Steuern

Reisekostenabrechnung: Neuer Verpflegungsmehraufwand in 2020

Reisekosten sind ein fester und nicht unerheblicher Bestandteil Deiner Betriebsausgaben. Leider kannst Du als Unternehmer nicht die tatsächlichen Ausgaben für Deine Geschäftsreisen steuerlich geltend machen. Einen Teil Deiner Ausgaben bekommst Du aber über die Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand steuerlich erstattet. Seit dem 1. Januar 2020 gelten neue Pauschbeträge für Mehraufwendungen für die Verpflegung auf Dienstreisen innerhalb Deutschlands. Bei 24-stündiger Abwesenheit erhöht sich die Verpflegungsmehraufwandpauschale von 24 auf 28 Euro. Bei einer Abwesenheit ab acht Stunden sowie am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Abwesenheiten steigt die Pauschale von 12 auf 14 Euro. Die Übernachtungskostenpauschale bleibt unverändert.

Verpflegungsmehraufwand: Was ist das?

Wer beruflich einen oder mehrere Tage verreist, dem entstehen unterwegs in der Regel höhere Kosten für die Verpflegung als zuhause. Arbeitnehmer können sich anhand ihrer Belege die Kosten im Rahmen der Abrechnung ihrer Reisekosten vom Arbeitgeber wiederholen. Für Dich als Unternehmer sieht es ein wenig anders aus. Die Abrechnung der tatsächlich entstandenen Verpflegungskosten ist auch bei Vorlage entsprechender Belege nicht vollständig möglich. Für Unternehmer sind die Verpflegungspauschalen für die Abrechnung der Verpflegung auf Geschäftsreisen relevant. Deinen Mehraufwand machst Du über diese Pauschale in Deiner Steuererklärung als Betriebsausgaben geltend. Das Finanzamt unterscheidet bei auswärtigen Tätigkeiten zwischen verschiedenen Kostenarten:Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Mit Ausnahme der Verpflegungskosten, die ausschließlich über eine Pauschale geltend gemacht werden, werden alle anderen Reisekosten in voller Höhe als Betriebsausgaben angegeben.

Wie kannst Du den Verpflegungsmehraufwand nachweisen?

Wie Du Kosten für die Verpflegung auf Geschäftsreisen als Betriebsausgaben geltend machst, hängt von der Rechtsform Deines Unternehmens ab. Wer nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, führt die Kosten in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung auf. Wer verpflichtet ist, eine Bilanz zur erstellen, gibt sie in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung an. Achte in beiden Fällen darauf, eindeutig den beruflichen Zweck Deiner Reise nachzuweisen. Als beruflich veranlasste Reisen gelten beispielsweise Kunden- oder Messebesuche oder Reisen, die der beruflichen Weiterbildung dienen. Ohne einen entsprechenden Nachweis kann es passieren, dass das Finanzamt Deine Auslagen nicht anerkennt.

Verwechsle nicht die Mehraufwendungen für Verpflegung mit den Bewirtungskosten. Die Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen deckt ausschließlich Aufwände für Deine eigene Verpflegung als Unternehmer ab. Um Deine Verpflegungskosten nachzuweisen, erfasse die Ausgaben in Deiner Reisekostenabrechnung. Wichtig sind Datum und Uhrzeit Deiner Abreise, der Reisezweck sowie Datum und Uhrzeit Deiner Rückkehr in die Firma bzw. nach Hause. Obwohl Du nur die Pauschale und nicht die tatsächlichen Kosten geltend machen kannst, solltest Du alle Ausgaben mit Belegen nachweisen können. Denk daran: Da in den Verpflegungspauschalen keine Umsatzsteuer enthalten ist, kann bei diesen Betriebsausgaben auch kein Vorsteuerabzug angewandt werden.

Die Kosten für Deine Verpflegung auf Geschäftsreisen werden über den Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht. Bei diesen Pauschalen wird zwischen Reisen im Inland und Reisen in das Ausland unterschieden. 

  • Wer auf Reisen im Inland zwischen 8 und 24 Stunden pro Tag oder mehr als 24 Stunden von seiner Arbeitsstätte abwesend ist, macht eine Pauschale von 28 Euro pro Tag geltend. Für An- und Abreise bei mehrtägigen Reisen gilt der Satz von 14 Euro pro Tag. 
  • Erhältst Du unterwegs eine Mahlzeit beispielsweise auf Kosten Deines Kunden, wird die Pauschale entsprechend gekürzt. Ein Frühstück verringert den Betrag um 20 Prozent. Für Mittag- und Abendessen musst Du jeweils 40 Prozent abziehen. 
  • Übernachtungskosten werden nicht pauschal, sondern als volle Betriebsausgabe geltend gemacht. Allerdings musst Du hier darauf achten, ob in der Rechnung Kosten für Verpflegung aufgeführt sind. Enthaltenen Mahlzeiten müssen entsprechend abgezogen werden.

Rechenbeispiel für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands

Du bist unterwegs zu einem Kundentermin und hast für Deine Geschäftsreise innerhalb Deutschlands drei Tage eingeplant. Du kommst abends gegen 18 Uhr in Deinem Hotel an. Bevor Du am nächsten Morgen zum Kunden aufbrichst, frühstückst Du im Hotel. Dein Termin beim Kunden dauert den ganzen Tag. Entsprechend hat der Kunde ein Mittagessen vorbereitet. Abends geht ihr gemeinsam etwas Essen. Du bezahlst Dein Essen selbst. Am dritten Tag machst Du Dich nach einem Frühstück im Hotel wieder auf den Heimweg und bist gegen 13 Uhr wieder zuhause.

Für Deine Geschäftsreise machst Du am Anreisetag eine Verpflegungspauschale von 14 Euro geltend. Grundsätzlich fallen für den zweiten Tag, an dem Du 24 Stunden geschäftlich von zuhause abwesend bist, 28 Euro Verpflegungspauschale an. Da Du mittags beim Kunden verpflegt wurdest, musst Du 40 Prozent von der Pauschale, also 11,20 Euro, abziehen. Frühstück und Abendessen hast Du selbst bezahlt. Hier gibt es keine Abzüge. Für den zweiten Tag erhältst Du also 16,80 Euro. Für den Abreisetag erhältst Du wieder 14 Euro. Insgesamt machst Du 44,80 Euro Verpflegungsaufwand als Betriebsausgaben steuerlich geltend.

Die Servicekosten für Deinen Hotelaufenthalt, beispielsweise für ein enthaltenes Frühstück, musst Du getrennt von den Übernachtungskosten auf der Rechnung ausweisen lassen. Übernachtungskosten kannst im Gegensatz zu Verpflegungskosten als volle Betriebsausgaben geltend machen.

Verpflegungsmehraufwand 2020 bei Geschäftsreisen ins Ausland

Da die Lebenshaltungskosten von Land zu Land variieren, gelten für Geschäftsreisen ins Ausland die landesspezifischen Pauschalsätze. Diese liegen in der Regel über den inländischen Pauschalen. Auch für Auslandsreisen gelten zwei unterschiedliche Pauschalen, die von der Dauer der Abwesenheit von zuhause abhängig sind. Eine Übersicht der ab Januar 2020 geltenden Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten im Ausland findest Du beim Bundesfinanzministerium. Für Länder, die nicht in der Tabelle des Bundesfinanzministeriums aufgeführt sind, gelten die Werte für Luxemburg. Bei Überseegebieten und Kolonien gelten die Werte für das Mutterland.

Bei Auslandsreisen gibt es ein paar Besonderheiten zu berücksichtigen: 

  • Bist Du an einem Tag sowohl im Inland als auch im Ausland beruflich tätig, gelten für Dich die entsprechenden Auslandstagegeldsätze – unabhängig davon, ob Du die überwiegende Zeit im Inland verbracht hast.
  • Reist Du vom Inland in das Ausland, gilt der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte aufgeführte Stadt.
  • Bei Reisen innerhalb des Auslands ist ebenfalls der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte Stadt maßgebend.
  • Bei Rückreisen vom Ausland in das Inland richtet sich der Tagegeldsatz nach dem Land bzw. der Stadt im Ausland, wo Du zuletzt tätig warst.

Um den Aufenthalt im Ausland nachzuweisen, ist eine gesonderte Kostentabelle für Auslandsreisen zu führen.