Remote Work: So klappt es mit Kommunikation, Finanzen und Datensicherheit

Yasmin
Yasmin November 2021 Content Editor 9 Min

Inhaltsverzeichnis

Remote Work ist im Grunde genommen ein alter Hut. Allerdings einer, der im Zuge der Digitalisierung, einer weltweiten Vernetzung und nicht zuletzt aufgrund der Corona-Pandemie enorm an Bedeutung gewonnen hat. Remote Arbeiten meint eigentlich jede Tätigkeit, die außerhalb des Unternehmens ausgeführt werden kann. Aber was bedeutet es für Unternehmen, wenn ihre Mitarbeitenden remote arbeiten und was brauchen Remote Worker, um ihren Job zuverlässig erledigen zu können?

Was bedeutet Remote Work?

Remote Work ist eine Form der Arbeit, bei der Aufgaben teilweise oder sogar komplett fern (remote) ab vom Standort eines Unternehmens, seinen Niederlassungen oder Produktionsstätten ausgeführt werden. Die Aufgaben werden dabei überwiegend am Rechner erledigt, die Kommunikation findet ebenfalls online per E-Mail über Instant-Messaging-Dienste wie Slack, per Videokonferenz oder telefonisch statt. 

Unterschied Remote Work und Homeoffice

Mittlerweile gibt es viele Jobs, die zu 100 Prozent remote ausgeübt werden. Das bedeutet, Aufgaben werden ortsunabhängig am Rechner und am Telefon erledigt. Bestes Beispiel sind virtuelle Assistenten, die meist organisatorische Aufgaben in Projekten erledigen. Ein weiteres Beispiel sind Freelancer, die ebenfalls überwiegend projektbezogen und remote arbeiten. Zu den Jobs, in denen Freelancer remote arbeiten, zählen beispielsweise

  • Social Media Manager
  • Blogger
  • Coaching und Beratung
  • Online-Redakteure
  • Lektoren und Übersetzer
  • SEO-Spezialisten
  • Marketing-Spezialisten
  • Webdesigner
  • Customer Service u. v. m.

Angestellte, die ihre Aufgaben im Homeoffice erledigen, arbeiten ebenfalls remote. Der Unterschied ist, dass sie einen festen Arbeitsplatz – in Voll- oder Teilzeit – haben, ihre Aufgaben aber nicht zwingend vor Ort, sondern von zu Hause aus erledigen. Im Gegensatz zu reinen remote Jobs verlangen ihre Arbeitgeber aber häufig ihre gelegentliche Anwesenheit beispielsweise für Meetings. 

New Work und Work-Life-Balance

Was bisher ausschließlich Selbstständigen vorbehalten war, rückt jetzt auch für Angestellte in greifbare Nähe: ortsunabhängiges Arbeiten und eine flexible Zeiteinteilung. Bei den Remote Workern handelt es sich mittlerweile sowohl um Freelancer als auch um festangestellte Mitarbeitende. Was sie verbindet, ist ein hohes Maß an Flexibilität, um Job und Privatleben besser in Einklang zu bringen.

Wie wichtig die Work-Life-Balance Mitarbeitenden und potenziellen Bewerbern ist, zeigt sich auch im Recruiting: Immer mehr Unternehmen bieten Jobs wahlweise remote oder in Form eines hybriden Arbeitsmodells an. Das bedeutet, ein Teil der Arbeit wird im Homeoffice erledigt, ein anderer Teil im Unternehmen.

Vorteile von Remote Work

Ortsunabhängiges Arbeiten bei einer flexiblen Zeiteinteilung hat nicht nur Vorteile für Freelancer und Mitarbeitende im Homeoffice. Es hat auch Vorteile für Unternehmen, die ihre Jobs remote anbieten. 

  • Produktivität: Remote Worker sind in einer ablenkungsfreien Umgebung häufig konzentrierter bei der Arbeit und dadurch produktiver. 
  • Motivation: Gute Arbeitsergebnisse freuen nicht nur den Auftrag- oder Arbeitgeber – sie führen auch zu einer höheren Zufriedenheit bei den Remote Workern.
  • Vereinbarkeit von Job und Privatleben: Solange die anstehende Arbeit in der verabredeten Zeit erledigt wird, lassen sich bei einer flexiblen Zeiteinteilung viele private To-dos zwischendurch erledigen. Dadurch werden Fehlzeiten beispielsweise durch die Betreuung kranker Kinder oder freie Tagen für Behördengänge oder um Handwerker zu beaufsichtigen, reduziert. So dient der Urlaub uneingeschränkt der Erholung.  
  • Mitarbeiterzufriedenheit: Remote Work setzt Vertrauen in die Arbeit von Freelancern und Mitarbeitenden voraus. Dieser Vertrauensvorschuss, die Qualität der Arbeitsergebnisse und die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben führen zu einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung.
  • Zeitersparnis: Nicht nur die höhere Produktivität führt zu einer Zeitersparnis. Remote Worker sparen zudem Zeit durch den Wegfall des Arbeitsweges – und helfen dabei, CO2-Emissionen zu verringern
  • Mitarbeitergesundheit: Im Stau oder bei Zugverspätungen verlieren sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern kommen auch gestresst am Arbeitsplatz an. Wer remote arbeitet, kann sich den Stress sparen und die Zeit in seine Gesundheit investieren: durch einen kurzen Spaziergang an der frischen Luft, einer Jogging-Runde oder einer Yoga-Einheit.
  • Kostenersparnis: Unternehmen müssen weniger Bürofläche vorhalten, wenn ihre Mitarbeitenden remote arbeiten. Entsprechend können sie auch die Ausgaben für Nebenkosten senken. 

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Nachteile von Remote Work

Vergleichbar mit der Selbstständigkeit verlangt Remote Work ebenfalls eine hohe Eigenverantwortung, Disziplin und ein gutes Zeitmanagement. Nicht jeder ist dazu geeignet, sich selbst zu motivieren und läuft Gefahr, sein Pensum oder seine Aufgaben nicht zu schaffen. Hinzu kommt die Gefahr der sozialen Isolation. Auf den Plausch in der Kaffeeküche, ein spontanes Brainstorming im Meetingraum oder gemeinsame Mittagessen in der Kantine müssen Remote Worker verzichten. Wird hier keine Alternative gefunden, um die Kommunikation und den Austausch in den Teams, mit den Vorgesetzten, in Projekten oder auch privat zu gewährleisten, leidet der Zusammenhalt im Unternehmen.

Voraussetzungen für Remote Work

Man liest häufig, dass Remote Worker nur einen Laptop, einen Internetanschluss und ein Telefon brauchen. Ganz so einfach ist aber dann doch nicht, wenn die reibungslose Zusammenarbeit im Unternehmen mit den eigenen Mitarbeitenden und Freelancern trotz der räumlichen Distanz funktionieren soll. Die technische Ausstattung ist die Basis. Neben einer E-Mail-Software und Zugängen zu einem Content Management System oder dem Intranet eines Unternehmens kommen weitere Tools hinzu, um mit Kolleg:innen und Auftraggebern zu kommunizieren und Daten sicher auszutauschen. 

VPN oder Cloud-Services

Unternehmen haben hier die Möglichkeit, Mitarbeitenden und Freelancern über einen VPN-Zugang den Zugriff auf das Firmennetzwerk zu gewähren. Alternativ entscheiden können sie Cloud-Services mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und automatischer Synchronisation von Daten für die Zusammenarbeit nutzen. Schließlich sind Unternehmen dazu verpflichtet, zahlreiche Richtlinien, Compliance-Anforderungen und geltende Vorgaben in Bezug auf Datenschutz (DSGVO) und die ordnungsgemäße Buchhaltung (GoBD) einzuhalten.

Technische Ausstattung

Während Angestellte, die remote arbeiten, die technische Ausstattung von ihrem Arbeitgeber gestellt bekommen, müssen Freelancer selbst sicherstellen, dass sie mit der notwendigen Technik ausgestattet sind. Hierzu zählen

  • ein Laptop mit Lautsprechern, Mikrofon und Kamera
  • ggf. Bluetooth Lautsprecher
  • ein Smartphone
  • passende Ladekabel zu allen Geräten
  • eine Powerbank, um Laptop und Co. auch unterwegs zu laden
  • USB-Sticks

Kommunikationstools

Kommunikation ist wichtig. Sie kann aber auch ablenken. Gerade bei Teams, die remote arbeiten, wird häufig zum Telefon gegriffen oder eine Videokonferenz gestartet. In vielen Fällen lassen sich diese „Störungen“ aber vermeiden, ohne den Informationsfluss zu behindern. Instant-Messaging-Dienste beispielsweise erleichtern die ortsunabhängige Kommunikation im Team. In eigenen Channels sind alle Beteiligten versammelt, um Nachrichten oder Dateien zu einem bestimmten Thema an einem zentralen Ort auszutauschen. So bleibt die Kommunikation themenbezogen und wird zentral an einem Ort gebündelt. Auf diese Weise müssen Teammitglieder nicht permanent ans Telefon gehen, E-Mails lesen oder sich in Videokonferenzen austauschen und bleiben trotzdem immer auf dem Laufenden. Neben eigenen Mitarbeitenden können hier natürlich auch Freelancer eingebunden werden.

Online-Terminplanung

Der Einsatz von geeigneten Kommunikationstools reduziert die Notwendigkeit persönlicher Treffen oder Meetings in einer Videokonferenz. Nichtsdestotrotz ersetzen sie die Meeting-Kultur in Unternehmen nicht ganz. Das gilt nicht nur für interne Meetings, sondern auch für Meetings mit Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten. Um Meetings effektiv zu planen, unterstützt ein Online-Terminplanungstool, das die Buchung von Terminen, das Blockieren von Besprechungsslots und die Planung von Meetings erheblich vereinfacht. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass alle Beteiligten ihre Kalender immer aktuell halten.

Kollaboration und Projektmanagement

Kollaborationstools wie Google Workspace optimieren die Zusammenarbeit in Unternehmen. Hier können beispielsweise mehrere Teammitglieder remote gleichzeitig in Echtzeit Dokumente bearbeiten, statt immer wieder neue Versionen per E-Mail hin- und herzuschicken. So bleiben alle Beteiligten auf dem Laufenden. Das Gleiche gilt für die Arbeit mit Projektmanagementtools, die Remote Worker bei der Organisation, Erstellung, Verfolgung und Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Meilensteinen unterstützen. Die Projektkommunikation findet ebenfalls hier statt, sodass das gesamte Projekt mit nur einem einzigen Tool gesteuert werden kann. 

Zeitmanagementtools

Ob Freelancer oder Angestellte:r im Homeoffice: Remote Work funktioniert nur mit einem effektiven Zeitmanagement. Hier können Remote Worker entweder mit einer Zeitmanagementmethode wie der Pomodoro-Technik oder der Pareto-Methode arbeiten. Oder sie holen sich Unterstützung von digitalen Tools und Apps, um den Tag zu planen, Aufgaben zu verwalten und To-do-Listen mit anderen zu teilen.

Digitale Buchhaltung

Abhängig von seiner Rechtsform sind Unternehmen entweder zur einfachen oder zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. So oder so: Die Buchhaltung jedes Unternehmens sollte immer auf dem aktuellen Stand sein, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden. Unternehmen, die remote arbeiten, stehen hier vor einer Herausforderung: Rechnungen müssen fristgerecht freigegeben und beglichen werden. Bleiben Rechnungen liegen, weil ein zeichnungsberechtigter Mitarbeitender remote arbeitet, geht der Skonto verloren. Im schlimmsten Fall entstehen Mahngebühren. Hier hilft eine Buchhaltungssoftware dabei, die Transparenz im Freigabeprozess zu gewährleisten und Freigaben ortsunabhängig einzuholen. 

Hinweis: Vertiefende Infos zur digitalen Buchhaltung findest Du in unserem Ratgeber.

Online Geschäftskonto

Ein modernes Geschäftskonto unterstützt Unternehmen dabei, den Überblick über seine Finanzen zu behalten. Gleichzeitig ermöglicht es aber auch, Aufgaben und Verantwortungen auf mehrere Mitarbeitende zu verteilen. Mit dem Online Geschäftskonto von Penta können Unternehmen ausgewählten Mitarbeitenden Zugriff auf das Geschäftskonto gewähren, damit diese in der Buchhaltung Zahlungen anweisen oder Auswertungen für Finanzberichte ziehen. Erhalten einzelne Mitarbeitende ihre eigenen Mitarbeiterkarten, werden zusätzliche Prozesse vereinfacht. Reisen können selbstständig gebucht und berufliche Ausgaben direkt mit der Karte beglichen werden. Damit entfällt der aufwendige und meist zeitraubende Erstattungsprozess. Zudem können Belege für Ausgaben über eine App direkt am Smartphone hochgeladen und zugeordnet werden. Das erspart der Buchhaltung zusätzlich Zeit und unnötigen Aufwand bei Rückfragen.

Networking

Ob als Angestellter im Homeoffice, Freelancer oder digitaler Nomade: Ein gutes Netzwerk ist goldwert für alle, die remote arbeiten. Ohne gute Beziehungen zu den Kolleg:innen, potenziellen Auftraggeber:innen, Lieferant:innen, Investor:innen oder Geschäftspartner:innen, wird es schwer, Erfolg im Beruf zu haben. Eine der wichtigsten Aufgaben für Remote Worker ist es also, sich ein solides Netzwerk aufzubauen. Neben der unternehmenseigenen Slack-Community bieten sich hier beruflichen Netzwerke wie LinkedIn und Xing, aber auch soziale Netzwerke wie Facebook, oder Instagram an.

Die Zukunft ist remote

Was für Freelancer längst gang und gäbe ist, setzt sich auch in Unternehmen immer stärker durch. Immer mehr Unternehmen setzen mittlerweile auf flexiblere Arbeitsmodelle wie Remote Work oder hybride Lösungen, die Präsenzarbeit und Homeoffice miteinander kombinieren und ermöglichen damit ortsunabhängiges Arbeiten bei einer flexiblen Zeiteinteilung. Damit dies gelingt, müssen einige Voraussetzungen geschaffen werden. Hier bietet sich der Einsatz zahlreicher Tools zur Zusammenarbeit an. Gleichzeitig ist es aber auch von Nöten eine entsprechende Unternehmens- und Kommunikationskultur zu schaffen, die Remote Work unterstützt. 

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