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Die To-do-Liste für unterwegs: Die besten Apps zur Aufgabenverwaltung

Jeannine Klein
Jeannine Klein Januar 2020 9 Min

Inhaltsverzeichnis

Wer sein eigenes Unternehmen leitet, weiß: Zeit ist Geld. Umso wichtiger ist es, die verfügbare Zeit effektiv zu nutzen. Ein gutes Zeitmanagement ist erfolgskritisch. Daher solltest Du sorgfältig planen, wie viel Zeit Du für welche Aufgaben aufbringst. Ein elementarer Baustein ist eine sinnvolle Aufgabenverwaltung, in der alle Schritte von der Planung bis zur Priorisierung festgehalten werden. Neben der klassischen To-do-Liste auf dem Block oder den White Board, stehen mittlerweile zahlreiche digitale Tools zur Aufgabenverwaltung zur Verfügung. Zwar sind auch klassische Techniken wie Mindmapping und handschriftliche To-do-Listen erstellen nach wie vor beliebt. Apps für die Aufgabenverwaltung bieten Dir jedoch den Vorteil, dass Du sie auf Deinem Laptop oder dem Smartphone überall hin mitnehmen und abrufen kannst. Welche Apps gibt es und welche unterstützt Dich optimal bei der Aufgabenverwaltung?

Papier oder App? Warum die online To-do-Liste sinnvoll ist

Ob aus alter Gewohnheiten oder persönlicher Präferenz schwören viele Menschen immer noch darauf, anstehende Aufgaben auf Papier festzuhalten. Vorlagen für die handschriftliche To-do-Liste haben gegenüber digitalen To-do-Listen allerdings offensichtliche Nachteile: Je nach Handschrift ist der Inhalt manchmal schlecht lesbar. Es wurde soviel durchgestrichen, das offenen To-dos leicht untergehen. Oder der Klassiker: Du weißt nicht mehr, wo Du Deine Liste hingelegt hast. Du kannst natürlich auch Vorlagen in Excel oder Word für Deine To-do-Liste erstellen und sie anschließend ausdrucken. Einen entscheidenden Nachteil haben diese Möglichkeiten allerdings gemeinsam: Sie verfügen über keine Erinnerungsfunktion. So riskierst Du schnell, Termine oder Aufgaben zu verpassen.  

Aufgabenverwaltung per App

Mit einer App, die die Aufgabenverwaltung für Dich übernimmt, verpasst Du dank einer Benachrichtigungsfunktion keinen Termin mehr und bist stets up to date. Die meisten von uns haben ihr Smartphone immer griffbereit. So kannst Du innerhalb weniger Sekunden einen Blick auf die offenen Punkte Deiner To-do-Liste werfen. Viele Apps kannst Du zudem mit Deiner Cloud synchronisieren und hast so auch von anderen Geräten jederzeit online Zugriff auf Deine To-do-Liste.

Gerade Unternehmer, die in einem größeren Team arbeiten, profitieren von der Funktion, die To-do-Liste mit anderen Mitarbeitern zu teilen. So ist jeder auf dem gleichen Stand und wird über anfallende Aufgaben informiert.

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Die mobile To-do-Liste: Was muss eine App zur Aufgabenverwaltung können?

Ganz oben auf dieser Liste steht die Benutzerfreundlichkeit. Eine App kann noch so nützlich sein – doch wer Stunden braucht, um sich dort zurechtzufinden, wird sie direkt in den Papierkorb verschieben. In erster Linie soll die App Dir das Leben leichter machen. Aber es soll auch Spaß machen, damit zu arbeiten. Glücklicherweise erfüllen die meisten Apps diese Anforderungen und überzeugen zudem mit einer To-do-Liste in übersichtlichem Design, in dem sich Nutzer schnell zurechtfinden.

Sinnvoll ist es, wenn Apps über eine Erinnerungsfunktion verfügt, die Dich nicht nur in der App erinnert, sondern über zusätzliche Kommunikationskanäle wie SMS oder E-Mail. So wird verhindert, dass Du das Programm ständig öffnen musst, um Dich über anstehende Aufgaben zu informieren. Ebenfalls ist es von Vorteil, wenn sich Aufgaben mit anderen Smartphone-Nutzern teilen lassen, sodass Kollegen ohne weitere Schwierigkeiten Zugriff auf von Dir geteilte PDFs, Word Dateien und andere Dokumente haben. 

Wer Privates und Berufliches nicht unbedingt trennen will, kann die App natürlich auch nutzen, um Arzttermine oder ein Treffen mit der Familie vorzumerken. 

Die besten Apps für die mobile To-do-Liste

Apps, um Deine To-do-Liste zu gestalten, gibt es wie Sand am Meer. Bei der Auswahl der richtigen App solltest Du darauf achten, die sie Deine Anforderungen erfüllt und Dir tatsächlich einen echten Mehrwert bietet. Andernfalls kannst Du gleiche bei der altbewährten Methode bleiben, Deine To-do-Liste handschriftlich zu erstellen oder eine To-do-Liste zum auszudrucken verwenden. Um Dir die Suche nach der richtigen App zu erleichtern, stellen wir Dir unsere best 7 to-do-list-Apps vor. Unsere Beispiele sollen Dir als hilfreiche Tools im Aufgabenmanagement dienen, um Deine To-do-Liste, Tages- oder Wochenplan zu erstellen.

Remember The Milk

Sie gehört zu den Spitzenreitern in der mobilen Projektplanung: Bei Remember the Milk gehen Funktionsvielfalt und intuitive Bedienung Hand in Hand und sorgen so für eine überzeugende User-Experience. Die webbasierte Lösung ist sowohl auf Android, iOS, Blackberry und anderen verbreiteten Systemplattformen verfügbar. 

Die To-do-Liste kann nach spezifischen Merkmalen durchsucht und Aufgaben durch Zusatzinfos wie Ort und Weblinks ergänzt werden. Damit Du Deine Zeit noch besser planen kannst, besteht sogar die Option, den geschätzten Arbeitsaufwand einzutragen. Durch die Priorisierung unterschiedlicher Aufgaben ist es noch einfacher, die Arbeit zu organisieren. Gerade wenn Du Teil eines Teams bist, hat die App nützliche Funktionen vorzuweisen: So kannst Du Aufgaben auf Deiner To-do-Liste ganz einfach an Teammitglieder weiterleiten und Arbeitsprozesse dadurch vorantreiben.

Any.do

Von der einfachen To-do-Liste bis hin zum integrierten Kalender mit Erinnerungsfunktion bietet Any.do Nutzern so ziemlich alles, was man sich von einer App zur Aufgabenverwaltung wünschen kann. Notizen lassen sich sowohl nach Datum als auch nach Funktion sortieren, sodass sich private und geschäftliche Aufgaben in unterschiedliche Kategorien aufteilen lassen. Ebenfalls praktisch: Der Tagesplaner Any.do Moments, mit dem Dir nacheinander einzelne To-dos angezeigt werden. So kannst Du schnell entscheiden, ob Du die jeweilige Aufgabe erledigen oder verschieben möchtest.

Durch die Anbindung an Dein E-Mail-Postfach kann eine To-do-Liste zudem direkt an den Posteingang weitergeleitet werden. Dazu musst Du nicht einmal Zeit mit der Benennung Deiner Aufgaben verschwenden, da die App Dir bereits nützliche Vorschläge anzeigt und Dir so die Organisation erleichtert. Und hast Du mal keine Hand frei – kein Problem: Du kannst Aufgaben und Erinnerungen auch per Spracheingabe erstellen. Im Vergleich zu anderen Apps gehört Any.do zwar nicht zu den ganz mächtigen, hat aber dennoch nützliche Qualitäten vorzuweisen.

Things 3

So simpel ihr Name sein mag, so überzeugend ist diese App dank der Vielzahl nützlicher Funktionen für Business und Privatleben. Eine To-do-Liste anlegen, planen, mit Notizen versehen und viele weitere Optionen gehen mithilfe des übersichtlichen und frischen Designs von Things 3 fast allein von der Hand. Mit nützlichen Zwischenüberschriften lassen sich Aufgaben in kleine Teile gliedern und einzelne Projekte können mit Checklisten inklusive weiteren To-dos ergänzt werden. Möchtest Du wissen wie produktiv Du bereits warst, hilft Dir der Status, der visualisiert zu wieviel Prozent eine Aufgabe bereits abgeschlossen ist.

Die App verfügt über eine Heute-Ansicht, die Aufgaben des aktuellen Tages sammelt und gleichzeitig die Option bietet, diese entweder für den Tag oder für den Abend einzuplanen. Nützlich ist auch die Terminübersicht Deines Kalenders, mit dem Du Dir einen einfachen Überblick über alle Projekte schaffen kannst.

Telerik Aufgaben

Bereits das Design der App lässt vermuten, dass es sich hierbei um eine To-do-Liste aus der Microsoft-Welt handelt: Durch bunte Kacheln lassen sich Projekte maßgeschneidert unterteilen. Mit Telerik Aufgaben kommen all diejenigen auf ihre Kosten, die ihre To-dos detailliert planen möchten: Aufgaben lassen sich durch Orte, Links, E-Mail, Telefonnummern, Fotos und Sprachnachrichten ergänzen. Soll eine Aktivität wiederholt ausgeführt werden, kannst Du hierfür das exakte Start- und Enddatum festlegen. Besonders Windows-Phone-8 Nutzern profitieren von der App, denn diese können ihre Einträge als Live-Tiles an den Startbildschirm heften.

Wo wir gerade bei Microsoft sind: One Note, das kostenlose elektronische Notizbuch von Microsoft, eignet sich auch sehr gut für die Aufgabenplanung und bietet Dir ebenfalls die Möglichkeit, eine To-do-Liste zu erstellen.

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Todoist

Wie Remember The Milk lässt sich Todoist ebenfalls via Webbrowser und sowohl für Mac, PC sowie durch Add-ins für Chrome, Firefox und MS Outlook nutzen. Mithilfe des ständigen Datenabgleichs hält die App Dein Smartphone stets auf dem neusten Stand. Wie bei den meisten Apps verfügt auch Todoist über grundlegende Funktionen für die Erstellung einer To-do-Liste: Termine mit Datum und Uhrzeiten eintragen, Prioritäten vergeben und Projekte detailliert strukturieren. Aufgaben lassen sich mit einem bloßen Fingertouch um einen Tag verschieben. 

iPhone-Nutzer profitieren zudem von der Funktion zur Spracheingabe, die in der Android-Version leider fehlt. Dafür punktet sie mit mehr Benachrichtigungsoptionen, einer textbasierten Suche und Unteraufgaben.

Ticktick

Sowohl auf dem Smartphone als auch dem Desktop können Nutzer mit Ticktick Termine erstellen und synchronisieren. Aufgaben und Ereignisse lassen sich sortieren und nach Fälligkeitsdatum eintragen, bei Bedarf kann der Nutzer sie auch als wiederkehrend markieren. Die App ist allerdings nicht nur eine To-do-Liste, sondern dient auch als erweitertes Notizbuch. Längere Listen lassen sich so schnell und einfach als Checklisten erstellen, wobei Du die Punkte bei Erledigung einzeln abhaken kannst. Dank nützlicher Statusbar hast Du einen Überblick darüber, welche Aufgaben auf Deiner To-do-Liste noch anstehen. 

Wer Aufgaben gerne mal ignoriert, kommt künftig mit der Alert-Funktion nicht mehr drum herum: Der Annoying Alert sendet eine Minute lang Alarmtöne , die sich nach zwei Minuten wiederholen – so lange, bis Du die Benachrichtigung beachtest und die Aufgaben auf Deiner To-do-Liste abarbeitest.

Toodledo

Erhöhte Produktivität verspricht die App Toodledo, die mit einer Menge praktischer Funktionen überzeugt. Aufgaben auf der To-do-Liste lassen sich nach Dringlichkeit, Anfangs- oder Fälligkeitsdatum, aber auch nach Zeit, Länge oder Status sortieren. Dazu kannst Du jeder Aufgabe einen Ordner, einen Kontext oder ein Ziel zuweisen. Damit Du keine Termine verpasst, weist die App mit akustischen Alarmen auf bald fällige Aufgaben hin.

Die To-do-Liste kann sowohl mit Android- als auch mit IOS-Geräten und über den Browser bearbeitet werden. Ebenfalls nützlich: Durch eine individuelle URL teilen Nutzer bei Bedarf Aufgaben mit den eigenen Kontakten. Vorteilhaft ist auch die Kompatibilität mit den Office-Standards wie xml und .csv. Hier punktet die App mit einer Import- und Export-Funktion.

Mobile To-do-Liste: Der nützliche Begleiter für unterwegs

Ob das nächste Businessmeeting oder der Arzttermin – Apps mit einer integrierten To-do-Liste bieten eine enorme Erleichterung in der geschäftlichen und privaten Planung. Im Gegensatz zur handschriftlichen To-do-Liste erinnern sie Dich an anstehende Termine und lassen sich durch ein paar einfachen Klicks mit den Kollegen teilen. Statt auf Papier und Stift zu setzen, empfehlen wir Dir, einen Blick auf die von uns vorgestellten Apps zu werfen.

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