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Steuererklärung für Selbstständige: Tipps zum selber machen

Jeannine Klein
Jeannine Klein Mai 2021 9 Min

Inhaltsverzeichnis

Selbstständige, die sich an die Erstellung ihrer Steuererklärung machen, haben die Hoffnung, den einen oder anderen zu viel gezahlten Euro erstattet zu bekommen. Neben Deinem Einkommen sind Betriebsausgaben und Freibeträge entscheidend für Deine tatsächliche Steuerlast. Um diese Steuerlast und damit auch eine mögliche Steuerrückzahlung zu berechnen, sind Einkommensteuerrechner im Internet ein hilfreiches Werkzeug. 

Wer muss Einkommensteuer zahlen?

Wer weniger als 9.000 Euro im Jahr verdient, ist von der Zahlung der Einkommensteuer befreit. Alle anderen, die in Deutschland ein Einkommen erzielen, sind verpflichtet, Einkommensteuer zu zahlen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Du Dein Geld mit selbstständiger Arbeit oder als Angestellter verdienst: Es werden Einkommen jeglicher Art unabhängig von der Form der Tätigkeit besteuert. Hierzu zählen auch geldwerte Leistungen sowie Renten. Die Erlöse aus dieser Steuer gehen an Bund, Länder und Gemeinden und bilden eine der bedeutendsten Einnahmequellen für den deutschen Staat. Wie hoch die zu zahlenden Einkommenssteuer ausfällt, hängt davon ab, wie viel Du verdienst. 

Wer muss eine Einkommenssteuererklärung abgeben?

Zwar ist jeder verpflichtet, sein Einkommen zu versteuern. Das bedeutet aber nicht, dass jeder, der ein Einkommen erzielt, auch eine Einkommensteuererklärung abgeben muss. Wer sein Geld mit nicht selbstständiger Arbeit verdient, ist nicht verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Die fällige Steuer auf  Einkommen aus Angestelltenverhältnissen wird automatisch vom Arbeitgeber an den Staat weitergeleitet. Nichtsdestotrotz kann sich die Steuererklärung auch für Angestellte lohnen. 

Darüber hinaus gibt es die sogenannte Veranlagungspflicht, bei der das Finanzamt davon ausgeht, dass dem Arbeitnehmer eine zu geringe Summe an Steuern abgezogen wurde. Wer davon betroffen ist, ist als Angestellter zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet. Hierzu zählen unter anderem Steuerpflichtige,

  • die neben ihrem Arbeitslohn weitere Einkünfte von mehr als 410 Euro im Jahr haben,
  • die Arbeitslohn von mehreren Arbeitgebern erhalten,
  • die mit einem Partner verheiratet sind, der die Steuerklasse V oder VI hat,
  • denen das Finanzamt einen Freibetrag zugeschrieben hat und deren Arbeitslohn als Ehepaar bei über 11.000 Euro beziehungsweise 20.900 Euro liegt,
  • die geschieden wurden und bei denen einer der beiden noch im gleichen Jahr erneut geheiratet hat.

Im Gegensatz dazu sind Selbstständige, Einzelunternehmer, Freiberufler und Gewerbetreibende dazu verpflichtet, eine Steuererklärung über ihr Einkommen beim zuständigen Finanzamt abzugeben.

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Welche Faktoren beeinflussen die Steuererklärung für Selbstständige?

Die Einkommensteuererklärung informiert das Finanzamt über Deine Einkommensverhältnisse. Die Abgabefrist ist immer der 31. Juli des Folgejahres. Hast Du in einem Kalenderjahr keine Einkünfte erzielt, hast Du bis zum 31. Dezember des Folgejahres Zeit.

Um möglichst viel Geld aus der Steuererklärung herauszuholen, verschaffe Dir zunächst einen Überblick über die Posten, die Selbstständige in ihrer Steuererklärung geltend machen können

Einnahmen

Basis der Steuererklärung für Selbstständige und Angestellte ist das zu versteuernde Einkommen. Bei Angestellten besteht ein Großteil der Einnahmen aus ihrem Bruttogehalt. Das Gehalt macht jedoch nicht das Gesamteinkommen aus. Je nach persönlichen Umständen fließen weitere Einnahmen wie verschiedene Renten, Sachleistungen oder vom Arbeitgeber gewährte geldwerte Vorteile wie ein Dienstwagen mit ein.

Als Angestellter kannst Du Deine Einnahmen auf Basis Deines festen Bruttogehalts und möglichen weiteren Einnahmen aus nicht selbstständiger Arbeit recht einfach schätzen. Selbstständige hingegen verfügen selten über ein regelmäßiges Einkommen. Um hier die Steuerlast zu ermitteln, müssen Selbstständige ihr Einkommen für die Steuererklärung möglichst realistisch schätzen. Unterschätzt Du Dein Einkommen, zahlst Du am Ende Steuern nach. Überschätzt Du Dein Einkommen und zahlst zu viel Steuern, wird Dir das Geld zwar erstattet. Allerdings kann es einige Zeit dauern, bis das Finanzamt die Rückzahlung überweist. Daher ist es ratsam, so zu kalkulieren, dass es zu keiner Erstattung kommt.

Betriebsausgaben

Mithilfe der Betriebsausgaben können Selbstständige bei der Steuererklärung kräftig sparen. Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die betriebsbedingt entstehen. Es besteht ein wirtschaftlicher Zusammenhang mit dem Betrieb oder der Tätigkeit von Selbstständigen und Freiberuflern. Diese Ausgaben mindern in der Steuererklärung für Selbstständige deren Gewinn. Zu den grundlegenden Betriebsausgaben zählen beispielsweise die Mietzahlungen, Reisekosten, Versicherungsbeiträge, Kommunikationskosten oder Büromaterialien.

Miete

Selbstständige, die von zu Hause arbeiten, können ihren Arbeitsplatz unter bestimmten Umständen in der Steuererklärung geltend machen. Die Höhe der Absetzung richtet sich nach der Nutzung des Raumes. Wird er ausschließlich beruflich genutzt, ist er voll absetzbar. Neben der Miete kannst Du weitere Kosten rund um Deinen Arbeitsplatz absetzen. Hast Du zusätzlich einen anderen Arbeitsplatz, den Du alternativ nutzen kannst oder nutzt Du Dein Arbeitszimmer zu Hause auch privat, kannst Du es nicht absetzen.

Reisekosten

Reisekosten kannst Du geltend machen, wenn sie durch für die Arbeit notwendige Auswärtstätigkeiten entstanden sind. Das bedeutet, Du bist außerhalb Deines regulären Arbeitsplatzes oder Deiner Wohnung tätig gewesen. Um Auswärtstätigkeiten nachzuweisen, kann das Finanzamt entsprechende Belege verlangen. Hierzu zählen beispielsweise:

  • Hotelrechnungen
  • Fahrtenbuch
  • Tankquittungen
  • Schriftverkehr

Versicherungen

Versicherungsbeiträge verringern das zu versteuernde Einkommen in zum Teil erheblichen Maße. Allerdings können Selbstständige in ihrer Steuererklärung nur die Versicherungsbeiträge geltend machen, die ihre beruflichen Risiken abdecken. Hierzu zählen unter anderem 

  • Betriebliche Haftpflichtversicherungen bzw. Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
  • Betriebliche Feuerversicherungen, Diebstahlversicherung und Hagelversicherung
  • Betriebliche Rechtsschutzversicherung
  • Kaskoversicherung, Haftpflichtversicherung und Unfallversicherung für den betrieblichen Pkw.

Versicherungen, die sowohl Deine berufliches als auch Dein privates Risiko abdecken, kannst Du in der Regel nur anteilig absetzen. Versicherungen, die ausschließliche Dein privates Risiko abdecken, gelten nicht als Betriebsausgaben.  Hierzu zählen beispielsweise Deine 

  • Krankenversicherug
  • Krankentagegeld
  • Lebensversicherungen
  • Rentenversicherungen

Kommunikationskosten

Kosten für arbeitsbedingte Telefonate – Festnetz und Mobilfunk sowie einen beruflich genutzten Internetanschluss können Selbstständige in ihrer Steuererklärung absetzen.  

Kfz-Steuer

Bei einem dienstlich genutzten Fahrzeug lässt sich die Kfz-Steuer komplett absetzen. Voraussetzung dafür ist, dass das Fahrzeug ausschließlich zu dienstlichen Zwecken genutzt wird. Entsprechende Nachweise erbringst Du mit einem Fahrtenbuch. 

Das sind nur ein paar Beispiele dafür, was Selbstständige in der Steuererklärung als Betriebskosten absetzen können. Ob Bürobedarf oder Werbeaufwendungen – wer fleißig Rechnungen sammelt, kann enorm viel sparen. Im Rahmen dessen ist eine ordentliche Buchhaltung ein wichtiger Bestandteil, um Dir und Deinem Steuerberater die Arbeit zu erleichtern.

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Steuererklärung für Selbstständige: weitere Einflussfaktoren

Um Deine Steuerlast vorab mit einem Rechner zu kalkulieren, verschaffe Dir zunächst einen Überblick über die eigenen Einnahmen und Ausgaben. Allerdings haben nicht nur Betriebsausgaben Auswirkungen auf Deine Steuerlast. Es gibt weitere Faktoren die Einfluss auf Deine Steuer und somit die Steuererklärung haben.

Kindergeld und Kinderfreibeträge

Wer Kinder hat, kann entweder Kindergeld beantragen oder einen Kinderfreibetrag geltend machen. Diese beiden Möglichkeiten der finanziellen Unterstützung unterscheiden sich wie folgt:

Kindergeld: Kindergeld wird per Antrag eingefordert und steht Eltern mit einem Wohnsitz oder Lebensmittelpunkt in Deutschland zu. Kindergeld wird bis zum 18. Lebensjahr des Kindes ausgezahlt. Danach kannst Du es nur noch beziehen, wenn Dein Kind sich noch in der Ausbildung oder im Studium befindet. Ab 25 Jahren gibt es in der Regel kein Kindergeld mehr. Bei Kindern mit Behinderungen gelten allerdings Sonderregeln.

Kinderfreibetrag: Der Kinderfreibetrag wird gewährt, um das Existenzminimums des Kindes zu gewährleisten. Er setzt sich aus dem Freibetrag für das Existenzminimum sowie den Freibetrag für Betreuungs-, Erziehungs- oder den Ausbildungsbedarf zusammen. Den Kinderfreibetrag können Angestellte und Selbstständige in der Steuererklärung geltend machen. 

Kindergeld oder Kinderfreibetrag

Eltern müssen sich entscheiden, ob sie Gebrauch vom Kindergeld oder dem Kinderfreibetrag machen. Wer Kindergeld erhält, kann den Kinderfreibetrag nicht in voller Höhe von der Steuer absetzen.

Steuererklärung für Ehepaare

Ehepaare können sich bei der Steuererklärung zwischen der Zusammenveranlagung, dem sogenannten Ehegattensplitting oder Splittingtarif, und der Einzelveranlagung entscheiden. Der Splittingtarif lohnt sich vor allem dann, wenn die Höhe der Einkommen der beiden Partner sich stark unterscheiden.

Kirchensteuer

Je nachdem, welcher Konfession Du angehörst, musst Du Kirchensteuer zahlen. Diese liegt je nach Bundesland zwischen acht und neun 9 Prozent. Kirchensteuer und Kirchgeld sind als Sonderausgaben absetzungsfähig. Wer aus der Kirche ausgetreten ist, zahlt auch keine Kirchensteuer und kann entsprechend auch keine Sonderausgaben geltend machen.

Erhebung der Einkommensteuer für Selbstständige

Die Erhebung der Einkommenssteuer folgt dem Nettoprinzip. Das bedeutet, dass lediglich Nettoeinnahmen abzüglich der Werbungskosten und Betriebsausgaben besteuert werden dürfen.

Gleichzeitig wird in Deutschland gestaffelt versteuert. Das bedeutet, dass der Steuersatz mit dem Einkommen steigt. Daneben gelten folgende weiteren Prinzipien:

  • Welteinkommensprinzip: Unabhängig davon, wo Einnahmen erzielt werden, muss jeder Steuerpflichtige sein Gesamteinkommen in dem Land versteuern, in dem sich sein Wohnsitz befindet.
  • Leistungsfähigkeitsprinzip: Personen mit fast identischem Einkommen werden gleich besteuert und nur nach ihrer wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit belastet.
  • Periodizitätsprinzip: Das Einkommen wird getrennt nach Perioden versteuert, ohne auf frühere oder spätere Perioden Rücksicht zu nehmen.

Einkommensteuerrechner im Internet

Hast Du Dir einen Überblick über Deine Einnahmen und Ausgaben, Betriebsausgaben und Freibeträge gemacht, kannst Du Deine Steuerlast mit einem Einkommensteuerrechner  berechnen. Wir empfehlen Dir den Lohn- und Einkommensteuerrechner  des Bundesministeriums für Finanzen. 

Steuererklärung Selbstständige: Checkliste

Damit Du für die Erstellung Deiner Einkommensteuererklärung für Selbstständige gut gerüstet bist, haben wir Dir die wichtigsten Punkte noch einmal zusammengefasst.

  • Verschaffe Dir rechtzeitig einen Überblick über Deine Einnahmen und Ausgaben und Deine Betriebskosten.
  • Informiere Dich, welche Freibeträge Du geltend machen kannst.
  • Die Frist für die Abgabe Deiner Steuererklärung ist der 31. Juli des Folgejahres. Ziehst Du einen Steuerberater hinzu, verlängert sich die Frist bis Ende Februar des übernächsten Jahres.
  • Sammle Deine Belege, sortiere sie und bewahre sie an einem sicheren Ort auf. Nutzt Du ein Online Geschäftskonto – beispielsweise von Penta – kannst Du Dir die Buchhaltung dank einer integrierten Buchhaltungssoftware enorm erleichtern.
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