Prozess völlig individuell und auch mehrstufig gestalten. Je stärker Du die Bewerber prüfen möchtest, desto mehr Zeit, Kosten und Kapazitäten benötigst Du natürlich auch. 

Bei Workwise werden Kandidaten zum Beispiel nach einem persönlichen Bewerbungsgespräch zusätzlich zu einem Probetag eingeladen, an dem verschiedene kleine Aufgaben erledigt werden müssen. Dieser Probetag ist sehr sinnvoll, da beide Seiten schauen können, ob eine Zusammenarbeit wirklich passen würde.

5. Einstellung der passenden Kandidaten

Jetzt fehlt nur noch die Entscheidung. Doch nicht nur Du musst eine Entscheidung treffen, sondern auch Dein Gegenüber muss von Dir als Arbeitgeber überzeugt werden. Das schaffst Du vor allem auch durch einen reibungslosen Bewerbungsprozess und eine optimale Candidate Experience als Bestandteile deiner Employer-Branding-Maßnahmen.

Mithilfe der im Recruiting-Prozess gesammelten Informationen über die Kandidaten kannst Du eine fundierte Entscheidung treffen. Vergleiche all Deine Informationen mit den Kriterien Deines Anforderungsprofil und finde die beste Übereinstimmung. Hast Du Dein Gegenüber überzeugt und stimmen Fähigkeiten, Motivation sowie Cultural Fit mit Deinen Vorstellungen überein, steht der Einstellung Deiner ersten Mitarbeitenden nichts mehr im Weg. 

Workwise: Dein Partner für professionelles Recruiting

Du möchtest dennoch Unterstützung beim Recruiting? Lass uns die passenden Menschen für Dich finden. Mit ihrem Recruiting-Service übernehmen die Experten von Workwise die Vermarktung Deiner Jobangebote und unterstützen Dich im gesamten Prozess bis hin zur Einstellung der passenden Kandidaten, sodass Du Dich auf die Aufgaben fokussieren kannst, bei denen Du besonders gebraucht wirst. Workwise hilft Dir dabei, Deine Herausforderungen im Recruiting zu bewältigen. 

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