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Worauf Freiberufler beim Thema Steuern achten müssen

Jeannine Klein
Jeannine Klein November 2019 11 Min

Inhaltsverzeichnis

Seien wir doch mal ehrlich: Niemand setzt sich gerne mit dem Thema Buchhaltung und Steuern auseinander. Als Selbstständiger kannst Du es Dir aber nicht leisten, die Augen davor zu verschließen. Gerade Freiberufler arbeiten überwiegend als Solo-Selbstständige. Sie haben nicht die Möglichkeit, ihre Buchhaltung an Mitarbeiter abzugeben und verfügen meistens auch nicht über die finanziellen Mittel, einen Buchhalter oder Steuerberater zu beauftragen. Darüber hinaus ist es ratsam, jederzeit den Überblick über seine Finanzen zu behalten. Wer sich als Freiberufler von Anfang an einmal gründlich mit dem Thema Steuern auseinandersetzt, profitiert am Ende in mehrfacher Hinsicht: Dir macht keiner etwas vor, Du behältst Deine Ein- und Ausgaben im Blick, sparst Kosten für die Steuerberatung und ersparst Dir Ärger mit dem Finanzamt.

Selbstständige, Freiberufler oder Freelancer sind verpflichtet, Steuern an das Finanzamt zu entrichten. Welche der zahlreichen Steuerarten relevant sind, hängt von der Art Deiner Selbstständigkeit und der Rechtsform Deines Unternehmens ab.

Selbstständig, Freelancer oder Freiberufler: Wo liegt der Unterschied?

Als selbstständig gilt zunächst jeder, der nicht an einen festen Arbeitgeber gebunden ist und sein Geld mit selbstständiger Arbeit verdient. Das deutsche Steuerrecht unterscheidet bei Selbstständigen zusätzlich zwischen Gewerbetreibenden und Freiberuflern. Um zu wissen, welche Steuerarten für Dich relevant sind, musst Du erst einmal klären, welcher Gruppe von Selbstständigen Deine Tätigkeit steuerrechtlich zugeordnet wird. 

Ein Gewerbetreibender ist zunächst jeder Selbstständige, der ein Gewerbe führt. In welchem Beruf Du Dein Gewerbe ausübst, spielt hierbei zunächst keine Rolle. Vor Aufnahme Deiner Tätigkeit musst Du Dein Gewerbe beim zuständigen Gewerbeamt anmelden, um einen Gewerbeschein zu erhalten. Damit bist Du verpflichtet, Gewerbesteuer zu zahlen. Natürlich musst Du Dein Gewerbe auch beim Finanzamt anmelden. Rechtsgrundlage für Dein Unternehmen bildet die Gewerbeordnung (GewO).

Bei Freiberuflern legt § 18 Einkommensteuergesetz (EStG) fest, welche Tätigkeiten zu den freien Berufen zählen. Freiberufler üben wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit aus und müssen dafür über bestimmte Qualifikationen verfügen. Der Freiberufler zeichnet sich dadurch aus, dass er im Gegensatz zum Gewerbetreibenden weder etwas herstellt noch verkauft und somit keinen Warenaustausch betreibt. Entsprechend genießt Du als Freiberufler das Privileg, kein Gewerbe anmelden und somit auch keine Gewerbesteuer zahlen zu müssen.

Zur Gruppe der Freiberufler zählen Selbstständige, die einen der sogenannten Katalogberufe ausüben. Dazu zählen beispielsweise:

  • Ärzte
  • Apotheker
  • Therapeuten
  • Heilpraktiker
  • Krankengymnasten
  • Architekten
  • Ingenieure
  • Handelschemiker
  • Handwerker
  • Informatiker
  • Steuerberater
  • Wirtschaftsprüfer
  • Buchprüfer
  • beratende Volks- und Betriebswirte
  • Anwälte und Notare
  • Journalisten
  • Bildberichterstatter
  • Autoren
  • Übersetzer
  • freie Lehrer oder Erzieher
  • Lotsen

Es nicht immer ganz eindeutig, welche Berufe als freiberufliche Tätigkeit vom Finanzamt anerkannt werden. Da diese Einschätzung aber für Deine Steuern relevant ist, sprich bei Unklarheiten vor Aufnahme Deiner Tätigkeit mit dem Finanzamt, um Missverständnisse zu vermeiden.

Eine weitere Form der Selbstständigkeit sind die Freelancer: Als freie Mitarbeiter oder freie Angestellte sind sie in der Regel projektbezogen für unterschiedliche Unternehmen tätig. Welche Steuern für sie relevant sind, hängt davon ab, ob sie mit ihrer Tätigkeit ein Gewerbe ausüben oder als Freiberufler gelten.

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Steuern für Freiberufler: Die Einkommensteuer

Als Freiberufler bist Du verpflichtet, Einkommensteuer zu bezahlen. Diese richtet sich nach der Höhe Deines Einkommens, das heißt nach dem erwirtschafteten Umsatz abzüglich der entstandenen Kosten. Für die Berechnung der Steuern werden beim Freiberufler sämtliche Einkünfte eines Kalenderjahres herangezogen. Dabei handelt es sich überwiegend um Einkünfte aus einer selbstständigen Tätigkeit. Die Einkommenssteuer fällt für diejenigen an, deren steuerpflichtiges Einkommen den Grundfreibetrag von 9.408 Euro pro Jahr übersteigt. Dieser Freibetrag gilt auch für Freiberufler. Die Einkommensteuer wird entsprechend erst für das zu versteuernde Einkommen, das den Steuerfreibetrag übersteigt, fällig.

Da der Steuersatz für die Einkommenssteuer in Deutschland progressiv ansteigt, zahlen Freiberufler mit steigendem Gewinn auch mehr Steuern. Wenn Du zu Beginn Deiner Selbstständigkeit den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt abgibst, ist es daher ratsam, Deine zu erwartenden Einkünfte nicht zu optimistisch einzuschätzen. Auf Grundlage Deiner Schätzung werden Deine zu zahlenden Steuern als Freiberufler ermittelt. Zwar werden zu viel gezahlte Steuern auch dem Freiberufler im Rahmen seiner Einkommensteuer erstattet. Bis dahin steht ihnen das Geld aber nicht zur Verfügung.

Bei der Feststellung der Höhe Deiner Einkommensteuer werden Kosten, die Dir im Rahmen Deiner Tätigkeit als Freiberufler entstehen, vom erwirtschafteten Umsatz abgezogen. Zu den sogenannten abzugsfähigen Betriebsausgaben bei Freiberuflern zählen beispielsweise

  • Mietkosten
  • Fahrtkosten
  • Einkäufe von Waren und Dienstleistungen
  • Kosten für Abschreibungen
  • Kosten für den Fuhrpark

Ein Online Geschäftskonto in Kombination mit einer passenden App hilft Dir, Deine Einkünfte im Blick zu behalten und Deine Finanzen zu managen.

Die Berechnung der Einkommensteuer

Um die Höhe Deiner Einkommensteuer zu berechnen, werden Deine Einkünfte des jeweiligen Kalenderjahres herangezogen. Sie bilden die Grundlage für die Berechnung. Dazu werden sämtliche Einkunftsarten addiert und Betriebsausgaben, Werbekosten, Freibeträge sowie außergewöhnliche Belastungen davon abgezogen. Kinderfreibeträge sowie der Härteausgleich für einkommensteuerpflichtige Einkünfte, von denen kein Steuerabzug vorgenommen wurde, werden ebenfalls abgezogen.

Die Summe, die dabei herauskommt, ist das zu versteuernde Einkommen. Die fälligen Steuern auf Dein zu versteuerndes Einkommen als Freiberufler kannst Du bei Einzelveranlagung der Einkommensteuer-Grundtabelle entnehmen. Für Ehepaare, bei denen die Einkommensteuer gemeinsam veranlagt wird, gilt die Splitting-Tabelle.

Die Höhe ihrer Einkommensteuer bzw. den Steuersatz können Freiberufler alternativ auch online beispielsweise mit dem Steuerrechner des Bundesministeriums für Finanzen ermitteln.

Der Solidaritätszuschlag

Der Solidaritätszuschlag oder Soli wird seit 1991 als Ergänzungsabgabe zur Einkommensteuer und Körperschaftsteuer erhoben und ist ebenfalls relevant für die Steuern beim Freiberufler. Aktuell liegt der durchschnittliche Satz bei 5,5 Prozent des zu versteuernden Einkommens. Wer in einem Kalenderjahr bei Einzelveranlagung weniger als 972 Euro Einkommensteuer zahlt, ist von der Zahlung des Solidaritätszuschlags befreit. Bei gemeinsam veranlagten Paaren verdoppelt sich die Freigrenze. Ab einem Steuerbetrag von 973 Euro pro Kalenderjahr steigt der Solidaritätszuschlag schrittweise an. Der volle Satz wird ab einer Einkommensteuer in Höhe von 1.340 Euro im Jahr bei Einzelveranlagten sowie bei gemeinsam Veranlagten ab einer Einkommensteuer in Höhe von 2.680 Euro im Jahr fällig.

Ab 2021 wird die Freigrenze, bis zu der kein Solidaritätszuschlag anfällt von 972 Euro auf 16.956 Euro pro Kalenderjahr angehoben. Damit wird bis zu einem zu versteuernden Einkommen von 61.717 Euro pro Kalenderjahr zukünftig kein Soli mehr fällig. 

Steuern für Freiberufler: Die Umsatzsteuer

Grundsätzlich sind Freiberufler genau wie Gewerbetreibenden verpflichtet, Steuern auf ihre Umsätze zu zahlen und entsprechend eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Hier gibt es allerdings Ausnahmen von der Regel: Wer im Bereich Bildung, Kultur oder in der Humanmedizin arbeitet, zahlt unter bestimmten Umständen keine Umsatzsteuer. Ärzte zum Beispiel müssen in ihren Rechnungen zwischen steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen unterscheiden. Arbeitet ein Freiberufler im Bildungsbereich, muss für die Steuern zunächst geprüft werden, für welchen Bildungsträger er tätig ist.

Das Steuerrecht unterscheidet zwei Umsatzsteuersätze. Der reguläre Steuersatz liegt bei 19 Prozent, der ermäßigte bei 7 Prozent. Beim Freiberufler fällt bei den Steuern in der Regel der reguläre Steuersatz an. Laut § 12 des Umsatzsteuergesetzes entfällt der ermäßigte Steuersatz bei Freiberuflern beispielsweise 

  • auf Eintrittsberechtigung für Theater, Konzerte und Museen, sowie die den Theatervorführungen und Konzerten vergleichbaren Darbietungen ausübender Künstler,
  • die Überlassung von Filmen zur Auswertung und Vorführung sowie die Filmvorführungen,
  • die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten, die sich aus dem Urheberrechtsgesetz ergeben.

Die Zahlung der Umsatzsteuer findet im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung statt. Dazu benötigst Du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Dir im Rahmen der Anmeldung Deiner freiberuflichen Tätigkeit beim Finanzamt zugeteilt wird. Das Finanzamt entscheidet darüber, ob die Zahlungen monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich fällig werden.

Freiberufler, die Umsatzsteuern abführen, können sich diese auf der anderen Seite für ihre eigenen Ausgaben ebenfalls erstatten lassen. Du zahlst beim Kauf von Produkten zunächst zwar den Bruttopreis, kannst als Freiberufler aber die Steuern für berufliche Ausgaben bei Deiner Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer mit der Umsatzsteuer verrechnen.

Die Umsatzsteuer: Soll- und Ist-Versteuerung

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Bei der Zahlung der Umsatzsteuer wird zwischen der Soll-Versteuerung und der Ist-Versteuerung unterschieden. Bei der Soll-Versteuerung zahlst Du die Umsatzsteuer, sobald Du eine Rechnung für einen Kunden erstellt hast. Du gehts quasi in Vorleistung. Entscheidend für die Fälligkeit der Umsatzsteuer ist das Rechnungsdatum, nicht das Datum des Geldeingangs.

Bei der Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer erst dann abgeführt, wenn der Kunde eine Rechnung tatsächlich bezahlt hat. Der Vorteil ist, dass Du als Freiberufler die Steuern auf den Umsatz in diesem Fall nicht vorstrecken musst. Damit hängt Deine eigene Liquidität nicht mehr von der Zahlungsmoral Deiner Kunden ab.

Die Ist-Versteuerung beantragst Du am besten gleich im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Voraussetzung ist, dass Du im Gründungsjahr voraussichtlich nicht mehr als 500.000 Euro Umsatz erzielst oder als Angehöriger eines freien Berufes nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet bist oder freiwillig Buch führst. 

Die Umsatzsteuervoranmeldung

Weist Du auf Deinen Rechnungen die Umsatzsteuer aus, musst Du als Freiberufler diese Steuern entsprechend an das Finanzamt abführen. Damit einher geht auch die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung sowie der Umsatzsteuervorauszahlung. Das Finanzamt entscheidet darüber, ob die Zahlungen monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich fällig werden. Wer neu in die Selbstständigkeit startet, ist zunächst für die Dauer eines Jahres verpflichtet, die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abzuliefern. Danach hängt der Zeitraum von der Umsatzsteuerlast des vorangegangenen Jahres ab.

Die Frist für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung ist immer der 10. des Folgemonats. Fällt der zehnte auf ein Wochenende oder einen Feiertag, hast Du bis zum nächsten Werktag Zeit. Wer den Abgabetermin versäumt, muss mit einem Verspätungszuschlag rechnen. Allerdings räumt Dir das Finanzamt auch die Option einer Dauerfristverlängerung ein, mit der Du jeweils einen Monat länger Zeit hast, die Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen.

Die Abgabe erfolgt ausschließlich online über die Steuersoftware der deutschen Steuerverwaltung ELSTER. Das entsprechende Zertifikat, das Du als Freiberufler für Deine Steuern benötigst, forderst Du online bei Deinem zuständigen Finanzamt an. 

Wie wird eine freiberufliche Nebentätigkeit besteuert?

Für eine freiberufliche Nebentätigkeit müssen in der Regel sowohl die Einkommenssteuer als auch die Umsatzsteuer dem Finanzamt mitgeteilt werden.

Was versteht man unter der Kleinunternehmerregelung?

Wer als Freiberufler Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung macht, ist von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit. Voraussetzung, um diese Regelung in Anspruch zu nehmen, ist, dass Dein Umsatz im vergangenen Kalenderjahr unter 22.000 Euro lag und im nächsten Kalenderjahr voraussichtlicher unter 50.000 Euro bleibt. Der Vorteil ist, dass Du Deinen Kunden Deine Leistungen günstiger anbieten kannst, da die Zahlung der Umsatzsteuer entfällt. Die Kleinunternehmerregelung macht vor allem dann Sinn, wenn Du hauptsächlich Privatkunden hast oder es sich bei Deinen Kunden zum großen Teil um umsatzsteuerbefreite Bildungseinrichtungen, öffentliche Einrichtungen oder gemeinnützige Vereine handelt.

Es gibt allerdings auch einen Nachteil: Freiberufler, die keine Steuern auf ihr Umsätze zahlen, können in ihrer Steuererklärung auch nicht die Vorsteuer geltend machen. Bei hohen Anschaffungskosten kann sich die Kleinunternehmerregelung für Freiberufler als nachteilig auswirken. 

Steuern für Freiberufler: Einkommensteuer und was noch?

Wie jeder Unternehmer sind Freiberufler verpflichtet, Steuern auf ihre Einnahmen, die Einkommensteuer, zu zahlen. Dafür sind sie aber von der Steuern für Freiberufler: Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer – welche Steuerarten sind relevant? befreit. Darüber hinaus gibt es keine pauschale Aussage, welche weiteren Steuern für Freiberufler relevant sind. Hier muss der individuelle Fall betrachtet werden. Wer beispielsweise von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht, ist als Freiberufler von der Zahlung von Steuern auf den Umsatz befreit. Freiberufler, die Umsatzsteuern zahlen, können wahlweise die Ist- oder Soll-Versteuerung beantragen. Je nach Höhe Deine zu versteuernden Einkommens wird gegebenenfalls noch bis zum Jahr 2021 der Solidaritätszuschlag fällig. 

Wichtig ist, vor Aufnahme Deiner Tätigkeit mit dem Finanzamt zu klären, ob Dein Beruf tatsächlich als freier Beruf anerkannt wird. Ob Du als Freiberufler anerkannt wirst, hat entscheidende Auswirkungen auf die für Dich relevanten Steuern. Je intensiver Du Dich gleich zu Beginn Deiner Selbstständigkeit mit Deinen Rechten und Pflichten beschäftigst, umso mehr Ärger und Aufwand bleibt Dir am Ende erspart.

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