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Wie Sammelüberweisungen den Lohnabrechnungsprozess von Penta vereinfacht haben

Oliver
Oliver Februar 2020 4 Min

Inhaltsverzeichnis

Vor einigen Monaten habe ich mich mit der Finanzabteilung von Penta zusammengesetzt um herauszufinden, wie unser CFO Igor Kuschnir und sein Team Penta für ihre Finanzangelegenheiten nutzen. Dabei kam ein neues Feature für Sammelüberweisungen heraus.

Aufwendiger Lohnabrechnungsprozess

Ein Prozess, der mir dabei als äußerst ineffizient erschien, war die Abrechnung der Lohnzahlungen. Mit fast 30 Mitarbeitern in unserem Berliner Büro, die zum Teil bei unterschiedlichen Versicherungsgesellschaften angemeldet sind, wurde die monatliche Gehaltsabrechnung immer schwieriger. Es wurden demnach 30 separate Überweisungen getätigt, die jeweils einzeln genehmigt werden mussten.

Der Prozess war zeitaufwendig und ineffizient, gehört aber dennoch zu einem der Kernprozesse eines jeden Unternehmens. Ganz gleich, ob es sich um die Auszahlung von Gehältern, Boni bei der Durchführung eines Empfehlungsprogramms oder regelmäßige Zahlungen an Lieferanten handelt. Als ich dies mit unserem Finanzteam besprach, war es offensichtlich, dass es hier eine Möglichkeit zur Verbesserung gab. Der Prozess nahm jeden Monat viel Zeit in Anspruch, die wir zugleich für das Wachstum und die Skalierung unserer anderen Buchhaltungsvorgänge hätten verwenden können. Um den Prozess zu optimieren und die Effizienz zu steigern, haben wir beschlossen Sammelüberweisungen einzuführen.

Die Lösung: Sammelüberweisungen

Mit Pentas Sammelüberweisung kannst Du über das Penta-Geschäftskonto zahlreiche Einzelüberweisungen auf einmal vornehmen. Anstatt jede einzelne Zahlung mit einer einzelnen TAN/SMS zu bestätigen, ist dies nun mit einer einzigen Verifizierung möglich.

Unsere Funktion ermöglicht es, standardisierte SEPA .XML-Zahlungsdateien hochzuladen, die Du direkt in Deinem bevorzugten Buchhaltungstool – beispielsweise von Lexoffice – generieren kannst. Darüber hinaus kannst Du auch problemlos eine .CSV-Datei mit Hilfe einer von uns erstellten Vorlage selbst erstellen.

Du wirst dabei nie den Überblick über die Details verlieren, da alle einzelnen Überweisungen Deiner Sammelüberweisung auf einen Blick im Penta Online Konto sichtbar sind. 

Bis zu 1.000 Zahlungen!

Derzeit können wir bis zu 50 Zahlungen auf einmal verarbeiten und schon bald wird die Anzahl auf bis zu 1.000 Zahlungen erhöht. Darüber hinaus wird der Lohnabrechnungsanbieter auch in der Lage sein, seine Lohnabrechnungssoftware in das Penta Geschäftskonto zu integrieren und die Dateien direkt dort hochzuladen.

Igor und sein Team sind nun in der Lage, Daten von unserem Lohnabrechnungsanbieter, der mit unserer Personalabteilung zusammenarbeitet, auf sehr einfache Weise zu verarbeiten. Die standardisierte XML-Datei wird direkt in der Übersicht hochgeladen und alle 30 Zahlungen können in einem Schritt gleichzeitig angezeigt und problemlos freigegeben werden. 

Du solltest bei der Führung Deines Unternehmens keine Zeit für unnötige Dinge verlieren. Wir bei Penta haben es uns deshalb zum Ziel gesetzt, Dir dabei zu helfen, Zeit und Geld bei Deinen Bankgeschäften und in der Buchhaltung zu sparen.

Und so funktioniert es: In nur wenigen Schritten

Du hast noch keine CSV-Datei mit den notwendigen Zahlungsinformationen? Dein Buchhaltungsprogramm generiert keine SEPA-Dateien im .XML-Format? Dann greife auf unsere .CSV-Vorlage zurück:

1. Lade Dir die CSV-Vorlage im Menü unter „Sammelüberweisungen“ herunter

2. Trage die Daten Deiner Einzelüberweisungen in ein Excel- oder Google Sheet ein

Du benötigst den Namen des Empfängers, optional einen Verwendungszweck, den Betrag sowie die IBAN des Empfängers.

3. Im Anschluss lädst Du Deine .CSV-Datei per Drag-and-drop als Sammelüberweisung hoch

In diesem Schritt kannst Du auch eine SEPA-Datei hochladen.

4. In der Übersicht tauchen Empfänger, Verwendungszweck, Einzelbeträge sowie die Summe der Einzelbeträge auf

5. Überprüfe die Zahlungen und klicke auf „Zahlungen verifizieren“

6. Zum Schluss noch die Zahlungen per SMS-TAN bestätigen

7. Fertig!

Wie nutzen unsere Kunden den Service für Sammelüberweisungen?

Mitarbeiter, Dienstleister, Lieferanten. Alle wollen bezahlt werden. Und das natürlich pünktlich. Insbesondere bei der Gehaltsabrechnung stehst Du vor einem Haufen Einzelüberweisungen. Du hast die Wahl: Entweder opferst Du viel Zeit, um jede Zahlung einzeln anzuweisen. Oder Du nutzt die Sammelüberweisung in Deinem Penta Firmenkonto. Damit wird die Zahlung Deiner Rechnungen effizienter und Dir bleibt mehr Zeit für Dein Kerngeschäft.

„Wir tätigen jede Woche eine große Menge an Auszahlungen für unsere selbstständigen Fahrer. Diese Zahlungen einzeln vorzunehmen, würde uns sehr viel Zeit kosten. Stattdessen bereitet unsere Software-Plattform alle Zahlungen vor und wir importieren diese dann in einem Rutsch. 
Den maßgeschneiderten Export haben wir mittlerweile in unsere Plattform implementiert, so geht alles mit einem Klick – das spart sogar noch mehr Zeit.“

Paul Heidicker | CTO

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